Service d’importation : Comptes du Grand livre
Informations connexes
Related topics
Importez les informations du plan comptable dans Intacct avec le service d’importation.
Le service d’importation vous aide à ajouter ou à mettre à jour de gros volumes de données en téléchargeant des fichiers. Les processus de création de nouveaux enregistrements et de mise à jour des enregistrements existants sont des actions distinctes visant à éviter les modifications accidentelles. Le service comprend des outils de validation et de correction intégrés pour s’assurer que vos données sont exactes avant l’importation.
Assurez-vous de disposer des autorisations nécessaires pour la zone de données sélectionnée avant de commencer votre importation.
Pour importer des informations sur le graphique de compte, vous devez disposer des autorisations suivantes.
| Abonnement |
Entreprise |
|---|---|
| Disponibilité régionale |
Toutes les régions |
| Type d’utilisateur | Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur |
| Permissions | Comptes : Ajouter, Afficher, Modifier |
Avant de commencer : planifiez votre importation
Le service d’importation a séparé la création de nouveaux enregistrements et la mise à jour des enregistrements existants. Ces actions d’importation distinctes nécessitent des informations différentes dans le fichier que vous importez dans Intacct.
Avant de commencer, décidez du type d’importation que vous allez effectuer.
-
Créer de nouveaux enregistrements
Lorsque vous créez de nouveaux enregistrements, vous devez inclure les données de champ obligatoires pour la zone d’importation. D’autres informations peuvent également être incluses avec votre importation, au besoin. Consultez le modèle de votre zone d’importation pour savoir quelles autres informations peuvent être ajoutées.
En savoir plus sur le Créer processus.
-
Mettre à jour les enregistrements existants
Lors de la mise à jour d’enregistrements existants, vous devez uniquement inclure le numéro d’enregistrement unique et le ou les champs que vous souhaitez mettre à jour.
En savoir plus sur le Mettre à jour processus et Voir un exemple.
Commencer avec un modèle
Intacct recommande de commencer avec un modèle pour votre importation. Il existe plusieurs façons de créer ou d’accéder à un modèle :
En savoir plus sur le Options du modèle de service d’importation.
1. Entrez les données et incluez les champs obligatoires
Les données que vous entrez dans votre fichier varient en fonction du type d’importation que vous effectuez.
Créez de nouveaux enregistrements : Pour importer de nouveaux enregistrements, assurez-vous que tous les champs obligatoires contiennent des données. Les enregistrements pour lesquels il manque des données de champ obligatoires doivent être mis à jour avant de pouvoir être importés dans Intacct. Vous pouvez mettre à jour les informations manquantes soit dans le fichier que vous avez téléchargé, soit directement dans l’interface utilisateur du service d’importation.
Tous les modèles d’importation contiennent des informations sur chaque champ de la zone d’importation, y compris les champs obligatoires.
Mettre à jour les enregistrements existants : Pour mettre à jour une fiche d’enregistrement, il vous suffit de fournir le numéro de fiche d’enregistrement et un ou plusieurs champs spécifiques que vous modifiez dans votre fichier d’importation.
Les champs obligatoires ci-dessous sont répertoriés dans le modèle de service d’importation pour cette importation. Le modèle d’importation contient également des champs qui ne sont pas requis par Intacct, mais qui pourraient être utiles à votre société.
| Nom du champ : | ID |
|---|---|
| Nom du champ d’UI : | Numéro de compte |
| Type : | Caractère |
| Longueur : | 24 |
| Valeur par défaut : | Aucune |
| Valeurs valides : |
Tout Doit être conforme aux spécifications du compte principal/secondaire en Société > Configuration > Société. |
| Dépendances : | Aucune |
| Obligatoire : |
Oui |
| Nom du champ : | Name |
| Nom du champ d’UI : | Libellé |
| Type : | Caractère |
| Longueur : | 80 |
| Valeur par défaut : | Aucune |
| Valeurs valides : | Tout |
| Dépendances : | Aucune |
| Obligatoire : |
Oui |
| Nom du champ : | ACCOUNTTYPE |
| Nom du champ d’UI : | Type de compte |
| Type : | Caractère |
| Longueur : | 1 |
| Valeur par défaut : | Aucune |
| Valeurs valides : |
|
| Dépendances : | Aucune |
| Obligatoire : |
Oui |
| Nom du champ : | NORMAL_BALANCE |
| Nom du champ d’UI : | Solde normal |
| Type : | Caractère |
| Longueur : | 2 |
| Valeur par défaut : | Aucune |
| Valeurs valides : |
|
| Dépendances : |
Peut nuire aux transactions des soldes d’ouverture si elles ne sont pas correctes. |
| Obligatoire : | Oui |
| Nom du champ : | CLOSINGTYPE |
| Nom du champ d’UI : | Type de clôture de fin de période |
| Type : | Caractère |
| Longueur : | 1 |
| Valeur par défaut : | Aucune |
| Valeurs valides : |
|
| Dépendances : | Aucune |
| Obligatoire : | Oui |
| Nom du champ : | CLOSETOGLACCOUNT.ID |
| Nom du champ d’UI : | Clôturer dans le compte |
| Type : | Caractère |
| Longueur : | 24 |
| Valeur par défaut : | Aucune |
| Valeurs valides : |
Tout Doit être conforme aux spécifications du compte principal/secondaire en Société > Configuration > Société. |
| Dépendances : | Doit faire référence à un compte valide. |
| Obligatoire : | Oui si REFERMABLE = C |
2. Chargez votre fichier et cartographiez vos données
Voici les étapes générales de l’importation d’enregistrements dans le service d’importation. En savoir plus sur Chargement de votre fichier et Cartographie de vos données dans le service d’importation.
-
Aller à Société > Configuration > Importer des données.
-
Accédez à la section Importer l’espace de travail et sélectionnez Nouveau service d’importation.
Dans certaines zones d’Intacct, vous pouvez lancer une importation de service d’importation à partir de la page de liste directement à l’aide de la commande Importer bouton. -
Procédez de l’une des manières suivantes :
-
Sélectionnez Créer à côté d’une importation dans une zone d’application pour ajouter de nouvelles informations à Intacct.
-
Sélectionnez Mettre à jour à côté d’une importation dans une zone d’application pour mettre à jour les informations existantes dans Intacct,
La mise à jour n’est disponible que pour certaines importations. Si vous ne voyez pas de lien de mise à jour en regard d’une importation, vous ne pouvez pas mettre à jour les enregistrements dans cette zone à l’aide du service d’importation. -
-
Faites glisser et déposez un fichier contenant les informations dans l’espace de travail d’importation ou sélectionnez Télécharger le fichier pour utiliser l’explorateur de fichiers.
-
Si vous le souhaitez, sélectionnez d’abord l’onglet que vous souhaitez utiliser, sélectionnez la zone dans laquelle importer , puis sélectionnez Continuer.
Cette option n’est disponible que si votre fichier comporte plusieurs onglets. -
L' Mapper les champs s’ouvre. Sélectionnez l’icône Champs de destination pour vos données à l’aide des menus déroulants. Passez la souris sur n’importe quel champ pour afficher un aperçu des données sur le côté droit de la page. L’aperçu des données peut vous aider à sélectionner le bon champ de destination.
S’il y a des colonnes d’informations entrantes que vous ne souhaitez pas importer dans Intacct, laissez la liste déroulante vide ou sélectionnez Ne pas importer. Intacct ignore ces colonnes pendant le processus de téléchargement.
Vérifiez tous les mappages de champs avant de continuer. Cela permet de s’assurer que vos données sont placées dans les bons champs d’Intacct. Au fur et à mesure que le service d’importation en apprend davantage sur vos importations, les mappages deviennent plus automatiques. -
Lorsque tous les champs entrants sont mappés aux champs de destination, sélectionnez Continuer.
-
Si vous le souhaitez, vous pouvez mapper les valeurs de vos champs aux valeurs par défaut existantes dans Intacct en les sélectionnant dans le menu déroulant. Si aucun de vos champs n’a de valeur par défaut, cette étape est ignorée.
3. Validation et correction des données
Une fois vos champs mappés, le service d’importation valide les données et les charge dans une feuille de révision. Toutes les erreurs qui ont pu être rencontrées sont surlignées en rouge.
C’est l’occasion de corriger toute erreur avant d’importer dans Intacct. En fonction du numéro et de la complexité des erreurs, vous pouvez corriger les erreurs dans la feuille de révision ou annuler l’importation et corriger les erreurs dans votre fichier.
Vous pouvez importer des fichiers contenant des enregistrements valides et non valides. Toutefois, tout fiche contenant une erreur ne sera pas importé et sera déplacé vers une feuille d’erreurs distincte. À partir de là, vous pouvez soit corriger et réimporter les enregistrements, soit les supprimer.
Rechercher et corriger les erreurs
La feuille de révision du service d’importation contient des outils pour vous aider à trouver et à corriger les erreurs dans vos enregistrements avant d’importer les données dans Intacct.
- Utilisez les filtres intégrés pour afficher uniquement les enregistrements non valides.
- Passez la souris sur les cellules en surbrillance pour afficher les messages d’erreur.
- Corrigez les erreurs directement dans la feuille ou dans votre fichier source, puis téléchargez-le à nouveau si nécessaire.
- Utilisation Revalider pour vérifier les corrections avant l’importation.
En savoir plus sur Validation et correction des données dans le service d’importation.
4. Finaliser et importer
Une fois les erreurs résolues, sélectionnez Importer pour charger vos données dans Intacct.
Une fois que vous avez importé un fichier, vous pouvez vérifier son statut dans le Fichiers > Téléchargements disponibles dans l’espace de travail Importer. Dans cette zone, vous pouvez télécharger les données importées ou consulter le nom du fichier pour plus de détails sur l’importation. Il est ainsi facile de confirmer que votre importation a réussi et d’accéder à vos données quand vous en avez besoin.
