Recevoir des acomptes

Recevez un acompte client à appliquer ultérieurement à une facture. Si vous extournez un acompte pour corriger des informations, vous devez le recevoir à nouveau pour remplacer l’acompte extourné.

Abonnement	Comptes clients
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Entreprise
Permissions	Recevoir des acomptes : Liste, Afficher, Ajouter

Accédez à Comptes clients > Tous > Paiements et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard d’Acomptes.
Le mode de réception des acomptes dépend des paramètres des relevés que vous avez définis pour les acomptes.
- Si vous avez configuré l’application pour regrouper automatiquement les relevés des paiements, sélectionnez un type de compte et un compte pour recevoir l’acompte.
- Si avez configuré l’application pour les relevés des paiements spécifiés par l’utilisateur, sélectionnez un relevé des paiements pour recevoir l’acompte.
Sélectionnez le mode de paiement utilisé par le client pour vous payer.
Choisissez l’identifiant client du client dont vous avez reçu l’acompte.
Saisissez la date de réception et la date de paiement.
- La date de réception est la date à laquelle vous avez reçu le paiement par chèque, espèces, carte de crédit ou virement bancaire.
- La date de paiement correspond à la date de transaction. Si le paiement a été effectué par chèque, la date de paiement correspond à la date imprimée sur le chèque. Si le paiement a été effectué en espèces comptant, la date de paiement correspond à la date à laquelle vous avez reçu le paiement. Si le paiement a été effectué par carte de crédit, la date de paiement correspond à la date à laquelle la transaction a eu lieu. Si le paiement a été effectué par virement bancaire, la date de paiement correspond à la date à laquelle le virement a eu lieu.
Pour les paiements par chèque, il est recommandé d’enregistrer le numéro de chèque.
Si votre société utilise plusieurs devises et que l’acompte est versé dans une devise différente de votre devise de tenue de compte, sélectionnez Devise de transaction.
Saisissez les autres détails de conversion de devise, comme la date, le type ou le taux de change :
- Saisissez ou sélectionnez une date dans le champ Date du taux de change.
- Dans le champ Type de taux de change, sélectionnez la liste déroulante pour définir un type de taux de change tel que Taux de change journalier Intacct ou Taux publié par WSJ. Si votre société utilise des types de taux de change personnalisés, ceux-ci s’affichent ici.
- Si vous connaissez le taux de change pour cet acompte, vous pouvez le saisir dans le champ Taux de change pour remplacer les calculs du système.
Après avoir saisi le montant en devise de transaction pour chaque élément, Intacct convertit automatiquement le montant dans la devise de transaction que vous avez sélectionnée et l’affiche dans le champ Montant en tenue de compte.
Exemples :
- La devise de tenue de compte de votre société est le dollar américain, tout comme celle de votre banque. Vous pouvez recevoir et enregistrer des acomptes dans la devise de transaction.
- La devise de tenue de compte de votre société est le dollar américain et la devise de votre banque est la livre sterling. Vous ne pouvez recevoir et enregistrer des acomptes qu’en livres sterling.
Les acomptes multidevises ne sont pas pris en charge pour les comptes de fonds non déposés. Associez le relevé des paiements ou l’acompte à un compte bancaire, puis réessayez.
Vous pouvez également ajouter une note de paiement pour référence ultérieure.
Sélectionnez ou ajoutez une pièce jointe pour conserver une version numérique d’un document justificatif.
En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.
Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers pour ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, voir Traitement en bloc.

Saisir les informations concernant l’élément

Saisissez à présent les éléments pour l’acompte que vous venez de définir.

Sélectionnez la liste déroulante Compte de compensation du GL ou Libellé du compte pour sélectionner un autre compte ou libellé de compte.
Ce champ indique le compte de compensation par défaut spécifié lors de la configuration de l’application Comptes clients (Comptes clients > Configurer > Configuration). Vous pouvez remplacer ce compte en en sélectionnant un autre.
Dans le champ Montant, saisissez le montant de l’acompte pour cet élément.

Vous ne pouvez saisir que des montants d’éléments positifs pour les avances.

Dans une société multidevises, Intacct affiche le montant en devise de transaction et le montant en tenue de compte au lieu du montant. Le montant de transaction est le montant dans la devise dans laquelle le paiement a été reçu et enregistré. Le montant en tenue de compte est le montant en devise de tenue de compte de votre société. Dans le cas d’une société multidevises, saisissez le montant en devise de transaction et le montant en tenue de compte.
Si vous le souhaitez, dans le champ Note, saisissez une description pour vous aider à identifier cet élément.
Vous pouvez également sélectionner un service et un site.
(Ces dimensions sont principalement utilisées pour les sociétés multi-entités.)
Vous pouvez par ailleurs sélectionner une dimension pour chaque élément. Sélectionnez Ajouter pour sélectionner une dimension à associer à l’élément : Projet, Client, Article, Collaborateur ou Fournisseur.

En quoi consistent les dimensions ?

Une dimension est une catégorie de données que vous pouvez organiser et trier de manière significative. Sage Intacct fournit les dimensions prédéfinies suivantes :

Établissement
Service
Classe
Client
Article
Projet
Fournisseur
Collaborateur
Entrepôt (si vous vous abonnez au Contrôle d’inventaire)
Contrat (si vous vous abonnez aux Contrats)

En outre, Intacct vous permet de définir de nouvelles dimensions en fonction de vos besoins. Utilisez ces dimensions définies par l’utilisateur pour organiser et trier les catégories de données propres à votre société. Par exemple, si vous êtes une société de logiciels avec plusieurs gammes de produits, vous pouvez créer une dimension définie par l’utilisateur appelée Branche d’activité. Renseignez ensuite les valeurs Clients directs, Partenaire de distribution et OEM.

Les dimensions vous permettent de collecter des données, les trier, les analyser et créer des rapports sur les données dans une catégorie ou entre catégories, afin d’identifier les facteurs clés tels que les suivants :

Vos articles ou clients les plus rentables ou les plus coûteux
Le retour sur investissement d’un projet ou d’un service
Le degré de réussite d’un nouveau produit ou d’une nouvelle gamme de produits
L’évolution d’un aspect particulier de votre entreprise
Les dimensions Intacct vous donnent un contrôle précis sur la définition et la hiérarchie des données

Grâce aux dimensions, vous pouvez personnaliser des rapports financiers autour d’activités spécifiques, obtenir une meilleure visibilité sur les activités de l’entreprise et prendre des décisions plus rapides et plus significatives.

Les dimensions sont une alternative plus performante aux comptes auxiliaires.

Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer aux dimensions de projet et aux dimensions définies par l’utilisateur. Pour en savoir plus, contactez votre représentant de compte.

Répétez les étapes 1 à 5 pour autant d’éléments que nécessaire.
Sélectionnez Comptabiliser ou Brouillon.
Si vous avez attribué une séquence de documents aux acomptes dans Configurer les comptes clients, Intacct attribue un identifiant de paiement à la transaction lorsque vous la comptabilisez.

Étape suivante : Appliquer l’acompte à une facture