Créer le rapport d’historique d’audit avancé

Le rapport d’historique d’audit avancé saisit l’accès aux informations personnelles stockées dans vos fiches de contacts, de fournisseurs et de clients stockées dans Sage Intacct à l’aide à la fois de la piste d’audit avancée et du suivi de la piste d’audit standard.

Le rapport Historique d’audit avancé indique simplement s’il y a eu accès à un contact, à un client ou à un fiche fournisseur. Pour voir les résultats avant et après d’une fiche modifiée, accédez à la section piste d'audit sur la fiche.

Par exemple, pour afficher ce qui a changé spécifiquement dans la fiche d’un fournisseur :

  1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

  2. Recherchez le fournisseur dont vous souhaitez inspecter la piste d’audit.

  3. Sélectionnez Plus d’actions > Afficher à la fin de la ligne.

  4. Sélectionnez Plus d’actions > Afficher la piste d’audit pour afficher les modifications apportées aux valeurs de la fiche.

  1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

  2. Sélectionnez Voir en regard du fournisseur dont vous souhaitez inspecter la piste d’audit.
  3. Dans le fiche fournisseur, sélectionnez Plus d’actions > Afficher la piste d’audit pour afficher les modifications apportées aux valeurs de la fiche.

Ouvrir l’Assistant de création de rapport personnalisé

Abonnement Services de personnalisation et services de plateforme
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur Entreprise

Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions

Rapports personnalisés : Lister, Exécuter, Afficher, Modifier, Ajouter, Supprimer

Accéder aux données du rapport

  1. Ouvrez l’Assistant de création de rapport personnalisé de l’une des manières suivantes :

    • Accédez à Services de personnalisation > Tous > Rapports personnalisés.

    • Accédez à Services de plateforme > Tous > Rapports.

    • Accédez à Rapports > Tous > Avancé > Rapports personnalisés.

  2. Sélectionnez Ajouter pour lancer l’Assistant d’assistant de création de rapport personnalisé (CRWZ) et commencer à créer un rapport.

Créer un rapport d’historique d’audit avancé

Les instructions ci-dessous décrivent la configuration recommandée pour un exemple de rapport d’historique d’audit avancé. Vous pouvez utiliser ce rapport comme base pour votre société et apporter les modifications nécessaires à votre organisation.

L’exécution d’un rapport d’audit sur l’ensemble de votre société peut prendre beaucoup de temps. Si le rapport dépasse 1 000 lignes, l’attente peut être importante. Cela pouvait signifier une perte de temps lors de la configuration initiale. Pour cette raison, nous vous recommandons d’exécuter des rapports filtrés selon des informations spécifiques, plutôt qu’un rapport d’historique pour une société entière.

Consultez les rubriques suivantes pour en savoir plus sur le filtrage d’un rapport personnalisé :

Créez le rapport d’historique d’audit avancé :

  1. Accédez à Rapports > Tout > Avancé et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Rapports personnalisés.

  2. Dans Étape 1 : Sélectionnez une source de données principale, sélectionnez Historique d’audit avancé.

  3. À l’étape 2 : Ajouter des colonnes, ajoutez les colonnes suivantes à votre rapport :

    • Date d’accès
    • Action
    • Mode d’audit
    • Objet

    • Fiche (ou URL de la fiche)

      Le Enregistrer La colonne fournit le nom de la fiche uniquement (Nom de contact suggéré, ID fournisseurou ID client), quel que soit le format rapport. En revanche, l' URL du dossierLa colonne fournit le nom de la fiche sous forme de lien pour vous permettre d’explorer la fiche lorsque vous utilisez la Le HTML Format du rapport. Lorsqu’il est utilisé dans un autre format de rapport, URL du dossier Fournit une URL pour la fiche, sans son nom, que vous pouvez copier et coller dans un navigateur. Cette URL nécessite que vous vous connectiez à Sage Intacct pour afficher la fiche.

      Ajoutez ces colonnes en fonction de vos pratiques commerciales.

    • Source
    • Utilisateur

  4. Dans Étape 4 : Sélectionner une séquence de colonnes, faites glisser et déposez les colonnes dans l’ordre que vous souhaitez, et renommez les colonnes si nécessaire.

    Nous vous recommandons l’ordre suivant pour vos colonnes :

    • Date d’accès
    • Mode d’audit
    • Action
    • Objet
    • Fiche
    • URL de la fiche
    • Source
    • Utilisateur

  5. À l’étape 6 : Trier des colonnes, choisissez Décroissant dans la liste déroulante à côté Date d’accès.

    Vous pouvez également trier par Objet, Action, Enregistrement, etc., pour organiser les données d’une manière différente.

  6. Si vous le souhaitez, dans Étape 7 : Filtrer le rapport, choisissez les colonnes auxquelles appliquer des filtres. Par exemple, vous pouvez définir l’option Mode d’audit Colonne à filtrer uniquement Accès aux données personnelles Pour afficher uniquement l’accès aux données personnelles dans votre société. Nous vous recommandons de filtrer les données pour réduire la taille de vos rapports et augmenter la lisibilité et les performances. Voir Filtrer votre rapport pour en savoir plus sur les filtres.

    Il n’y a que deux modes d’audit possibles : Accès aux données personnelles et Audit du système. Le Accès aux données personnelles est directement lié à la piste d’audit avancée, tandis que le mode Audit du système est lié à la piste d’audit standard. Pour cette raison, vous pouvez également voir les audits système dans le rapport Historique d’audit avancé, car il capture la création, la suppression et la modification des fiches.

    Cela signifie également que si vous filtrez en mode audit pour l’accès aux données personnelles uniquement, vous ne verrez aucune fiche de contact, de fournisseur ou de client qui a été créée, supprimée ou modifiée dans votre rapport.

  7. Si vous le souhaitez, dans Étape 9 : Définir la date et le titre du rapport, ajoutez un Titre du rapport et Texte du pied de page qui s’affichent dans les formats de rapports imprimés.

  8. Si vous le souhaitez, dans Étape 10 : Inclure des invites supplémentaires , sélectionnez les colonnes pour lesquelles vous souhaitez sélectionner des paramètres supplémentaires lorsque vous exécutez le rapport. Par exemple, vous pouvez choisir Date d’accès et Objet pour limiter le montant de données généré par le rapport. Une configuration supplémentaire peut être requise si vous utilisez plusieurs invites à l’étape 11.

    Les invites ne fonctionnent que lorsque le rapport personnalisé est exécuté à partir d’un menu d’application tel que Grand livre. Voir Inclure des invites supplémentaires lors de l’exécution du rapport pour plus d’informations.

  9. Dans le Enregistrer et ajouter au menu Choisissez un nom pour votre rapport qui décrit ses paramètres. Par exemple, Accès aux données personnelles avec invites ou Piste d’audit avancée par objet.

    Vous pouvez ajouter votre rapport à un menu en cochant Ajouter au menu et en sélectionnant une application dans le Champ d’application menu déroulant.
    Cela ajoute le rapport à l’application sélectionnée. Cochez cette case si vous utilisez des invites avec votre rapport et ajoutez-le à un menu approprié.
  10. Enregistrer votre rapport.

Exécuter le rapport

Vous pouvez exécuter le rapport Historique d’audit avancé que vous avez créé à partir du Centre de rapports, à partir du Liste des rapports personnalisésou du menu d’application auquel vous avez ajouté le rapport. Voir Exécuter un rapport d’assistant de création de rapport personnalisé — CRW pour plus d’informations.

L’exécution de la rapport Historique d’audit avancé génère un fiche d’accès supplémentaire pour chaque entrée d’accès que vous affichez sur le rapport. Cela signifie que si votre premier historique d’audit avancé rapport affichait 2 000 entrées et que vous l’exécutez à nouveau immédiatement après, il affichera 4 000 écritures la deuxième fois parce que vous avez techniquement accédé à la rapport Historique d’audit avancé.

Pour cette raison, nous recommandons ce qui suit :

  • N’exécutez le rapport d’historique d’audit avancé que lorsque cela est nécessaire
  • Lorsque vous exécutez le rapport d’historique d’audit avancé, filtrez les Historique d’audit avancé Type d’action.

Pour exécuter le rapport à partir du Centre de rapports :

  1. Accédez à Rapports > Tous > Avancé > Rapports personnalisés.

  2. Recherchez votre rapport personnalisé, puis sélectionnez Exécuter à la fin de la ligne.
  3. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez un élément Type de rapport, tels que Le HTML, puis sélectionnez D’accord.

Pour exécuter le rapport à partir de la liste Rapports personnalisés :

  1. En fonction de vos abonnements, effectuez l’une des tâches suivantes :

    • Accédez à Services de personnalisation > Tous > Rapports personnalisés.

    • Accédez à Services de plateforme > Tous > Rapports.

  2. Recherchez votre rapport personnalisé, puis sélectionnez Exécuter à la fin de la ligne.
  3. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez un type de rapport, tel que Exceller, puis sélectionnez D’accord.

Descriptions de colonne

Le tableau suivant décrit les colonnes incluses dans le rapport Détails d’utilisation de l’API.

Colonne Description
Date d’accès Date et heure d’accès à la fiche. La date et l’heure sont converties dans le fuseau horaire défini dans vos préférences utilisateur.
Mode d’audit

Décrit la piste d’audit qui a capturé l’accès. Il y a deux possibilités :

  • Accès aux données personnelles : Mode d’audit de la piste d’audit avancée
  • Audit du système : Mode d’audit de la piste d’audit

Alors que le Accès aux données personnelles Mode capture l’accès aux fiches de contacts, de fournisseurs et de clients, il ne capture pas la création, la modification ou la suppression de ces fiches. Ces informations sont saisies par le Audit du système qui est lié à la piste d’audit standard.
Action Décrit le mode d’accès à l’objet. Voir Descriptions des actions de la piste d’audit avancée pour la liste complète des actions possibles et leurs significations.
Objet

Type d’objet auquel vous accédez. Il y a trois possibilités :

  • contact
  • client
  • fournisseur

La piste d’audit avancée ne suit pas l’accès aux données personnelles en dehors de ces objets.
Fiche

Nom de la fiche basé sur le Nom de contact suggéré, identifiant fournisseurou identifiant client.
URL de la fiche

Fournit un lien vers la fiche.

  • Au format HTML : Fournit le nom de la fiche (nom de contact suggéré, identifiant fournisseur ou identifiant client) sous forme de lien que vous pouvez utiliser pour accéder à la fiche.
  • Dans tous les autres formats : Fournit une URL que vous pouvez copier et coller dans un navigateur. Cette URL nécessite que vous vous connectiez à Sage Intacct pour afficher la fiche.
Source

Point d’entrée de l’accès. Les possibilités incluent :

  • IU
  • API
  • Système
Utilisateur L’utilisateur (ID utilisateur) ayant accédé aux données personnelles.

Descriptions des actions de la piste d’audit avancée

Vous pourriez voir l’un des éléments suivants Actions sur le rapport Historique d’audit avancé.

Le rapport d’historique d’audit avancé utilise le suivi de la piste d’audit standard et de la piste d’audit avancée. Elle enregistre à la fois l’accès et les modifications apportées aux fiches de contacts, de clients et de fournisseurs stockées dans votre instance Sage Intacct.

Actions de la piste d’audit standard

Action Détails d’accès
Accès Effectue un suivi lorsqu’un utilisateur consulte ou modifie une fiche.
Admin Enregistre les activités d’administration telles que la réinitialisation d’un mot de passe.
Créer Instantané de la première création de la fiche.
Supprimer Assure le suivi des fiches supprimées.
Modifier Enregistre chaque fois que l’utilisateur modifie une fiche. Toutes les modifications apportées à la fiche sont reflétées dans la Avant et Après Colonnes de la fenêtre Piste d’audit de la fiche.
Utilisateur Effectue le suivi de diverses actions de l’utilisateur, telles que l’exportation ou l’impression d’un fichier PDF d’une fiche.
Flux de travail Enregistre les actions de flux de travail qui se sont produites sur une fiche, telles que l’annulation d’un chèque.

Actions de la piste d’audit avancée

Toutes les actions ci-dessous représentent un accès uniquement. Aucune modification n’est apportée à la fiche.

Action Détails d’accès
Rapport d’audit avancé Accès à partir de l’exécution du rapport Historique d’audit avancé.
API Appel API

Exportation des données

Importation de données

 Exportation ou importation de données. Par exemple, importation d’un fichier CSV de nouveaux fournisseurs.
Liste déroulante Liste déroulante. Par exemple, lorsque vous choisissez un contact pour une nouvelle fiche de fournisseur.
Historique d’envoi des e-mails Historique d’envoi des e-mails
Recherche globale Recherche globale d’une fiche de contact, de fournisseur ou de client
Page d’accueil Page d’accueil. Par exemple, une liste ou une société fait référence à des contacts intégrés sur la page d’accueil.
Lister Affichage d’une fiche à partir d’une liste
Journal Fonction de journalisation
Divers Autres accès via l’interface utilisateur
Traitement hors ligne Activités hors ligne, telles qu’un rapport hors ligne
Traitement en ligne Traitement en ligne, comme la réception d’un paiement
Plateforme Accès à partir des Services de plateforme
Imprimer Impression d’une fiche
Actualiser L’actualisation de la page entraîne un nouveau chargement des données et donc leur nouvelle capture par la piste d’audit avancée
Rapport Exécuter, afficher ou créer un rapport
Filtres du rapport Saisie des filtres de rapport
Rapport enregistré Rapport enregistré
Appel système Appel asynchrone dans l’interface utilisateur. Par exemple, vous pouvez utiliser un facture fournisseur à l’aide d’un facture fournisseur précédent.
Afficher Vue de fiche spécifique