Seguimiento del estado de la plantilla horaria

Si gestionas empleados o proyectos, o simplemente quieres conocer el estado de tus propias plantillas horarias, la página de consulta de plantillas horarias te ofrece la información que necesitas. Puedes filtrar la vista para mostrar solo las plantillas horarias entre un intervalo de fechas (limitado a 31 días antes de la A través de fecha). De forma predeterminada, el método A través de contiene la fecha actual.

Los iconos visuales muestran las fechas en las que faltan las plantillas horarias de los empleados, las que se introducen, las que se envían para su aprobación y las que se aprueban.

Puedes filtrar para mostrar solo los empleados que te interesan, profundizar para obtener más información e incluso enviar recordatorios por correo electrónico.

Vete a Hora > Todo > Plantillas horarias > Consulta de la plantilla horaria.

Buscar plantillas horarias

Utiliza filtros para encontrar plantillas horarias en función de diferentes criterios. Los filtros clave incluyen:

• Puedes filtrar la vista para mostrar solo las plantillas horarias entre un intervalo de fechas (limitado a 31 días antes de la A través de fecha). De forma predeterminada, el método A través de contiene la fecha actual. Para buscar plantillas horarias de un periodo específico, limita el periodo con el comando Ver plantillas horarias desde como fecha de inicio.
• Director: Se ha establecido previamente con tu propio nombre, pero puedes filtrar para mostrar cualquier administrador que te dependa de ti. Si tienes permiso para Ver todo, puedes dejar en blanco el campo Administrador para filtrar por todos los empleados.
• Estado: También puedes filtrar por estado de la plantilla horaria, por ejemplo, mostrando los empleados a los que les falta al menos una plantilla horaria.
• Proyecto o grupo de proyectos: Si tú (o el responsable seleccionado) eres un responsable de proyecto, puedes encontrar las plantillas horarias introducidas para un proyecto o un grupo de proyectos relacionados.
• Dimensión: Filtra por dimensión o grupo de dimensiones para encontrar plantillas horarias. Por ejemplo, puedes encontrar empleados que trabajen en un determinado grupo de departamentos o en una ubicación determinada.
• Incluir jerarquía: De forma predeterminada, las plantillas horarias solo se muestran para los subordinados directos. Para incluir a todos los empleados que están por debajo de ti (o del administrador seleccionado) en la jerarquía organizativa, selecciona Incluir jerarquía.

Para revisar las plantillas horarias de la lista

La tabla Estado de la plantilla horaria muestra las filas de todos los empleados que cumplen los criterios de filtro, ordenados por administrador. Hay una fila independiente para cada empleado, que muestra el estado de la plantilla horaria del empleado durante un periodo de 4 semanas.

Enviar correo electrónico a los empleados y gerentes

Cuando envías un correo electrónico a los empleados, puedes copiarte a ti mismo o a su jefe. También puede copiar a ciegas a otro empleado, por ejemplo, a su jefe de departamento.

Para enviar un correo electrónico a los empleados:

1. Especifica a qué empleados quieres enviar un correo electrónico.
   • Para enviar un correo electrónico a empleados específicos, marque las casillas de verificación a la izquierda de sus nombres en el Estado de la plantilla horaria mesa.
   • También puede enviar un correo electrónico a los empleados cuyas plantillas horarias faltan o no se envían a partir de una fecha determinada. Por ejemplo, puedes enviar un correo electrónico a todos los empleados que no hayan enviado una o más plantillas horarias para fechas anteriores al final del mes anterior.
2. Introduzca el archivo Asunto y Mensaje del correo electrónico. El campo Asunto tiene un mensaje predeterminado que puedes personalizar seleccionando en el campo e introduciendo un nuevo mensaje.
   Esta página recordará el último asunto y mensaje de correo electrónico que ingresó, y será el predeterminado para el siguiente correo electrónico.
3. Selecciona si deseas que te envíen una copia del correo electrónico a ti mismo o al gerente de cada empleado. Los gerentes solo se copian en los correos electrónicos enviados a sus propios empleados.
4. Escoger Enviar correo electrónico.

Estado de la plantilla horaria

Estas son algunas de las cosas que puedes hacer con la tabla de estado de la plantilla horaria:

• Utiliza los iconos visuales para ver, de un vistazo, qué fechas tienen plantillas horarias que faltan, introducidas (pero no enviadas), enviadas para su aprobación (pero no aprobadas) o aprobadas.
  • Si una plantilla horaria está marcada como Presentado para su aprobación, una o más entradas de la plantilla horaria en esa fecha no han sido aprobadas o han sido rechazadas.
  • Si una plantilla horaria está marcada como Aprobado, lo que significa que todas las entradas de la plantilla horaria para la fecha se han enviado y aprobado.

• Para un empleado en particular, selecciona el icono de una fecha específica para profundizar en los detalles. Por ejemplo, ¿se han rechazado algunas entradas o están a la espera de aprobación?
  • Si se ha introducido una plantilla horaria, también verás las horas, el proyecto, la tarea y el estado específico de todas las entradas de la plantilla horaria en esa fecha.
  • Por ejemplo, seleccionar una fecha marcada como Presentado para su aprobación Muestra todas las entradas de la plantilla horaria para esa fecha y cuáles (si las hay) se han aprobado o rechazado.
• Si estás usando Programación de recursos En Proyectos, puedes seleccionar el icono de calendario junto al nombre de un empleado para ver una lista de sus tareas asignadas por fecha.

Información del estado de la plantilla horaria

Icono de estado	Estado	Descripción
	Borrador	Plantillas horarias rellenadas y guardadas como borrador, pero que aún no se han enviado (enumeradas en Hora> Todo > Plantillas horarias > Mis plantillas horarias o Plantillas horarias del personal). Más información sobre cómo Guardar una plantilla horaria como borrador.
	Falta	El empleado no ha enviado una plantilla horaria para esta fecha.
	Introducida	El empleado ha guardado una plantilla horaria para esta fecha, pero no la ha enviado.
	Presentado para su aprobación	El empleado ha enviado una plantilla horaria para esta fecha, pero una o más entradas aún están pendientes de aprobación o han sido rechazadas. Selecciona el icono de estado para ver los detalles.
	Aprobado	Entradas de la plantilla horaria enviadas y aprobadas. Las plantillas horarias parcialmente aprobadas/rechazadas contienen una mezcla de entradas horarias aprobadas y rechazadas, así como entradas aún no aprobadas o rechazadas. El estado depende de la última acción realizada por un responsable de aprobación. Puedes aprobar o rechazar una plantilla horaria completa, o solo partes de ella (es decir, días individuales). Puedes realizar las siguientes correcciones en las plantillas horarias aprobadas o parcialmente aprobadas: Cambiar tarea (si está disponible). Añade horas extras. Resta horas. De acuerdo con los principios contables estándar, solo puedes aprobar entradas en la plantilla horaria para transacciones que se produzcan en periodos abiertos.
espacio en blanco	Fin de semana o n/a	Si no hay ningún icono para una fecha, es: Un día de fin de semana. antes o después de las fechas de empleo de ese empleado, según lo determine el Fecha de inicio y Fecha final en la ficha del empleado. Los empleados que no hayan estado empleados durante al menos un día en el intervalo de fechas no aparecerán en la tabla.

Ver el estado de la plantilla horaria de todos los empleados

Los usuarios empresariales y los usuarios de responsables de proyecto pueden tener permiso para ver el estado de la plantilla horaria de todos los empleados.

Con Ver todo para la consulta de la plantilla horaria, puede ver el estado de todas las plantillas horarias, sin estar restringido en función de si es el administrador (directo o indirecto) de los empleados o el gerente del proyecto para un proyecto en particular. Los usuarios con este permiso pueden dejar en blanco el campo Administrador para ver los datos de todos los empleados, o filtrar en función del administrador u otros criterios.

Para otorgar permisos "Ver todo" a un usuario:

1. Del Compañía , edite los permisos del usuario para la aplicación Tiempo. (En el caso de las sociedades basadas en funciones, edita una función en particular).
2. Desplázate hacia abajo hasta los permisos para Consulta de la plantilla horariay, a continuación, seleccione el icono Ver todo permiso.

Descripciones de campos

En las tablas siguientes se describe cada campo de la página de consulta de la plantilla horaria:

• Enviar correo electrónico
• Filtros
• Tabla de estado de la plantilla horaria

Enviar correo electrónico

Opción	Descripción
Enviar a los recursos seleccionados	Envía un correo electrónico a los empleados seleccionados en la tabla de estado de la plantilla horaria.
Enviar a recursos con plantillas horarias no enviadas a fecha de	Envía un correo electrónico a todos los empleados que no hayan enviado plantillas horarias para fechas anteriores a la fecha que especifiques.
Enviar a recursos con plantillas horarias que faltan a partir de	Envía un correo electrónico a todos los empleados que no hayan introducido plantillas horarias para ninguna fecha anterior a la fecha que especifiques.
Asunto	Puedes cambiar el asunto predeterminado de "Problema con el envío de tu plantilla horaria" seleccionando la celda e introduciendo un asunto personalizado.
Mensaje	Introduzca el texto del correo electrónico (hasta 200 caracteres) que desea enviar. Sobre el correo electrónico: Se envía un correo electrónico a cada empleado seleccionado. El correo electrónico no incluye automáticamente su nombre. Por esta razón, considere ingresar su nombre en el texto del correo electrónico. El correo electrónico se envía desde noreply@intacct.com. Sin embargo, si el empleado responde, la respuesta se enviará a la dirección de correo electrónico asociada con su nombre de usuario.
Con copia a mí Con copia al administrador de los recursos También CCO	Por cada empleado al que se le envía un correo electrónico, puede enviarle una copia (cc) del correo electrónico a usted mismo y al gerente del empleado. También puede hacer una copia oculta (CCO) a otro empleado (como un jefe de departamento).

Filtros

Utiliza los filtros para buscar datos de la plantilla horaria que se ajusten a tus criterios. Por ejemplo, antes de enviar extractos de cuenta, es posible que desees buscar plantillas horarias que no estén aprobadas al final del mes anterior.

Filtrar	Descripción
Ver plantillas horarias desde A	También puedes introducir la fecha de inicio del intervalo de fechas que deseas filtrar en la sección Estado de la plantilla horaria. Si se deja en blanco, el intervalo de fechas se establece de forma predeterminada en 31 días antes del A través de fecha. Puedes filtrar la vista para mostrar solo las plantillas horarias entre un intervalo de fechas (limitado a 31 días antes de la A través de fecha). De forma predeterminada, el método A través de contiene la fecha actual.
Manager	Filtra el método Estado de la plantilla horaria Tabla para los empleados directos del gerente seleccionado. Si también seleccionas la opción Incluir jerarquía , también verás informes indirectos de este administrador. Los usuarios empresariales y los usuarios responsables de proyecto a los que se les han concedido permisos Ver todo pueden seleccionar cualquier administrador o dejar el campo Administrador en blanco para ver todos los datos.
Incluir jerarquía	Amplía la lista de empleados de la carpeta Estado de la plantilla horaria para incluir los informes indirectos. Por ejemplo, si administra a otros empleados, verá los empleados de esos gerentes y cualquier persona que administren, tantos niveles de profundidad como sea necesario.
Estado	Filtra el método Estado de la plantilla horaria Tabla para los empleados que tienen una o más plantillas horarias con el estado seleccionado. Por ejemplo, seleccione Día que falta para mostrar solo los empleados que no introdujeron tiempo para una o más fechas, o Falta plantilla horaria para mostrar los empleados que no han creado una plantilla horaria durante el intervalo de fechas seleccionado.
Tipo de empleado Ubicación o grupo de ubicaciones Departamento o grupo departamental Proyecto o grupo de proyectos Tarea	Filtra el método Estado de la plantilla horaria Tabla solo para empleados del tipo seleccionado (como empleados a tiempo completo), ubicación, departamento o proyecto. Si has seleccionado un proyecto, también puedes filtrar solo por los empleados asignados a una tarea específica.

Tabla de estado de la plantilla horaria

Columna	Descripción
Recurso	Nombre del empleado.
Manager	Gerente del empleado.
Icono de programación	Si estás usando Programación de recursos en Proyectos, selecciona el icono Programación para ver una lista de las tareas asignadas al empleado por fecha.
Campos de fecha	Estado de las plantillas horarias del empleado por fecha.