Importation CSV : Contrats

Vous pouvez importer des informations de contrat en chargeant un fichier CSV. Ce processus d’importation importe l’en-tête du contrat. Importez les lignes de contrat et toutes les dépenses associées dans des processus d’importation distincts après avoir importé le ou les en-têtes de contrat.

Télécharger un modèle d’importation de contrat

Nous vous recommandons de télécharger un nouveau modèle d’importation vierge chaque fois que vous importez des contrats dans Sage Intacct. Ceci est important dans la mesure où :

• les modèles sont automatiquement personnalisés en fonction de la configuration de votre société, y compris les dimensions et les champs personnalisés que vous avez créés ;
• les modèles peuvent être mis à jour par Intacct à tout moment, en particulier lorsqu’une nouvelle version d’Intacct est publiée. Cela signifie qu’un modèle plus ancien peut ne pas fonctionner.

Pour télécharger un modèle de contrat :

1. Aller à Contrats > Tous >Contrats.

2. Dans le Contrats Liste, sélectionnez Importer.

   Le Importer les informations de la Société La boîte de dialogue apparaît.

3. Sélectionnez le lien Télécharger le modèle.

   Le modèle s’ouvre dans Excel.

Préparer un fichier CSV pour importation

Lorsque vous téléchargez un modèle, celui-ci contient déjà les bons en-têtes. Il vous suffit de remplir les colonnes avec vos données, de les enregistrer sous forme de fichier CSV et de charger le fichier. Les titres d’en-tête du modèle que vous téléchargez correspondent aux champs d’Intacct. Des titres d’en-tête incorrects entraîneront une erreur de chargement.

Pour en savoir plus sur le processus de chargement du fichier CSV, y compris les bonnes pratiques, les erreurs courantes et la façon de charger votre fichier CSV, voir Préparer votre fichier pour l’importation CSV.

Meilleures pratiques

Les meilleures pratiques suivantes vous aideront à préparer votre fichier CSV en vue du chargement.

1. Téléchargez un modèle.

   • Utilisez le modèle le plus récent, en particulier après publication d’une nouvelle version du produit.
   • Utilisez le modèle approprié pour la zone dans laquelle vous souhaitez charger des informations. Différents modèles permettent d’organiser différents types d’informations. Utilisez un modèle spécifique en fonction des informations que vous devez charger.

2. Utilisez les descriptions des colonnes comme guide pour saisir des informations.

   • Ne modifiez pas les titres de la ligne d’en-tête.
     Les titres des en-têtes sont en corrélation avec les champs dans Intacct. Des titres d’en-tête incorrects entraîneront une erreur de chargement. Lorsque vous téléchargez un modèle depuis la liste de contrôle de configuration de la Société, celui-ci comprend les bons en-têtes.
   • Lisez les descriptions des en-têtes dans le modèle.
     Le description en-tête est la cellule située sous la ligne en-tête qui explique le type d’informations qui est accepté pour chaque colonne. La saisie d’informations dans un format incorrect ou avec une valeur acceptée incorrecte entraînera la génération d’une erreur lors de votre chargement.
   • Saisissez les informations requises.
     Certaines données sont requises, d’autres non. Lisez le champ de description afin de déterminer les informations requises. Si vous ne saisissez pas les informations requises, votre chargement échouera.
3. Enregistrez le fichier au format CSV (valeurs séparées par des virgules). Si vous enregistrez à partir d’Excel, vous pouvez choisir l’option délimité par des virgules Type de fichier.

Le fichier portera l’extension de fichier .csv après l’avoir enregistrée.
Laissez le fichier ouvert jusqu’à ce que l’importation réussisse. Excel peut parfois reformater le fichier si vous le fermez avant que l’importation ne réussisse.

Éviter les erreurs d’importation courantes

Intacct recommande de suivre ces instructions pour éviter les erreurs d’importation.

Définir le format des dates

Lors du chargement de votre fichier CSV, vous pouvez sélectionner un format de date pour les dates dans votre fichier.

Lorsque vous sélectionnez un format de date ici, Intacct tente d’importer votre fichier à l’aide du format de date sélectionné. Si cela n’est pas possible, Intacct tente de détecter le format de date utilisé dans votre fichier et d’importer les données à l’aide de ce format.

Maintenant que vous avez saisi vos données et que vous les avez examinées pour détecter les problèmes courants que les importations peuvent rencontrer, vous êtes prêt à importer votre fichier dans Intacct.

Pour importer votre fichier CSV :

1. Lorsque vous êtes prêt à importer le fichier, Aller à Contrats > Tous > Contrats et sélectionnez Importer.

   Le Importer les informations de la Société La boîte de dialogue apparaît.

2. Recherchez et sélectionnez le fichier CSV que vous souhaitez importer.
3. Spécifiez l’adresse e-mail à laquelle les résultats doivent être envoyés. En cas d’échec d’importation d’une fiche, vous en serez averti par e-mail.

4. Sélectionnez d’autres options si nécessaire.

   Importer les informations sur la société : options

   Importer les descriptions des options de fichier

   Option	Description
   Parcourir	Utilisez le bouton Parcourir pour localiser et sélectionner le fichier CSV que vous souhaitez importer.
   Format de date	Lorsque vous sélectionnez un format de date ici, Sage Intacct tente d’importer votre fichier à l’aide du format de date sélectionné. Si cela n’est pas possible, Intacct tente de détecter le format de date utilisé dans votre fichier et d’importer les données à l’aide de ce format.
   Encodage de fichier	Laissez l’option définie sur « Détection automatique », sauf si vous ne parvenez pas à importer votre fichier. Selon votre système d’exploitation, vous devrez peut-être sélectionner un autre type d’encodage de fichier.
   Traiter hors ligne	Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement que le système doit effectuer sur les données chargées. Si vous n’êtes pas sûr de la durée que prendra votre chargement, sélectionnez Traiter hors ligne. Une fois le processus terminé, le système envoie un e-mail à l’adresse que vous avez fournie dans le champ Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse. Le système vous envoie également toutes les erreurs qui ont pu se produire au cours du processus. Si vous préférez attendre que le processus de chargement soit terminé, ne cochez pas la case Traiter hors ligne. Les transactions et autres fiches traitées hors ligne affichent comme source Système dans la piste d’audit, au lieu d’afficher Importation CSV.
   Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse	Adresse e-mail à laquelle les résultats et les erreurs d’importation doivent être envoyés. Vous pouvez saisir plusieurs adresses e-mail, séparées par des points-virgules (;) ou des virgules (,). Sage Intacct vous recommande vivement de saisir une adresse e-mail.

5. Sélectionnez Importer.

   L’une des options suivantes apparaîtra :

   • Notification de réussite de l’importation : Toutes les lignes de contrat ont été importées avec succès. Sélectionnez Terminé pour fermer la boîte de dialogue.
   • Notification d’erreur d’importation : Au moins une ligne de contrat n’a pas pu être importée. Voir Notification d’erreur d’importation pour plus d’informations sur la façon de résoudre les erreurs.

Importations CSV hors ligne

Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement qu’Intacct doit effectuer sur les données. En cas de doute, sélectionnez Traiter hors ligne sur la page Importer.

Une fois le processus hors ligne terminé, Intacct envoie un e-mail à l’adresse que vous avez saisie dans la boîte de dialogue Importer les informations de la société (dans laquelle vous avez importé votre fichier).

Gérer les erreurs

Descriptions des champs :

Les définitions de champs de votre modèle expliquent quel type d’informations est requis pour chaque champ et comment saisir des informations valides. Il est toujours judicieux de lire les définitions de champs avant de procéder à des écritures.

Dates dans le modèle de contrats

Le modèle de contrats contient plusieurs champs faisant référence à des dates, soit des dates de début ou de fin. Ces champs de date font référence au champ qui le précède immédiatement dans le modèle. Lorsque vous entrez une date de début ou de fin dans ce modèle, assurez-vous de vérifier le champ juste avant le champ de date, pour définir et référencer correctement les dates que vous souhaitez.

Nom du champ :	DONOTIMPORT
#	Toute ligne commençant par # est ignorée lors de l’importation.
Nom du champ :	CONTRACT_ID
Nom du champ d’UI :
Type :	Caractère
Longueur :	50
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Alphanumérique et trait de soulignement
Dépendances :	Aucune
Obligatoire :	Oui
Modifiable :	Non
Nom du champ :	CONTRACT_NAME
Nom du champ d’UI :
Type :	Texte
Longueur :	200
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Alphanumérique et trait de soulignement
Dépendances :	Aucune
Obligatoire :	Oui
Modifiable :	Oui
Nom du champ :	CONTRACT_DESCRIPTION
Nom du champ d’UI :	Description
Type :	Caractère
Longueur :	1000
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Alphanumérique et trait de soulignement
Dépendances :	Aucune
Obligatoire :	Non
Modifiable :	Oui
Nom du champ :	PARENT_CONTRACT
Nom du champ d’UI :	Classe parente
Type :	Caractère
Longueur :	20
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Alphanumérique et trait de soulignement
Dépendances :	Fait référence à un emplacement valide
Obligatoire :	Non
Modifiable :	Oui
Nom du champ :	BEGIN_DATE
Nom du champ d’UI :	Date de début
Type :	Date
Longueur :	12
Valeur par défaut :
Valeurs valides :
Dépendances :
Obligatoire :	Oui
Modifiable :
Nom du champ :	END_DATE
Nom du champ d’UI :	Date de fin
Type :	Date
Longueur :	12
Valeur par défaut :
Valeurs valides :
Dépendances :
Obligatoire :	Oui
Modifiable :
Nom du champ :	CUSTOMER_ID
Nom du champ d’UI :	Identifiant client
Type :	Caractère
Longueur :
Valeur par défaut :
Valeurs valides :
Dépendances :	Un client valide
Obligatoire :	Oui
Modifiable :
Nom du champ :	BILL_TO_CONTACT_NAME
Nom du champ d’UI :	Facturer à
Type :	Caractère
Longueur :
Valeur par défaut :
Valeurs valides :
Dépendances :	Un contact valide
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Nom du champ :	SHIP_TO_CONTACT_NAME
Nom du champ d’UI :	Expédier à
Type :	Caractère
Longueur :
Nom du champ :	STATE
Nom du champ d’UI :	Statut
Type :	Caractère
Longueur :
Valeur par défaut :	En cours
Valeurs valides :	En cours, Brouillon
Dépendances :
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Nom du champ :	CURRENCY
Nom du champ d’UI :	Devise
Type :	Caractère
Longueur :	3
Valeur par défaut :	Devise de tenue de compte
Valeurs valides :	Toute devise définie, telle que USD ou EUR. Un champ vide indique la devise de tenue de compte
Dépendances :	Doit faire référence à une devise précédemment définie
Obligatoire :	Non
Modifiable :	Oui
Remarques :	utiliser uniquement pour les sociétés multi-entités. Ce champ définit la devise des transactions. Si aucun champ n’est défini ici, la devise de tenue de compte est utilisée.
Nom du champ :	BASE_CURRENCY
Nom du champ d’UI :	Devise de tenue de compte
Type :	Caractère
Longueur :
Valeur par défaut :
Valeurs valides :
Dépendances :	Une configuration de devise et de format valides
Obligatoire :	Oui
Modifiable :
Nom du champ :	EXCHANGE_RATE_TYPE
Nom du champ d’UI :	Type de taux de change
Type :	Caractère
Longueur :
Valeur par défaut :
Valeurs valides :
Dépendances :	Un type de taux de change valide
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Nom du champ :	ENTITY
Nom du champ d’UI :	Entité
Type :	Caractère
Longueur :	20
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Un établissement valide existant
Dépendances :	Aucune
Obligatoire :	Dans les sociétés multi-entités partagées, ce champ est obligatoire.
Modifiable :	Non
Nom du champ :	ACTIVE
Nom du champ d’UI :	Statut
Type :	Caractère
Longueur :	1
Valeur par défaut :	T
Valeurs valides :	T (vrai), F (faux)
Dépendances :	Aucune
Obligatoire :	Non
Modifiable :	Oui
Remarques :	T = visible dans les listes ; F = non visible dans les listes, mais reste disponible pour une utilisation ultérieure.
Nom du champ :	BILLING_FREQUENCY
Nom du champ d’UI :	Fréquence de facturation
Type :	Caractère
Longueur :
Valeur par défaut :	Mensuellement
Valeurs valides :	Mensuel, trimestriel, annuel
Dépendances :
Obligatoire :	Obligatoire uniquement si des lignes de contrat ont été ajoutées par la suite, où la quantité d’utilisation récurrente = vrai et la fréquence des montants forfaitaires/fixes = Unique ou Utiliser le modèle de facturation.
Modifiable :	Oui
Nom du champ :	BILLING_PRICE_LIST
Nom du champ d’UI :	Liste de tarifs de facturation
Type :	Caractère
Longueur :
Valeur par défaut :
Valeurs valides :
Dépendances :	Un tarif de facturation valide
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Remarque :	Ce champ n’a aucune incidence sur les lignes de contrat associées à ce contrat que vous importez après l’importation du contrat. Toutes les lignes de contrat que vous importez via le modèle d’importation de ligne de contrat auront le montant forfaitaire/fixe saisi dans le modèle d’importation. Ils ne bénéficieront d’aucun prix par défaut des tarif de facturation associés.
Nom du champ :	FAIR_VALUE_PRICE_LIST
Nom du champ d’UI :	Liste de tarif à la juste valeur
Type :	Caractère
Longueur :
Valeur par défaut :
Valeurs valides :
Dépendances :	Un tarif à la juste valeur valide
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Nom du champ :	TERM_NAME
Nom du champ d’UI :	Conditions de paiement
Type :	Caractère
Longueur :
Valeur par défaut :
Valeurs valides :
Dépendances :	Une condition de paiement CC valide
Obligatoire :	Oui
Modifiable :
Nom du champ :	ADV_BILL_BY
Nom du champ d’UI :	Facturation à l’avance : nb de jours/mois avant la date de début du contrat
Type :	Numéro
Longueur :	3
Valeur par défaut :
Valeurs valides :
Dépendances :
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Nom du champ :	ADV_BILL_BY_TYPE
Nom du champ d’UI :	Facturation à l’avance : nb de jours/mois avant la date de début du contrat
Type :	Caractère
Longueur :
Valeur par défaut :
Valeurs valides :	Jours, Mois
Dépendances :
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Nom du champ :	RENEWAL_ADV_BILL_BY
Nom du champ d’UI :	Facturation à l’avance : nb de jours/mois avant la date de début du contrat
Type :	Numéro
Longueur :	3
Valeur par défaut :
Valeurs valides :
Dépendances :
Obligatoire :	Non
Remarques :	Ce champ s’applique uniquement au contrat enfant créé lors du renouvellement.
Modifiable :
Nom du champ :	RENEWAL_ADV_BILL_BY_TYPE
Nom du champ d’UI :	Facturation à l’avance : nb de jours/mois avant la date de début du contrat
Type :	Caractère
Longueur :
Valeur par défaut :
Valeurs valides :	Jours, Mois
Dépendances :
Obligatoire :	Non
Remarques :	Ce champ s’applique uniquement au contrat enfant créé lors du renouvellement.
Modifiable :
Nom du champ :	RENEW
Nom du champ d’UI :	Renouveler
Type :	Caractère
Longueur :
Valeur par défaut :
Valeurs valides :	T (vrai), F (faux)
Dépendances :
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Nom du champ :	RENEWAL_TEMPLATE
Nom du champ d’UI :	Modèle de renouvellement
Type :	Caractère
Longueur :	40
Valeur par défaut :
Valeurs valides :
Dépendances :	Un ID de modèle de renouvellement valide
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Nom du champ :	RENEWAL_TERM_LENGTH
Nom du champ d’UI :	Durée du renouvellement
Type :	Numéro
Longueur :	4
Valeur par défaut :
Valeurs valides :	Chiffres de 0 à 9
Dépendances :
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Nom du champ :	RENEWAL_TERM_PERIOD
Nom du champ d’UI :	Période de renouvellement
Type :	Caractère
Longueur :
Valeur par défaut :	Mois
Valeurs valides :	Années, mois, jours
Dépendances :
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Nom du champ :	CONTRACT_TYPE
Nom du champ d’UI :	Type de contrat
Type :	Caractère
Longueur :
Valeur par défaut :
Valeurs valides :
Dépendances :	Un type de contrat valide
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Nom du champ :	TIMESHEET_AGGREGATION
Nom du champ d’UI :	Reporter les revenus estimés en fonction du temps avant le
Type :	Caractère
Longueur :
Valeur par défaut :
Valeurs valides :	Projet, Projet et article, Projet et tâche
Dépendances :	Activer les revenus différés pour les projets Main-d’œuvre et matériaux doit être activée dans Configurer les contrats.
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Nom du champ :	LOCATION_ID
Nom du champ d’UI :	Établissement
Type :	Caractère
Longueur :	20
Valeur par défaut :
Valeurs valides :
Dépendances :	Un emplacement valide
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Nom du champ :	DEPARTMENT_ID
Nom du champ d’UI :	Service
Type :	Caractère
Longueur :	20
Valeur par défaut :
Valeurs valides :
Dépendances :	Un service valide
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Nom du champ :	CONTRACT_PROJECTID
Nom du champ d’UI :	Projet
Type :	Caractère
Longueur :	20
Valeur par défaut :
Valeurs valides :
Dépendances :	Un projet valide. Le client du projet doit être le même client que le client du contrat.
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Nom du champ :	CONTRACT_EMPLOYEEID
Nom du champ d’UI :	Collaborateur
Type :	Caractère
Longueur :	20
Valeur par défaut :
Valeurs valides :
Dépendances :	Un collaborateur valide
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Nom du champ :	CONTRACT_CLASSID
Nom du champ d’UI :	Classe
Type :	Caractère
Longueur :	20
Valeur par défaut :
Valeurs valides :
Dépendances :	Une classe valide
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Nom du champ :	CONTRACT_VENDORID
Nom du champ d’UI :	Fournisseur
Type :	Caractère
Longueur :	20
Valeur par défaut :
Valeurs valides :
Dépendances :	Un fournisseur valide
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Nom du champ :	CONTRACT_WAREHOUSEID
Nom du champ d’UI :	Entrepôt
Type :	Caractère
Longueur :	20
Valeur par défaut :
Valeurs valides :
Dépendances :	Un entrepôt valide
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Nom du champ :	APPLICATION
Nom du champ d’UI :	Suivi des contrats
Type :	Caractère
Longueur :
Valeur par défaut :	Contrats
Valeurs valides :	Contrats, Ventes
Dépendances :
Obligatoire :	Non
Modifiable :
Remarques :	Contrats = un contrat entièrement fonctionnel et Ventes = un contrat de dimension uniquement. Seuls les champs de modèle suivants sont applicables lors de l’importation de contrats portant uniquement sur une dimension : ID_CONTRAT, NOM_CONTRAT, DESCRIPTION_CONTRAT, DATE_DÉBUT, DATE_FIN, ID_CLIENT, NOM_CONTACT_FACTURATION, NOM_CONTACT_EXPÉDITION, APPLICATION, NOM_CONTACT_SUPPLÉMENTAIRE
Nom du champ :	ADDITIONAL_CONTACT_CONTACT_NAME
Nom du champ d’UI :	Contact supplémentaire
Type :	Caractère
Longueur :
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :
Dépendances :	Un nom de contact valide.
Obligatoire :	Non
Modifiable :	Oui
Remarques :	Applicable uniquement lorsque APPLICATION = Ventes.