Importation CSV : Utilisation du contrat

Vous pouvez importer un contrat Utilisation en chargeant un fichier CSV.

Si vous ne connaissez pas le numéro de ligne de contrat auquel attribuer l’utilisation, vous pouvez associer une ou plusieurs valeurs de dimension à la fiche d’utilisation si les valeurs de dimension peuvent identifier de manière unique la ligne de contrat correcte. Si les valeurs de dimension ne permettent pas d’identifier de manière unique la ligne, vous recevrez un message d’erreur vous demandant le numéro de ligne du contrat.

Les enregistrements d’utilisation doivent être ajoutés par ordre chronologique, du plus ancien au plus récent. Par exemple, supposons que vous importiez deux enregistrements d’utilisation datés du 15 janvier et du 4 février. Dans le fichier CSV d’importation de l’utilisation, ajoutez la fiche du 15 janvier à la ligne 3 et la fiche du 4 février à la ligne 4.

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Société
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Liste de contrôle de configuration de la société : Exécuter

Téléchargez un nouveau modèle vierge à partir de la liste de contrôle de configuration de la société chaque fois que vous importez des informations dans Sage Intacct. Utiliser un modèle téléchargé est important car :

  • les modèles de la liste de contrôle de configuration de la société sont automatiquement personnalisés en fonction de la configuration de votre société, y compris les dimensions et les champs personnalisés que vous avez créés ;
  • Intacct peut mettre à jour les modèles à tout moment, en particulier lorsqu’une nouvelle version d’Intacct est publiée. Si Intacct met à jour un modèle, un modèle plus ancien peut ne pas fonctionner lors de l’importation.
Certaines pages d’importation Intacct incluent un lien qui vous permet de télécharger directement un modèle vierge (au lieu d’obtenir le modèle à partir de la liste de contrôle de configuration de la société).

Pour télécharger un modèle à partir de la liste de contrôle de configuration de la société :

  1. Accédez à Société > Configurer > Configuration > Importer des données.

    La liste de contrôle de configuration de la société s’ouvre. Vous accédez à une liste de domaines dont vous pouvez importer les informations dans Intacct.

  2. Choisissez un type d’informations à charger, puis sélectionnez le lien Modèle associé à ces informations.
Si le modèle souhaité ne figure pas dans la Liste de contrôle de configuration de la société, passez à la rubrique Télécharger un modèle d’importation CSV. Certains modèles ne sont pas conservés dans la Liste de contrôle de configuration de la société.

Préparer un fichier CSV pour importation

Lorsque vous téléchargez un modèle, celui-ci contient déjà les bons en-têtes. Il vous suffit de remplir les colonnes avec vos données, de les enregistrer sous forme de fichier CSV et de charger le fichier.

Les titres d’en-tête du modèle que vous téléchargez correspondent aux champs d’Intacct. Des titres d’en-tête incorrects entraîneront une erreur de chargement.

Pour en savoir plus sur le processus de chargement du fichier CSV, y compris les bonnes pratiques, les erreurs courantes et la façon de charger votre fichier CSV, voir Préparer votre fichier pour l’importation CSV.

Meilleures pratiques

Les meilleures pratiques suivantes vous aideront à préparer votre fichier CSV en vue du chargement.

Téléchargez un modèle à partir de la liste de contrôle de configuration de la société ou d’une page de liste d’objets.

  • Utilisez le modèle le plus récent, en particulier après publication d’une nouvelle version du produit.
  • Utilisez le modèle approprié pour la zone dans laquelle vous souhaitez charger des informations. Différents modèles permettent d’organiser différents types d’informations. Utilisez un modèle spécifique en fonction des informations que vous devez charger.
  • Ne modifiez pas les titres de la ligne d’en-tête. Les titres des en-têtes sont en corrélation avec les champs dans Intacct. Des titres d’en-tête incorrects entraîneront une erreur de chargement. Lorsque vous téléchargez un modèle depuis la liste de contrôle de configuration de la société, celui-ci comprend les bons en-têtes.
  • Lisez les descriptions des en-têtes dans le modèle. La description de l’en-tête est la cellule située sous la ligne d’en-tête qui explique le type d’informations qui est accepté pour chaque colonne. La saisie d’informations dans un format incorrect ou avec une valeur acceptée incorrecte entraînera la génération d’une erreur lors de votre chargement. Les descriptions des en-têtes dans le modèle indiquent à quoi doivent ressembler les informations. Par exemple, l’en-tête du modèle Écritures de journal du Grand livre pour JOURNAL montre qu’il autorise jusqu’à quatre caractères, qu’il est obligatoire et qu’il n’a pas de valeurs par défaut. L’en-tête du modèle Périodes de référence indique que le STATUS autorise uniquement les valeurs 1 ou 2, qui correspondent à Vrai et Faux, et qu’il n’est pas un champ obligatoire.
  • Saisissez les informations requises. Certaines données sont requises, d’autres non. Lisez le champ de description afin de déterminer les informations requises. Les informations requises sont nécessaires à la réussite du chargement.

Enregistrez le fichier au format CSV (valeurs séparées par des virgules). Si vous enregistrez à partir d’Excel, vous pouvez choisir le type de fichier délimité par des virgules.

Le fichier portera l’extension de fichier .csv une fois que vous l’aurez enregistré. Laissez le fichier ouvert jusqu’à ce que l’importation réussisse. Excel peut parfois reformater le fichier si vous le fermez avant que l’importation ne réussisse.

Éviter les erreurs d’importation courantes

Intacct recommande de suivre ces instructions pour éviter les erreurs d’importation.

Dans Microsoft Excel :

  1. Sélectionnez toutes les cellules.
  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur les cellules et sélectionnez Mettre en forme les cellules.
  3. Dans l’onglet Nombre, sélectionnez Texte, puis OK.
  4. Enregistrez le fichier.

Le format de date court est formaté comme suit : 15/3/2021

Dans Microsoft Excel :

  1. Sélectionnez une colonne de dates.
  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne et sélectionnez Mettre en forme les cellules.
  3. Dans l’onglet Nombre, sélectionnez Date et sélectionnez le format de date court.
  4. Enregistrez le fichier.

Bien que les espaces dans les champs Mémo soient autorisés, assurez-vous de ne laisser aucun espace au début ou à la fin de chaque champ (pas seulement les mémos). Les espaces de début et de fin peuvent engendrer des erreurs d’importation. Pour tous les autres champs, supprimez les espaces superflus au début ou à la fin des données.

Dans Microsoft Excel :

  1. Sélectionnez une plage de cellules.
  2. Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Édition, sélectionnez Rechercher et sélectionner, puis Remplacer.
  3. Dans la zone Rechercher quoi, saisissez une espace. Laissez la case Remplacer par vide.
  4. Sélectionnez Tout remplacer. Une invite s’ouvre pour vous indiquer le nombre d’espaces supprimés.
  5. Enregistrez le fichier.

Les virgules sont utilisées pour séparer les champs dans les fichiers CSV.

Pour éviter que les données ne soient insérées dans les mauvaises colonnes, évitez d’utiliser des virgules dans les champs numériques et de texte.

Si vous devez inclure une virgule dans un champ de texte, ajoutez toujours des guillemets au début et à la fin, par exemple : "Smith, John".

Les en-têtes de votre fichier CSV doivent correspondre au modèle en tout point, y compris l’orthographe, les majuscules et l’espacement. La moindre modification (telle que l’ajout d’un espace ou une différence de casse) conduira à un échec d’importation. Utilisez toujours le modèle officiel fourni par Sage Intacct.

Les champs d’identifiant doivent contenir des références exactes aux clients ou aux fournisseurs.

Les champs d’identifiant doivent correspondre en tout point, y compris les majuscules. Par exemple : ven100 et VEN100 ne correspondent pas.

Saisissez l’identifiant exactement tel qu’il apparaît dans Intacct, sous peine d’associer des transactions à un fournisseur ou un client erroné ou de provoquer une erreur de chargement.

Si vous faites référence à un fournisseur, un client, des conditions de paiement, un budget, etc. dans un fichier CSV, tout ce à quoi vous faites référence doit déjà exister dans Intacct.

Par exemple, si vous chargez des transactions pour un fournisseur, ce fournisseur doit déjà exister dans Intacct avant de commencer le chargement. Si le fournisseur n’existe pas, le chargement échouera.

Cela ne s’applique pas lors de la création de nouveaux clients ou fournisseurs à l’aide du processus d’importation.

Pour plus d’informations sur la numérotation correcte des éléments, voir la section Importation CSV : Exemples de numéros de ligne.

Les champs contenant des entrées valides prédéfinies (telles que Vrai/Faux) doivent commencer par une majuscule. Par exemple : Vrai et non VRAI ou vrai. La casse doit être identique pour les identifiants, et les entrée prédéfinies doivent commencer par une majuscule.

Si votre modèle d’importation contient un champ de pays, par exemple pour une adresse, assurez-vous que ce champ contient une écriture.

Si votre société a activé les codes de pays ISO, vous devez indiquer le code de pays dans le champ de pays de chaque fiche. Si vous n’êtes pas sûr que les codes ISO sont activés, demandez à votre administrateur ou réalisez un test d’importation pour confirmer le format requis.

Définir le format des dates

Lors du chargement de votre fichier CSV, vous pouvez sélectionner un format de date pour les dates dans votre fichier.

Séquence de dates Format de date
Jour, mois, année
  • JJ MM AA
  • JJ.MM.AA
  • JJ/MM/AA
  • JJ-MM-AA
Mois, jour, année
  • MM JJ AA
  • MM.JJ.AA
  • MM/JJ/AA
  • MM-JJ-AA
Année, mois, jour
  • AA MM JJ
  • AA.MM.JJ
  • AA/MM/JJ
  • AA-MM-JJ
Jour, mois, année
  • JJ MM AAAA
  • JJ.MM.AAAA
  • JJ/MM/AAAA
  • JJ-MM-AAAA
Mois, jour, année
  • MM JJ AAAA
  • MM.JJ.AAAA
  • MM/JJ/AAAA
  • MM-JJ-AAAA
Année, mois, jour
  • AAAA MM JJ
  • AAAA.MM.JJ
  • AAAA/MM/JJ
  • AAAA-MM-JJ

Lorsque vous sélectionnez un format de date ici, Intacct tente d’importer votre fichier à l’aide du format de date sélectionné. Si cela n’est pas possible, Intacct tente de détecter le format de date utilisé dans votre fichier et d’importer les données à l’aide de ce format.

Importer un fichier CSV

Maintenant que vous avez saisi vos données et que vous les avez examinées pour détecter les problèmes courants que les importations peuvent rencontrer, vous êtes prêt à importer votre fichier dans Intacct.

Pour importer votre fichier CSV :

  1. Accédez à Société > Configurer > Configuration > Importer des données.

  2. Recherchez le type d’informations que vous souhaitez importer, puis sélectionnez le lien Importer correspondant.

  3. Dans la boîte de dialogue Importer les informations relatives à la société, définissez les paramètres suivants et sélectionnez Importer :

    Importer les descriptions des options de fichier
    Option Description

    Parcourir

    Utilisez le bouton Parcourir pour localiser et sélectionner le fichier CSV que vous souhaitez importer.

    Format de date

    Lorsque vous sélectionnez un format de date ici, Sage Intacct tente d’importer votre fichier à l’aide du format de date sélectionné. Si cela n’est pas possible, Intacct tente de détecter le format de date utilisé dans votre fichier et d’importer les données à l’aide de ce format.

    Encodage de fichier

    Laissez l’option définie sur « Détection automatique », sauf si vous ne parvenez pas à importer votre fichier. Selon votre système d’exploitation, vous devrez peut-être sélectionner un autre type d’encodage de fichier.

    Traiter hors ligne

    Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement que le système doit effectuer sur les données chargées. Si vous n’êtes pas sûr de la durée que prendra votre chargement, sélectionnez Traiter hors ligne. Une fois le processus terminé, le système envoie un e-mail à l’adresse que vous avez fournie dans le champ Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse. Le système vous envoie également toutes les erreurs qui ont pu se produire au cours du processus. Si vous préférez attendre que le processus de chargement soit terminé, ne cochez pas la case Traiter hors ligne.

    Les transactions et autres fiches traitées hors ligne affichent comme source Système dans la piste d’audit, au lieu d’afficher Importation CSV.

    Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse

    Adresse e-mail à laquelle les résultats et les erreurs d’importation doivent être envoyés. Vous pouvez saisir plusieurs adresses e-mail, séparées par des points-virgules (;) ou des virgules (,).

    Sage Intacct vous recommande vivement de saisir une adresse e-mail.

Après une importation, Sage Intacct vous informe si l’importation a réussi et combien de fiches ont été importées.

Dans le cas d’une importation réussie, la page de confirmation vous permet de vérifier que toutes les fiches de votre fichier initial ont été importées avec succès sans avoir à les vérifier manuellement.

Importations CSV hors ligne

Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement qu’Intacct doit effectuer sur les données. En cas de doute, sélectionnez Traiter hors ligne sur la page Importer.

Une fois le processus hors ligne terminé, Intacct envoie un e-mail à l’adresse que vous avez saisie dans la boîte de dialogue Importer les informations de la société (dans laquelle vous avez importé votre fichier).

Intacct recommande de sélectionner Traiter hors ligne lors de l’importation de fichiers CSV et d’indiquer votre adresse e-mail. Si votre importation échoue, vous en serez toujours averti et les fiches présentant des échecs seront envoyées à votre adresse e-mail.

Gérer les erreurs

Si vous rencontrez des erreurs d’importation, consultez les conseils d’importation et les erreurs fréquentes.

Des erreurs d’importation se produisent lorsque vous essayez d’importer des informations qui ne correspondent pas aux exigences du modèle. Chaque modèle comporte un ensemble d’informations requises que vous devez saisir pour importer le fichier, ainsi que des formats à respecter pour certains types d’informations. Lisez les descriptions du modèle pour déterminer la manière la plus précise de saisir vos données.

Si des transactions individuelles sont erronées, les lignes de la transaction concernées sont enregistrées pour vous dans un fichier CSV, avec un code d’erreur pour chaque ligne. Vérifiez votre e-mail pour plus d’informations sur des erreurs spécifiques. Pour plus d’informations, voir la section Rechercher et corriger les erreurs d’importation CSV.

Pour en savoir plus sur le processus de chargement d’un fichier CSV, consultez la rubrique Préparer votre fichier pour l’importation CSV.

Descriptions des champs :

Les définitions de champs de votre modèle expliquent quel type d’informations est requis pour chaque champ et comment saisir des informations valides. Il est toujours judicieux de lire les définitions de champs avant de procéder à des écritures.

Vous pouvez réorganiser les colonnes de votre fichier CSV pour une plus grande facilité d’utilisation. Toutefois, l’en-tête de colonne doit contenir le nom du champ exactement tel qu’il apparaît sur le modèle initial.

Si vous avez téléchargé un modèle à partir de la liste de contrôle de configuration de la société ou d’une page de liste d’objets, votre modèle contient les en-têtes et les dimensions propres à votre société. Les en-têtes dans un modèle standard peuvent ne pas contenir de définitions de champ propres à votre société.

Pour importer des valeurs de dimension, saisissez les informations dans la colonne de dimension appropriée de la feuille de calcul d’importation. Sinon, aucune information n’apparaît pour cette dimension.

Si vous avez renommé des dimensions (consultez la rubrique Terminologie pour en savoir plus), le nom de la dimension n’apparaît pas dans le modèle CSV, mais le nom de la dimension Intacct initiale apparaît bien.

Lors de l’importation de données, les noms de la colonne FIELD peuvent différer de la terminologie utilisée dans votre emplacement. Pour plus d’informations sur les termes qui peuvent différer selon votre établissement, reportez-vous à la section Terminologie dans tous les paramètres régionaux.

Nom du champ : DONOTIMPORT

#

Toute ligne commençant par # est ignorée lors de l’importation.
Nom du champ : CONTRACT_ID

Nom du champ d’UI :

 Contrat

Type :

 Caractère

Longueur :

 20

Valeur par défaut :

  

Valeurs valides :

  

Dépendances :

 Un identifiant de contrat valide

Obligatoire :

 Oui

Modifiable :

  
Nom du champ : CONTRACT_LINENO

Nom du champ d’UI :

 Numéro de ligne de contrat

Type :

 Caractère

Longueur :

  

Valeur par défaut :

  

Valeurs valides :

 Un numéro de ligne de contrat valide

Dépendances :

  

Obligatoire :

 Oui, si les dimensions ne permettent pas d’identifier de manière unique la ligne de contrat.

Modifiable :

  

Remarques :

 Si vous ne saisissez pas de numéro de ligne de contrat, vous pouvez saisir une ou plusieurs valeurs de dimension permettant d’identifier de manière unique la ligne de contrat.
Nom du champ : USAGE_DATE

Nom du champ d’UI :

 Date d’utilisation

Type :

 Date

Longueur :

 12

Valeur par défaut :

  

Valeurs valides :

  

Dépendances :

Les enregistrements d’utilisation doivent être ajoutés par ordre chronologique, du plus ancien au plus récent. Par exemple, supposons que vous importiez deux enregistrements d’utilisation datés du 15 janvier et du 4 février. Dans le fichier CSV d’importation de l’utilisation, ajoutez la fiche du 15 janvier à la ligne 3 et la fiche du 4 février à la ligne 4.

La date d’utilisation est limitée comme suit :

  • Pour une facturation à quantité variable :
    • Pour les contrats à durée déterminée : La date d’utilisation doit être égale ou postérieure à la date de début de la ligne de contrat.
    • Pour les contrats permanents : La date d’utilisation doit être égale ou postérieure à la date de début de la période de facturation récurrente à laquelle elle est associée.
  • Pour la facturation de la quantité engagée : La date d’utilisation doit être égale ou postérieure à la date de début de la ligne de contrat et au plus tard à la date de fin de la ligne de contrat. La date d’utilisation doit également être identique ou postérieure à la date d’utilisation la plus récente.
  • Pour les revenus basés sur la quantité : La date d’utilisation doit être égale ou postérieure à la date de début de la ligne de contrat.

Pour les revenus basés sur le quantité inclus dans un APM, la date d’utilisation est en outre restreinte comme suit :

  • Ne peut pas être daté entre deux dates d’entrée en vigueur de ventilation APM. Par exemple, si la ventilation APM #1 est datée du 01/01/2019 et la ventilation APM est datée du 01/02/2019 et que les deux ventilations APM existent lorsque l’utilisation est ajoutée, la fiche d’utilisation ne peut pas être datée du 15/01/2019.
  • Ne peut pas être daté avant la première ventilation APM s’il existe au moins une fiche d’utilisation datée après la première ventilation APM. Par exemple, si la ventilation APM est datée du 01/02/2019 et qu’il existe une fiche d’utilisation datée du 05/02/2019, vous ne pouvez pas ajouter une fiche d’utilisation datée du 15/01/2019. Si la fiche 05/02/2019 n’existait pas, vous pouvez ajouter la fiche 15/01/2019.

Obligatoire :

 Oui

Modifiable :

  
Nom du champ : QUANTITY

Nom du champ d’UI :

 Quantité

Type :

 Numéro

Longueur :

 17

Valeur par défaut :

  

Valeurs valides :

  

Dépendances :

  

Obligatoire :

 Oui

Modifiable :

  

Remarques :

  
Nom du champ : Service_period_start

Nom du champ d’UI :

 Date de début de la période de service

Type :

 Date

Longueur :

  

Valeur par défaut :

  

Valeurs valides :

 Une date valide.

Dépendances :

 Doit être au plus tard à la date de fin de la période de service.

Obligatoire :

 Uniquement lorsque la date de fin de la période de service est spécifiée.

Modifiable :

  

Remarques :

  
Nom du champ : Service_period_end

Nom du champ d’UI :

 Date de fin de la période de service

Type :

 Date

Longueur :

  

Valeur par défaut :

  

Valeurs valides :

 Une date valide.

Dépendances :

 Doit être égale ou postérieure à la date de début de la période de service.

Obligatoire :

 Uniquement lorsque la date de début de la période de service est spécifiée.

Modifiable :

  

Remarques :

  
Nom du champ : CUSTOMER_ID

Nom du champ d’UI :

 Client

Type :

 Caractère

Longueur :

  

Valeur par défaut :

  

Valeurs valides :

  

Dépendances :

 Un client valide

Obligatoire :

 Non

Modifiable :

  

Remarques :

 Saisissez un identifiant client uniquement si vous ne connaissez pas le numéro de ligne du contrat. Cette dimension, ainsi que toute autre dimension saisie, doit identifier de manière unique le numéro de ligne de contrat.
Nom du champ : ITEM_ID

Nom du champ d’UI :

 Article

Type :

 Caractère

Longueur :

 20

Valeur par défaut :

  

Valeurs valides :

  

Dépendances :

 Un article valide

Obligatoire :

 Non

Modifiable :

  

Remarques :

 Saisissez un ID d’article uniquement si vous ne connaissez pas le numéro de ligne du contrat. Cette dimension, ainsi que toute autre dimension saisie, doit identifier de manière unique le numéro de ligne de contrat.
Nom du champ : LOCATION_ID

Nom du champ d’UI :

 Établissement

Type :

 Caractère

Longueur :

 20

Valeur par défaut :

  

Valeurs valides :

  

Dépendances :

 Un établissement valide

Obligatoire :

 Non

Modifiable :

  

Remarques :

 Saisissez un identifiant d’établissement uniquement si vous ne connaissez pas le numéro de ligne du contrat. Cette dimension, ainsi que toute autre dimension saisie, doit identifier de manière unique le numéro de ligne de contrat.
Nom du champ : DEPARTMENT_ID

Nom du champ d’UI :

 Service

Type :

 Caractère

Longueur :

 20

Valeur par défaut :

  

Valeurs valides :

  

Dépendances :

 Un service valide

Obligatoire :

 Non

Modifiable :

  

Remarques :

 Saisissez un identifiant de service uniquement si vous ne connaissez pas le numéro de ligne du contrat. Cette dimension, ainsi que toute autre dimension saisie, doit identifier de manière unique le numéro de ligne de contrat.
Nom du champ : PROJECT_ID

Nom du champ d’UI :

 Projet

Type :

 Caractère

Longueur :

 20

Valeur par défaut :

  

Valeurs valides :

  

Dépendances :

 Un projet valide

Obligatoire :

 Non

Modifiable :

  

Remarques :

 Saisissez un identifiant de projet uniquement si vous ne connaissez pas le numéro de ligne du contrat. Cette dimension, ainsi que toute autre dimension saisie, doit identifier de manière unique le numéro de ligne de contrat.
Nom du champ : CLASS_ID

Nom du champ d’UI :

 Classe

Type :

 Caractère

Longueur :

 20

Valeur par défaut :

  

Valeurs valides :

  

Dépendances :

 Une classe valide

Obligatoire :

 Non

Modifiable :

  

Remarques :

 Saisissez un identifiant de classe uniquement si vous ne connaissez pas le numéro de ligne du contrat. Cette dimension, ainsi que toute autre dimension saisie, doit identifier de manière unique le numéro de ligne de contrat.
Nom du champ : EMPLOYEE_ID

Nom du champ d’UI :

 Collaborateur

Type :

 Caractère

Longueur :

 20

Valeur par défaut :

  

Valeurs valides :

  

Dépendances :

 Un collaborateur valide

Obligatoire :

 Non

Modifiable :

Remarques

 Saisissez un identifiant de collaborateur uniquement si vous ne connaissez pas le numéro de ligne du contrat. Cette dimension, ainsi que toute autre dimension saisie, doit identifier de manière unique le numéro de ligne de contrat.
Nom du champ : VENDOR_ID

Nom du champ d’UI :

 Fournisseur

Type :

 Caractère

Longueur :

 20

Valeur par défaut :

  

Valeurs valides :

  

Dépendances :

 Un fournisseur valide.

Obligatoire :

 Non

Modifiable :

  

Remarques

 Saisissez un identifiant fournisseur uniquement si vous ne connaissez pas le numéro de ligne du contrat. Cette dimension, ainsi que toute autre dimension saisie, doit identifier de manière unique le numéro de ligne de contrat.