Créer des rapports de dépenses

Vous pouvez utiliser la page rapport des dépenses pour ajouter une nouvelle collaborateur dépense rapport ou modifier une rapport existante.

Les rapports de dépenses ont un Cycle de vie. Vous créez d’abord un rapport de dépenses, qui est ensuite approuvé et enfin payé. Si vous enregistrez le dépense rapport, il reste à l’état de brouillon afin que vous puissiez continuer à travailler dessus. Si vous la soumettez, le statut est répertorié comme approuvé sur la page de la liste précédente et elle n’est plus modifiable. Pour modifier un rapport de dépenses soumis, il doit d’abord être non approuvé par votre responsable.

Les rapports de dépenses soumis par les collaborateurs pour lesquels aucun superviseur n’est affecté sont approuvés automatiquement. Ces rapports de dépenses ne sont pas modifiables après la soumission. Toutefois, ils peuvent être supprimés à tout moment avant d’être sélectionnés pour le remboursement.

De légères différences se produisent dans les sociétés multi-entités partagées avec plusieurs devises de tenue de compte. Vous devez saisir les rapports de dépenses dans l’entité. Lors de la saisie d’un rapport de dépenses, le système sait quelle devise de tenue de compte utiliser et il utilise par défaut la devise de l’entité. En outre, si vous avez activé les devises étrangères pour collaborateur dépenses, vous pouvez saisir les dépenses dans un devise de remboursement différent de celui de la établissement devise de tenue de compte. Le devise remboursement est automatiquement converti en devise de tenue de compte entité à l’aide du taux de change journalier Intacct, mais vous pouvez choisir d’utiliser un autre taux. N’oubliez pas que les valeurs par défaut pour Emplacement, Classe et d’autres paramètres peuvent être définies par votre administrateur.

1. Aller à Dépenses > Tous > Dépenses > et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Dépenses du personnel.

2. Sélectionner une Date de dépôt.

3. Sélectionner une Collaborateur.

4. Choisissez une Date de comptabilisation dans le grand livre.

5. Sélectionner une Devise de tenue de compte.

6. Choisissez une Devise du remboursement.

7. Sélectionner une Pièce jointe.

8. Saisissez un Motif de la dépense.

9. Saisissez un Mémo.

Saisir des éléments

1. Sélectionner une Type de dépense.

2. Saisissez un montant.

3. Choisissez une Type de paiement.

4. Saisissez un Payé à.

5. Saisissez un Payé pour.

6. Sélectionnez ou saisissez un Date.

7. Choisissez une Service.

8. Sélectionnez une Établissement.

   Le cas échéant, Ajoutez des transactions par carte de crédit à ce rapport de dépenses. Vous pouvez également répartir les dépenses. Découvrez comment Distribuer les dépenses des collaborateurs.

9. Sélectionnez Soumettre. ou Brouillon.

Définir les dimensions de dépenses par défaut

Dans la section Écritures, vous pouvez ajouter des valeurs directement à chaque élément ou sélectionner Afficher les valeurs par défaut pour définir les valeurs par défaut permettant de renseigner automatiquement chaque élément.