Descriptions des champs : Assistant de configuration de l’instance - Consoles

Le type de société de l’instance définit l’utilisation prévue, le cycle de vie, les niveaux de service, les privilèges et les restrictions d’un locataire spécifique. Un locataire est une instance discrète et provisionnée d’Intacct.

Les engagements de niveau de service et les contrôles d’audit SAS 70 diffèrent pour chaque type de locataire. Par exemple, une société de production bénéficie d’une assistance plus prioritaire qu’une société de démonstration commerciale.

Les utilisateurs de la console comptable peuvent créer les types de locataires suivants :

• Démo commerciale : Sociétés de démonstration d’utilisation à long terme, souvent créées pour des secteurs spécifiques. Créez des sociétés de démonstration commerciale avec vos propres données. Vous pouvez également soumettre une demande d’assistance pour créer une copie d’une société de démonstration commerciale existante. Une bonne pratique consiste à annuler les sociétés de démonstration commerciale que vous n’utilisez plus. Ce type de locataire n’expire pas et n’est pas facturé.
• Production: Client payant sous contrat qui contient des données opérationnelles en direct utilisées par un client Intacct. Une société de production ne peut pas devenir une société de démonstration commerciale.

Les utilisateurs de la console partenaire peuvent créer des sociétés de démonstration commerciale. Intacct crée des sociétés de production pour les utilisateurs de la console partenaire lorsqu’il existe un contrat valide et qu’une commande est passée pour le client.

Les utilisateurs de la console de gestion peuvent créer des sociétés de production.

ID de la société de l’instance

ID de l’instance.

L’identifiant est sensible à la casse. La longueur maximale est de 40 caractères. Les utilisateurs utilisent cet ID pour se connecter à Intacct.

La meilleure pratique consiste à faire de l’identifiant de société quelque chose de facile afin que les utilisateurs puissent s’en souvenir et l’utiliser.

Lorsque vous terminez le processus de l’assistant de configuration, vous définissez la valeur Nom de la société dans l’onglet Société. Le nom de la société apparaît sur les documents et rapports sortants.

L’identifiant de la société doit être unique dans Intacct, et pas seulement dans votre console. Si l’identifiant souhaité existe déjà, Intacct affiche un message d’erreur. Saisissez un nouvel identifiant.

Après avoir créé l’instance, vous ne pouvez pas modifier l’ID de la société.

Cet identifiant identifie de manière unique une entité dans une société multi-entités.

Créez un ID unique pour l’entité opérationnelle ou créez des entités après la configuration de la société.

Le nom de l’entité.

Description de l’instance.

ID de l’administrateur de l’instance

ID utilisateur administrateur de cette instance.

Commencez par une lettre ou un chiffre et utilisez uniquement lettres (A-Z, a-z), chiffres (0-9), tiret bas (_) et espaces. Ce nom est sensible à la casse.

Mot de passe de l’administrateur de l’instance

Le mot de passe de l’administrateur de l’instance d’au moins huit caractères.

Utilisez au moins une lettre majuscule (A-Z), une lettre minuscule (a-z), un chiffre (0-9) et un caractère spécial.

Confirmer le mot de passe

Encore une fois le mot de passe administrateur.

Me permettre d’accéder directement à cette société

Si vous cochez la case, vous pouvez accéder directement à cette instance.

Pour accéder directement à la société, vous devez accéder à l’instance via la console.

Contact : prénom

Prénom de la personne en charge des données financières dans ce cas.

Intacct envoie au contact des communications importantes sur les versions et les mises à jour des fonctionnalités. Le contact par défaut est le contact de l’instance Contact principal à partir de la page Informations sur la société. Vous pouvez modifier ce contact dans l’instance.

Contact : nom de famille

Nom de famille de la personne en charge des données financières dans ce cas.

Adresse e-mail du contact

Adresse e-mail du principal contact financier de l’instance.

Vous pouvez modifier cette adresse e-mail dans l’instance.

Numéro de téléphone du contact

Le numéro de téléphone du principal contact financier dans l’instance.

Mes privilèges d’administrateur dans cette société

Vos privilèges d’administrateur dans cette société.

Les options suivantes sont disponibles :

• De: Pas de privilèges d’administrateur.
• Limité: Dispose de privilèges d’administrateur complets, à l’exception de la possibilité de créer des administrateurs complets.
• Plein: Dispose de privilèges d’administrateur complets avec la possibilité de créer des administrateurs complets.

Accorder un accès glisser aux autres

Sélectionnez les utilisateurs de la console auxquels attribuer un accès direct.

Si vous accordez un accès direct à de nombreux utilisateurs, il est recommandé de retarder l’octroi de l’accès direct jusqu’à ce que vous modifiiez les permissions du CPAUser. Atteindre Permissions d’utilisateurs externes pour plus d’informations.

Un modèle à partir duquel créer la nouvelle société.

Les options suivantes sont disponibles :

• Modèle personnalisé : Basez votre nouvelle société sur la configuration et la structure de compte d’une instance existante. Par exemple, si vos instances incluent de petits détaillants et qu’un type de société a été créé, utilisez cette configuration pour de nouvelles instances similaires.
  Si vous sélectionnez cette option, sélectionnez un modèle dans la liste déroulante.
• Modèle de démarrage rapide : Créez une société avec les options les plus courantes déjà configurées, telles que les groupes de comptes, les rapports financiers, les graphiques et les tableaux de bord. Vous devez toujours charger des enregistrements, tels que le plan comptable, les fournisseurs et les clients, et configurer les applications.
  Si vous sélectionnez cette option, sélectionnez une Modèle de démarrage rapide dans la liste déroulante.
• Modèle vierge : Créez votre société de zéro avec uniquement vos applications Intacct et vos informations sur la société. Vous configurez chaque application et téléchargez des fiches (par exemple, les fournisseurs, les clients et les comptes), des transactions (telles que des factures fournisseurs, des factures et des dépenses) et des processus (tels que des flux de travail d’approbation des factures ou des dépenses).

Nom de la société de l’instance

Nom de la société de l’instance.

Le nom de la société qu’Intacct utilise pour les documents et e-mails sortants.

Adresse ligne 1

Adresse de la société qu’Intacct utilise pour les documents et e-mails sortants.

Adresse ligne 2

Deuxième ligne d’adresse de la société qu’Intacct utilise pour les documents et e-mails sortants. Généralement utilisé pour les numéros de suite, d’unité ou d’étage.

Ville

Ville dans laquelle la société réside et qu’Intacct utilise pour les documents et e-mails sortants.

Pays

Pays dans lequel la société réside et qu’Intacct utilise pour les documents et e-mails sortants.

Statut

État dans lequel réside la société et qu’Intacct utilise pour les documents et e-mails sortants.

Obligatoire pour les États-Unis.

État ou territoire (pour les autres pays)

État ou territoire de résidence de la société.

Si Pays n’est pas défini sur États-Unis, saisissez un État ou un territoire associé au pays sélectionné.

CEDEX ou code postal

Code postal utilisé par Intacct pour les documents et e-mails sortants.

Devise

Devise principale ou comptable de la société.

Fuseau horaire

Fuseau horaire dans lequel réside la société.

Périodes comptables

• Standard: 12 périodes mensuelles commençant le premier jour du mois et se terminant le dernier jour du mois.

• Coutume: Périodes non standard définies par un administrateur.

  Par exemple, 13 périodes de quatre semaines.

En savoir plus sur les périodes comptables personnalisées.

Premier mois de l’exercice

Le mois où commence votre exercice fiscal.

Si votre société utilise des périodes comptables personnalisées, ce champ ne s’applique pas.

Méthode de rapport

• Comptabilité d’exercice : Permet une méthode de rapport basée sur la comptabilité d’exercice. La comptabilité d’exercice est la méthode de rapport par défaut. Vous pouvez modifier la valeur par défaut sur la page Informations sur la société.

• Base de trésorerie : Active une méthode de rapport de trésorerie.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur Méthodes de comptabilité : comptabilité d’exercice, de caisse ou les deux.

Premier mois d’imposition

Le mois où commence votre déclaration fiscale annuelle.

Si votre société utilise des périodes comptables personnalisées, ce champ ne s’applique pas.

ID fédéral

Numéro d’identification fédéral de l’entreprise de la société.

Intacct utilise ce numéro lors de la génération de formulaires fiscaux, tels que le formulaire 1099 et le formulaire 1096.

Numéro de compte longueur, caractère de séparation de compte et n° de sous-compte longueur

1. Spécifiez le Numéro de compte longueur: Le nombre de chiffres de vos numéros de compte.

   Les comptes doivent comporter 4 chiffres minimum et 24 chiffres maximum, y compris les comptes auxiliaires et les séparateurs.

   Après avoir créé votre premier compte du Grand livre, le numéro de compte La longueur ne peut pas être modifiée. Seulement lorsque Effacer toutes les données de la société est sélectionné, alors le numéro de compte. la longueur soit modifiée.

2. Spécifiez le Caractère de séparation de compte : Il s’agit du caractère qui sépare votre numéro de compte principal des numéros de sous-compte.

   Par exemple, si vous voulez que vos numéros de compte s’affichent sous la forme 1234-12, saisissez un tiret. Lors de la création d’un compte avec un sous-compte, chaque case du champ Sous-compte est un sous-compte distinct.

3. Spécifiez le N° de sous-compte longueur: Nombre de chiffres pour les numéros de compte auxiliaire.

   Les numéros de compte auxiliaire peuvent comporter un maximum de 9 chiffres, à l’exclusion du caractère de séparation de compte.

Par exemple, un compte principal à 4 chiffres avec un sous-compte à 3 chiffres avec des tirets comme séparateurs ressemble à 1234-100. Le nombre total de caractères utilisés est de 8 et vous obtenez 5 zones de sous-compte de 3 caractères chacune.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur Numéros de compte principal et de compte auxiliaire.