Rechercher et planifier les ressources du projet

Recherchez des ressources de projet en fonction de leur expertise, de leur disponibilité et d’autres facteurs. Les recherches peuvent être effectuées à partir d’un projet ou d’une tâche, ou indépendamment.

• Si vous recherchez des ressources à partir d’un projet, vous pouvez trouver des collaborateurs qui correspondent à vos besoins et les affecter au projet. Vous pouvez ensuite affecter les ressources à des tâches et estimer leur engagement dans la tâche en fonction de la durée et des heures.
• Si vous recherchez des ressources en dehors d’un projet, vous avez accès aux mêmes critères de recherche, mais vous ne pouvez pas affecter de ressources à un projet ou à une tâche spécifique.

Préparation à la planification des ressources

Pour pouvoir planifier les ressources, vous devez connaître l’expertise et la disponibilité des collaborateurs. Assurez-vous de :

• Catégorisez vos collaborateurs en fonction de leur poste, de leurs compétences et de leurs certifications. En savoir plus sur Définir les postes et compétences des collaborateurs.
• Demandez aux collaborateurs de suivre les périodes où ils seront en vacances ou indisponibles pour être affectés à des projets. En savoir plus sur Suivre les absences d’un collaborateur.

Rechercher et affecter des ressources

Vous pouvez rechercher et sélectionner des ressources pour votre projet à partir de la Ressources et facturation Onglet de la page Informations sur le projet. Lorsque vous êtes prêt à affecter ces ressources à un travail spécifique sur le projet, vous le faites au niveau de la tâche.

Rechercher des ressources de projet

Une fois la planification des ressources activée pour les projets, vous verrez Recherche de ressources sur le Ressources et facturation de votre projet.

Pourquoi ajouter des ressources à un projet ?

• Si vous avez sélectionné des options de projet qui limitent la saisie de temps aux seules ressources affectées au projet, seules les ressources ajoutées au projet pourront saisir du temps pour le projet.
• Vous pouvez attribuer à la ressource un taux de facturation pour le projet.

1. Afficher la Projets liste et modifier le projet.
2. Sur le Ressources et facturation Onglet pour le projet, sélectionnez Recherche de ressources.
3. Utilisez les filtres en haut de la Recherche de ressources pour rechercher des ressources en fonction de critères tels que leur disponibilité, leur établissement, leur service ou leur responsable.
   • Si la ressource doit être disponible à certaines dates, entrez ces dates dans le Disponible à partir de et Disponible jusqu’à champs.
   • À partir de la Recherche de disponibilité dans le menu déroulant, indiquez si vous souhaitez rechercher Tous Ressources qui répondent à vos critères (par défaut) ou uniquement les ressources qui sont Partiellement disponible ou Entièrement disponible pendant la période que vous avez saisie. Vous pouvez également voir qui est Non disponible au cours de cette période.
   • Sélectionnez d’autres critères si nécessaire, tels que le service, l’établissement, le responsable, le type de collaborateur, le type de gain ou la classe de la ressource.

4. Dans le Poste, compétence ou certification requis Sélectionnez les postes, compétences ou certifications que le collaborateur doit posséder.

   • Les éléments de la liste déroulante proviennent des éléments suivants Poste et compétences liste.
   • Si vous spécifiez plusieurs postes, compétences ou certifications, la recherche de ressources renvoie uniquement les collaborateurs qui répondent à toutes les exigences.
5. Lorsque vous avez terminé de spécifier vos critères de recherche, cliquez sur Rechercher.

   Les collaborateurs qui répondent aux critères sont affichés en bas de la page.

6. Pour ajouter une ou plusieurs ressources à votre projet, choisissez les ressources et sélectionnez Appliquer la sélection.

Affecter des ressources aux tâches et spécifier leur engagement en temps

Vous pouvez affecter des ressources à des tâches et saisir des détails sur les heures estimées et la durée de leur travail sur la tâche. Vous pouvez affecter une ressource pour plusieurs périodes pour une planification multisegment. Par exemple, vous pouvez planifier une ressource pour qu’elle travaille sur la tâche à temps plein dans un mois et à temps partiel le mois suivant.

Le suivi de ces informations permet de maintenir le calendrier du collaborateur à jour et de s’assurer que les collaborateurs ne font pas l’objet d’une surcharge.

1. Modifiez la tâche.
   • Si vous n’avez pas encore ajouté de tâches à votre projet, cliquez sur l’icône Tâches Onglet sur le Informations sur le projet page.
     Cet onglet apparaît uniquement si vous avez enregistré le projet au moins une fois.
   • Si vous avez déjà ajouté des tâches au projet, vous pouvez les modifier à partir de l’un des éléments suivants Tâches de la page Informations du projet ou de la page Tâches liste.
2. Cliquez sur l’icône Planification des ressources Tab.
3. Affecter des ressources à la tâche.
   • Pour sélectionner parmi les ressources affectées au projet, sélectionnez la ressource dans la Ressources du projet et cliquez sur la flèche droite.
   • Pour sélectionner des ressources en effectuant une autre recherche de ressources, cliquez sur Recherche de ressources puis rechercher et sélectionner des ressources.

   • Vous pouvez également utiliser la flèche vers le bas dans la Ressource de tâche pour sélectionner une ressource. Si vous sélectionnez une ressource qui n’est pas déjà affectée au projet, elle est automatiquement ajoutée au projet lorsque vous cliquez sur Enregistrer .

4. Si vous le souhaitez, pour affecter une ressource plusieurs fois à la tâche dans des segments de temps distincts, il suffit d’ajouter à nouveau la ressource à partir de la fenêtre Ressource de tâche et entrez un champ Date de début et Date de fin pour ce segment de temps.
5. Pour toutes les ressources que vous affectez, saisissez des détails sur la durée et les heures de la tâche.

   • Par défaut, les dates de début et de fin correspondent aux dates de début et de fin de la tâche, mais vous pouvez modifier les dates de cette affectation. Si vous utilisez Recherche de ressourceset que vous sélectionnez une ressource, la plage de dates utilisée dans la recherche correspond aux dates de début et de fin par défaut.

   • Dans le Heures estimées , saisissez le numéro d’heures pendant lequel vous estimez que la ressource travaillera sur la tâche. Lorsque vous saisissez le numéro d’heures, vous recevez un message d’avertissement si vous surréservez la ressource. Si vous ne saisissez pas le Heures estimées, le Heures prévues sera utilisé à la place. Cependant, les heures prévues ne sont pas vérifiées pour la surréservation.

   • Si vous souhaitez que la ressource soit considérée comme entièrement réservée pour cette affectation (quel que soit le numéro d’heures que vous estimez), sélectionnez l’icône Temps plein option.

   • Si vous ne saisissez aucune heure pour la ressource, celle-ci ne sera pas considérée comme réservée pendant la période.

   Comment les affectations de ressources affectent-elles les heures estimées et les heures planifiées de la tâche ?

   Les heures que vous affectez aux ressources sont automatiquement cumulées et mises à jour Durée estimée et Durée prévue pour la tâche. Si vous souhaitez à la fois un budget de tâche qui n’est pas affecté par les affectations et un cumul des heures affectées, vous pouvez saisir simplement Heures estimées dans le Planification des ressources et laissez la touche Heures prévues Vide ou zéro. Ensuite, Durée prévue au niveau de la tâche ne sera pas mis à jour. Cela peut être utile si vous souhaitez afficher la tâche et voir la différence entre votre budget pour la tâche et la part de ce budget qui a été affectée.

6. Enregistrez la tâche.

Rechercher des ressources en dehors d’un projet

Même si vous ne pouvez pas affecter de ressources en dehors d’un projet ou d’une tâche, vous pouvez toujours rechercher les collaborateurs qui répondent à vos critères et afficher les informations relatives à leur contact.

1. Aller à Projets > Tous > Gestion des projets et des ressources > Recherche de ressources.
2. Utilisez les filtres en haut de la Recherche de ressources pour rechercher des ressources en fonction de critères tels que leur disponibilité, leur établissement, leur service ou leur responsable.
   • Si la ressource doit être disponible à certaines dates, entrez ces dates dans le Disponible à partir de et Disponible jusqu’à champs.
   • À partir de la Recherche de disponibilité dans le menu déroulant, indiquez si vous souhaitez rechercher Tous Ressources qui répondent à vos critères (par défaut) ou uniquement les ressources qui sont Partiellement disponible ou Entièrement disponible pendant la période que vous avez saisie. Vous pouvez également voir qui est Non disponible au cours de cette période.

   • Sélectionnez d’autres critères si nécessaire, tels que le service, l’établissement, le responsable, le type de collaborateur, le type de gain ou la classe de la ressource. Vous pouvez également effectuer une recherche par groupe de collaborateurs, groupe d’établissements ou groupe de services.

3. Dans le Poste, compétence ou certification requis Sélectionnez les postes, compétences ou certifications que le collaborateur doit posséder.

   • Les éléments de la liste déroulante proviennent des éléments suivants Poste et compétences liste.
   • Si vous spécifiez plusieurs postes, compétences ou certifications, la recherche de ressources renvoie uniquement les collaborateurs qui répondent à toutes les exigences.
4. Lorsque vous avez terminé de spécifier vos critères de recherche, cliquez sur Rechercher.

   Les collaborateurs qui répondent aux critères sont affichés en bas de la page.

Rechercher des ressources dans un environnement multi-entités

Si des ressources effectuent des tâches pour plus d’une entité, vous devrez rechercher les ressources au niveau général de votre société. Si vous recherchez des ressources au sein d’une entité, les résultats seront basés uniquement sur les projets créés pour cette entité, ce qui peut entraîner des conflits et une surréservation des ressources.

1. Accédez au niveau général de votre société.

   Ne glissez pas dans une entité.

2. Affichez la liste des Projets ou la liste des tâches, selon que vous recherchez des ressources au niveau du projet ou de la tâche.
   • Cliquez sur l’icône Inclure privé Option en haut de la liste Projets ou Tâches permettant d’inclure les projets et les tâches créés au niveau de l’entité.
   • Modifiez le projet ou la tâche, puis recherchez des ressources.

Qu’est-ce qu’une ressource d’espace réservé ?

Lorsque vous recherchez des ressources, vous pouvez également choisir d’inclure des « ressources d’espace réservé ». Les ressources de remplacement sont celles qui ne sont pas réelles, mais qui représentent un rôle ou un « à embaucher ». Par exemple, vous pouvez créer des ressources réservées pour « Chef de projet », « Ingénieur » et « Testeur », puis les utiliser pour planifier le personnel pour de futurs projets.

Pour créer une ressource d’espace réservé, ajoutez un collaborateur à la liste Collaborateurs et sélectionnez l’icône Ressource d’espace réservé option sur le Informations sur le collaborateur Tab.

Comment activer la planification des ressources pour les projets ?

Pour utiliser la planification des ressources pour les projets, un utilisateur disposant de privilèges d’administrateur doit s’abonner au Gestion des projets et des ressources Module de l’application Projets :

1. Accédez à Projets > Configurer > Configuration.

2. Dans le Gestion des projets et des ressources Section Sélectionner à Activer la gestion du projet et des ressources.
3. Modifiez les permissions de l’application Projets pour les utilisateurs afin de leur donner accès aux listes et aux activités liées à la planification des ressources.