Créer une régularisation des CF

Créez une régularisation pour augmenter ou diminuer le montant que vous devez à un fournisseur. Utilisez un avoir de vente pour augmenter le montant dû ou un avoir d’achat pour le diminuer.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Paiements et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Régularisations.

2. Saisissez la date de la régularisation.

3. Sélectionnez le fournisseur.

   Les champs Payer à et Retourner à se remplissent en fonction des informations dans la fiche fournisseur. Remplacez ces champs si nécessaire.

4. Sélectionnez le type de régularisation à créer.

   Une avoir d’achat réduit le montant que vous devez à un fournisseur. Un avoir de vente augmente le montant que vous devez à un fournisseur.

   Exemples

   Régularisation des avoirs de vente : augmentez le montant que vous devez au fournisseur.

   Supposons que vous avez accidentellement sous-payé un fournisseur ou que vous avez encouru des frais de retard de 50 $. Vous devez créer un avoir de vente pour augmenter le montant que vous devez au fournisseur de 50 $. Vous payez ensuite l’avoir de vente lorsque vous payez les factures fournisseurs.

   Régularisation des avoirs d’achat : diminuez le montant que vous devez au fournisseur.

   Disons que vous recevez une facture de 1 000 $ pour la restauration d’un événement et vous payez la facture fournisseur en entier. Plus tard, vous découvrez que tous les services n’ont pas été fournis et vous contactez le fournisseur. Le fournisseur accepte de créditer votre compte de 100 $. Vous devez créer un avoir d’achat pour réduire de 100 $ le montant que vous devez au fournisseur.

5. Saisissez un numéro de régularisation pour suivre la régularisation.

   Si votre société utilise le séquencement de documents, « Nouveau » apparaît dans ce champ. Après que vous ayez comptabilisé la régularisation, Intacct attribue un numéro de régularisation.

6. Vous pouvez faire référence au numéro de facture fournisseur, à la commande d’achat ou au numéro de compte associé à la régularisation dans le champ Numéro de facture fournisseur de référence.
7. Vous pouvez également saisir une description.

8. Si vous le souhaitez, ajoutez des documents dans le champ Pièce jointe.

   Sélectionnez une pièce jointe existante dans la liste déroulante ou Ajouter pour charger un nouveau document.

   En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

   Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers pour ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, consultez la rubrique Traitement en bloc.

9. Si vous y êtes invité, sélectionnez un Résumé.

   Le champ Résumé s’affiche lorsque votre société a configuré la fréquence de résumé pour ce type de transaction à définir par l’utilisateur. Pour toutes les autres fréquences de résumé, telles que quotidiennes ou mensuelles, Intacct crée automatiquement le résumé pour vous et ajoute la nouvelle transaction au résumé.
   Qu’est-ce qu’un résumé ?

   Les résumés regroupent le même type de transactions, en vue de les traiter simultanément. L’avantage d’utiliser un résumé est que le groupe de transactions est comptabilisé sur le GL sur une seule ligne. À partir de cette ligne, vous pouvez, si vous le souhaitez, accéder à n’importe quelle transaction individuelle.

   Vous pouvez demander à Sage Intacct de créer, comptabiliser et fermer automatiquement des résumés à une fréquence que vous spécifiez en sélectionnant un intervalle de temps. Vous pouvez également créer, comptabiliser et fermer des résumés vous-même.

   Lorsque vous créez un résumé pour la première fois, il est ouvert et vous pouvez saisir des transactions. Après avoir fermé un résumé, vous ne pouvez pas y comptabiliser de transactions, ce qui vous évite de comptabiliser des transactions à la mauvaise période. Pour ajouter ou supprimer des transactions d’un résumé fermé, rouvrez ce dernier.

   Voir Vue d’ensemble des résumés des CF pour plus d’informations.

10. Pour les sociétés multidevises, saisissez les informations de devise et de taux de change relatives à la régularisation dans la section Devise.

    1. Pour Devise de transaction, cliquez sur la liste déroulante pour sélectionner la devise utilisée.

       Si la devise n’est pas la devise de tenue de compte de votre société, suivez les deux étapes ci-dessous.

    2. Sélectionnez un Type de taux de change tel que Taux de change journalier Intacct ou Taux publié par le WSJ.

       Si vous connaissez le taux de change de cette transaction ou si vous avez conclu un contrat avec le fournisseur sur un taux de change fixe, saisissez-le dans Taux de change pour remplacer les calculs du système.

       Le taux de change journalier Intacct est le type de taux de change par défaut fourni par le système, sauf si vous en avez défini un autre.

    3. Saisissez ou sélectionnez une date dans Date de taux de change.

       La valeur par défaut est la date du jour, mais vous pouvez la modifier, par exemple, pour la date de la transaction ou du paiement. La date du taux de change est mise à jour automatiquement.

11. Dans la section Écritures, saisissez les détails de l’élément concernant la régularisation.

    1. Pour Compte (ou Libellé du compte si votre société est activée pour les libellés de compte), sélectionnez un compte pour lequel la régularisation doit être effectuée.
    2. Si vous le souhaitez, sélectionnez 1099 pour ajouter le montant de l’élément au Formulaire 1099 du fournisseur.

    3. Saisissez le montant de l’article. Intacct s’attend à ce que ce champ soit renseigné, même si le montant est égal à zéro (0).

       Pour les sociétés multidevises, saisissez le montant de la transaction, qui est le montant en devise de transaction. Intacct calcule ensuite le montant en tenue de compte dans la devise de tenue de compte de votre société en fonction du taux de change indiqué dans l’en-tête.

       Si vous créez un avoir d’achat, saisissez un élément positif. Le type d’avoir d’achat prend en charge le traitement comptable du fournisseur.

    4. Saisissez un mémo pour les éléments qui peuvent nécessiter des explications à une date ultérieure.
    5. Si vous utilisez des services ou des établissements et que vous leur attribuez la dépense, sélectionnez le Service ou l’Établissement approprié.
    6. Lors de l’affectation de la régularisation à des dimensions supplémentaires, sélectionnez les valeurs de dimension appropriées.
    Vous pouvez sélectionner les informations par défaut pour tous les éléments.

    Sélectionnez des valeurs par défaut pour renseigner automatiquement chaque élément. Intacct affiche ces valeurs par défaut pour chaque élément existant et nouveau. Remplacez manuellement les valeurs par défaut des éléments, si nécessaire.

    Par exemple, définissez des valeurs de dimension à des fins de suivi et de rapport. Après avoir sélectionné le compte du grand livre dans la zone Éléments, toute valeur de dimension que vous définissez par défaut est automatiquement reflétée pour chaque élément.

    Sélectionnez Appliquer les valeurs par défaut pour enregistrer vos choix.

    Consultez Configuration des éléments par défaut pour obtenir plus d’informations.

12. Sélectionnez Comptabiliser.

    Intacct effectue automatiquement les opérations suivantes en fonction du type sélectionné :

    • Avoir d’achat : La régularisation des avoirs d’achat devient un crédit fournisseur que vous appliquez à une facture fournisseur sur la page Payer les factures fournisseurs.
    • Avoir de vente : la régularisation d’avoir de vente devient une facture fournisseur à payer sur la page Payer les factures fournisseurs.

    Apprenez-en plus sur les prochaines étapes après avoir comptabilisé une régularisation des CF.

    Vous n’êtes pas prêt à comptabiliser ? Enregistrez votre transaction comme brouillon.

Exceptions

Dans certaines situations, vous ne créez pas de régularisation des CF pour enregistrer une diminution ou une augmentation du montant que vous devez à un fournisseur.

Étapes suivantes

Après avoir comptabilisé une régularisation, l’avoir de vente ou d’achat apparaît sur la page Payer les factures fournisseurs.

Si vous avez créé un avoir d’achat, Intacct crée un crédit fournisseur à appliquer à une facture fournisseur sur la page Payer les factures fournisseurs. Découvrez comment appliquer un crédit fournisseur.

Si vous avez créé un avoir de vente, Intacct traite cette transaction comme une facture fournisseur. Suivez votre flux de travail normal des comptes fournisseurs pour traiter le paiement. Par exemple, vous devrez peut-être approuver le paiement, puis créer une demande de paiement sur la page Payer les factures fournisseurs.