Configurar Intacct

Cuando Intacct y Salesforce están conectados, se establecen muchas de las opciones de configuración de Advanced CRM Integration en Intacct.

Intacct gestiona las siguientes opciones:

  • Habilitar funciones
  • Sincronización de objetos
    • Sincronización de objetos estándar
    • Sincronización de transacciones de Intacct
  • Acceso de los usuarios
    • Los administradores de Intacct gestionan todos los accesos de los usuarios desde Intacct.

Añadir usuarios en Intacct

Puedes administrar el acceso de todos los usuarios a Advanced CRM Integration en la página de configuración de suscripción de Intacct. Un usuario solo puede tener acceso a la integración si es un usuario de Intacct y un usuario de Salesforce.

Todos los usuarios que creen o vean datos de Intacct en Salesforce deben tener acceso a la integración en Intacct.

Requisitos del usuario

Utilice la siguiente información como ayuda para determinar qué usuarios agregar a la lista de acceso de usuarios de Advanced CRM Integration.

Usuarios de Intacct

Los usuarios de Intacct necesitan los permisos y el tipo de usuario correctos para acceder a las aplicaciones que utilizan en Intacct. Un Usuario empresarial es el tipo de usuario más utilizado.

Un usuario de Intacct solo necesita una cuenta de Salesforce si accede a datos disponibles solo en Salesforce. Sin embargo, todos los datos sincronizados a través de la integración son legibles para ellos a través de Intacct.

Si no necesitan una cuenta de Salesforce, no los agregue a la lista de acceso de usuarios. Sin embargo, si ya tienen una cuenta de Salesforce, Intacct recomienda añadirlos a la lista de acceso de usuarios.

Intacct recomienda añadir el usuario que hayas designado como usuario de integración (en Elegir un usuario de integración) a la lista de usuarios de Intacct.

Usuarios de Salesforce

Los usuarios de Salesforce deben tener la licencia y los permisos correctos para acceder a los objetos estándar y personalizados de Salesforce utilizados en la integración. Lo más común es una licencia de Salesforce. Los conjuntos de permisos de Salesforce necesarios se aplican a este usuario cuando se añade a la lista Acceso de usuarios. En función del escenario de integración y de las personalizaciones de Salesforce existentes, es posible que también tenga que modificar los permisos de los usuarios existentes.

Los usuarios de Salesforce también deben tener una cuenta de Intacct, pero no siempre necesitan acceso directo a Intacct.

Si el usuario:

  • No necesitan acceso directo a Intacct, establezcan su tipo de usuario en CRM (en inglés).
  • Si necesita acceso directo a Intacct, seleccione el nivel de acceso adecuado en función de los tipos de usuario.

Los usuarios de Salesforce deben agregarse a la parte Acceso de usuarios de la configuración.

Los usuarios de CRM en Intacct se pueden asignar de forma gratuita.

Ver la lista de usuarios

  1. Inicia sesión en Intacct como administrador.

  2. Vete a Compañía > Admin > Suscripciones > Integración avanzada de CRM y seleccione Configurar.

  3. Seleccione la opción Acceso de los usuarios en la parte superior de la página Configuración para ver los usuarios.

Añadir, editar o borrar un usuario

La asignación de un usuario de Intacct a un usuario de Salesforce es una relación uno a uno. No puedes asignar varios usuarios de Intacct a un solo usuario de Salesforce o viceversa.

Para añadir, editar o eliminar usuarios:

En el Acceso de los usuarios , realice una de las siguientes acciones.

Acción Pasos
Agregar Añadir un usuario
  1. En el Acceso de los usuarios , seleccione Agregar.
    Conceder acceso de usuario Abre.
  2. Selecciona un usuario de Intacct en el menú desplegable.
  3. Agregue la dirección de correo electrónico del usuario de Salesforce en el campo.
  4. Salvar sus cambios.
Editar Editar un usuario:
  1. En el Acceso de los usuarios , seleccione el lápiz de edición.
    Conceder acceso de usuario Abre.
  2. Actualice la información del usuario según sea necesario.
  3. Salvar sus cambios.
Eliminar (papelera) Eliminar un usuario:
  1. En el Acceso de los usuarios , seleccione Eliminar.
  2. Se abre una confirmación. Escoger De acuerdo para eliminar el usuario.

Cuando un usuario de Intacct se asigna a un usuario de Salesforce, cualquier cambio en las fichas de Intacct realizado por el usuario se sincronizará con Salesforce. A continuación, los cambios se atribuyen al mismo usuario. Por ejemplo, si John Smith cambia una ficha de artículo en Intacct, la ficha de producto correspondiente en Salesforce se cambia al sincronizarse. John Smith es el modificador grabado del disco.

Si un usuario no correlacionado cambia una ficha en Intacct, el cambio se sincroniza con Salesforce y se atribuye al usuario de integración.

Habilitar o desactivar la sincronización

Advanced CRM Integration te ofrece la posibilidad de activar o desactivar toda la actividad de sincronización desde la página de configuración de Intacct.

Cuando Habilitar la sincronización de Intacct con Salesforce está seleccionada, la sincronización está habilitada para todos los elementos configurados. La sincronización se realiza en tiempo real.

Es habitual desactivar la sincronización mientras configuras la integración y, a continuación, habilitarla cuando estés listo para sincronizar.

Para desactivar toda la sincronización:

  1. Inicia sesión en Intacct como administrador.

  2. Vete a Compañía > Admin > Suscripciones > Integración avanzada de CRM y seleccione Configurar.

  3. Anula la selección de la opción Habilitar la sincronización de Intacct con Salesforce casilla de verificación y Salvar.

Antes de configurar las opciones de integración, prepara los datos en Intacct y Salesforce. La preparación de los datos consiste en limpiar los datos de la cuenta, los productos y los precios para que sean precisos, estén completos y listos para la sincronización.

Habilitar la sincronización en fases

Una vez comprobada la sincronización inicial, es habitual habilitar diferentes tipos de información en fases y comprobar que la sincronización funciona según lo previsto.

Las fases de sincronización sugeridas, como se describe a continuación.

En general, usted:

  1. Seleccione la información que desea sincronizar; por ejemplo, Contratos.
  2. Limpia los datos existentes: verifica que la información sea precisa y lo más completa posible.
  3. Comprueba que las correlaciones de campos funcionan según lo previsto, incluidas las correlaciones de campos personalizadas.
  4. Ajusta los diseños de página de Salesforce para que reflejen tus procesos de negocio.
  5. Habilite la sincronización de la información seleccionada.
  6. Comprueba que la sincronización en Intacct y Salesforce funciona según lo previsto.

Repita este proceso con el siguiente conjunto de información que desee sincronizar hasta que se hayan sincronizado todos los tipos de información necesarios. Este enfoque de sincronización de datos le permite configurar la integración con mayor precisión y solucionar problemas de una ventana más estrecha de opciones de configuración.

Correlación de campos

Para sincronizar correctamente los datos entre Intacct y Salesforce, los campos estándar se asignan a los campos correspondientes de la otra aplicación. Todos los campos estándar de ambas aplicaciones se asignan automáticamente.

La correlación de campos estándar no se puede cambiar. Las asignaciones de correlación de campos estándar están disponibles como referencia al seleccionar Correlación de campos en Intacct Configurar Advanced CRM Integration para el tipo de información que estás sincronizando.

Puede asignar campos personalizados para cada tipo de información mediante la lista Correlación personalizada. Esta lista también está disponible al seleccionar Correlación de campos para el tipo de información que está sincronizando.

Para obtener más información sobre la asignación de campos estándar y personalizados, consulte Correlación de campos estándar y Correlación de campos personalizados.

Tipos de fichas en Salesforce

Advanced CRM Integration proporciona dos tipos de registros para identificar oportunidades de entrada de contratos o pedidos: Contrato y Pedidos. Los tipos de registro se utilizan para controlar qué oportunidades se pueden utilizar para crear contratos o transacciones de entrada de pedidos.

Siempre que sea posible, utilice estos tipos de fichas tal cual. Si tiene tipos de registros existentes que le gustaría utilizar, consulte Tipos de fichas de Oportunidad personalizada para Pedidos.

Debido al uso de tipos de registro en las Oportunidades de Salesforce, es posible que deba ajustar los permisos de usuario para proporcionar la capacidad de crear oportunidades del tipo de registro correcto.

Los permisos de tipos de registro deben asignarse según sea necesario a los usuarios. Además, el acceso correcto al diseño de página también debe asignarse al tipo de registro correspondiente.

Se requiere un tipo de registro de Contrato o Pedido en una Oportunidad si desea crear un Contrato en Intacct.

Al utilizar sus propios tipos de registro, considere la posibilidad de editar los valores de lista de selección disponibles para los campos de lista de selección del objeto.

Pista de auditoría para Advanced CRM Integration

Se ha habilitado la pista de auditoría para Advanced CRM Integration en la página de configuración de Intacct. La pista de auditoría ahora realiza un seguimiento de cuándo habilitas o desactivas las sincronizaciones y el origen que seleccionas para las direcciones de sincronización.

La pista de auditoría no realiza un seguimiento de los cambios realizados en las correlaciones de campos ni en los documentos de entrada de pedidos en este momento.

Para ver la pista de auditoría de Advanced CRM:

  1. Vete a Compañía > Admin > Suscripciones > Integración avanzada de CRM y seleccione Configurar.

  2. Vaya a la Más acciones y seleccione Ver pista de auditoría.
    Se abre la pista de auditoría.