Preguntas frecuentes sobre la automatización de Cuentas a pagar con Compras

Puedes enviar facturas de proveedores para la automatización de compras de cualquiera de las siguientes maneras:

• Carga documentos directamente a la lista Transacciones automatizadas en Compras o Cuentas a pagar.
• Envía documentos por correo electrónico a una de las direcciones de correo electrónico proporcionadas por Sage.

Sage Intacct crea un borrador de transacción a partir del documento y lo añade a la lista Transacciones automatizadas en Compras o Cuentas a pagar.

Puedes adelantarte a las coincidencias precisas de las siguientes maneras.

• Utiliza nombres de proveedores en las fichas de información de proveedores que coincidan con la forma en que aparecen los nombres en las facturas de los proveedores.
  Ejemplo:

  Si ficha el nombre de un proveedor como Flyright LLC en la ficha de información del proveedor, pero la factura de proveedor dice Flyright Enterprise Expeditions, es posible que AI/ML no coincida correctamente con el proveedor al principio. Aprenderá la coincidencia correcta, pero llevará tiempo.

• Proporciona a los proveedores números de transacción de origen que sean idénticos a los números registrados en el sistema.
  Ejemplo:

  Si utilizas números de orden de compra que incluyen un sufijo, pero proporcionas a los proveedores números de orden de compra sin el sufijo, el sistema tardará en aprender a hacer coincidir las dos transacciones. Si los números son los mismos, AI/ML puede hacer una coincidencia más rápida al principio.

Al automatizar la conciliación de documentos, la IA detecta coincidencias entre las facturas de los proveedores y las transacciones de origen utilizando diversos medios, incluido lo que aprende de las transacciones corregidas que contabilizas. Esto significa que, aunque tus datos no sean los más fáciles de conciliar, el sistema de IA/ML aprende a hacer coincidencias con el tiempo.

La IA crea diferentes tipos de transacciones en función de las configuraciones de automatización. Algunos tipos de transacciones se abonan de forma diferente en función de la complejidad de los requisitos de predicción.

Tu sociedad paga un número de teléfono móvil para usar cada mes.

En el caso de las transacciones de Compras, los créditos se consumen en función del tipo de transacción previsto por la IA. Al cambiar o eliminar manualmente la conciliación de la transacción, este cambio no se refleja en el uso de la suscripción. Puedes ver las modificaciones de las transacciones automatizadas en la pista de auditoría.

Comparar la conciliación de transacciones a nivel de impuesto armonizado sobre las ventas y a nivel de línea

Configurar la Automatización de Cuentas a pagar con Compras

Lo ideal es indicar un número de teléfono móvil en la factura de proveedor, pero no es obligatorio. La IA/ML utiliza otros factores para predecir la conciliación de una transacción de origen, como la cantidad, el importe y la dimensión del proyecto a la que se hace referencia en la orden de compra.

Esto significa que, con el tiempo, la IA/ML puede predecir y conciliar una factura incluso cuando no hay un número de teléfono móvil en la factura.

Intacct concilia una factura de proveedor con una única transacción de compra de origen.

La gestión de artículos se basa en si habilitas la conciliación a nivel de línea en tu configuración de Compras durante la configuración.

Con la conciliación a nivel de línea, la IA/ML predice las coincidencias de partidas entre la transacción de origen y la factura de proveedor. Cualquier diferencia se marca para su revisión. Puedes editar los elementos según sea necesario al revisar el borrador.

Sin la conciliación a nivel de línea, Sage Intacct rellena la factura de proveedor con todas las líneas de la transacción de compra de origen e ignora el documento del proveedor. Al revisar el borrador, comparas cada línea con el documento del proveedor y realizas los ajustes necesarios.

Más información sobre la conciliación de documentos a nivel de línea frente a la de impuesto armonizado sobre las ventas.

La automatización de Cuentas a pagar con Compras crea nuevos borradores de facturas proveedor a partir de documentos cargados o enviados por correo electrónico y, a continuación, los coteja con las transacciones de compra de origen existentes. No crea transacciones de compra de origen a partir de facturas de proveedores.

Una vez habilitada la automatización de Compras, hay un cambio en la forma en que se gestionan las facturas de Cuentas a pagar.

Cuando la Automatización de Cuentas a pagar con Compras está habilitada, las Reglas inteligentes y los Eventos inteligentes no se ejecutan en los borradores de transacciones hasta que las envías o las contabilizas.

Esto es válido para cualquier borrador que crees en las aplicaciones de Compras, Pedidos o Inventario, incluso cuando el borrador utiliza una plantilla de la transacción que no está asignada para la conciliación automatizada de transacciones.

La automatización de Cuentas a pagar con Compras está optimizada para la divisa USD. Aunque otras divisas suelen registrarse correctamente, no podemos garantizar que AI/ML reconozca la divisa.

Las facturas de proveedor sin símbolos de divisa se registran utilizando la divisa base de la entidad o el nivel en el que se cargó o se envió por correo electrónico la factura de proveedor.

Intacct acepta documentos con el siguiente formato:

• Formato: XML (EN16931), PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC o PNG
• Cifrado: Sin cifrar
• Tamaño del archivo: Hasta 20 MB de tamaño
• Longitud del documento: Menos de 200 páginas

Los adjuntos se almacenan con los demás archivos adjuntos de Intacct en las siguientes carpetas:

• ATUPLOADGROUP_apbill: Documentos que has subido de la lista de facturas.

• ATUPLOADGROUP_EMAIL: Documentos que has reenviado por correo electrónico.

• ATUPLOADGROUP_podocument: Documentos que cargas desde la lista Transacciones automatizadas.

Para ver una lista de todos los archivos adjuntos, ve a Sociedad > Configuración > almacenamiento > adjuntos.

Cuando una factura de proveedor incluya archivos adicionales, carga o envía por correo electrónico solo la factura de proveedor. Esto es importante porque Sage Intacct crea un borrador de transacción para cada archivo que cargues o envíes por correo electrónico, ya sea una factura de proveedor o material de respaldo.

Después de que Intacct cree el borrador de la transacción, puedes añadir archivos de respaldo a la factura de proveedor como archivos adjuntos.

Los detalles del impuesto no se capturan del documento del proveedor.

Si definiste información fiscal en la plantilla de la transacción de origen, estos cálculos se aplican en el borrador de la transacción.

Aprende Cómo rellena Sage Intacct los borradores de facturas de proveedores

Puedes cargar hasta 30 documentos a la vez. Para subir más, selecciona Cargar de nuevo y luego arrastra y suelta más archivos.

Si tienes varios documentos de compra, carga los documentos en archivos independientes. Puedes cargar varios archivos como un lote. Esto es necesario porque para cada archivo que cargues, Intacct crea un único borrador de transacción.

Puedes ver la lista de tus direcciones de correo electrónico aprovisionadas en Configurar Cuentas a pagar. Necesitas privilegios de administrador para ver esta página.

Automatización de Cuentas a pagar Facturación electrónica Las direcciones de correo electrónico utilizan el siguiente formato.

Al determinar tu dirección de correo electrónico, no incluyas espacios ni guiones bajos, aunque estén presentes en el identificador de tu sociedad.

Sí, puedes reenviar un lote de documentos adjuntos a un correo electrónico. Intacct crea un borrador de transacción para cada archivo adjunto.

Existen las siguientes limitaciones cuando se reenvía un único correo electrónico que contiene varios documentos como archivos adjuntos:

• Cada documento debe ser un archivo independiente.

• Los nombres de archivo de cada documento deben ser únicos con el lote de documentos.

• El correo electrónico puede tener un máximo de 200 archivos adjuntos.

• El tamaño del mensaje de correo electrónico y todos los archivos adjuntos combinados debe ser inferior a 40 MB.

Las direcciones de correo electrónico no se pueden editar.

Muchos clientes prefieren comenzar reenviando documentos a la dirección de correo electrónico ellos mismos. Luego, a medida que se sientan más cómodos con el proceso y confíen en los resultados, pueden pedir a los proveedores que envíen documentos directamente.

Algunos aspectos que se deben tener en cuenta antes de pedir a un proveedor que envíe facturas de proveedor a buzones aprovisionados:

• ¿El proveedor a menudo incluye archivos adjuntos adicionales que generarían borradores duplicados o superfluos?

  Ejemplos de esto incluyen documentación de respaldo o material promocional. En el caso de estos proveedores, es posible que desees reenviar sus documentos después de eliminar los archivos adjuntos adicionales.

• ¿Es probable que el proveedor envíe un correo electrónico que requiera su respuesta, que no sean facturas de proveedores?

  Comunícate con el proveedor para informarle de que se trata de un buzón no supervisado solo para facturas de proveedores.

• ¿El proveedor enviará correos electrónicos de marketing automatizados al buzón aprovisionado?

  Estos correos electrónicos pueden dar lugar a excepciones de importación y borradores de facturas de proveedores no válidos. Reenviar las facturas de los proveedores usted mismo podría ser una opción preferible.

Cuando el sistema detecta un error en un documento enviado por correo electrónico, envía un mensaje de error al remitente. Por ejemplo, si no se encontró ningún archivo adjunto o el archivo adjunto no era uno de los tipos de archivo aceptados, la respuesta incluye esta información.

Si el proveedor envía el documento por correo electrónico desde una dirección de correo electrónico no supervisada, como un correo electrónico sin respuesta, el proveedor no sabrá que tiene que volver a enviar el documento. Por este motivo, es posible que desees reenviar documentos de aquellos proveedores que envían desde direcciones de correo electrónico no supervisadas, en lugar de pedirles que envíen facturas de proveedores por correo electrónico directamente. De esa manera, recibirá cualquier mensaje de error y podrá hacer un seguimiento con el proveedor según sea necesario.