Supprimer ou annuler les effets d’une facture - Commandes clients

Pour les factures de vente avec une définition de transaction qui est comptabilisée dans Comptes clients, vous pouvez supprimer la facture de vente ou inverser ses effets si elle ne peut pas être supprimée.

À propos de la suppression ou de l’extourne d’une facture de ventes

Il peut arriver que vous souhaitiez supprimer une facture créée dans Ventes. Peut-être qu’il a été saisi par erreur ou converti avec des informations incorrectes. Vous avez les 2 possibilités suivantes pour corriger la facture :

• Supprimer la facture. Supprime la facture du système, ce qui vous permet de la recréer correctement.
• Extourner les effets de la facture. Laisse la facture dans le système, ce qui vous permet de suivre les modifications et de gérer une piste d’audit.
  L’application Ventes ne dispose pas d’une fonction d’extourne explicite comme peut en avoir Comptes clients. L’extourne des effets de la facture consiste à créer une régularisation des ventes dans Ventes pour remettre la facture à zéro, puis à appliquer le crédit à la facture dans la fonction Recevoir le paiement des comptes clients.

L’action que vous effectuez dépend d’une combinaison des facteurs suivants :

• Le statut du paiement
• Statut de la transaction
• Définition de la transaction
• La configuration de Ventes

Supprimer une facture

La suppression d’une facture dans Ventes restaure toutes les données pertinentes du système à l’état dans lequel elles se trouvaient avant la création de la facture. Cette restauration inclut les comptes du grand livre, les comptes du livre auxiliaire, les calendriers de revenus, les effets sur les stocks, etc. Lorsque vous supprimez une facture, vous pouvez la reconvertir en facture pour corriger les informations saisies de manière incorrecte.

Le tableau suivant décrit les conditions dans lesquelles vous ne pouvez pas supprimer une facture et propose des solutions possibles :

Condition	Solution possible
Si la définition de transaction Supprimer la politique est défini sur Aucune suppression.	Modifiez le Supprimer la politique sur le Définition de transaction.
Si vous avez déjà imprimé un document pour la facture et la définition de transaction Supprimer la politique est paramétrée pour interdire la suppression d’une transaction après l’impression d’un document.	Modifiez le Supprimer la politique sur le Définition de transaction.
Si la facture a été convertie en une autre transaction.	Supprimez la transaction en aval. Par exemple, si la facture a été convertie en transaction de régularisation, supprimez la transaction de régularisation.
Si un paiement a été appliqué à la facture. Vous recevrez un message d’erreur indiquant qu’un paiement a été effectué.	Même si le paiement est extourné, vous ne pouvez pas supprimer la facture. Dans ce scénario, reportez-vous à la section Extourner les effets d’une facture.
Si la facture a fait l’objet d’un traitement Convertir par ligne.	Supprimez la Modèle récurrent.
Si la reconnaissance de revenu est activée et qu’un des revenus a été reconnu à partir des calendriers.	Effacer la reconnaissance de revenu (Ventes).
Si l’exercice fiscal est clôturé.	Ouvrir la période fiscale. Si l’ouverture de la période n’est pas une option, vous pouvez modifier la date de comptabilisation de la transaction pour qu’elle corresponde à une période ouverte.
Si la facture est partagée au sein d’une société multi-entités.	Les factures partagées ne peuvent être supprimées qu’au niveau général. Si vous affichez la liste des factures au niveau de l’entité, vous pouvez voir des factures partagées. Toutefois, ces factures sont répertoriées comme « Non détenu » par l’entité et le Supprimer L’option n’apparaît pas. Si vous disposez des permissions appropriées, accédez au niveau général pour supprimer la facture.

Pour supprimer une ou plusieurs factures :

1. Ouvrez la liste des factures applicables et recherchez les factures à supprimer.
2. Cochez la case dans la Supprimer en regard de chaque facture.
3. Sélectionnez l’icône Supprimer bouton. En fonction de vos préférences utilisateur, pour confirmer la suppression, sélectionnez D’ACCORD.

Extourner les effets d’une facture

Deux actions sont nécessaires pour extourner les effets d’une facture :

1. Créer une transaction de régularisation.
2. Appliquez la régularisation à la facture correspondante dans l’application Comptes clients.

Lorsque vous extournez les effets d’une facture, aucune des transactions précédentes du flux de travail n’est affectée.

1. Créer une transaction de régularisation

Une transaction de régularisation est une transaction de ventes dont la définition de transaction a été définie avec les attributs suivants :

• La comptabilisation des transactions se fait sur Comptes clients.
• La configuration de la comptabilisation est définie pour créditer les comptes clients et débiter les comptes du grand livre appropriés (l’inverse de la configuration de comptabilisation pour la définition de transaction de la facture).

Cette section décrit comment :

• Créer une transaction de régularisation par conversion
• Créer une transaction de régularisation autonome

Si votre flux de travail comprend plusieurs transactions de régularisation, consultez votre administrateur Intacct pour savoir laquelle utiliser.

Créer une transaction de régularisation par conversion

1. Dans un Liste des factures de Ventes, recherchez la facture applicable, sélectionnez Convertir, puis sélectionnez l’icône Type de transaction de régularisation vers laquelle convertir la facture. Par exemple, sélectionnez Avoir de vente.

   La transaction de régularisation s’affiche, affiche toutes les données de la facture et affiche par défaut le Date à la date d’aujourd’hui. Cette date détermine la date de comptabilisation de la régularisation.

2. Modifiez le Date le cas échéant. La date de la régularisation correspond généralement à la date de la facture que vous souhaitez extourner.
3. Laissez les informations relatives à l’article, à la quantité et au prix telles quelles et sélectionnez Publier.

   Le crédit peut maintenant être appliqué à la facture dans Comptes clients.

Créer une transaction de régularisation autonome

Si la facture ne peut pas être convertie en transaction de régularisation, vous pouvez créer une transaction de régularisation autonome. Vous pouvez créer la régularisation dans Ventes ou Comptes clients. La procédure suivante décrit comment créer une transaction autonome dans Ventes. Pour créer la régularisation dans Comptes clients, reportez-vous à la rubrique Régularisations des CC.

Pour créer une transaction de régularisation autonome :

1. Atteindre Commandes clients > Tout > Transactions et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de la transaction de régularisation applicable.

   La transaction de régularisation apparaît.

2. Modifiez le Date le cas échéant. La date de la régularisation correspond généralement à la date de la facture que vous souhaitez extourner.
3. Sélectionnez le client dans la liste Client liste déroulante. Le client doit être le même client que celui défini sur la facture.
4. Dans le Entrées tableau, sélectionnez une Article défini sur la facture.
5. Entrez la même chose Quantité et Prix comme sur la facture en tant que valeurs positives.
6. Répétez les étapes 3 et 4 pour chaque article de la facture.
7. Remplissez les autres champs de la transaction, le cas échéant.
8. Choisir Publier.

   Le crédit peut maintenant être appliqué à la facture dans Comptes clients.

2. Appliquez le crédit à la facture dans Comptes clients

Vous pouvez appliquer un crédit créé à partir d’une transaction de régularisation de l’application Ventes à une facture via le Recevoir des paiements dans Comptes clients. Lorsque vous appliquez la régularisation à la facture, l’impact comptable applicable est égal à zéro et la facture et le crédit sont supprimés de la Balance âgée du client rapport.

Voir Recevoir des paiements pour obtenir des instructions.