Envoyer par e-mail un document individuel — Achats

Vous pouvez envoyer par e-mail un document d’achat individuel à partir d’une transaction d’achat ou d’une liste de transactions d’achat.

Envoyer par e-mail un document d’achat individuel

En fonction de vos permissions, vous pouvez modifier les adresses e-mail des destinataires par défaut, ajouter des destinataires et modifier les informations de l’expéditeur.

Abonnement	Achats
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Entreprise Collaborateur Responsable projet Entrepôt
Permissions	Transactions d’achats : Vue de liste
Restrictions	Les utilisateurs collaborateurs peuvent uniquement envoyer par e-mail les transactions dont le type de transaction est Devis.

Procédez de l’une des manières suivantes :
- Dans une liste de transactions, recherchez la transaction souhaitée et sélectionnez la transaction correspondante Imprimer ou envoyer par e-mail lien.
- Ouvrez la transaction et sélectionnez l’icône Imprimer ou envoyer par e-mail bouton.
Le Imprimer ou envoyer par e-mail La boîte de dialogue s’affiche.
Sélectionnez l’icône Messagerie électronique case à cocher. Si le Imprimer est cochée et vous ne souhaitez pas imprimer, décochez la case Imprimer case à cocher.

La boîte de dialogue développe et affiche l’ID de toutes les pièces jointes (si le modèle d’e-mail inclut des pièces jointes), les adresses des destinataires par défaut, le modèle d’e-mail, les informations sur l’expéditeur et un lien permettant de prévisualiser la pièce jointe PDF avant d’envoyer l’e-mail.
Pour afficher le document au format PDF, sélectionnez Aperçu de la pièce jointe PDF.

Le document PDF s’affiche dans une fenêtre de navigateur distincte.
En fonction de vos permissions, modifiez les informations du destinataire ou de l’expéditeur si nécessaire.
Lorsque vous êtes prêt à envoyer l’e-mail, sélectionnez D’ACCORD.

L’impression ou l’envoi par e-mail d’un document comptabilisé définit la valeur Imprimé dans la transaction Histoire sur Oui. Si la définition de transaction a son Modifier la politique ou Supprimer la politique se mettre à Avant l’impression, vous ne pourrez plus modifier ou supprimer la transaction après le Imprimé est défini sur Oui.

L’impression d’un brouillon n’a aucun effet sur le Imprimé drapeau.

Résoudre les problèmes d’e-mails envoyés

Le Journal de livraison d’e-mails Affiche une liste des e-mails envoyés par votre société. Vous pouvez afficher les détails de chaque e-mail pour vérifier si un e-mail a été envoyé avec succès.

En savoir plus sur le Journal de livraison d’e-mails.

Descriptions des champs :

Le tableau suivant décrit les champs de la boîte de dialogue Imprimer ou envoyer par e-mail.

Imprimer ou envoyer par e-mail les descriptions des champs de la boîte de dialogue
Champ	Description
Mode de livraison	Les options sont Imprimer et/ou Envoyer par e-mail.
Afficher un aperçu de la pièce jointe au format PDF	Sélectionnez ce lien pour prévisualiser le document au format PDF. Le Modèle de document qui est utilisé pour le PDF est défini sur le Définition de transaction.
Pièce jointe	Sélectionnez l’icône de liste des pièces jointes pour afficher la liste des pièces jointes associées à la transaction ou sélectionnez Joindre pour afficher la pièce jointe correspondante. Ce champ s’applique uniquement si le modèle d’e-mail comporte Pièces jointes Défini sur vrai. La taille maximale d’une pièce jointe dans un e-mail est de 20 Mo. Tous les documents de pièce jointe sont inclus chaque fois que vous envoyez un e-mail à l’aide du modèle sélectionné.
À, Cc et Cci	Les adresses e-mail auxquelles l’e-mail sera envoyé. Les sources des adresses e-mail À, Cc et Cci sont définies dans le modèle d’e-mail sélectionné. Si aucun modèle d’e-mail n’est associé à la transaction, la fenêtre À Le champ est défini par défaut sur Paiement à Adresse e-mail indiquée sur la transaction. Vous pouvez ajouter des adresses e-mail (séparées par des virgules ou des points-virgules) ou modifier les adresses e-mail selon vos besoins. Voir Correction des adresses e-mail pour plus d’informations sur la façon de modifier les adresses e-mail de contact, le cas échéant.
Modèle d’e-mail	Le Modèle d’e-mail qui sera utilisé pour envoyer la transaction. Le modèle d’e-mail est défini par défaut sur le paramètre de modèle d’e-mail associé à la définition de transaction sur la Document Configuration de la Configurer Achats ou la combinaison modèle d’e-mail et définition de transaction définie dans la fiche fournisseur. Le modèle d’e-mail défini dans la fiche du fournisseur est prioritaire sur le modèle d’e-mail défini dans la définition de transaction. Si ce champ est vide, l’e-mail est envoyé à l’aide d’un message codé en dur par défaut du système. Intacct vous recommande vivement d’utiliser un modèle d’e-mail. Vous pouvez utiliser la liste déroulante de sélection pour sélectionner un autre modèle d’e-mail.
Nom	Nom de l’expéditeur. Ce champ est défini par défaut sur le champ Nom de la réponse Défini sur le modèle d’e-mail. Si aucun modèle d’e-mail n’est sélectionné, ce champ est défini par défaut sur le Nom du contact principal dans le Informations sur la société page. Vous pouvez saisir un autre nom dans ce champ si nécessaire. Ce champ est obligatoire.
Adresse e-mail	Adresse e-mail de l’expéditeur. Ce champ est défini par défaut sur le champ Adresse e-mail de réponse Défini sur le modèle d’e-mail. Si aucun modèle d’e-mail n’est sélectionné, ce champ est défini par défaut sur le Contact principal Adresse courriel dans le Informations sur la société page. Vous pouvez saisir un autre nom dans ce champ si nécessaire. Il peut s’agir de l’adresse e-mail d’un utilisateur, d’une adresse e-mail de groupe, d’une adresse générique de société, etc. Ce champ est obligatoire.