Informationen zu Rechnungsgenehmigungen in "Kreditorenbuchhaltung"
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Mit Rechnungsgenehmigungen können Sie steuern, wer Rechnungen vor der Zahlung prüft und genehmigt. Genehmigungsrichtlinien bestimmen, welche Benutzer*innen Rechnungen basierend auf Kriterien wie Lieferant, Abteilung oder Rechnungsbetrag genehmigen können.
Nachdem eine Rechnung genehmigt wurde, können Sie sie auf der Seite "Rechnungen bezahlen" bezahlen.
Genehmigungen für Kundenerstattungen
Aus Kundenerstattungen erstellte Rechnungen können in Standard-Workflows für die Rechnungsgenehmigung enthalten sein. Admins können die Kreditorenbuchhaltung so konfigurieren, dass Rechnungsgenehmigungen für Rechnungen, die aus Kundenerstattungen erstellt wurden, übersprungen werden.
Rechnungen, die aus Kundenerstattungen erstellt wurden, können nach dem Einreichen zur Genehmigung nicht mehr zurückgerufen werden.
Anforderungen an Genehmigende
Ein Benutzer muss die folgenden Kriterien erfüllen, um als Genehmigender hinzugefügt werden zu können:
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Die Person muss entweder ein geschäftlicher oder ein Mitarbeiterbenutzer sein.
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Die Person muss über die erforderlichen Berechtigungen zum Genehmigen von Rechnungen in "Kreditorenbuchhaltung" verfügen.
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Für die Person dürfen keine Abteilungs- oder Entitätsbeschränkungen bestehen.
Um sicherzustellen, dass Genehmigende alle an sie weitergeleiteten Rechnungen prüfen und genehmigen können, ist es wichtig, dass für die Genehmigenden keine Beschränkungen vorliegen. Wenn Sie einen Benutzer als Genehmigenden hinzufügen und den Benutzer später auf bestimmte Abteilungen oder Entitäten beschränken, geschieht Folgendes:
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Der Benutzer erhält keine Benachrichtigungen mehr, wenn Rechnungen zur Genehmigung an ihn weitergeleitet werden, auch wenn er zuvor den Erhalt von Benachrichtigungen aktiviert hat.
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Rechnungen mit Einzelpositionen, die außerhalb der Benutzerbeschränkungen liegen, werden nicht an die Genehmigungswarteschlange des Benutzers weitergeleitet. Wenn es keine anderen Genehmigenden für die Regel gibt, kann die Rechnung im Status "Eingereicht" hängen bleiben.
Genehmigungsrichtlinie
Eine Genehmigungsrichtlinie definiert, wie Rechnungen zur Genehmigung weitergeleitet werden. Sie können Genehmigungsanforderungen basierend auf Lieferant, Genehmigungsbeträgen, Abteilungen oder bestimmten Benutzer*innen weiterleiten.
Aus Kundenerstattungen erstellte Rechnungen unterliegen denselben Genehmigungsrichtlinienregeln wie andere Rechnungen, es sei denn, Optionen zur Umgehung der Genehmigung sind aktiviert.
Durch Ihre Genehmigungsrichtlinie können Genehmigungsanfragen für Rechnungen an die folgenden Benutzer*innen weitergeleitet werden:
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Personen, die für die Überwachung bestimmter Lieferanten verantwortlich sind
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Personen, die Rechnungen zwischen bestimmten Beträgen genehmigen müssen
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Führungskräfte, die Rechnungen abzeichnen müssen, die ihrer Abteilung zugeordnet sind
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Eine bestimmte Person, die alle Rechnungen genehmigen muss
Jede Art von Weiterleitung wird durch einen Regeltyp definiert. Ihre Genehmigungsrichtlinie kann einfach sein und einen einzelnen Regeltyp enthalten oder komplex sein und eine Kombination von Regeltypen enthalten. Alles hängt von den Anforderungen Ihrer Organisation ab.
Für Rechnungsgenehmigungen gibt es vier Regeltypen. Damit können Sie das Genehmigungssystem erstellen, das Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Je nachdem, welchen Regeltyp Sie auswählen, müssen Sie möglicherweise weitere Einrichtungsschritte ausführen.
| Weiterleiten an... | Regeltyp ... einrichten |
|---|---|
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Benutzer, die für die Genehmigung von Rechnungen für einen bestimmten Lieferanten verantwortlich sind |
Lieferantenbasierte Genehmigung: Die Rechnungen werden an den Benutzer oder die Benutzergruppe weitergeleitet, der bzw. die im Lieferantendatensatz als Rechnungsgenehmigender zugeordnet ist. Wenn kein Genehmigender zugewiesen ist, wird die lieferantenbasierte Genehmigung für die Rechnungen dieses Lieferanten übersprungen. Einrichtung: Weisen Sie Rechnungsgenehmigende für jeden Lieferanten zu, dem in Ihrer Organisation ein bestimmter Genehmigender zugeordnet ist. Sie können dies im Lieferantendatensatz tun. Möglicherweise möchten Sie eine Richtlinie erstellen, die lieferantenbasierte Genehmigungen und Abteilungsgenehmigungen vereint. Erfahren Sie mehr darüber, wie lieferantenbasierte Genehmigungen und Abteilungsgenehmigungen in Kombination funktionieren.
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Benutzer, die den Transaktionswert für Rechnungen gemäß ihrer Ausgabenbefugnis genehmigen |
Wertgenehmigung: Basierend auf dem Rechnungsbetrag und den von Ihnen eingerichteten Wertgenehmigungsebenen werden die Rechnungen direkt an die Genehmigenden für die Ebene gesendet, in die der Gesamtrechnungsbetrag fällt. Die Genehmigungsweiterleitung beginnt mit dem ersten Genehmigenden und wird für jeden nachfolgenden Genehmigenden fortgesetzt, bis der Kaufbetrag unter den Grenzwert des nächsten Genehmigenden fällt. Einrichtung: Geben Sie die Regeln für Wertgenehmigungen auf der Seite Wertgenehmigungsregel an. Weisen Sie dann Benutzer für die Genehmigung von Rechnungen zu: Listen- und Ebenenberechtigung, die ihrer Befugnis entspricht. |
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Benutzer, die Transaktionen mit Einzelpositionen genehmigen, die entsprechend ihrer Ausgabenbefugnis ihrer Abteilung zugeordnet sind |
Wertgenehmigung: Transaktionsabteilung: Genehmigungsanforderungen werden basierend auf der in einer Rechnungseinzelposition ausgewählten Abteilung und dem Gesamtrechnungsbetrag weitergeleitet. Wertgenehmigungsregeln definieren, wer Genehmigungsanforderungen für eine Abteilung erhält und welche Beträge genehmigt werden müssen. Eine Wertgenehmigungsregel ist vielleicht für die meisten Ihrer Abteilungen praktikabel, andere Abteilungen benötigen jedoch möglicherweise ihre eigenen Regeln mit unterschiedlichen Genehmigenden und/oder Genehmigungsbeträgen. Möglicherweise möchten Sie eine Richtlinie erstellen, die lieferantenbasierte Genehmigungen und Abteilungsgenehmigungen vereint. Erfahren Sie mehr darüber, wie lieferantenbasierte Genehmigungen und Abteilungsgenehmigungen in Kombination funktionieren.
Bei Rechnungen, die die Abteilungsgenehmigung durchlaufen, kann nur eine Abteilung auf der Rechnung ausgewählt werden.
Erstellen und definieren Sie Ihre Wertgenehmigungsregeln basierend auf der Transaktionsabteilung auf der Seite Regelsatz für Wertgenehmigung. |
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Bestimmte Benutzer, die alle Rechnungen genehmigen müssen |
Benutzerebene: Wählen Sie diesen Regeltyp aus und wählen Sie dann einen Benutzer aus der Dropdown-Liste in der Spalte Benutzer aus. Der Benutzer muss über die Berechtigung "Rechnungsgenehmigungen: Liste" in Kreditorenbuchhaltung verfügen, um in der Liste zu erscheinen. |
In einer kleinen Organisation können Sie eine Rechnung an die Abteilungsleitung und dann an eine bestimmte Person in der Finanzabteilung weiterleiten.
In einer großen Organisation sind die Aufgaben möglicherweise stärker getrennt und die Entscheidungsfindung zentralisierter. Sie können eine Rechnung beispielsweise zuerst an die Person weiterleiten, die ausschließlich Rechnungen für den jeweiligen Lieferanten genehmigt, dann basierend auf dem Transaktionsbetrag an andere Benutzer und schließlich an einen bestimmten Benutzer, der die endgültige Genehmigung erteilt.
Regeltyp "Lieferantenbasierte Genehmigung"
Bei der lieferantenbasierten Genehmigung werden Rechnungen an einen Rechnungsgenehmigenden weitergeleitet, den Sie im Lieferantendatensatz angeben. Rechnungsgenehmigende können Einzelpersonen oder eine Benutzergruppe sein. Wenn es sich bei dem Genehmigenden um eine Benutzergruppe handelt, müssen alle Benutzer in der Gruppe die Kriterien für Genehmigende erfüllen.
Sie können jedem Lieferanten in Ihrer Liste oder nur einigen von ihnen Rechnungsgenehmigende zuweisen. Wenn eine Rechnung für einen Lieferanten eingereicht wird, dem kein Rechnungsgenehmigender zugewiesen ist, wird die Regel für die lieferantenbasierte Genehmigung umgangen.
Wenn die lieferantenbasierte Genehmigung mit der Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung kombiniert wird, durchläuft eine eingereichte Rechnung nur dann die Abteilungsgenehmigung, wenn kein lieferantenspezifischer Genehmigender zugewiesen ist. Wenn dem Lieferanten ein Rechnungsgenehmigender zugeordnet ist, wird die Abteilungsgenehmigung umgangen, sodass die Rechnung mehreren Abteilungen zugewiesen werden kann. Erfahren Sie mehr darüber, wie diese Regelsätze in Kombination funktionieren.
Wertgenehmigungsregeltypen
Es gibt zwei Arten von Wertgenehmigungsregeltypen für Rechnungen: Wertgenehmigung und Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung. Jeder Regeltyp ist etwas anders eingerichtet als auf der Seite "Rechnungsgenehmigungsrichtlinie Verbindlichkeiten".
Wertgenehmigung
Genehmigungsanforderungen werden auf Basis des Gesamtrechnungsbetrags weitergeleitet. Wertgenehmigungen werden mit Wertgenehmigungsregeln erstellt, die die Genehmigungsebenen und die Genehmigungsbeträge auf den einzelnen Ebenen festlegen. Die Genehmigungsanforderungen werden direkt an die Ebene gesendet, in die der Gesamtrechnungsbetrag fällt.
Angenommen, Sie möchten, dass Rechnungen auf der Grundlage des Gesamtrechnungsbetrags genehmigt werden. Die Genehmigungsanforderung wird direkt an den Benutzer weitergeleitet, der über die Berechtigung für die entsprechende Ebene verfügt, in die der Gesamtrechnungsbetrag fällt.
Nachdem Sie den Regeltyp "Wertgenehmigung" ausgewählt haben, wählen Sie "Bearbeiten" aus, um die Wertgenehmigungsregeln hinzuzufügen.
Angenommen, Ihre Wertgenehmigungsregel sieht die folgenden drei Ebenen vor:
- Ebene 1: 500 USD bis 1.000 USD
- Ebene 2: 1.000,01 USD bis 5.000 USD
- Ebene 3: 5.000,01 USD bis Kein maximales Limit
Bei Gesamtrechnungsbeträgen in folgender Höhe gilt Folgendes:
- 2.500 USD: Die Genehmigungsanforderungen werden direkt an alle Benutzer mit Berechtigungen für Ebene 2 gesendet. Jeder Benutzer mit Berechtigungen für Ebene 2 darf sie genehmigen.
- 10.000 USD: Da es kein Maximum für Ebene 3 gibt, erhält jeder Benutzer mit Genehmigungsberechtigungen für Ebene 3 eine Genehmigungsanforderung.
- 400 USD: Die Rechnung wird automatisch erfasst und erfordert keine Genehmigung, da der Betrag unter dem für Ebene 1 definierten Betrag liegt.
Berechtigungen
Für den Regeltyp Wertgenehmigung müssen Benutzer über Berechtigungen verfügen, die auf den Genehmigungsbetragsebenen basieren, die auf der Seite "Wertgenehmigungsregel" festgelegt wurden. Jeder Benutzer mit der Berechtigung für eine bestimmte Genehmigungsebene kann entsprechende Rechnungen genehmigen.
Beispiel: Es gibt einen Benutzer mit Berechtigungen für die Rechnungsgenehmigungsebenen 1, 2 und 3. Dieser Benutzer kann jede Rechnung genehmigen, deren Gesamtbetrag innerhalb der Wertebereiche liegt, die Sie für diese Ebenen definieren.
Wertgenehmigung: Transaktionsabteilung
Genehmigungsanforderungen werden basierend auf der in der Transaktion ausgewählten Abteilung sowie dem Gesamtrechnungsbetrag weitergeleitet. Wertgenehmigungsregeln definieren, wer Genehmigungsanforderungen für eine Abteilung erhält und welche Beträge genehmigt werden müssen. Eine Wertgenehmigungsregel ist vielleicht für die meisten Ihrer Abteilungen praktikabel, andere Abteilungen benötigen jedoch möglicherweise ihre eigenen Regeln mit unterschiedlichen Genehmigenden und/oder Genehmigungsbeträgen.
Regelsätze
Wenn Sie Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung als Regeltyp ausgewählt haben, müssen Sie einen Regelsatz einrichten. Mit einem Regelsatz können Sie eine Sammlung von Wertgenehmigungsregeln für den Regeltyp "Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung" definieren. Eine Wertgenehmigungsregel definiert die gewünschten Genehmigenden und deren Genehmigungsbeträge.
Ein Regelsatz enthält:
- Regeln für die Standardwertgenehmigung: Dies sind die Standardwertgenehmigungsregeln für alle Abteilungen, die über keine eigene Wertgenehmigungsregel verfügen. Beispiel: Sie möchten möglicherweise nicht für jede Abteilung eine Regel einrichten, wenn Ihr Unternehmen viele Abteilungen hat. Richten Sie stattdessen eine Standardregel ein, die für alle Abteilungen verwendet wird.
- Abteilungsspezifische Wertgenehmigungsregeln: Eine Standardwertgenehmigungsregel ist vielleicht für die meisten Ihrer Abteilungen praktikabel, andere Abteilungen benötigen jedoch möglicherweise ihre eigenen Regeln mit unterschiedlichen Genehmigenden und/oder Genehmigungsbeträgen. Verwenden Sie abteilungsspezifische Wertgenehmigungsregeln für alle Abteilungen, die ihre eigenen Regeln benötigen.
Erfahren Sie mehr über Regelsätze für Wertgenehmigungen auf Transaktionsabteilungsbasis.
Regeltyp "Benutzerebene"
Fügen Sie den Regeltyp "Benutzerebene" hinzu, wenn alle Rechnungen zu einem beliebigen Zeitpunkt im Genehmigungsprozess von einem einzelnen Benutzer genehmigt werden sollen.
Wenn Sie "Benutzerebene" als Regeltyp auswählen, werden Sie automatisch zur Spalte "Benutzer" weitergeleitet, um einen Genehmigenden auszuwählen. Ein Benutzer wird in der Liste angezeigt, wenn er über die richtigen Genehmigungsberechtigungen und keine Beschränkungen verfügt. Bei allen anderen Regeltypen kann die Spalte "Benutzer" nicht bearbeitet werden.
Automatische Genehmigungen
In manchen Fällen wird ein Schritt der Genehmigungsabfolge automatisch genehmigt und die Genehmigung wird an die nächste genehmigende Person weitergeleitet. Die automatische Genehmigung erfolgt, wenn bei einer abteilungs- oder berechtigungsbasierten Wertgenehmigung der Betrag den Mindestbetrag für den ersten Genehmigenden oder die erste Ebene unterschreitet.
Beispiel: Ihre Wertgenehmigungsregel sieht die folgenden drei Ebenen vor:
- Ebene 1: 500 USD bis 1.000 USD
- Ebene 2: 1.000,01 USD bis 5.000 USD
- Ebene 3: 5.000,01 USD bis Kein maximales Limit
Wenn der Gesamtrechnungsbetrag unter 500 USD liegt, wird die Rechnung automatisch gebucht und muss nicht genehmigt werden.
Wenn Sie den Regeltyp "Lieferantenbasierte Genehmigung" verwenden, werden außerdem Rechnungen von Lieferanten, denen kein Rechnungsgenehmigender zugeordnet wurde, automatisch genehmigt.
Wenn Ihre Rechnungsgenehmigungsrichtlinie mehrere Regeltypen enthält, erfolgt die automatische Genehmigung nur für die angewandte Regel. Nach der automatischen Genehmigung führt Sage Intacct die nächste Regel aus und leitet die Rechnung gemäß Ihrer Richtlinie weiter.
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