À propos des tableaux de bord

Les tableaux de bord vous aident à surveiller et à accéder aux aspects les plus importants de votre entreprise. Ils fournissent un aperçu de votre société, personnalisé pour les besoins de rôles spécifiques. Cela permet aux utilisateurs de voir facilement les informations qui les concernent.

Les tableaux de bord se composent de composants qui affichent des instantanés de différentes parties de votre société, tels que :

• Cartes de performances
• Rapports
• Graphiques
• Calendriers
• Liens de raccourci
• Listes : clients, factures, emplacements, etc.
• Fils de nouvelles

Qui utilise les tableaux de bord ?

Les tableaux de bord sont hautement configurables et contiennent différents types d’informations. Vous pouvez configurer un tableau de bord pour chaque rôle dans votre société.

Les tableaux de bord peuvent être :

• Basé sur les rôles : Facilitez la communication d’informations importantes à des personnes occupant des rôles similaires au sein ou en dehors de la finance. Exemples de tableaux de bord basés sur les rôles : directeur financier, chef de service, chef de projet, membre du conseil d’administration, etc. Vous pouvez même créer des tableaux de bord pour des personnes extérieures aux domaines financiers, par exemple des postes de direction.
• Basé sur l’utilisateur : Personnalisé pour convenir à un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs spécifique. Par exemple, un ensemble d’utilisateurs externes comme les recruteurs ont besoin d’informations statistiques très spécifiques pour s’assurer que la dotation en personnel est toujours correctement dimensionnée.
• Basée sur l’analyse : Utile pour les dirigeants qui examinent les performances globales de l’entreprise. Ces types de tableaux de bord sont principalement des cartes de performances ou des rapports.
• Axé sur les résultats : se concentrer sur les indicateurs clés de performance (KPI) et les mesures de résultats. Ces tableaux de bord peuvent associer l’impact financier aux données statistiques ou aux performances à l’échelle du secteur. Par exemple, créez un tableau de bord qui examine les résultats et les unités statistiques, afin d’examiner les mesures de résultats globaux.
• Basé sur l’industrie : Pour certains secteurs tels que la construction ou les projets, il existe des tableaux de bord spécialement conçus pour inclure les informations les plus souvent utilisées par ces secteurs.

La configuration suivante pour un tableau de bord de directeur financier comprend des tableaux, des graphiques, des cartes de performances, des rapports et des enregistrements pertinents pour ce qu’un directeur financier doit savoir. Les utilisateurs du tableau de bord peuvent explorer les rapports et les enregistrements directement depuis le tableau de bord, ce qui facilite l’apprentissage et l’action sur les données.

Voici un autre exemple de la façon dont les tableaux de bord basés sur les rôles peuvent être adaptés à des rôles spécifiques. Le tableau de bord est destiné aux responsables de service, qui se concentrent sur les dépenses, les revenus et les budgets, et contient des liens vers des documents de directives internes et des approbations.

Les informations clés peuvent être capturées dans des listes et des rapports, telles que les dimensions, les montants, les journaux, etc. Explorez les rapports jusqu’aux détails de la fiche.

Dans les sociétés composées de plusieurs entités, les tableaux de bord peuvent être partagés entre plusieurs entités ou limités à une seule entité.

Pour utiliser un tableau de bord, vous devez disposer à la fois des permissions nécessaires pour accéder au tableau de bord et aux informations qui y sont affichées. Par exemple, pour afficher un rapport financier, vous devez disposer des permissions pour le rapport et les données sous-jacentes.

Tirez le meilleur parti des tableaux de bord

Les tableaux de bord hautement personnalisables d’Intacct constituent le moyen le plus rapide de fournir aux utilisateurs des informations facilement utilisables. Des tableaux de bord sont disponibles pour toutes les sociétés qui ont été créées avec un démarrage rapide.

Les tableaux de bord Intacct sont utilisés pour donner :

• Indicateurs clés en un seul endroit pour les cadres et les autres. Par exemple, créez des fiches de performances pour indiquer des éléments tels que les dépenses administratives, les profits et pertes, ou la comparaison des frais de déplacement avec la période précédente.
• Méthode de distribution des informations financières et statistiques : ajoutez n’importe quelle liste visible à un tableau de bord.
• Informations organisées pour l’examen et l’analyse : pour les personnes qui examinent les performances globales de l’entreprise, les tableaux de bord basés sur l’analyse sont utiles.
• Un hub pour les éléments qui nécessitent une attention particulière afin que vous puissiez agir immédiatement, directement depuis le tableau de bord.
• Collaboration avec d’autres personnes : incluez un composant pour Collaborate. Cela vous permet d’examiner et de commenter les éléments directement depuis le tableau de bord. La création d’un groupe de collaboration permet de s’assurer que seules les personnes pour lesquelles le tableau de bord est pertinent participent à la collaboration.
• Groupes de tableaux de bord associés : regroupez les tableaux de bord associés dans un sous-menu pour un accès rapide.

Concevez votre tableau de bord

Que vous créiez un ou plusieurs tableaux de bord ou que vous modifiiez des tableaux de bord installés à partir de la bibliothèque de démarrage rapide, il y a certains éléments à prendre en compte.

• Réfléchissez à qui le tableau de bord est destiné. Créez-vous le tableau de bord pour des rôles spécifiques au sein de la société, des utilisateurs externes ou des individus ? Chacun a un besoin d’information différent, alors décidez à l’avance à qui s’adresse chaque tableau de bord.
• Déterminez quel contenu donnera les bonnes informations. Une fois que vous savez pour qui vous créez le tableau de bord, déterminez le type d’informations que l’utilisateur trouvera le plus important. Par exemple, les rapports seront-ils les meilleurs ? Des cartes de performances ? Analyse? Collaboration? Vous pouvez ensuite adapter le tableau de bord à l’utilisateur.
• Rendez-le collaboratif. Prenez des composants de tableau de bord de différentes zones pour créer un tableau de bord que plusieurs personnes peuvent utiliser pour collaborer entre les équipes. Ensuite, incluez Collaborate pour vous assurer que toute l’équipe est impliquée dans les conversations, avec les informations pertinentes à portée de main chaque fois qu’elle accède au tableau de bord.
• Dessinez l’apparence que vous voulez donner au tableau de bord et comment vous allez le construire. Vous pouvez déplacer des composants du tableau de bord dans le tableau de bord. Cependant, commencer avec un bon plan de base rendra la création du tableau de bord plus rapide et plus facile.

Les composants sont les éléments de base des tableaux de bord Intacct. Combinez différents composants pour créer le type d’information le mieux adapté à vos besoins.

Soyez créatif

Créez des raccourcis vers les applications, rapports et fichiers que vous utilisez le plus souvent.

Utilisez les liens intelligents dans les tableaux de bord pour créer des liens vers tout ce qui a une URL (par exemple, des manuels, des sites Web commerciaux et des vidéos).

Utilisez le filtrage pour limiter les informations du tableau de bord à des dimensions particulières. Vous pouvez filtrer les rapports financiers, les graphiques et les cartes de performances directement sur le tableau de bord.

Voici quelques idées d’utilisation des tableaux de bord. Chacun répond aux besoins d’un utilisateur ou d’un rôle spécifique.

• Partager des fichiers avec d’autres personnes : À l’aide du composant Liens intelligents, vous pouvez partager des fichiers avec d’autres personnes. Par exemple, une équipe de comptes fournisseurs peut partager des ressources de manière transparente. Dans ce cas, les fichiers sont stockés dans une application cloud qui fournit une URL pour chacun d’eux.
• Afficher les indicateurs clés de performance : Les graphiques font d’excellents composants KPI. Ajoutez un graphique pour chaque KPI utile aux utilisateurs du tableau de bord. Par exemple, vous pouvez inclure un lien vers un site Web du secteur.
• Combinez des rapports individuels sur la page pour imiter un rapport unique : Il arrive parfois que plusieurs rapports puissent être combinés pour créer un seul rapport, mais les zones de rapport ne sont pas liées.
• Ajustez votre tableau de bord pour imiter un rapport : Ajoutez plusieurs rapports plus simples côte à côte. Par exemple, les rapports sur les revenus, la dotation en personnel et les dépenses peuvent être utilisés pour créer un profil de planification de conformité.
• Créer un centre d’activités de fin de mois : Utilisez le calendrier et les différents rapports pour créer un hub en un coup d’œil pour les activités de fin de mois telles que la balance de vérification, les CC, les CF, le GL et les emplacements. Dans les sociétés multi-entités, vous pouvez inclure des entités.

Trouvez plus d’exemples sur Sage Intacct communauté.

Restreindre l’accès

La sécurité est une préoccupation majeure et vous ne voulez pas que tout le monde ait accès à certaines informations de l’entreprise. Plusieurs types de permissions s’appliquent aux tableaux de bord.

• Permissions générales du tableau de bord

  Vous définissez ces permissions dans Permissions de la société.

  Utilisateurs qui n’ont que les permissions Vue Les tableaux de bord peuvent voir les informations du tableau de bord, mais ne peuvent en aucun cas les modifier.

  Les utilisateurs qui ont également la permission de Éditer Les tableaux de bord peuvent modifier les composants du tableau de bord.

• Permissions d’afficher des tableaux de bord spécifiques

  Le propriétaire ou l’administrateur du tableau de bord peut utiliser l’onglet Permissions du tableau de bord pour définir les droits d’accès au tableau de bord (bien que les administrateurs puissent toujours afficher les tableaux de bord).

  La priorité des droits d’accès est la suivante :

  • Les droits des utilisateurs sont prioritaires sur les droits du groupe.

    Par exemple, si vous autorisez les droits d’accès à un groupe, mais refusez les droits d’accès à un utilisateur au sein du groupe, l’utilisateur n’est pas autorisé à accéder au tableau de bord.

  • Pour les groupes, l’option Autoriser est prioritaire sur Refuser.

    Par exemple, si vous refusez l’accès au groupe « Tout le monde » mais que vous autorisez l’accès au groupe « Responsables de service », les utilisateurs du groupe « Responsables de service » peuvent accéder au tableau de bord.

• Permissions d’afficher et d’utiliser les composants du tableau de bord

  Certains composants sont accessibles à tous, tels que les liens de raccourci, les calendriers et les flux d’actualités. Les autres composants nécessitent des permissions spécifiques :

  • Archives: Si un composant affiche les données d’un type de fiche qui nécessite une permission, l’utilisateur doit disposer de la permission appropriée pour afficher le composant. Les types de fiches nécessitant une permission sont les comptes, les fournisseurs, les factures fournisseurs et les factures. Votre administrateur définit les permissions d’affichage des différents types de fiches.
  • Rapports : Pour afficher un composant de rapport, un utilisateur doit obtenir les permissions nécessaires pour afficher le rapport. Le propriétaire du rapport définit les permissions d’affichage du rapport.

  Si un utilisateur n’est pas autorisé à afficher au moins un composant, il verra une erreur ou une zone vide à l’emplacement du composant.