Approuver les transactions d’achat

Les transactions d’achat ou les groupes de transactions en attente d’approbation sont affichés sur la page Approuver les transactions.

En cas d’indisponibilité, vous pouvez déléguer vos responsabilités d’approbation afin d’éviter les retards. Lorsque vous allumez Délégation de l’approbation en cas d’absence Dans vos préférences personnelles, les nouvelles demandes d’approbation sont envoyées à votre délégataire d’approbation. Pour déléguer des approbations, la délégation d’approbation doit être activée dans les achats.

Abonnement	Achats
Type d’utilisateur	Entreprise Collaborateur Responsable projet Entrepôt
Permissions	Achats : Approuver la transaction d’achat : Lister Niveaux d’approbation des achats : niveaux applicables Les permissions pour les niveaux d’approbation Achats sont nécessaires pour approuver les transactions avec des politiques d’approbation basées sur les permissions.
Restrictions	Pour afficher une liste spécifique de demandes de fournitures, vous devez disposer d’un abonnement à l’inventaire des fournitures. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Approuver les demandes de fournitures

Si un utilisateur collaborateur est un approbateur illimité et Restreindre l’accès des collaborateurs aux documents d’achat est activé dans la configuration des achats, l’approbateur délégué peut toujours approuver ou refuser les transactions d’achats créées par d’autres utilisateurs. Cependant, l’utilisateur ne peut pas explorer les détails d’une transaction spécifique et reçoit un message d’erreur indiquant qu’il ne dispose pas des permissions appropriées pour afficher les informations de la transaction d’achat.

Rechercher les transactions d’achat à approuver ou à refuser

Si la notification par e-mail est activée et que vous disposez des permissions appropriées, Sage Intacct vous envoie un e-mail vous informant qu’une transaction d’achat est prête pour approbation. Si les notifications ne sont pas activées, vous devrez consulter régulièrement la liste Approuver les transactions pour voir les transactions prêtes pour votre approbation. Accédez à Achats > Tout >Autre activité de transaction > Approuver les transactions.

Pour afficher la liste des demandes de fournitures nécessitant une approbation, accédez à Achats > Tout > > d’inventaire des fournituresApprobations.

Vous ne voyez aucune demande d’achat à approuver ?

Si vous ne voyez aucune demande d’achat répertoriée, assurez-vous que la vue actuelle est définie sur Voir tout.

Vous pouvez également filtrer la liste pour n’afficher que les mises à jour récentes :

Sélectionnez le menu déroulant Tous.
Sélectionnez Récemment consultés, Récemment modifiés ou Tous les récemment modifiés.
- La liste affiche uniquement les fiches que vous avez récemment consultées ou modifiées.
- La liste est liée à votre activité individuelle au sein de ce groupe de fiche.
- Si vous n’avez pas encore interagi avec ces enregistrements, le filtrage selon les activités récentes ne renverra aucun enregistrement.

Approuver ou refuser des transactions d’achat

Examinez les détails d’une transaction avant de l’approuver ou de la refuser. Vous pouvez approuver ou refuser dans une transaction ou sur la liste des transactions en attente d’approbation.

Abonnement

Achats

Type d’utilisateur

Entreprise
Collaborateur
Responsable projet
Entrepôt

Permissions

Approuver la transaction d’achat : Lister
Niveaux d’approbation des achats : Niveaux applicables

Les permissions pour les niveaux d’approbation Achats sont nécessaires pour approuver les transactions avec des politiques d’approbation basées sur les permissions.

Approuver ou refuser une transaction d’achat

Ouvrez une demande d’approbation pour afficher les détails de la transaction.

Accédez à Achats > Tout >Autre activité de transaction >Approuver les transactions.
Si vous utilisez l’inventaire des fournitures, accédez à Achat > Tout > > d’inventaire des fournitures Approbations.
Choisir Vue en regard de la transaction que vous souhaitez approuver.
Pour afficher l’historique d’approbation et les commentaires laissés par les approbateurs précédents, sélectionnez l’icône Historique d’approbation dans l’onglet Historique.
Sélectionnez l’icône Approuver ou Décliner bouton.
Une boîte de dialogue s’affiche pour les commentaires.
Saisissez les commentaires facultatifs.
Sélectionnez Approuver ou Refuser.

Approuver ou refuser à partir de la liste des transactions

Dans la liste Approuver les transactions, vous pouvez approuver ou refuser une transaction à la fois ou un groupe de transactions.

Accédez à Achats > Tout >Autre activité de transaction >Approuver les transactions.
Cochez les cases situées à gauche des transactions que vous souhaitez traiter, puis sélectionnez l’icône Approuver ou Décliner bouton.

Descriptions des champs :

Colonne	Description
Afficher tout et Afficher les éléments envoyés	Modifier la vue sur cette page : Afficher tout : affichez toutes les demandes d’achat qui doivent encore être approuvées et qui sont disponibles pour paiement (la facture fournisseur est disponible pour paiement sur la page Payer les factures fournisseurs et indique le statut Comptabilisé). Afficher les éléments soumis : Affichez les factures fournisseurs qui vous ont été soumises pour approbation.
Valider	Sélectionnez ce lien pour approuver la transaction.
Refuser	Sélectionnez ce lien pour refuser la transaction.
Statut de la demande	Affiche l’une des options suivantes : Soumise : La transaction est en attente d’approbation. Partiellement approuvé : La transaction a été approuvée par au moins un approbateur, mais nécessite une approbation supplémentaire. Refusée : La transaction a été refusée par un approbateur. La vue de la page Approuver les transactions est définie par défaut sur Soumis. Choisir Voir tout pour afficher les transactions qui ont tous les statuts de demande.
Demandeur	Identifiant utilisateur de l’utilisateur qui a soumis la transaction d’achat pour approbation.
Numéro de document	Identifiant unique de transaction.
Type	Type de transaction d’achat. Par exemple, une demande d’achat, une commande d’achat, etc.
Nom du fournisseur	Le fournisseur associé à la transaction.
Date demandée	La date de transaction.
Date d’échéance	Date d’échéance du paiement.
Devise de transaction	Devise dans laquelle la transaction est exprimée. Cette colonne ne s’applique qu’aux sociétés multidevises.
Total transaction	Valeur totale de la transaction exprimée dans la devise de transaction.
Devise de tenue de compte	La devise fonctionnelle pour la transaction. Cette colonne ne s’applique qu’aux sociétés multi-entités et multidevises qui ont activé plusieurs devises de tenue de compte et ne s’affiche qu’au niveau général.
Total en tenue de compte	Total de la transaction exprimé dans la devise de tenue de compte.