Créer des rapports de dépenses

Vous pouvez utiliser la page Rapport de dépenses pour ajouter un nouveau rapport de dépenses de collaborateur ou modifier un rapport existant.

Les rapports de dépenses ont un cycle de vie. Tout d’abord, vous créez un rapport de dépenses, qui est ensuite approuvé et enfin payé. Si vous enregistrez le rapport de dépenses, il reste à l’état de brouillon afin que vous puissiez continuer à travailler dessus. Si vous la soumettez, le statut est répertorié comme approuvé sur la page de la liste précédente et elle n’est plus modifiable. Pour modifier un rapport de dépenses envoyé, il doit d’abord être annulé par votre responsable.

Les rapports de dépenses soumis par les collaborateurs pour lesquels aucun superviseur n’est affecté sont automatiquement approuvés. Ces rapports de dépenses ne sont pas modifiables après leur soumission. Toutefois, ils peuvent être supprimés à tout moment avant d’être sélectionnés pour le remboursement.

De légères différences se produisent dans les sociétés multi-entités partagées avec plusieurs devises de tenue de compte. Vous devez saisir les rapports de dépenses dans l’entité. Lors de la saisie d’un rapport de dépenses, le système sait quelle devise de tenue de compte utiliser et il utilise par défaut la devise de l’entité. En outre, si vous avez activé les devises étrangères pour les dépenses des collaborateurs, vous pouvez saisir les dépenses dans une devise de remboursement différente de la devise de tenue de compte de l’établissement. La devise de remboursement est automatiquement convertie dans la devise de tenue de compte de l’entité à l’aide du taux de change journalier Intacct, mais vous pouvez choisir d’utiliser un autre taux. N’oubliez pas que les valeurs par défaut pour l’emplacement, la classe et d’autres paramètres peuvent être définies par votre administrateur.

1. Atteindre Dépense > Tout > Dépense > et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Dépenses du personnel.

2. Sélectionner une Date de dépôt.

3. Sélectionner une Employé.

4. Choisissez un Date de comptabilisation dans le grand livre.

5. Sélectionner une Devise de tenue de compte.

6. Choisissez un Devise du remboursement.

7. Sélectionner une Attachement.

8. Saisissez un Motif de la dépense.

9. Saisissez un Mémo.

Saisir des éléments

1. Sélectionner une Type de dépense.

2. Saisissez un Quantité.

3. Choisissez un Type de paiement.

4. Saisissez un Payé à.

5. Saisissez un Payé pour.

6. Sélectionnez ou saisissez une Date.

7. Choisissez un Département.

8. Sélectionner une Emplacement.

   Le cas échéant, Ajouter des transactions par carte de crédit à ce rapport de dépenses. Vous pouvez également répartir les dépenses. Découvrez comment Distribuer les dépenses des collaborateurs.

9. Choisir Envoyer. ou Brouillon.

Définir des dimensions de dépenses par défaut

Dans la section Écritures, vous pouvez ajouter des valeurs directement à chaque élément ou sélectionner Afficher les valeurs par défaut pour définir des valeurs par défaut permettant de renseigner automatiquement chaque élément.