Supprimer ou extourner une facture – Achats

Pour les factures fournisseur avec une définition de transaction qui est validée dans Comptes fournisseurs, vous pouvez supprimer la facture fournisseur ou extourner ses effets si elle ne peut pas être supprimée.

À propos de la suppression ou de l’annulation d’une facture Achats

À l’occasion, vous souhaiterez peut-être supprimer une facture créée dans Achats. Peut-être a-t-il été saisi par erreur ou converti avec des informations incorrectes. Vous avez les 2 choix suivants pour corriger la facture :

• Supprimer la facture. Supprime la facture du système, ce qui vous permet de la recréer correctement.
• Inverser les effets de la facture. Laisse la facture dans le système, ce qui vous permet de suivre les modifications et de conserver une piste d’audit.
  L’application Achats ne dispose pas d’une fonction d’inversion explicite comme peuvent l’être les Comptes fournisseurs. L’inversion des effets de la facture consiste à créer un régularisation achat dans Achats pour remettre à zéro le facture, puis à appliquer le crédit résultant au facture fournisseur dans Comptes fournisseurs.

L’action que vous entreprenez dépend d’une combinaison des facteurs suivants :

• Le statut du paiement
• L’état de la transaction
• La définition de transaction
• La configuration Achats

Supprimer une facture

La suppression d’un facture dans Achats ramène toutes les données pertinentes du système à l’statut où elles se trouvaient avant la création du facture. Cette restauration inclut les comptes GL, les comptes de livre auxiliaire, les effets de stock, etc. Lorsque vous supprimez une facture, vous pouvez la reconvertir en facture pour corriger les informations qui ont été saisies incorrectement.

Le tableau suivant décrit les conditions dans lesquelles vous ne pouvez pas supprimer une facture et propose des solutions possibles :

Condition	Solution possible
Si la définition de transaction Stratégie de suppression est défini sur Non supprimer.	Modifiez le Stratégie de suppression sur le Définition de la transaction.
Si vous avez déjà imprimé un document pour la facture et la définition de transaction Supprimer la politique est configurée pour interdire la suppression d’une transaction après l’impression d’un document.	Modifiez le Stratégie de suppression sur le Définition de la transaction.
Si la facture a été convertie en une autre transaction.	Supprimez la transaction en aval. Par exemple, si la facture a été convertie en transaction de régularisation, supprimez la transaction de régularisation.
Si un paiement a été appliqué à la facture fournisseur associée à la facture Achats. Vous recevrez un message d’erreur indiquant qu’un paiement a été effectué.	Même si le paiement est annulé, vous ne pouvez pas supprimer la facture. Dans ce scénario, reportez-vous à la section Inverser les effets d’une facture fournisseur.
Si l’option Convertir par ligne a été traitée pour la facture.	Supprimez le Modèle récurrent.
Si l’exercice est clôturé.	Ouvrir la période fiscale. Si l’ouverture de la période n’est pas une option, vous pouvez modifier la date de comptabilisation de la transaction pour qu’elle corresponde à une période ouverte.
Si la facture est partagée au sein d’une société multi-entités.	Les factures partagées ne peuvent être supprimées qu’au niveau général. Si vous affichez la liste des factures au niveau de l’entité, vous pouvez voir des factures partagées. Toutefois, ces factures sont répertoriées comme « N’appartenant pas » à l’entité et le Supprimer n’apparaît pas. Si vous disposez des autorisations appropriées, passez au niveau général pour supprimer la facture.

Pour supprimer une ou plusieurs factures :

1. Ouvrez la liste des factures applicables et recherchez les factures à supprimer.
2. Cochez la case dans le Supprimer colonne à côté de chaque facture.
3. Sélectionnez l’icône Supprimer bouton. En fonction de vos préférences d’utilisateur, pour confirmer la suppression, sélectionnez D’accord.

Inverser les effets d’une facture

Deux actions sont nécessaires pour extourner les effets d’une facture :

1. Créez une transaction de régularisation.
2. Appliquez le crédit à la facture fournisseur correspondante dans Comptes fournisseurs.

Lorsque vous extournez les effets d’une facture, aucune des transactions précédentes dans le flux de travail n’est affectée.

1. Création d’une transaction de régularisation

Une transaction de régularisation est une transaction d’Achats dont la définition de transaction a été définie avec les attributs suivants :

• La comptabilisation des transactions s’effectue dans la Comptabilité fournisseurs.
• La configuration Validation est définie pour débiter les Comptes fournisseurs et créditer les comptes GL appropriés (l’extourne de la configuration Validation pour la définition de transaction de la facture).
• Les sous-totaux sont définis de la même manière que les sous-totaux de la définition de transaction de la facture.

Cette section décrit comment :

• Créer une transaction de régularisation par conversion
• Création d’une transaction de régularisation autonome

Si votre flux de travail comprend plus d’une transaction de régularisation, contactez votre administrateur Intacct pour plus d’informations sur celle à utiliser.

Créer une transaction de régularisation par conversion

1. Dans un Liste des factures d’achats, recherchez la facture applicable, sélectionnez Convertir, puis sélectionnez l’icône régularisation type transaction vers laquelle convertir la facture. Par exemple, sélectionnez Mémo de débit.

   La transaction de régularisation s’affiche, affiche toutes les données de la facture et définit par défaut le Date à la date d’aujourd’hui. Cette date détermine la date de comptabilisation de la régularisation.

2. Modifiez le Date le cas échéant. La date de la régularisation est généralement la même que celle de la facture que vous souhaitez extourner.
3. Laissez les informations sur l’article, la quantité et le prix tels quels et sélectionnez Poste.

   Le crédit peut maintenant être appliqué à la facture fournisseur dans la Comptabilité fournisseurs.

Création d’une transaction de régularisation autonome

Si la facture ne peut pas être convertie en une transaction de régularisation, vous pouvez créer une transaction de régularisation autonome. Vous pouvez créer la régularisation dans Achats ou Comptes fournisseurs. La procédure suivante décrit comment créer une transaction autonome dans Achats. Pour créer la régularisation dans Comptes fournisseurs, voir Ajustements AP.

Pour créer une transaction de régularisation autonome :

1. Aller à Achats > Tous > Transactions et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de la transaction de régularisation applicable.

   La transaction de régularisation s’affiche.

2. Modifiez le Date le cas échéant. La date de la régularisation est généralement la même que celle de la facture que vous souhaitez extourner.
3. Sélectionnez le fournisseur dans le Fournisseur liste déroulante. Le fournisseur doit être le même fournisseur que celui défini sur le facture.
4. Dans le Participations table, sélectionnez un Objet C’est défini sur la facture.
5. Entrez le même Quantité et Prix comme sur la facture en tant que valeurs positives.
6. Répétez les étapes 3 et 4 pour chaque article de la facture.
7. Remplissez les autres champs de transaction, le cas échéant.
8. Sélectionnez Comptabiliser.

   Le crédit peut maintenant être appliqué à la facture fournisseur dans la Comptabilité fournisseurs.

2. Appliquer le crédit à la facture fournisseur dans Comptes fournisseurs

Vous pouvez appliquer le crédit créé à partir de la transaction de régularisation des achats à la facture fournisseur associée à la facture fournisseur via le Payer des factures dans la fonction Comptes fournisseurs. Lorsque vous appliquez le crédit à la facture fournisseur, l’impact comptable applicable est égal à zéro et la facture fournisseur et le crédit sont retirés de la Vieillissement des fournisseurs rapport.

Voir Payer des factures pour obtenir des instructions.