Imprimer ou envoyer plusieurs documents par e-mail — Achats

L’impression d’une transaction crée un fichier PDF électronique que vous pouvez consulter sur votre ordinateur ou envoyer en pièce jointe d’un e-mail. Utilisez votre lecteur PDF pour imprimer une copie papier du document si vous le souhaitez.

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Abonnement	Achats
Type d’utilisateur	Entreprise Collaborateur Responsable projet Entrepôt
Permissions	Imprimer ou envoyer par e-mail les documents : Exécuter
Restrictions	Les utilisateurs collaborateurs peuvent uniquement imprimer ou envoyer par e-mail des transactions dont le type de transaction est Devis.

À propos de l’impression ou de l’envoi par e-mail de documents

L’impression ou l’envoi par e-mail d’un document comptabilisé définit la Imprimé Indicateur dans la transaction Histoire Appuyez sur Oui. Si la définition de transaction a son Modifier la politique ou Supprimer la politique Défini sur Avant l’impression, vous ne pourrez pas modifier ou supprimer la transaction une fois que Imprimé est défini sur Oui.

L’impression d’un brouillon de document n’a aucun effet sur le Imprimé drapeau.

Imprimer plusieurs documents

L’impression de plusieurs documents d’Achats imprime toutes les transactions sélectionnées dans un ou plusieurs fichiers PDF électroniques que vous pouvez consulter sur votre ordinateur, envoyer en tant que pièces jointes à un e-mail, etc. Utilisez votre lecteur PDF pour imprimer des copies papier des documents si vous le souhaitez.

Le système regroupe les sorties par sélectionné Type de transaction. Par exemple, si vous avez deux définitions de transaction de commande d’achat nommées Commande d’achat 1 et Commande d’achat 2 et que vous choisissez d’imprimer les deux Types de transactions, le système imprime toutes les transactions de la Commande d’achat 1 dans un fichier PDF et toutes les transactions de la Commande d’achat 2 dans un fichier PDF différent. Si vous imprimez un grand numéro de documents présentant la même Type de transaction, le système effectue les opérations suivantes :

Si vous utilisez un modèle de document : imprime jusqu’à 30 transactions dans un seul PDF et crée des PDF supplémentaires si nécessaire. Par exemple, si vous avez sélectionné 65 transactions à imprimer, le système crée trois fichiers PDF : deux fichiers PDF de 30 transactions chacun et un fichier de 5.
Si vous n’utilisez pas de modèle de document : imprime jusqu’à 100 transactions dans un seul PDF et crée des PDF supplémentaires si nécessaire.

Aller à Achats > Tous > En savoir plus > Imprimer ou envoyer les transactions par e-mail.
Dans la page Imprimer ou envoyer des documents par e-mail, sélectionnez le Période. Sélectionnez un Période de rapport et En date du Combinaison des deux ou sélectionnez une Date de début et Date de fin combinaison.
Dans le Filtres section, sélectionnez une ou plusieurs Types de transactions que vous souhaitez imprimer.
Si vous n’en avez sélectionné qu’un seul Type de transaction, vous pouvez utiliser la liste déroulante dans le Remplacer le format imprimé pour sélectionner un modèle de document à utiliser pour toute la sortie imprimée.
Définissez d’autres critères de filtre, si vous le souhaitez.
Sélectionnez Afficher.

Une fenêtre contextuelle apparaît et affiche les transactions qui répondent aux critères de filtre spécifiés. Si les transactions souhaitées n’apparaissent pas, fermez la fenêtre contextuelle et ajustez les critères de filtre.
Dans la fenêtre contextuelle des résultats, sélectionnez l’icône Sélectionner et désélectionner tout icône dans le Courriel colonne pour compenser tous les Courriel cases à cocher. Bien que vous puissiez imprimer et envoyer par e-mail un groupe en même temps, nous choisissons d’imprimer uniquement pour les besoins de cette procédure.
Sélectionnez les transactions à imprimer en effectuant l’une des opérations suivantes :
- Sélectionnez l’icône Sélectionner et désélectionner tout icône dans le Imprimer dans cette colonne pour sélectionner toutes les transactions à imprimer.
- Cochez la case dans la Imprimer colonne en regard de chaque transaction que vous souhaitez imprimer.
Lorsque vous avez sélectionné toutes les transactions applicables, sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail dans le coin supérieur droit de la fenêtre contextuelle.

En fonction de vos sélections, l’un des messages suivants apparaîtra :
- "<#> document envoyé(s) à la visionneuse Acrobat.</#> Vous pouvez maintenant imprimer une copie papier. Sélectionnez Fermer la fenêtre.
- « Comme vous avez choisi d’imprimer 50 documents ou plus ou que vous avez choisi d’imprimer différents types de documents, votre rapport s’exécutera hors ligne. Continuer ?"
  Sélectionnez D’accord. Le message « Votre demande de document est en cours de traitement. Veuillez vérifier Mes rapports enregistrés pour récupérer le(s) fichier(s) PDF.
  Vous recevrez un e-mail après l’exécution du planificateur du système indiquant que le processus d’impression est terminé. Pour afficher le document imprimé, accédez à Achats > Tous > Rapports > Mes rapports enregistrés. Les fichiers PDF s’affichent dans la liste.

Envoyer plusieurs documents par e-mail

Intacct envoie chaque document sélectionné sous forme d’e-mail distinct. Par exemple, si vous sélectionnez 10 documents à envoyer par e-mail au même fournisseur, le fournisseur recevra 10 e-mails. Pour envoyer un seul e-mail contenant plusieurs documents, utilisez l’option Imprimer et joignez chaque fichier de document à l’e-mail.

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Sur la page Imprimer des documents ou les envoyer par e-mail, vérifiez les E-mail de l’expéditeur, Nom de l’expéditeuret Téléphone de l’expéditeur et les modifier à votre convenance. Intacct utilise ces valeurs si aucun modèle d’e-mail n’est associé à une transaction particulière (ou si ces données ne sont pas spécifiées dans un modèle d’e-mail).
Sélectionnez l’icône Période. Sélectionnez soit un Période de rapport et En date du Combinaison des deux ou sélectionnez une Commencer et Date de fin combinaison. Dans le Filtres section, sélectionnez une ou plusieurs Types de transactions que vous souhaitez envoyer par e-mail.
Pour utiliser une modèle d'e-mail spécifique pour chaque e-mail du groupe, vous pouvez utiliser la liste déroulante dans la Remplacer le modèle d’e-mail pour sélectionner un modèle d’e-mail.
Définir autre Filtre critères souhaités.
Sélectionnez Afficher.

Une fenêtre contextuelle s’affiche et affiche les transactions qui répondent aux exigences spécifiées Filtre critères. Si les transactions souhaitées n’apparaissent pas, fermez la fenêtre contextuelle et ajustez la Filtre critères.
Dans la fenêtre contextuelle des résultats, sélectionnez l’icône Sélectionner et désélectionner tout icône dans le Imprimer colonne pour désélectionner (compenser) tous les Imprimer cases à cocher. Bien que vous puissiez imprimer et envoyer par e-mail un groupe en même temps, pour les besoins de cette procédure, nous choisissons d’envoyer uniquement par e-mail.
Sélectionnez les transactions à envoyer par e-mail en effectuant l’une des opérations suivantes :
- Sélectionnez l’icône Sélectionner et désélectionner tout icône dans le Courriel dans cette colonne pour sélectionner toutes les transactions à envoyer par e-mail.
- Cochez la case dans la Courriel colonne en regard de chaque transaction que vous souhaitez envoyer par e-mail.
Pour modifier l’un des À, Ccou Cci Adresses e-mail, modifiez les champs appropriés à l’aide de virgules ou de points-virgules pour séparer les adresses e-mail.
Lorsque vous avez sélectionné toutes les transactions applicables, sélectionnez l’icône Imprimer ou envoyer par e-mail dans le coin supérieur droit de la fenêtre contextuelle.

Le message suivant s’affiche : «<#> document ont été programmés pour la livraison par e-mail. »</#>
Sélectionnez Fermer la fenêtre.

Réimprimer des documents ou renvoyer des e-mails

Supposons que vous veniez d’imprimer toutes vos factures fournisseurs pour le mois en cours et que vous utilisiez le mauvais modèle de document imprimable. Vous pouvez réimprimer et/ou renvoyer des e-mails pour le même groupe de transactions en sélectionnant le même ensemble de critères de filtre que celui que vous avez utilisé la première fois dans la Imprimer ou envoyer par e-mail , mais cette fois aussi sélectionnez la page Envoyé précédemment Champ des critères de filtre. Lors de l’exécution Voir, la fenêtre contextuelle affiche le même groupe de transactions que vous avez précédemment imprimé et/ou envoyé par e-mail. Il vous suffit ensuite de sélectionner les transactions souhaitées, d’ajuster d’autres champs selon vos besoins, puis de sélectionner Imprimer ou envoyer par e-mail.

Utiliser un autre modèle de document

Si votre société utilise Modèles de documents, une transaction utilise par défaut le modèle de document affecté à la définition de transaction. Si vous ne souhaitez pas utiliser le modèle de document par défaut pour une transaction, vous pouvez sélectionner un autre modèle de document lorsque vous imprimez la transaction ou l’envoyez par e-mail.

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Définissez les critères de filtre pour la transaction souhaitée. Par exemple, sélectionnez les dates applicables, le fournisseur, etc.
Si vous avez déjà imprimé ou envoyé par e-mail la transaction à partir de cette page, sélectionnez l’icône Envoyé précédemment case à cocher.
Dans le Type de transaction , sélectionnez le champ applicable définition de transaction.

Vous ne pouvez sélectionner qu’une seule définition de transaction, car les modèles de document sont limités par type de modèle. Si vous sélectionnez plusieurs définitions de transaction, la Remplacer le modèle de document imprimable ne sera pas modifiable.
Utilisez la Remplacer le modèle de document imprimable liste déroulant pour sélectionner le modèle de document souhaité.
Sélectionnez Afficher.

La fenêtre contextuelle qui s’affiche devrait afficher votre transaction. Si la transaction n’apparaît pas, modifiez vos critères de filtre et sélectionnez Voir encore.

Vérifiez que le Modèle de document dans la fenêtre contextuelle affiche le modèle de document que vous avez sélectionné comme remplacement.
Sélectionnez l’icône Imprimer et/ou Courriel case à cocher.
Sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail. Si vous avez coché la case Imprimer à l’étape 6, le document apparaît dans une fenêtre contextuelle au format PDF. Vous pouvez l’enregistrer, l’imprimer, etc.

Modifier les messages qui apparaissent dans les documents

Il existe plusieurs emplacements dans Sage Intacct où vous pouvez définir un message personnalisé à imprimer sur un document. Voir Messages dans les documents imprimés pour savoir quand les messages s’affichent, où trouver les champs de message et où les remplacer si nécessaire.

Afficher les e-mails envoyés

L’option Journal de livraison d’e-mail vous permet de vérifier si des e-mails envoyés ont renvoyé des erreurs. Vous verrez une liste d’e-mails qui n’ont pas été envoyés, avec la possibilité de faire un zoom avant et de voir exactement quelles adresses e-mail ont causé des problèmes. En savoir plus sur les journaux de livraison d’e-mail.

Descriptions des champs - Page Imprimer des documents ou les envoyer par e-mail

Le tableau suivant décrit chaque champ disponible sur la page Imprimer des documents ou les envoyer par e-mail et les résultats de l’impression ou de l’envoi par e-mail qui s’affichent dans une fenêtre contextuelle.

Options de livraison

Description des champs relatifs aux options de livraison
Champ	Description
E-mail de l’expéditeur	L’adresse qui figure dans le champ De de l’e-mail. Ce champ est défini par défaut sur le Adresse e-mail du contact administratif dans la page Informations sur la Société. Vous pouvez saisir une autre adresse e-mail dans ce champ si vous le souhaitez. Le système utilise cette adresse e-mail comme l’adresse e-mail de l’expéditeur si elle n’en a pas modèle d'e-mail associé à une transaction. Si un modèle d’e-mail est associé à la transaction et que le modèle d’e-mail contient une adresse e-mail différente de celle saisie ici, le système utilise le modèle d’e-mail à l’adresse.
Nom de l’expéditeur	Le nom du contact inclus dans l’e-mail. Par défaut, ce champ correspond au nom identifié pour le Contact administratif dans le Informations sur la Société page. Vous pouvez saisir un autre nom si vous le souhaitez. Le système utilise ce nom si aucun modèle d’e-mail n’est associé à une transaction.
Téléphone de l’expéditeur	Le numéro de téléphone du contact inclus dans le document. Par défaut, ce champ indique le numéro de téléphone identifié pour le Contact administratif dans le Informations sur la Société page. Vous pouvez saisir un autre numéro de téléphone si vous le souhaitez. Le système utilise ce numéro de téléphone si aucun modèle d’e-mail n’est associé à la transaction.
Livrer à toutes les adresses e-mail disponibles	Envoie l’e-mail aux adresses e-mail principale et secondaire répertoriées dans la page Informations du fournisseur pour chaque fournisseur concerné. Si vous utilisez un modèle d’e-mail, les champs de fusion du modèle d’e-mail du champ À remplacent cette sélection.

Période

Sélectionnez un Période de rapport/En date du Combinaison des deux ou Sélectionner une Commencer/Date de fin combinaison.

Descriptions des champs de période
Champ	Description
Période de référence	Période standard (mois en cours, trimestre en cours, etc.) contenant la date de la transaction souhaitée.
Date d’effet	La date à partir de laquelle la sélection Période de rapport est calculé. La valeur par défaut est la date actuelle.
Invite en cours d’exécution	Un champ Rapport standard qui n’est pas utilisé dans cette tâche.
Date de début et Date de fin	Utilisez le calendrier pour spécifier la plage de dates qui inclut les transactions que vous souhaitez imprimer ou envoyer par e-mail. Si vous terminez tous les Période (c’est-à-dire que si vous remplissez les champs Période de rapport et En date du champs en plus des champs Date de début et Date de fin champs), Intacct base votre rapport uniquement sur les éléments spécifiés Commencer et Dates de fin. Il ignore l’attribut En date du spécifié.
Invite en cours d’exécution	Un champ Rapport standard qui n’est pas utilisé dans cette tâche.

Filtres

Descriptions des champs de filtre
Champ	Description
Envoyé précédemment	Permet à Intacct de renvoyer des e-mails précédemment envoyés ou imprimés dans la plage de filtre.
À partir de fournisseur et À fournisseur	Utilisez la liste de sélection de fournisseurs pour filtrer les transactions par rapport à une plage de fournisseurs. Pour filtrer par un seul fournisseur, sélectionnez le fournisseur dans la Du fournisseur champ.
De l’article et À l’article	Utilisez la liste de sélection d’articles pour filtrer les transactions par rapport à une plage d’articles. Par exemple, vous pouvez filtrer par articles matériels numérotés de HW001 à HW299. Pour filtrer par un seul article, sélectionnez l’article souhaité dans la De l’article champ.
Devise de transaction	Filtre la liste des transactions pour n’afficher que les transactions associées à la devise de transaction sélectionnée. Ce champ ne s’applique qu’aux sociétés multi-devises.
Établissement	Filtre la liste des transactions pour afficher uniquement les transactions associées à l’établissement sélectionné.
Statut	Le statut des transactions que vous souhaitez envoyer par e-mail ou imprimer. Les options sont les suivantes : Comptabilisé uniquement : Les résultats excluent les transactions provisoires. Brouillon uniquement : Les résultats excluent les transactions comptabilisées. Comptabilisé et brouillon : Les résultats incluent toutes les transactions.
Type de transaction	Les types de transactions que vous souhaitez envoyer par e-mail ou imprimer, tels que les commandes d’achat, les factures fournisseurs, etc. Ce champ est obligatoire. Le système regroupe les sorties par sélectionné Type de transaction. Par exemple, si vous avez deux définitions de transaction de commande d’achat nommées Commande d’achat 1 et Commande d’achat 2 et que vous choisissez d’imprimer les deux Types de transactions, le système imprime toutes les transactions de la Commande d’achat 1 dans un fichier PDF et toutes les transactions de la Commande d’achat 2 dans un fichier PDF différent. Si vous imprimez un grand numéro de documents présentant la même Type de transaction, le système effectue les opérations suivantes : Si vous utilisez un modèle de document : imprime jusqu’à 30 transactions dans un seul PDF et crée des PDF supplémentaires si nécessaire. Par exemple, si vous avez sélectionné 65 transactions à imprimer, le système crée trois fichiers PDF : deux fichiers PDF de 30 transactions chacun et un fichier de 5. Si vous n’utilisez pas de modèle de document : imprime jusqu’à 100 transactions dans un seul PDF et crée des PDF supplémentaires si nécessaire. Lorsque vous revenez à cette page, ce champ affiche les dernières valeurs utilisées précédemment.
Remplacer les modèles de documents imprimables	Si vous n’avez sélectionné qu’un seul type de transaction, vous pouvez utiliser la liste déroulante pour sélectionner un modèle de document à utiliser pour la sortie d’impression (PDF) de toutes les transactions sélectionnées pour ce processus d’impression. La plupart Définitions de transaction ont Modèles de documents qui leur est associé. Modèle de document sélectionné dans la Remplacer le format imprimé Le champ remplace le paramètre de modèle de document pour les définitions de transaction pour la Type de transaction pour ce processus d’impression.

Titres

Description des champs des titres
Champ	Description
Titre du rapport 1	Un champ Rapport standard qui n’est pas utilisé dans cette tâche.
Titre du rapport 2	Un champ Rapport standard qui n’est pas utilisé dans cette tâche.
Texte du pied de page	Un champ Rapport standard qui n’est pas utilisé dans cette tâche.

Imprimer ou envoyer les résultats par e-mail

Imprimer ou envoyer par e-mail les descriptions des champs de résultats
Champ	Description
Fournisseur	L’identifiant fournisseur-nom associé à l’article de transaction. Sélectionnez un lien dans cette colonne pour afficher la fiche.
Transaction	Le transaction identifiant pour le transaction. Sélectionnez un lien dans cette colonne pour afficher la transaction.
Date	Le Date de transaction.
Date d’échéance	Pour les demandes d’achat, affiche le Date d’expiration. Pour toutes les autres transactions d’Achats, affiche le Date d’échéance.
Montant total	Le Total de la transaction.
Imprimer	Sélectionnez l’icône Imprimer Case à cocher en regard de chaque transaction que vous souhaitez imprimer.
E-mail	Sélectionnez l’icône Courriel Case à cocher en regard de chaque transaction que vous souhaitez envoyer par e-mail.
À	L’adresse ou les adresses auxquelles l’e-mail a été envoyé. Les sources des adresses e-mail sont définies par le concepteur du modèle d’e-mail. Si aucun modèle d’e-mail n’est associé à la transaction, la À Le champ est défini par défaut sur Paiement à L’adresse e-mail identifiée sur la transaction. Vous pouvez ajouter des adresses e-mail (séparées par des virgules ou des points-virgules) ou modifier des adresses e-mail à votre convenance.
Cc	Destinataires d’adresses e-mail supplémentaires.
Cci	Adresses e-mail supplémentaires, masquées par les autres destinataires.