Résoudre les problèmes liés aux extournes de factures fournisseurs

Découvrez les solutions aux problèmes courants que vous pourriez avoir lorsque vous extournez des factures fournisseurs.

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Avant d’extourner une facture fournisseur dont le statut est défini sur Sélectionné, vous devez annuler la demande de paiement associée à la facture fournisseur.

Les raisons pour lesquelles vous ne voyez pas le lien Extourner à côté d’une transaction sont les suivantes :

Pour extourner des transactions de comptes fournisseurs, vous devez être un utilisateur professionnel disposant de l’une ou des deux autorisations de comptes fournisseurs suivantes :

  • Factures fournisseurs : Extourner
  • Régularisations : Extourner

Demandez à votre administrateur de vérifier vos permissions d’utilisateur si vous ne pouvez pas les voir.

Vous pouvez extournez les transactions de comptes fournisseurs suivantes :

  • Factures fournisseurs payées
  • Régularisations
  • Factures fournisseurs impayées, lorsque l’option Activer l’extourne des factures fournisseurs impayées est sélectionnée dans Configurer les comptes fournisseurs

Les transactions créées à un niveau différent affichent Non détenu à la place du lien Extourner.

Si la transaction a été créée au niveau de l’entité, accédez à l’entité pour l’extourner. Pour extourner une transaction créée au niveau général, accédez au niveau général.

Pour que les factures fournisseurs provisoires et comptabilisées soient extournées plutôt que supprimées, activez l’option dans votre configuration.

  1. Accédez à Comptes fournisseurs > Configurer > Configuration.

  2. Dans la section Activer la fonctionnalité, sélectionnez Activer l’extourne des factures fournisseurs impayées.
  3. Sélectionnez Enregistrer.

Cette erreur peut se produire lorsque vous essayez d’effectuer l’une des opérations suivantes :

  • Modifier une facture fournisseur sélectionnée pour paiement
  • Extourner une facture fournisseur de montant négatif qui a été appliquée en tant que crédit.

Pour extourner une facture fournisseur dont le statut est Sélectionné, annulez d’abord toute demande de paiement en attente incluant la facture fournisseur. Extournez ensuite la facture fournisseur.

Pour extourner une facture fournisseur négative, commencez par annuler l’application du crédit. Ensuite, extournez la facture fournisseur.

Pour une facture fournisseur qui a été payée à l’aide d’un paiement manuel, l’annulation du paiement entraîne automatiquement l’extourne de la facture fournisseur. Découvrez comment annuler un paiement manuel.

Les factures fournisseurs créées à partir d’une transaction d’achats, comme une facture ou un reçu fournisseur, ne peuvent pas être extournées. Pour supprimer le passif des comptes fournisseurs pour une facture fournisseur impayée, saisissez une transaction de régularisation, puis appliquez le crédit créé par cette régularisation à la facture fournisseur.

Si la Transaction d’achats concerne des articles non inventoriés, créez la régularisation dans Comptes fournisseurs :

  1. En suivant les instructions de réduction du montant dû à un fournisseur, saisissez une régularisation des avoirs d’achat pour le montant de la facture fournisseur.
  2. Appliquer le crédit créé après régularisation de la facture fournisseur.

Si la Transactions d’achats concerne des articles inventoriés, créez la régularisation Achats :

  1. Créez une transaction de régularisation dans Achats.
  2. Appliquer le crédit créé après régularisation de la facture fournisseur.

Vous pouvez uniquement modifier les champs de non-comptabilisation des factures fournisseurs d’extourne et extournées.

L’annulation d’une extourne n’est pas conforme aux meilleures pratiques comptables. Au lieu d’annuler une extourne, si elle a été réalisée par erreur par exemple, saisissez à nouveau la transaction initiale, en corrigeant les erreurs éventuelles.

Cela garantit que la transaction initiale, l’extourne et la nouvelle transaction fournissent une piste d’audit valide et sont conformes.

Principes comptables généralement reconnus (normes de comptabilité nord-américaines). Établis par les organismes de normalisation Financial Accounting Standards Board (Comité des normes comptables et financières – FASB), Governmental Accounting Standards Board (Conseil des normes comptables gouvernementales – GASB) et Financial Accounting Foundation (Fondation de comptabilité financière – FAF), les PCGR garantissent des rapports financiers uniformes et cohérents entre les gouvernements, les entreprises et les organisations à but non lucratif.

La conformité aux PCGR vise à garantir la transparence des rapports financiers et leur respect de règles bien définies.

Sage Intacct adhère à ces normes lors de la création de flux de travail qui aident à maintenir la conformité aux PCGR.

Par exemple, certains logiciels de comptabilité permettent de modifier les transactions dans les périodes clôturées. Sage Intacct exige que les livres soient rouverts afin d’y apporter des modifications. De cette façon, Sage Intacct garantit la conformité aux PCGR, une piste d’audit précise et des rapports historiques complets.

En savoir plus sur les PCGR.

Cette erreur se produit lorsque vous essayez d’extourner une facture fournisseur ou un paiement qui comporte des éléments liés à des entités, des établissements ou des services auxquels vous n’avez pas accès.

Demandez à un utilisateur non soumis à ces restrictions d’accès d’extourner la facture fournisseur ou le paiement.

En savoir plus sur les restrictions d’accès aux entités auxquelles les utilisateurs sont soumis.