Comprendre les écarts entre votre livre auxiliaire CF et le Grand livre

Parmi les raisons possibles pour lesquelles les deux rapports ne concordent pas, on peut citer les suivantes.

• La période sélectionnée comprend les opérations pour lesquelles les crédits ont été partiellement ou entièrement imputés.

  Ces transactions n’apparaissent pas dans le rapport du livre-journal des CF, tandis que le rapport de balance âgée des CF affiche les soldes ouverts pour toutes les transactions.

• Lorsque vous avez filtré le rapport, vous n’avez pas inclus les fournisseurs ponctuels.

  Réexécutez le rapport du livre-journal des CF et sélectionnez les fournisseurs uniques.

Le rapport de balance âgée se base sur la date de comptabilisation dans le grand livre, mais la date de sélection que vous avez choisie entraîne une divergence si un paiement a été fait avant la date de facturation.

Solution : Utilisez l’une des deux procédures suivantes pour lier les soldes :

• Effectuez les écritures de journal suivantes :

  1. Compensez le paiement.
  2. Ajoutez le paiement dans la bonne période, en utilisant la date de la facture ou toute date ultérieure.

• Dans l’application CF :

  1. Extournez le paiement.
  2. Recréez le paiement (sélectionnez à nouveau la facture de paiement).

Exemple : Vous avez créé une facture le 1er décembre et indiqué par erreur que le paiement avait été effectué le 15 novembre. Lorsque vous passez une écriture de journal pour enregistrer le paiement ou que vous sélectionnez à nouveau la facture à régler, indiquez le 1er décembre ou toute autre date postérieure comme date de paiement.

Certaines transactions n’ont peut-être pas été importées correctement.

Solution : Vérifiez s’il manque des transactions par rapport à celles importées initialement. En fonction de ce que vous trouvez, effectuez l’une des actions suivantes :

• Si certaines transactions manquaient : Importez les transactions manquantes en tant que transactions historiques.
• Si les transactions n’ont pas disparu : Ajoutez une écriture de journal afin que le solde d’ouverture du grand livre corresponde au montant des opérations initialement importées.

Causes possibles :

• Extournes effectuées au mauvais moment. Vérifiez vos extournes pour voir si la date de la transaction correspond à la date d’extourne. Si ce n’est pas le cas, la transaction a probablement été extournée à une mauvaise période.
• Comptes fournisseurs mal configurés.

Solutions :

• Pour les extournes comptabilisées dans la mauvaise période, passez une écriture de journal afin de supprimer l’extourne de cette période. Ensuite, effectuez une autre écriture de journal pour ajouter l’extourne à la bonne période.
• Vérifiez que la configuration est correcte et corrigez-la si nécessaire. Sur la page Configurer les comptes fournisseurs :
• Corriger les périodes de balance âgée. Pour la première ligne de la plage de balance âgée, laissez le champ Plage minimale vide et définissez la Plage maximale sur 0.
• Assurez-vous de cocher la case Afficher les extournes en tant qu’écritures historiques.

Les crédits externes ne s’affichent que lorsque vous filtrez le rapport pour un établissement. Si vous exécutez le rapport au niveau général et que vous ne sélectionnez pas d’établissement, ces transactions ne sont pas incluses. En savoir plus sur les crédits externes.

Solution : Filtrez les rapports par établissement.

Les acomptes apparaissent dans le rapport du livre-journal des CF lorsqu’elles sont créées, plutôt que lorsqu’elles sont appliquées à une transaction.

Ce comportement est normal. Les écritures de journal effectuées directement dans le compte du grand livre des Comptes fournisseurs ne sont pas transmises au livre auxiliaire des Comptes fournisseurs.

Solution : Effectuez manuellement le rapprochement et le suivi des écritures directes afin de s’assurer que le grand livre correspond au rapport de balance âgée. Si les écritures ont été codées pour des comptes généraux erronés, modifiez-les pour corriger le codage.

Lorsque vous créez une transaction par carte de crédit dans la Gestion de la trésorerie, le montant est imputé au compte bancaire de contrepartie et au compte de passif de la transaction.

Solution : Lorsque vous créez un remboursement par carte de crédit, Intacct crée une facture fournisseur et le montant est inscrit dans le grand livre et dans le compte CF.

Solution : Déterminez le montant des transactions qui ont été importées en tant qu’historiques et effectuez une écriture de journal pour équilibrer le compte de comptes fournisseurs.