Configurar Intacct

Cuando Intacct y Salesforce están conectados, puedes configurar muchas de las opciones de configuración de Advanced CRM Integration en Intacct.

Intacct gestiona las siguientes opciones:

  • Habilitar funciones
  • Sincronización de objetos
    • Sincronización de objetos estándar
    • Sincronización de transacciones de Intacct
  • Acceso de los usuarios
    • Todos los administradores de Intacct gestionan todo el acceso de los usuarios desde Intacct.

Añadir usuarios en Intacct

Puedes gestionar todo el acceso de los usuarios a Advanced CRM Integration en la página de configuración de la suscripción de Intacct. Un usuario solo puede tener acceso a la integración si es usuario de Intacct y usuario de Salesforce.

Todos los usuarios que creen o vean datos de Intacct en Salesforce deben tener acceso a la integración en Intacct.

Requisitos del usuario

Utiliza la siguiente información para determinar qué usuarios añadir a la lista de acceso de usuarios de Advanced CRM Integration.

Usuarios de Intacct

Los usuarios de Intacct necesitan los permisos y el tipo de usuario correctos para acceder a las aplicaciones que utilizan en Intacct. A Usuario empresarial es el tipo de usuario más utilizado.

Un usuario de Intacct solo necesita una cuenta de Salesforce si accede a datos disponibles solo en Salesforce. Sin embargo, todos los datos sincronizados a través de la integración son legibles para ellos a través de Intacct.

Si no necesitan una cuenta de Salesforce, no los añadas a la lista de acceso de usuarios. Sin embargo, si ya tienen una cuenta de Salesforce, Intacct recomienda añadirlos a la lista de acceso de usuarios.

Intacct recomienda añadir el usuario que hayas designado como usuario de integración (en Elegir un usuario de integración) a la lista de usuarios de Intacct.

Usuarios de Salesforce

Los usuarios de Salesforce deben tener la licencia y los permisos correctos para acceder a los objetos de Salesforce estándar y personalizados utilizados en la integración. Una licencia de Salesforce es la más utilizada. Los conjuntos de permisos de Salesforce necesarios se aplican a este usuario cuando se añade a la lista Acceso de usuarios. En función del escenario de integración y de las personalizaciones existentes de Salesforce, es posible que también tengas que modificar los permisos de los usuarios existentes.

Los usuarios de Salesforce también deben tener una cuenta de Intacct, pero no siempre requieren acceso directo a Intacct.

Si el usuario:

  • No necesitan acceso directo a Intacct, establecen su tipo de usuario en CRM.
  • Si necesitas acceso directo a Intacct, selecciona el nivel de acceso adecuado en función de los tipos de usuario.

Los usuarios de Salesforce deben agregarse a la parte de acceso de usuarios de la configuración.

Los usuarios de CRM en Intacct se pueden asignar de forma gratuita.

Ver la lista de usuarios

  1. Inicia sesión en Intacct como administrador.

  2. Ve a Sociedad > Admin. > Suscripciones > Integración de Advanced CRM y selecciona Configurar.

  3. Selecciona el icono Acceso de los usuarios pestaña en la parte superior de la página de configuración para ver los usuarios.

Añadir, editar o borrar un usuario

La correlación de un usuario de Intacct a un usuario de Salesforce es una relación uno a uno. No puedes asignar varios usuarios en Intacct a un usuario en Salesforce o viceversa.

Para añadir, editar o borrar usuarios:

En el Acceso de los usuarios pestaña, realiza una de las siguientes acciones.

Acción Pasos
Añadir Añadir un usuario
  1. En el Acceso de los usuarios pestaña, seleccione Añadir.
    Conceder acceso de usuario se abre.
  2. Selecciona un usuario de Intacct en el menú desplegable.
  3. Añade la dirección de email del usuario de Salesforce en el campo.
  4. Guarda los cambios.
Modificar Editar un usuario:
  1. En el Acceso de los usuarios pestaña, selecciona el lápiz de edición.
    Conceder acceso de usuario se abre.
  2. Actualiza la información del usuario según sea necesario.
  3. Guarda los cambios.
Borrar (papelera) Eliminar un usuario:
  1. En el Acceso de los usuarios pestaña, seleccione Borrar.
  2. Se abre una confirmación. Seleccionar Aceptar para borrar el usuario.

Cuando un usuario de Intacct se asigna a un usuario de Salesforce, cualquier cambio en las fichas de Intacct realizado por el usuario se sincronizará con Salesforce. A continuación, los cambios se atribuyen al mismo usuario. Por ejemplo, si John Smith cambia una ficha de artículo en Intacct, la ficha de producto correspondiente en Salesforce se cambia al sincronizar. John Smith es el modificador registrado de la ficha.

Si un usuario no correlacionado cambia una ficha en Intacct, el cambio se sincroniza con Salesforce y se atribuye al usuario de integración.

Habilitar o desactivar la sincronización

La integración avanzada de CRM te ofrece la posibilidad de habilitar o desactivar toda la actividad de sincronización desde la página de configuración de Intacct.

Cuándo Habilitar la sincronización de Intacct con Salesforce , la sincronización está habilitada para todos los elementos configurados. La sincronización se produce en tiempo real.

Es habitual desactivar la sincronización mientras se configura la integración y, a continuación, habilitarla cuando esté listo para sincronizar.

Para desactivar toda la sincronización:

  1. Inicia sesión en Intacct como administrador.

  2. Ve a Sociedad > Admin. > Suscripciones > Integración de Advanced CRM y selecciona Configurar.

  3. Anula la selección del icono Habilitar la sincronización de Intacct con Salesforce casilla de verificación y Guardar.

Antes de configurar las opciones de integración, prepara los datos en Intacct y Salesforce. La preparación de los datos consiste en limpiar los datos de la cuenta, los productos y los precios para que sean precisos, estén completos y estén listos para la sincronización.

Habilitar la sincronización por fases

Una vez comprobada la sincronización inicial, es habitual habilitar diferentes tipos de información en fases y comprobar que la sincronización funciona según lo esperado.

Las fases de sincronización sugeridas, como se describe a continuación.

En general, usted:

  1. Selecciona la información que deseas sincronizar; por ejemplo, Contratos.
  2. Limpie los datos existentes: verifique que la información sea precisa y lo más completa posible.
  3. Comprueba que las asignaciones de campos funcionen según lo esperado, incluidas las asignaciones de campos personalizados.
  4. Ajusta los formatos de página de Salesforce para reflejar tus procesos de negocio.
  5. Habilita la sincronización de la información seleccionada.
  6. Comprueba que la sincronización en Intacct y Salesforce funcione según lo previsto.

Repite este proceso con el siguiente conjunto de información que deseas sincronizar hasta que se hayan sincronizado todos los tipos de información necesarios. Este enfoque para sincronizar tus datos te permite configurar tu integración con mayor precisión y solucionar problemas con una ventana más estrecha de opciones de configuración.

Correlación de campos

Para sincronizar correctamente los datos entre Intacct y Salesforce, los campos estándar se asignan a los campos correspondientes de la otra aplicación. Todos los campos estándar de ambas aplicaciones se asignan automáticamente.

La correlación de campos estándar no se puede cambiar. Las asignaciones de correlación de campos estándar están disponibles como referencia al seleccionar Correlación de campos en Intacct Configurar Advanced CRM Integration para el tipo de información que estás sincronizando.

Puedes asignar campos personalizados para cada tipo de información mediante la lista de correlación personalizada. Esta lista también está disponible cuando seleccionas Correlación de campos Para el tipo de información que estás sincronizando.

Para obtener más información sobre la correlación de campos personalizado y estándar, consulte Correlación de campos estándar y Correlación de campos personalizados.

Tipos de registros en Salesforce

La integración avanzada de CRM proporciona dos tipos de fichas para identificar oportunidades de contratos o Pedidos: Contrato y Pedidos. Los tipos de fichas se utilizan para controlar qué oportunidades se pueden utilizar para crear contratos o transacciones de entrada de pedidos.

Cuando sea posible, utilice estos tipos de fichas tal cual. Si tiene tipos de fichas existentes que le gustaría utilizar, consulte Tipos de fichas de oportunidad personalizados para Pedidos.

Debido al uso de tipos de ficha en las oportunidades de Salesforce, es posible que tengas que ajustar los permisos de usuario para poder crear oportunidades del tipo de ficha correcto.

Los permisos de tipos de registros deben asignarse según sea necesario a los usuarios. Además, el acceso correcto al diseño de página también debe asignarse al tipo de ficha correspondiente.

Se requiere un tipo de ficha de Contrato o Pedidos en una oportunidad si desea crear un contrato en Intacct.

Cuando utilice sus propios tipos de fichas, considere la posibilidad de editar los valores de lista de selección disponibles para los campos de lista de selección del objeto.

Pista de auditoría para Advanced CRM Integration

La pista de auditoría se ha habilitado para la integración avanzada de CRM en la página de configuración de Intacct. La pista de auditoría ahora realiza un seguimiento de cuándo se habilitan o desactivan las sincronizaciones y la fuente que se selecciona para las direcciones de sincronización.

En este momento, la pista de auditoría no realiza un seguimiento de los cambios realizados en las asignaciones de campos ni en los documentos de Pedidos.

Para ver la pista de auditoría de Advanced CRM:

  1. Ve a Sociedad > Admin. > Suscripciones > Integración de Advanced CRM y selecciona Configurar.

  2. Ir a la Más acciones menú y seleccione Ver pista de auditoría.
    Se abre la pista de auditoría.