Solucionar problemas de automatización de Cuentas a pagar con Compras

La automatización de Cuentas a pagar con Compras está disponible con carácter general. Ponte en contacto con tu gestor de cuentas o responsable del canal para añadir la automatización de Cuentas a pagar a tu sociedad si aún no lo está.

Una vez que tu sociedad esté habilitada en el backend, lee Configurar la Automatización de Cuentas a pagar con Compraspara obtener información sobre cómo configurar la configuración.

Si cargas un documento de proveedor, lo ves en Análisis del estado en la lista y, a continuación, desaparece, lo que significa que el proveedor está configurado para crear siempre facturas de Cuentas a pagar a partir de transacciones automatizadas.

Solución: Puedes encontrar la transacción en la lista Facturas. Si ya no deseas que las transacciones de este proveedor se creen como facturas de Cuentas a pagar, Obtén información sobre cómo eliminar la configuración.

Si AI/ML hace una predicción incorrecta, puedes Cambiar la plantilla de la transacción.

Cuando seleccionas Cambiar a, las definiciones de transacción que aparecen en la lista son las asignadas para tu entidad, en la configuración de Compras.

Esto puede ocurrir cuando la factura de proveedor coincide con una transacción de origen asignada a una plantilla de la transacción de destino con restricciones.

Normalmente, esto significa que la plantilla de la transacción se creó en el nivel general con algunas restricciones y que la configuración no anula esta asignación en el nivel de entidad.

Por ejemplo, supongamos que creas una plantilla de la transacción de destino que está restringida para la entidad de la región occidental. Al configurar la correlación de la plantilla de la transacción en la configuración de Compras, si no proporcionas una correlación específica para la entidad de la región occidental, la entidad hereda la configuración de correlación del nivel general.

Posteriormente, cuando cargues un documento de proveedor que coincida con la correlación del documento de origen para el nivel general, Sage Intacct no puede crear la factura de proveedor con la transacción de destino que has asignado al origen. En su lugar, Intacct utiliza la plantilla de la transacción predeterminada PO-SYS Auto.

Más información sobre cómo actualizar la plantilla de la transacción en esta situación.

Para cambiar la plantilla de la transacción, debe cumplirse lo siguiente.

• La transacción debe estar en estado de borrador.
• La transacción debe crearse como un borrador automático, no como un borrador manual.
• Debes estar en modo de edición.

SYS-PO Automation es una plantilla de la transacción de marcador de posición utilizada por Sage Intacct.

En el caso de las transacciones en estado de borrador, la automatización de SYS-PO indica que es necesario actualizar la plantilla de la transacción y la coincidencia de origen antes de editar y contabilizar la transacción. Más información sobre cómo cambiar la plantilla de la transacción.

En el caso de las transacciones en estado de análisis, el marcador de posición solo aparece durante el análisis de transacciones y puedes ignorarlo. Sage Intacct actualiza el tipo de transacción cuando se completa el análisis y se crea el borrador.

En función de la configuración que hayas elegido durante la configuración, Sage Intacct rellena el borrador de la factura de proveedor mediante predicciones de IA/ML o partidas de la transacción de compra de origen.

Si te has unido al programa de usuario pionero para la conciliación a nivel de línea, AI/ML compara la factura de proveedor con la transacción de origen y predice las coincidencias. Las líneas que AI/ML determina que son una coincidencia cercana se marcan en la columna Excepción, de modo que puedas comparar la cantidad y el precio del artículo con el documento del proveedor.

Si no tienes habilitada la conciliación a nivel de línea, el borrador de la factura de proveedor se rellena con elementos de la transacción de compra de origen. Si el proveedor te ha facturado diferentes cantidades o precios, o si ha añadido artículos adicionales, debes realizar correcciones en los asientos antes de contabilizar.

Esto puede suceder en la siguiente circunstancia:

• La IA/ML detecta un número de teléfono móvil orden de compra en el documento de proveedor que se puede conciliar con una transacción de origen.
• AI/ML no puede hacer coincidir con confianza los elementos del documento del proveedor con la transacción de origen.

En este caso, en lugar de ofrecerte datos cuestionables como coincidencia, AI/ML deja las partidas vacías.

Para identificar las partidas que debes añadir, consulta el documento del proveedor adjunto a la factura del proveedor.

Contraer todas las partidas en un solo total resumido en Compras puede afectar a los informes de inventario. Al utilizar esta función, para optimizar la precisión de la IA y los informes de inventario, te sugerimos que solo realices cambios en las líneas predichas en lugar de eliminar y añadir filas.

Después de crear un nuevo proveedor, Sage Intacct actualiza el modelo de aprendizaje automático con esta información en un plazo de 24 horas.

Si cargas o envías un correo electrónico Documentos de compra para el proveedor antes de que se produzca la actualización diaria, es posible que Intacct no pueda hacer coincidir al proveedor. Sin embargo, cuando envías nuevas transacciones en los días siguientes, es mucho más probable que Intacct haga una conciliación precisa.

Si la transacción se ha creado con una plantilla de la transacción que tiene Permitir editar proveedor definida en Nunca, no puedes corregir la coincidencia de proveedores realizada por IA/ML.

Normalmente, cuando se contabiliza una transacción después de realizar correcciones, AI/ML aprende de los cambios y utiliza esa información para hacer mejores predicciones en el futuro. Sin embargo, si la configuración no te permite cambiar de proveedor, AI/ML no tiene información actualizada para utilizar en las predicciones de coincidencia de proveedores.

Solución: Sus opciones son las siguientes.

• Elimina el borrador y crea la transacción manualmente, sin usar la automatización.
• Si no necesitas que Permitir editar proveedor se establezca en Nunca, cambia la configuración a Siempre o Excepto documento convertido.
  
  Elimina la plantilla de la transacción de la configuración antes de poder cambiar los ajustes. Puedes restaurar la correlación después de guardar los cambios.

La precisión de la coincidencia de proveedores se ve afectada por dos factores:

• Cuánto tiempo llevas usando Conciliación automatizada de transacciones
• La calidad de los datos de sus proveedores

El tiempo es un factor porque Intacct utiliza el aprendizaje automático para determinar la coincidencia más probable de la ficha del proveedor para las facturas del proveedor que envíes. Para hacer predicciones, el aprendizaje automático observa los patrones de transacciones a lo largo del tiempo y usa esa información para crear un modelo.

Esto significa que, al principio, Intacct no sabrá cuáles son las mejores predicciones que hacer. A medida que continúes usando el Conciliación automatizada de transacciones, las predicciones mejorarán. Dados los muchos factores que pueden afectar las coincidencias, como la calidad de los escaneos y los proveedores con nombres similares, probablemente no verá una precisión del 100% para la coincidencia de proveedores. Sin embargo, debería notar una mejora significativa con el tiempo.

La calidad de los datos de sus proveedores es importante porque si tiene varios registros de proveedores con el mismo nombre de proveedor y la misma dirección, Intacct no sabe qué ficha de proveedor debe coincidir. Esto también mejora con el tiempo a medida que el aprendizaje automático determina qué ficha desea.

Cuando la Automatización de Cuentas a pagar con Compras está habilitada, las Reglas inteligentes y los Eventos inteligentes no se ejecutan en los borradores de transacciones hasta que las envías o las contabilizas.

Esto es válido para cualquier borrador que crees en las aplicaciones de Compras, Pedidos o Inventario, incluso cuando el borrador utiliza una plantilla de la transacción que no está asignada para la conciliación automatizada de transacciones.

La sección Subtotales no aparece cuando el proveedor y todos los identificadores de artículos no están sujetos a impuestos.

Cuando un documento cargado permanece en el estado de análisis durante más de 2 horas, Sage Intacct muestra un Cancelar junto a la factura de proveedor, en el Transacciones automatizadas lista.

Puedes permitir que Intacct siga analizando el archivo. O bien, seleccione Cancelar Para hacer lo siguiente:

• Detenga el análisis del documento.
• Crea un borrador de transacción vacío, con el documento adjunto.

Una vez que hayas cancelado el procesamiento, puedes introducir los detalles de la transacción directamente, utilizando el documento adjunto como referencia.

Si una factura de proveedor se ha conciliado con una transacción de origen, pero no has contabilizado la factura de proveedor, el estado de la transacción de origen sigue siendo En curso.

Solo puedes convertir una transacción de compra que esté pendiente o parcialmente convertida, lo que significa que ninguna otra factura de proveedor se conciliará con esa transacción de origen hasta que contabilices la factura de proveedor conciliada.

Para resolverlo, revisa y contabilizar los factura de proveedor conciliados antes de cargar documentos de proveedor adicionales que hagan referencia a la misma transacción de compra de origen.

Si ya has subido las facturas del proveedor, contabiliza la factura de proveedor conciliada y, a continuación, selecciona manualmente una transacción Convertido a partir de para la segunda factura de proveedor.

Las facturas de proveedor creadas a partir de documentos que se envían por correo electrónico, en lugar de cargarse, no están asociadas a un usuario. Como resultado, se muestran en la pista de auditoría como creados por el sistema.

El Cargar y Actualizar aparecen en la página Transacciones automatizadas cuando tienes transacciones de Compras: Añadir permisos.

Si eres un usuario restringido a determinadas ubicaciones, solo puedes cargar documentos a nivel de entidad.

Intacct lee los archivos adjuntos del impuesto armonizado sobre las ventas del mensaje de correo electrónico, no del cuerpo. Los mensajes de correo electrónico enviados con texto enriquecido, un formato heredado, añaden archivos adjuntos como iconos al cuerpo del mensaje, en lugar de añadirlos al impuesto armonizado sobre las ventas del mensaje. Intacct no puede leer estos archivos adjuntos.

Solución: En tu aplicación de correo electrónico, realiza uno de los siguientes cambios:

• Cambia el formato predeterminado de los mensajes a HTML.
• Cambiar el formato del mensaje individual a HTML al reenviar Una factura de proveedor.

Al borrar una entidad, el buzón aprovisionado se desactiva. Al crear una nueva entidad, Intacct aprovisiona una nueva dirección de correo electrónico con una dirección única. Para ello, Intacct añade _2 después del identificador de la entidad.

Por ejemplo, supongamos que el identificador de tu sociedad es examplecorp y el identificador de tu entidad es E100. Intacct aprovisiona un buzón para ese entidad con el examplecorpe100@sagemail.com dirección.

Al borrar la entidad NA, Intacct elimina examplecorpe100@sagemail.com. Cuando creas un nuevo entidad y le asignas el mismo identificador de entidad de NA, Intacct aprovisiona un nuevo buzón con el dirección examplecorpe100_2@sagemail.com.

Si repites este proceso, borrando el entidad y creando uno nuevo con el mismo identificador de entidad, Intacct aprovisiona un nuevo buzón e incrementa el número de teléfono móvil, así: examplecorpe100_3@sagemail.com.

Al desactivar una entidad, Intacct no borra el buzón asociado. Si tú o un proveedor reenvías facturas de proveedor al buzón, el sistema creará borradores de transacciones, pero no podrás realizar ninguna acción sobre ellas mientras la entidad esté inactiva.

Antes de desactivar una entidad, notifica a los proveedores que reenvían regularmente facturas de proveedores al buzón de correo electrónico que la dirección de correo electrónico ya no se supervisa.

Ver Desactivar o borrar una entidad para obtener más información.

Importar excepciones te avisa de los problemas encontrados cuando se procesó el documento enviado por correo electrónico o cargado. Por ejemplo, una factura de proveedor duplicada o un archivo ilegible.

En los casos en los que Intacct no pueda capturar parte o toda la información de la factura de proveedor, puedes rellenar los detalles tú mismo, utilizando el archivo adjunto como referencia. Si el archivo adjunto es ilegible, envía un nuevo archivo o pide al proveedor que vuelva a enviar la factura de proveedor.

Al editar o consultar un borrador que tiene una excepción de importación, aparece un mensaje de excepción más detallado. La excepción de importación se borra una vez que guardas, contabilizas o envías la transacción.

Las posibles excepciones de importación son las siguientes:

Para determinar si un documento cargado o enviado por correo electrónico es un duplicado, Sage Intacct compara el archivo que envías con los archivos cargados y enviados por correo electrónico anteriormente para la misma entidad. A continuación, se muestran posibles escenarios en los que un factura de proveedor duplicar podría no identificarse como un duplicar:

• La imagen de archivo no es idéntica a la factura de proveedor presentada anteriormente.

  Si Una factura de proveedor se ha analizado dos veces por error y los análisis son diferentes, es posible que el sistema no identifique el duplicado.

• Los archivos duplicados se enviaron a diferentes entidades y no al nivel general.

  Si has subido la factura de proveedor a 2 entidades diferentes o la has enviado por correo electrónico a las direcciones de dos entidades diferentes, el sistema no comparará las facturas del proveedor.

• Los documentos duplicados se presentaron simultáneamente.

  Si envías un lote de facturas de proveedores que incluye duplicados, es posible que los duplicados se procesen simultáneamente. Si las facturas del proveedor se analizan al mismo tiempo, Sage Intacct no tendrá un borrador completo para utilizar como comparación. Para evitar esta situación, comprueba si hay nombres de archivo duplicados en tu lista de archivos adjuntos antes de reenviar un lote de facturas de proveedores.

Al editar una plantilla de la transacción que estás utilizando actualmente para la Automatización de Cuentas a pagar con Compras, debes mantener la configuración necesaria. Para obtener más información sobre estos ajustes, lee Modificar las definiciones de transacción para su uso con la automatización de Cuentas a pagar con Compras.

Para poder borrar una plantilla de la transacción que se está utilizando actualmente para la conciliación automatizada de transacciones, debes eliminarla de la configuración. Después de eliminarla, las facturas de los proveedores entrantes ya no se pueden conciliar con las transacciones de origen existentes que utilizan la transacción eliminada.

No se puede cambiar el valor Se puede crear a partir del valor mientras se utiliza una plantilla de la transacción para la automatización de Cuentas a pagar con Compras. Para cambiar este campo, debes eliminar la plantilla de la transacción de la tabla de correlación y guardar la configuración.