Supprimer ou extourner une facture — Achats

Pour les factures fournisseurs avec une définition de transaction comptabilisée dans les Comptes fournisseurs, vous pouvez supprimer la facture fournisseur ou extourner ses effets si elle ne peut pas être supprimée.

À propos de la suppression ou de l’extourne d’une facture d’achats

Il peut arriver que vous souhaitiez supprimer un facture créé dans Achats. Il a peut-être été saisi par erreur ou converti avec des informations incorrectes. Vous avez les 2 choix suivants pour corriger la facture :

• Supprimer la facture. Supprime la facture du système, ce qui vous permet de la recréer correctement.
• Extourner les effets de la facture. Laisse la facture dans le système, ce qui vous permet de suivre les modifications et de gérer une piste d’audit.
  L’application Achats ne dispose pas d’une fonction Extourner explicite comme peuvent en avoir les Comptes fournisseurs. L’inversion des effets de la facture consiste à créer un régularisation achat dans Achats pour remettre à zéro le facture, puis à appliquer le crédit résultant au facture fournisseur dans Comptes fournisseurs.

L’action que vous effectuez dépend d’une combinaison des facteurs suivants :

• Le statut du paiement
• Statut de la transaction
• La définition de transaction
• La configuration des achats

Supprimer une facture

La suppression d’un facture dans Achats restaure toutes les données pertinentes du système dans l’statut où elles se trouvaient avant la création du facture. Cette restauration inclut les comptes du grand livre, les comptes du livre auxiliaire, les effets d’inventaire, etc. Lorsque vous supprimer un facture, vous pouvez le reconvertir dans le facture afin de corriger les informations saisies de manière incorrecte.

Le tableau suivant décrit les conditions dans lesquelles vous ne pouvez pas supprimer une facture et propose des solutions possibles :

Condition	Solution possible
Si la définition de transaction Supprimer la politique est défini sur Aucune suppression.	Modifiez la Supprimer la politique sur le Définition de transaction.
Si vous avez déjà imprimé un document pour la facture et la définition de transaction Supprimer la politique est configurée pour interdire la suppression d’une transaction après l’impression d’un document.	Modifiez la Supprimer la politique sur le Définition de transaction.
Si la facture a été convertie en une autre transaction.	Supprimez la transaction en aval. Par exemple, si la facture a été convertie en une transaction de régularisation, supprimez la transaction de régularisation.
Si un paiement a été appliqué à la facture fournisseur associée à la facture d’Achats. Vous recevrez un message d’erreur indiquant qu’un paiement a été effectué.	Même si le paiement est annulé, vous ne pouvez pas supprimer la facture. Dans ce scénario, reportez-vous à la section Extourner les effets d’une facture fournisseur.
Si la facture a fait l’objet d’un traitement de conversion par ligne.	Supprimez la Modèle récurrent.
Si la période fiscale est clôturée.	Ouvrir la période fiscale. Si l’ouverture de la période n’est pas une option, vous pouvez modifier la date de comptabilisation de la transaction pour qu’elle soit dans une période ouverte.
Si la facture est partagée au sein d’une société multi-entités.	Les factures partagées ne peuvent être supprimées qu’au niveau général. Si vous affichez le liste facture en niveau de l'entité, il est possible que vous voyiez des factures partagées. Toutefois, ces factures sont répertoriées comme « Non détenues » par l’entité et le Supprimer n’apparaît pas. Si vous disposez des permissions appropriées, accédez au niveau général pour supprimer la facture.

Pour supprimer une ou plusieurs factures :

1. Ouvrez le liste facture applicable et recherchez les factures à supprimer.
2. Cochez la case dans la Supprimer colonne en regard de chaque facture.
3. Sélectionnez l’icône Supprimer bouton. En fonction de vos préférences d’utilisateur, pour confirmer la suppression, sélectionnez D’accord.

Extourner les effets d’une facture

Deux actions sont nécessaires pour extourner les effets d’une facture :

1. Créez une transaction de régularisation.
2. Appliquez le crédit à la facture fournisseur correspondante dans Comptes fournisseurs.

Lorsque vous extournez les effets d’une facture, aucune des transactions précédentes du flux de travail n’est affectée.

1. Créer une transaction de régularisation

Une transaction de régularisation est une transaction d’Achats dont la définition de transaction a été définie avec les attributs suivants :

• La comptabilisation des transactions se fait sur les Comptes fournisseurs.
• La configuration de la comptabilisation est définie pour débiter les Comptes fournisseurs et créditer les comptes du Grand livre appropriés (l’extourne de la configuration de la comptabilisation pour la définition de transaction de la facture).
• Les sous-totaux sont définis de la même manière que les sous-totaux de la définition de transaction de la facture.

Cette section décrit comment :

• Créer une transaction de régularisation par conversion
• Créer une transaction de régularisation autonome

Si votre flux de travail comprend plusieurs transactions de régularisation, consultez votre administrateur Intacct pour savoir laquelle utiliser.

Créer une transaction de régularisation par conversion

1. Dans un Liste des factures d’achats, recherchez la facture applicable, sélectionnez Convertir, puis sélectionnez l’icône régularisation type transaction vers laquelle convertir la facture. Par exemple, sélectionnez Avoir d’achat.

   La transaction de régularisation s’affiche, affiche toutes les données de la facture et, par défaut, Date à la date d’aujourd’hui. Cette date détermine la date de comptabilisation de la régularisation.

2. Modifiez la Date le cas échéant. La date de la régularisation correspond généralement à la date de la facture que vous souhaitez extourner.
3. Laissez les informations relatives à l’article, à la quantité et au prix telles quelles, puis sélectionnez Publier.

   Le crédit peut maintenant être appliqué à la facture fournisseur dans les Comptes fournisseurs.

Créer une transaction de régularisation autonome

Si la facture ne peut pas être convertie en une transaction de régularisation, vous pouvez créer une transaction de régularisation autonome. Vous pouvez créer le régularisation dans Achats ou Comptes fournisseurs. La procédure suivante décrit comment créer un transaction autonome dans Achats. Pour créer la régularisation dans les Comptes fournisseurs, reportez-vous à la section Régularisations des CF.

Pour créer une transaction de régularisation autonome :

1. Aller à Achats > Tous > Transactions et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de la transaction de régularisation applicable.

   La transaction de régularisation apparaît.

2. Modifiez la Date le cas échéant. La date de la régularisation correspond généralement à la date de la facture que vous souhaitez extourner.
3. Sélectionnez le fournisseur dans le Fournisseur Liste déroulante. Le fournisseur doit être le même fournisseur que celui défini sur la facture.
4. Dans le Écritures , sélectionnez une Objet défini sur la facture.
5. Entrez la même chose Quantité et Prix comme sur la facture en valeurs positives.
6. Répétez les étapes 3 et 4 pour chaque article de la facture.
7. Remplissez les autres champs de transaction, le cas échéant.
8. Sélectionnez Publier.

   Le crédit peut maintenant être appliqué à la facture fournisseur dans les Comptes fournisseurs.

2. Appliquez le crédit à la facture fournisseur dans Comptes fournisseurs

Vous pouvez appliquer le crédit créé à partir de la transaction de régularisation des achats à la facture fournisseur associée à la facture fournisseur via le Payer des factures dans les Comptes fournisseurs. Lorsque vous appliquez le crédit à la facture fournisseur, l’impact comptable applicable est égal à zéro et la facture fournisseur et le crédit sont supprimés des Balance âgée fournisseur rapport.

Voir Payer des factures pour obtenir des instructions.