Aperçu des transactions inter-entités
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Dans les sociétés multi-entités, il est courant qu’une entité ait des transactions avec une autre entité au sein de la même société. C’est ce qu’on appelle une transaction inter-entités (IET). Pour activer ces transactions, vous devez d’abord configurer des relations de mappage de comptes inter-entités, à l’aide de la page Mappage de comptes inter-entités (Compagnie > Coup monté > Configuration > Paramètres de comptes inter-entités >Mappage de comptes inter-entités).
Pour plus de détails, voir Plans de mappage de comptes inter-entités.
Entités d’une société multi-entités partagée
Dans une société multi-entités partagée, les entités représentent une identification fiscale distincte ou un registre comptable garanti de manière distincte et parfaitement équilibré. Les entités correspondent généralement à des divisions, des franchises, des sociétés affiliées, des associations, des établissements, des chapitres, des fonds autonomes ou des filiales avec un plan comptable partagé.
Une société multi-entités partagée comprend une ou plusieurs entités de niveau général. La société dispose d’un ensemble de listes de données partagées entre toutes les entités. Ces listes de données partagées comprennent les utilisateurs, le plan comptable, les clients, les fournisseurs et les collaborateurs. Les administrateurs définissent les listes de données partagées une fois au niveau général et les utilisent dans toutes les entités de la société. Les administrateurs utilisent le niveau général pour gérer les entités et leurs données.
Les administrateurs peuvent également limiter le travail au niveau de l’entité uniquement aux utilisateurs et aux membres de la liste de données de référence tels que les fournisseurs, les clients et les collaborateurs. Les administrateurs peuvent même restreindre les utilisateurs à travailler uniquement dans des entités particulières.
Une société de gestion immobilière est un exemple de société partagée multi-entités. Une entité représente le siège social de l’entreprise et chaque propriété gérée est représentée par sa propre entité distincte.
Transactions inter-entités
Les transactions inter-entités peuvent être générées lorsque :
- Vous souhaitez suivre le moment où une entité paie des factures fournisseurs pour le compte d’une autre entité.
- Le niveau général sert à payer une facture fournisseur dont le coût est réparti entre plusieurs entités.
- Vous envoyez de l’argent d’une entité à une autre sous forme de prêt.
- Percevoir des revenus auprès des clients pour le compte d’une facture d’une autre entité.
- Deux entités ont un accord de partage des revenus.
- Une entité vend des stocks qui appartiennent à une autre entité.
Écritures de journal et dimensions inter-entités
Les transactions inter-entités sont simplifiées par :
- Comptabilisation des transactions inter-entités dans une seule écriture de journal, plutôt que dans plusieurs.
- Empêcher les dimensions, autres que la dimension Emplacement, de circuler vers les transactions inter-entités.
Les écritures de transaction inter-entités sont équilibrées par entité.
Correspondance de comptes inter-entités
Sage Intacct enregistre les transactions inter-entités séparément des autres types de transactions débitrices et créditrices. Un exemple de transaction inter-entités est lorsqu’une entité paie une facture fournisseur pour le compte d’une autre entité. Pour chaque entité de votre société, vous pouvez spécifier les comptes créditeurs et débiteurs que vous souhaitez utiliser pour les transactions inter-entités.
Vous pouvez configurer des comptes de transaction inter-entités (IET) pour toutes vos entités sur une page centrale. Tout d’abord, sélectionnez un plan de mappage de compte inter-entités, soit de base, soit avancé. Le plan de base permet d’utiliser deux comptes par entité pour les transactions inter-entités. Le plan avancé permet d’utiliser quatre comptes par entité pour les transactions inter-entités.
Plans de mappage de comptes inter-entités
Le plan de base vous permet d’utiliser un seul ensemble de comptes inter-entités par entité pour le suivi de niveau supérieur, tandis que le plan avancé vous permet de définir des ensembles distincts de comptes inter-entités pour chaque relation d’entité ou paire d’entités, et adopte une approche plus granulaire. Étant donné que les comptes débiteurs inter-entités (IER) et les comptes créditeurs inter-entités (IEP) reflètent une obligation pour une entité de régler avec une autre, la séparation de ces comptes entre paires d’entités vous permet d’établir des rapports plus spécifiques sur la manière dont ces obligations surviennent. L’utilisation du plan avancé ne signifie pas nécessairement que vous avez besoin de quatre comptes pour chaque paire d’entités. Vous pouvez réutiliser les comptes si vous avez des exigences différentes en matière de granularité entre vos entités. Par exemple, vous pouvez configurer un compte IEP et un compte IER pour vos entités UK et US, tout en utilisant quatre comptes différents pour les entités Australie et France.
Lorsque vous réfléchissez à la configuration qui vous convient le mieux, il est important de comprendre comment les soldes des comptes débiteurs et créditeurs inter-entités sont finalement réglés, c’est-à-dire comment et quand le paiement doit être effectué.
- Basique. Le plan de mappage de comptes inter-entités de base vous permet de mapper les entités aux comptes utilisés pour comptabiliser les transactions inter-entités. Pour chaque entité, vous pouvez définir un compte débiteur et un compte créditeur communs afin d’enregistrer toutes les transactions inter-entités impliquant cette entité. Inutile de régler séparément les soldes entre les entités concernées, vous définissez un compte débiteur inter-entités (IER) et un compte créditeur inter-entités (IEP) par entité. Vous pouvez partager entre plusieurs entités un seul ensemble de comptes débiteurs et créditeurs inter-entités. Vous pouvez également régler ces comptes directement par le biais d’espèces ou de placements, selon vos besoins.
Un exemple de plan de mappage de compte inter-entités de base est présenté ici :
Plan de mappage de compte IET de base Entité
IER
IEP
E100-US
1901 Compte débiteur inter-entités
2901 Compte fournisseur inter-entités
E200-UK
1902 Compte débiteur inter-entités
2902 Compte fournisseur inter-entités
E300-AUS
1903 Compte débiteur inter-entités
2903 Compte fournisseur inter-entités
- Avancé. Le plan de mappage de comptes inter-entités avancé vous permet de mapper des paires d’entités effectuant des transactions à deux comptes quatre maximum utilisés pour enregistrer les transactions inter-entités (IET). Cela permet une plus grande granularité dans le suivi de qui doit qui, afin que vous puissiez régler entre chaque paire d’entités individuellement, si nécessaire. Le plan avancé permet de mapper chaque entité à une combinaison de comptes directionnels qui enregistrent les comptes débiteurs et créditeurs inter-entités à l’aide de comptes distincts ou communs. Vous pouvez utiliser n’importe quelle combinaison de comptes débiteur et créditeur (IER et IEP).
Un exemple de plan de mappage de comptes inter-entités avancé est présenté ici :
Plan de mappage de compte IET avancé Entité A
Entité B
Compte client inter-entités Entité A
Compte fournisseur inter-entités Entité A
Compte client inter-entités Entité B
Compte fournisseur inter-entités Entité B
E100-US
E200-UK
1911 - Compte créditeur
2911 Compte créditeur
1921 - Compte créditeur
2921 Compte créditeur
E100-US
E300-AUS
1912-Compte débiteur
2912 Compte créditeur
1931 Compte créditeur
2931 Compte créditeur
E100-US
E400-CAN
1913 - Compte créditeur
2913 Compte créditeur
1941 Compte créditeur
2941 Compte créditeur
E100-US
E500-MEX
1914 - Compte créditeur
2914 Compte créditeur
1951 Compte créditeur
2951 Compte créditeur
E400-CAN
E500-MEX
1942 - Compte créditeur
2942 Compte créditeur
1952 Compte créditeur
2952 Compte créditeur
Élimination inter-entités
Si vous utilisez la consolidation, vous pouvez choisir d’éliminer automatiquement les créances et les comptes fournisseurs inter-entités pour les entités incluses dans la consolidation.
Les transactions inter-entités doivent être retirées (éliminées) des états financiers consolidés. L’élimination des transactions inter-entités est souhaitable pour les rapports consolidés car l’objectif des états consolidés est de présenter les résultats d’exploitation et la situation financière d’une société mère et de ses filiales essentiellement comme si le groupe consolidé était une société unique avec une ou plusieurs succursales ou divisions.
Les transactions typiques qui doivent être éliminées sont les suivantes :
- Comptes créditeurs et comptes débiteurs inter-entités. Transactions d’origine (source)/d’échéance (cible) résultant du paiement de factures fournisseurs ou de la réception d’espèces pour le compte d’une autre entité.
- Dette inter-entités. Tous les prêts consentis d’une entité à une autre au sein du groupe de consolidation. Ces transactions entraînent une compensation des effets à payer et des effets à recevoir, ainsi qu’à compenser les charges d’intérêts et les produits d’intérêts.
- Revenus et dépenses inter-entités. Par exemple, la vente de biens ou de services d’une entité à une autre au sein du groupe de consolidation. La raison de ces éliminations est qu’une entreprise ne peut pas comptabiliser les revenus des ventes à elle-même ; Toutes les ventes doivent être effectuées à des entités externes. Ces problèmes surviennent le plus souvent lorsqu’une société est intégrée verticalement.
- Transfert d’inventaire entre entités. Les transferts d’inventaire consistent essentiellement en la vente ou l’achat d’actifs entre entités.
- Actionnariat inter-entités. Élimine l’intérêt de propriété de la société mère par rapport à ses filiales.
Pour plus d’informations sur l’élimination automatique inter-entités, reportez-vous à la section Éliminations automatiques inter-entités dans les consolidations.
Équilibrer automatiquement les écritures de journal des transactions inter-entités entre les devises de base
Intacct équilibre automatiquement les écritures de journal du Grand livre des transactions inter-entités entre les entités ayant plusieurs devises de tenue de compte. L’utilisation de taux de change automatisés garantit des conversions de devises à jour et, par conséquent, des rapprochements précis pour les sociétés multi-entités et multidevises.
Les écritures de journal du Grand livre indiquent les écritures de transaction source et inter-entités, ce qui facilite l’exploration et le rapprochement d’une transaction donnée.
Source
Le Entité source définit le contexte de la transaction inter-entités, en ce sens qu’il détermine sur quelles rives vous vous trouvez. Intacct utilise la source pour déterminer s’il existe un crédit ou un débit pour l’entité source, puis détermine tout le reste. Par exemple, si l’entité source a besoin d’un crédit, toutes les lignes non sources de la transaction nécessitent un débit.
Lors de l’examen d’une transaction inter-entités dont l’entité source est indiquée, Intacct effectue les opérations suivantes :
-
Lit l’entité source à partir de l’en-tête.
-
Recherche les lignes de la transaction qui sont codées sur l’entité source. Par exemple, si l’entité source est 100, Intacct recherche toutes les lignes de transaction codées pour l’entité source 100 ou l’un de ses emplacements.
-
Annule le débit et le crédit pour les lignes de l’entité source.
- Si le net des lignes de l’entité source entraîne un débit, l’entité source reçoit une « échéance ».
- Si le net des lignes de l’entité source donne lieu à un crédit, l’entité source reçoit une « échéance ».
-
Pour toutes les autres lignes de la transaction (non entité source), Intacct recherche le mappage de la paire d’entités pour l’entité source et l’entité de la ligne de transaction.
Si l’entité source est 100, Intacct recherche les lignes de transaction qui ne sont pas codées sur 100 ou sur l’un de ses emplacements. Par exemple, si une ligne particulière est codée sur 300, la paire mappée 100/300 ou 300/100 est trouvée.
-
Si le résultat est que l’entité source reçoit une dette, Intacct sélectionne le compte de la part de l’entité source et le compte de la raison pour l’entité cible. Si l’entité source est l’entité A, le compte de départ est sélectionné pour l’entité A dans la correspondance.
Comment cela fonctionne
Dans Gestion multi-entités, sélectionnez Activer les transactions inter-entités.
Lorsque cette option est sélectionnée, lorsque vous saisissez une écriture de journal manuelle impliquant deux entités ou plus, Intacct ajoute automatiquement des transactions de compensation dans les journaux de chaque entité concernée.
Incluez cette option si vous souhaitez qu’Intacct enregistre automatiquement pour vous les dettes et les créances. Les comptes inter-entités mappés dans le plan de mappage des comptes inter-entités sont utilisés pour enregistrer les comptes créditeurs et débiteurs inter-entités pour les transactions inter-entités.
Exemple: Transfert de fonds de gestion de la trésorerie entre comptes
Un transfert de fonds est un transfert de fonds d’un compte en espèces comptant à un autre.
Vous pouvez effectuer un virement entre des comptes avec des devises différentes. Vérifiez que vous disposez des permissions appropriées pour les deux entités.
Lorsque vous transférez des fonds d’un compte en espèces comptant à un autre, le compte courant à partir duquel vous transférez les fonds est la source. La cible est le compte courant sur lequel vous transférez des fonds.
Les tableaux suivants montrent comment fonctionnerait un transfert de fonds inter-entités. Dans cet exemple, l’entité Corporate transfère 500 $ à l’entité Texas. La devise de tenue de compte des deux entités est l’USD.
Depuis le compte courant
| Nom de banque | Chèque Citi |
|---|---|
|
Compte du Grand livre |
1000.02 |
|
Nom de l’entité |
Société |
|
Devise de tenue de compte |
USD |
Au compte courant
| Nom de banque | Chèque Chase |
|---|---|
|
Compte du Grand livre |
1000,03 |
|
Nom de l’entité |
Texas |
|
Devise de tenue de compte |
USD |
Transfert de fonds
| Transaction | Compte du Grand livre | Nom du compte | Établissement | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|---|
|
Transférer depuis |
1000.02 |
Chèque Citi |
CORP |
|
500,00 |
|
Transférer vers |
1000,03 |
Chèque Chase |
Texas |
500,00 |
|
| Transaction | Compte du Grand livre | Nom du compte | Établissement | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|---|
|
|
1999 |
Compte débiteur inter-entités |
CORP |
500,00 |
|
|
|
2999 |
Dette inter-entités |
Texas |
|
500,00 |
Exemple : Écriture inter-entités automatisée
L’écriture inter-entités automatisée est un autre exemple de travail avec des transactions inter-entités.
Pour en savoir plus, consultez les sections suivantes :
- Transactions inter-entités et écritures inter-entités automatisées
- Aperçu de l’écriture inter-entités automatisée
Exemple : Facture CC
La méthode Waterfall permet d’imputer facilement un paiement à une facture. Sage Intacct impute le paiement à chacun des éléments de la facture, jusqu’à ce que tous les éléments aient été payés. Waterfall est utilisé dans l’application des crédits aux factures.
Application des crédits par Intacct
Sage Intacct utilise la méthode en cascade pour appliquer automatiquement les crédits disponibles à une ou plusieurs factures sélectionnées.
La méthode en cascade permet de gérer plusieurs crédits, comme illustrée dans le schéma suivant :
Lors de l’application simultanée de plusieurs crédits à une facture, Sage Intacct applique les crédits dans l’ordre suivant :
- Entités correspondantes : Tout d’abord, Sage Intacct applique les crédits aux lignes de la facture appartenant à la même entité que les crédits.
- En ligne
- Paiement d’acompte
- Trop-perçu
- Facture négative ou remise.
- Régularisation
Crédits appliqués en totalité
En utilisant la méthode de paiement en cascade, Sage Intacct applique les crédits en entier, en commençant à la première ligne de la facture jusqu’à ce que les crédits soient entièrement appliqués et que la facture soit payée.
Dans l’exemple suivant, un crédit de 210 unités est appliqué à une facture dont le total est également de 210 unités. Sage Intacct applique 100 unités de crédit à la ligne 1 de la facture, ce qui correspond au montant unitaire de 100 pour l’élément 1. Sage Intacct applique alors 50 unités de crédit au montant de 50 unités de la deuxième ligne, et 60 unités de crédit au montant de 60 unités de la troisième ligne.
| Ordre appliqué | Numéro de ligne | Montant | Solde |
|---|---|---|---|
| 1 | 1 | 100,00 | 0,00 |
| 2 | 2 | 50,00 | 0,00 |
| 3 | 3 | 60,00 | 0,00 |
Crédit partiel
En utilisant la méthode de paiement en cascade, Sage Intacct applique les crédits, en commençant à la première ligne de la facture jusqu’à ce qu’ils soient consommés. Tout paiement ou crédit supplémentaire est appliqué à la ligne suivante de la facture avec un solde.
Dans l’exemple suivant, le solde de la même facture est de 210 unités. Un crédit de 140 unités est appliqué aux lignes 1 et 2, le solde de 10 unités restant à la ligne 2. Un paiement est ensuite appliqué au solde restant de 70 : d’abord au solde de 10 unités restant à la ligne 2, puis au solde de 60 unités à la ligne 3. La facture est entièrement payée après l’application du crédit partiel et du paiement.
| Ordre appliqué | Numéro de ligne | Montant | Solde |
|---|---|---|---|
| 1 | 1 | 100,00 | 0,00 |
| 2 | 2 | 40,00 | 10,00 |
| Ordre appliqué | Numéro de ligne | Montant | Solde |
|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 10,00 | 0,00 |
| 2 | 3 | 60,00 | 0,00 |
Gestion du crédit avec l’entité propriétaire uniquement
Si votre société multi-entités limite l’application des crédits à l’entité propriétaire uniquement, Sage Intacct applique les crédits à cette entité uniquement. Si la totalité du crédit ne peut pas être appliquée, le crédit reste en cours jusqu’à ce qu’une autre transaction soit enregistrée pour cette entité.
Lorsque vous incluez des crédits intégrés négatifs dans une transaction, tous les éléments de la transaction doivent appartenir à la même entité.
Exemple : équilibrage automatique d’une écriture de journal
Dans cet exemple, les dépenses de loyer sont ventilées à des entités spécifiques. L’entité américaine, CUBIT 100, dispose d’un crédit de 1 000 $. Les entités de Toronto et de Calgary ont comptabilisé des dépenses de loyer de 500 $ chacune. Intacct génère automatiquement les lignes client et fournisseur inter-entités pertinentes dans la grille IET.
Dans cet exemple, la transaction inter-entités correspond aux charges à payer à l’emplacement 100 (crédit) et aux comptes débiteurs aux entités de Toronto et de Calgary (débit).
Intacct utilise les comptes IET mappés pour créer automatiquement l’écriture équilibrée des transactions inter-entités. Le compte IET mappé équilibre l’écriture de journal. L’écriture de journal du grand livre indique les deux crédits de 500 $ associés à l’entité de 100 CUBIT et les deux débits de 500 $ associés aux entités de Toronto et de Calgary.
Crédits
Le journal des crédits est utilisé lorsque des crédits sont appliqués aux factures ou factures fournisseurs qui génèrent une transaction inter-entités (IET) sans enregistrement de paiement source. Utilisez ce journal pour les transactions des livres auxiliaires lors de l’activation des transactions inter-entités.
Si vous avez un avoir de vente, vous pouvez l’appliquer à une facture fournisseur ou une facture en saisissant 0 comme valeur du paiement. Si l’application du crédit implique une transaction inter-entités, Intacct génère alors ce journal.
Vous n’avez pas besoin d’utiliser un journal des crédits des transactions inter-entités pour sélectionner les options suivantes dans la page Gestion multi-entités :
- Équilibrer manuellement toutes les transactions du livre auxiliaire
- Équilibrer manuellement les crédits du livre auxiliaire uniquement
