Gagner du temps lors de la saisie des factures fournisseurs

Rendez la saisie de facture fournisseur plus efficace en effectuant les actions suivantes :

  • Personnalisez votre configuration en fonction de votre façon de travailler.

  • Utilisez les options de remplissage automatique et de duplication pour créer des factures fournisseurs similaires provenant du même fournisseur.

Utiliser l’automatisation des CF pour créer automatiquement des brouillons

Ignorez la saisie de données en demandant à Sage Intacct de créer pour vous des factures fournisseurs provisoires à partir de documents de factures fournisseurs que vous transmettez par e-mail ou chargez directement. Une fois les factures fournisseurs provisoires créés, il vous suffit de les examiner, de mettre à jour les détails du codage si nécessaire, puis de les publier ou de les envoyer.

Contacter le responsable de compte Sage Intacct pour en savoir plus sur l’activation de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs.

Personnaliser votre configuration et vos préférences

Saisissez-vous régulièrement un lot de factures d’un seul fournisseur en une seule fois, en utilisant les boutons Soumettre et nouvelle ou Comptabiliser et nouvelle ? Si c’est le cas, vous pouvez configurer Intacct pour qu’il copie automatiquement le nom du fournisseur vers la facture fournisseur suivante.

Dans Configurer les comptes fournisseurs, sous Paramètres de l’écran, sélectionnez Remplir automatiquement les informations du fournisseur lors de la prochaine transaction lors de l’entrée à factures fournisseurs multiples et à régularisations multiples.

Vous devez disposer de privilèges d’administrateur pour apporter cette modification. Le paramètre doit être défini au niveau général et affecte tous les utilisateurs de toutes les entités. En savoir plus sur les paramètres d’écran dans Configurer les comptes fournisseurs.

Avez-vous activé la possibilité de remplacer la date de comptabilisation dans le grand livre lors de la saisie d’une facture fournisseur ? Si c’est le cas, vous pouvez également configurer la date de comptabilisation dans le grand livre pour qu’elle soit automatiquement saisie avec la date de transaction.

Dans Configurer les comptes fournisseurs, sous Paramètres de l’écran, sélectionnez Renseigner automatiquement la date de comptabilisation dans le grand livre avec la date de transaction.

Vous devez disposer de privilèges d’administrateur pour apporter cette modification. Le paramètre doit être défini au niveau général et affecte tous les utilisateurs de toutes les entités. En savoir plus sur les paramètres d’écran dans Configurer les comptes fournisseurs.

Vous pouvez modifier la mise en page de l’élément pour le formulaire de saisie de facture fournisseur pour :

  • Modifier l’ordre des champs pour refléter l’ordre que vous utilisez.
  • Ajouter les dimensions et les champs personnalisés que vous saisissez souvent.
  • Déplacer les champs que vous n’utilisez pas pour qu’ils soient visibles uniquement lorsque vous sélectionnez Afficher les détails.
Vous devez disposer de privilèges d’administrateur pour modifier la mise en page. Les modifications que vous apportez affectent tous les utilisateurs de l’entité dans laquelle vous effectuez la modification. En savoir plus sur le mode de personnalisation de la mise en page.

Définissez vos préférences utilisateur de sorte que les pièces jointes de facture fournisseur apparaissent à côté des détails de la facture fournisseur. Vous pouvez également ouvrir les pièces jointes par défaut lorsque vous affichez une facture fournisseur.

Cette modification n’affecte que votre expérience. Découvrez comment personnaliser les paramètres de l’affichage partagé.

Remplir à l’aide des détails de la dernière facture fournisseur

Abonnement Comptes fournisseurs
Type d’utilisateur Entreprise
Permissions Factures fournisseurs : Liste, Afficher et Ajouter

  1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Factures fournisseurs.

  2. Saisissez une date.
  3. Sélectionnez un fournisseur.
  4. Sélectionnez Remplir à partir de la dernière facture fournisseur pour définir les informations de facture fournisseur à partir de la dernière facture fournisseur créée pour ce fournisseur.
  5. Saisissez un numéro de facture fournisseur unique.
  6. Si la facture fournisseur initiale comprenait des pièces jointes, mettez à jour le champ Pièce jointe.

    Supprimez les pièces jointes qui ne s’appliquent pas à la nouvelle facture fournisseur et chargez les nouvelles pièces jointes, si nécessaire.

  7. Modifiez les détails de la facture fournisseur restants, si besoin.
  8. Sélectionnez Brouillon, Soumettre ou Comptabiliser pour enregistrer la transaction.

Dupliquer une facture fournisseur existante

Abonnement Comptes fournisseurs
Type d’utilisateur Entreprise
Permissions Factures fournisseurs : Afficher, Ajouter et Modifier

  1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs.

  2. Recherchez la facture fournisseur que vous souhaitez copier.
  3. Sélectionnez le numéro de facture fournisseur pour afficher les détails de la facture fournisseur.
  4. Sélectionnez Dupliquer.

    Une copie de la facture fournisseur s’ouvre en mode d’édition.

  5. Saisissez un numéro de facture fournisseur unique.
  6. Si la facture fournisseur initiale comprenait des pièces jointes, mettez à jour le champ Pièce jointe.

    Supprimez les pièces jointes qui ne s’appliquent pas à la nouvelle facture fournisseur et chargez les nouvelles pièces jointes, si nécessaire.

  7. Modifiez les détails de la facture fournisseur restants, si besoin.
  8. Sélectionnez Brouillon, Soumettre ou Comptabiliser pour enregistrer la transaction.

  1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs.

  2. Sélectionnez Afficher en regard de la facture fournisseur à dupliquer.
  3. Sélectionnez Dupliquer.

    Une copie de la facture fournisseur s’ouvre en mode d’édition.

  4. Saisissez un numéro de facture fournisseur unique.
  5. Si la facture fournisseur initiale comprenait des pièces jointes, mettez à jour le champ Pièce jointe.

    Supprimez les pièces jointes qui ne s’appliquent pas à la nouvelle facture fournisseur et chargez les nouvelles pièces jointes, si nécessaire.

  6. Modifiez les détails de la facture fournisseur restants, si besoin.
  7. Sélectionnez Brouillon, Soumettre ou Comptabiliser pour enregistrer la transaction.