Acerca de la Automatización de Cuentas a pagar con Compras

Agiliza el proceso de añadir transacciones de compra habilitando la automatización de Compras, incluida con tu suscripción a Automatización de Cuentas a pagar.

Flujo de trabajo

Con la Automatización de Cuentas a pagar con Compras, puedes definir qué transacciones de Compras deseas automatizar. Puedes optar por automatizar las transacciones con coincidencia de documentos, sin coincidencia de documentos o ambas.

Luego, en lugar de añadir y convertir manualmente documentos de compras en facturas de proveedores, dejas que Sage Intacct cree transacciones entrantes por ti utilizando el siguiente flujo:

Envía por correo electrónico o carga documentos de facturas de proveedores para su procesamiento automatizado.
Sage Intacct utiliza inteligencia artificial (IA) para detectar el proveedor y el tipo de documento. Cuando se configura la conciliación, la IA hace coincidir la factura de proveedor con una transacción de compra existente.
El sistema crea un borrador de transacción para ti con el documento de origen adjunto. Más información sobre cómo Sage Intacct rellena borradores de transacciones.
El borrador de la transacción se valida con la factura de proveedor de origen, se realizan las correcciones necesarias y, a continuación, se contabiliza.
Al revisar los borradores, tienes la opción de cambiar el tipo de transacción, añadir o cambiar la conciliación a una transacción de compra diferente, o cambiar el borrador de la transacción a una factura de Cuentas a pagar.
Tus correcciones se transmiten al motor de IA, que actualiza el modelo de aprendizaje automático (ML) para mejorar las predicciones futuras.

Hacer cambios

Las transacciones automatizadas aparecen en una nueva lista de transacciones automatizadas, que está disponible en los menús Compras y Cuentas a pagar.
Las transacciones siempre se crean como borradores; Mantienes el control sobre cuándo se contabilizan.
Puedes cambiar la coincidencia del documento para un borrador de transacción en cualquier momento antes de contabilizar.
Si crees que el borrador de la transacción debería utilizar una plantilla de la transacción diferente, puedes cambiarla.
En el caso de las transacciones que no pertenecen al flujo de trabajo de Compras, como el alquiler o las facturas de suministros, puedes seleccionar Cambiar a AP factura para mover la transacción a Cuentas a pagar.
Si deseas que Sage Intacct cree todas las transacciones futuras de un proveedor como AP Facturas, puedes establecer Crear siempre AP Facturas de este proveedor como preferencia.
Las excepciones de importación, como los duplicados, se marcan en la lista Transacciones automatizadas, lo que hace que puedas verlas.

La precisión mejora con el tiempo

Cuando comienzas a utilizar la Automatización de Cuentas a pagar con Compras, es posible que las conciliaciones de proveedores y transacciones no sean tan precisas como deseas. Sin embargo, cuanto más utilices los documentos de envío de proveedores y corrijas la información de la transacción, más aprenderá AI/ML de tus correcciones para mejorar las predicciones futuras.

Descubre cómo la conciliación automatizada de transacciones utiliza la IA.

Antes de empezar:

La automatización de compras requiere la automatización de Cuentas a pagar. Si tu sociedad no estaba suscrita previamente a la Automatización de Cuentas a pagar, el proceso de configuración para la automatización de Compras comienza una vez que la Automatización de Cuentas a pagar esté completamente habilitada. Tus datos se sincronizan con Sage Network cuando se configura la automatización de Cuentas a pagar, lo que permite a la IA hacer coincidir las transacciones entrantes con tus proveedores.

Una vez completada la habilitación en el backend, podrás indicar a Intacct qué plantillas de transacción debes utilizar en las siguientes situaciones:

Al crear borradores de facturas de proveedores
Al buscar la transacción de compra de origen, si se selecciona la conciliación de documentos

Es posible que tengas que hacerlo Editar las plantillas de las transacciones para cumplir determinados requisitos antes de configurar la asignación de la plantilla de la transacción.

Después de asignar las definiciones de las transacciones en la configuración de Compras y guardar los cambios, las transacciones de compras de origen se sincronizan con la red de Sage para que la IA pueda conciliar las transacciones.

Cuando la Automatización de Cuentas a pagar con Compras está habilitada, las Reglas inteligentes y los Eventos inteligentes no se ejecutan en los borradores de transacciones hasta que las envías o las contabilizas.

Esto es válido para cualquier borrador que crees en las aplicaciones de Compras, Pedidos o Inventario, incluso cuando el borrador utiliza una plantilla de la transacción que no está asignada para la conciliación automatizada de transacciones.

Más información sobre cómo Configurar la Automatización de Cuentas a pagar con Compras.

Disponibilidad por región

La Automatización de Cuentas a pagar con Compras está disponible en todas las regiones compatibles.

Información adicional o limitaciones

Se requiere una suscripción a Automatización de Cuentas a pagar.
La conciliación automatizada de transacciones admite la conciliación bidireccional y tridireccional de las facturas de los proveedores con las transacciones de compra.
- Una factura de proveedor puede coincidir con una transacción de origen.
- Puedes conciliar una transacción de origen, por ejemplo, una orden de compra, con varias facturas de proveedor, siempre y cuando otras facturas de proveedores coincidentes no estén en borrador o en curso. Contabiliza cualquier borrador o factura de proveedor en curso para conciliar otra transacción con el mismo origen.
Si ya estabas suscrito a la Automatización de Cuentas a pagar en el momento en que habilitas la automatización de Compras, ten en cuenta que esto cambia la forma en que se gestionan las facturas entrantes. Cuando cargas un documento de la lista de facturas, se crea un borrador de factura como antes. Sin embargo, las facturas que envíes por correo electrónico o las que cargues desde la lista Transacciones automatizadas se procesan como borradores de facturas de proveedor. Aparecen en la lista Transacciones automatizadas. Puedes cambiar una factura de proveedor a una factura de Cuentas a pagar mientras todavía está en estado de borrador. Las facturas automatizadas también aparecen en la lista Transacciones automatizadas.
Con las transacciones automatizadas coincidentes, las partidas del borrador de la factura de proveedor se rellenan a partir de la transacción de compra de origen, en lugar del documento del proveedor. Compara partidas y realiza ajustes antes de contabilización la factura de proveedor.
No se admite para transacciones que utilizan Avalara AvaTax para calcular el impuesto sobre las ventas.