Résoudre les problèmes de réaffectation

Utilisez les informations suivantes pour résoudre tout problème de réaffectation. Bien que les applications soient uniques, vous pouvez appliquer les mêmes solutions de réaffectation dans toutes les applications.

La configuration de votre application et les permissions d’utilisateur déterminent les transactions que vous pouvez réaffecter.

Tous les types de transactions ne peuvent pas être réaffectés. Certaines conditions empêchent la reclassification des types de transactions pris en charge.

L’option Réaffecter n’est pas disponible

Pour la plupart des types de transactions qui prennent en charge la réaffectation, le bouton Réaffecter s’affiche lorsque vous modifiez la transaction.

Si vous ne voyez pas le bouton Réaffecter, c’est généralement pour l’une des raisons suivantes :

  • La réaffectation n’est pas activée dans la configuration de l’application.
  • Vous ne disposez pas des permissions appropriées pour réaffecter ce type de transaction.
  • La transaction est impayée et vous devez la modifier à la place.
  • La transaction est au statut Extournée ou Extourne et ne peut pas être réaffectée.
  • Vous essayez de réaffecter un type de transaction qui ne prend pas en charge la réaffectation.

Vous pouvez réaffecter uniquement les types de transactions pris en charge, notamment :

  • Comptes fournisseurs : factures fournisseurs, régularisations et factures fournisseurs associées à des paiements manuels
  • Comptes clients : factures, régularisations et factures associées à des dépôts manuels
  • Dépenses : dépenses et régularisations des collaborateurs
  • Grand livre : écritures de journal soumises à approbation
  • Gestion de la trésorerie : transactions par carte de crédit
Vous ne pouvez pas réaffecter les factures ou régularisations des ventes ou des achats.

Si les transactions de ventes et d’achats ont une incidence sur les comptes clients ou les comptes fournisseurs (côté livre auxiliaire), réaffectez ces transactions du côté du livre auxiliaire et non depuis les ventes ou les achats.

La réaffectation d’une facture fournisseur ou d’une facture générée dans Achats ou Ventes n’a pas d’incidence sur le bon de commande initial ni sur la facture de vente des Ventes.
Par exemple, supposons que vous créez une facture d’achat avec un établissement en Californie. Vous convertissez la facture pour créer une facture fournisseur dans Comptes fournisseurs. Ensuite, dans Comptes fournisseurs, vous réaffectez la facture fournisseur et remplacez l’établissement par New York.

Dans cet exemple, seul l’établissement indiqué sur la facture fournisseur est modifié et indique New York. L’établissement indiqué sur la facture d’origine dans Achats ne change pas ; il reste défini sur Californie. L’emplacement Californie est permanent. Vous ne pouvez pas rouvrir la facture d’origine et modifier l’emplacement manuellement.

Si, dans votre configuration Comptes fournisseurs, la fréquence du relevé des paiements manuels est définie sur Un par paiement manuel, le relevé est automatiquement clôturé après l’ajout du paiement. Vous devez ouvrir le relevé avant de pouvoir réaffecter la facture fournisseur associée.

Pour éviter ce problème lors des transactions ultérieures, définissez la fréquence du relevé sur une autre option, telle que Quotidienne ou Définie par l’utilisateur.

Intacct ne prend pas en charge la réaffectation des transactions à montant nul. Toutefois, comme elles ne sont pas payées, vous pouvez peut-être modifier les transactions, en fonction de votre région.

La meilleure pratique consiste à éviter de créer des transactions sans valeur, d’autant plus que ces transactions ne peuvent jamais évoluer vers un statut Payée. Créez plutôt une facture fournisseur ou une facture en cas de montant positif et une régularisation en cas de montant négatif. Appliquez ensuite la régularisation à la facture fournisseur ou à la facture.

Si votre méthode comptable est configurée sur la comptabilité d’exercice et de caisse, la réaffectation n’est pas prise en charge pour les dépôts et les paiements manuels.

Impossible de réaffecter les informations attendues

Vous pouvez réaffecter le type de dépense pour un rapport de dépenses alors qu’il a le statut Sélectionné. Cependant, une fois que vous avez enregistré un remboursement sur le rapport de dépenses, le champ Type de dépense ne peut plus être réaffecté.

Sur les factures qui incluent une ventilation, vous ne pouvez pas réaffecter les champs Ventilation, Service ou Établissement pour les éléments ventilés.

Messages d’erreur

Si cette erreur s’affiche lorsque vous tentez de comptabiliser une réaffectation, cela signifie que pour la période en question, les livres auxiliaires sont fermés à l’un des emplacements suivants :

  • Entité dans laquelle la transaction a été créée
  • Entité associée à un élément au sein de la transaction
  • Entité associée à un compte courant utilisé pour effectuer un paiement sur la transaction

Par exemple, supposons que vous essayez de réaffecter une facture fournisseur créée au niveau général. La facture fournisseur comprend des éléments pour les établissements de l’entité 01-Est et de l’entité 02-Ouest. La facture fournisseur a été payée à l’aide d’un compte courant associé à l’entité 03-Nord. Si les livres auxiliaires sont fermés pour l’une de ces trois entités pour la période, vous recevrez un message d’erreur de livres fermés.

Si vous avez vérifié que les livres de toutes les entités associées à la transaction sont ouverts pour cette période, le problème peut être lié à votre résumé de fréquence. Si, dans votre configuration, la fréquence des résumés pour ce type de transaction est définie sur Comptabilisation quotidienne ou mensuelle des résumés, il est probable que le même résumé contienne d’autres transactions. Si l’une de ces transactions est associée à une fiche d’une entité différente où la période est clôturée, le résumé se ferme également et vous ne pouvez pas comptabiliser dans cette fiche. Cela vous empêche de réaffecter d’autres transactions incluses dans le même résumé.

Vous ne pouvez pas réaffecter une transaction si l’une des conditions suivantes est remplie :

  • Un crédit inter-entités a été appliqué à la transaction.
  • Par le biais de la réaffectation, vous essayez de modifier l’établissement de manière à redéfinir un crédit appliqué comme une inter-entité.

Les factures fournisseurs payées avec une carte de crédit ne sont pas éligibles à la réaffectation. Créez plutôt une écriture de journal pour corriger l’erreur.

Vous ne pouvez pas réaffecter une transaction si elle a été payée à l’aide de plusieurs comptes courants.

Meilleures pratiques : Créez une écriture de journal pour extourner le codage incorrect et une autre écriture de journal pour enregistrer le codage correct.

Réaffectez les transactions associées à un compte de fonds non déposés avant de déposer les fonds. Après avoir déposé les fonds, vous devez créer une écriture de journal pour effectuer les corrections.

Créez une écriture de journal pour toutes les reconnaissances et affectations individuelles. Il n’existe aucun lien avec la transaction initiale, alors assurez-vous de documenter ce que vous avez fait et pourquoi.

Un contact utilisé dans la transaction, généralement par défaut à partir de la fiche fournisseur ou client, est désactivé ou contient des espaces doubles dans le champ Nom du contact.

Si un contact a été désactivé, vérifiez si cela a été fait par erreur. Si cela a été fait par erreur, activez le contact avant de procéder à une réaffectation. S’il n’a pas été désactivé par erreur, vous devez sélectionner ou créer un contact de remplacement avant de pouvoir le réaffecter.

Pour savoir si le nom du contact comporte des espaces doubles, cherchez dans les contacts :

  1. Accédez à Société > Configuration > Contacts.
  2. En haut de la colonne Nom du contact, saisissez % %.

    Saisissez deux espaces entre les symboles de pourcentage.

Tous les contacts renvoyés comportent plus d’un espace consécutif dans le champ Nom du contact. Modifiez les fiches de contact pour remplacer les espaces doubles par des espaces simples et enregistrez vos modifications. Vous pouvez ensuite réaffecter les transactions qui font référence à ces contacts.

Si vous n’avez pas réussi à enregistrer les modifications apportées au nom du contact, contactez l’assistance clientèle pour obtenir de l’aide.