Rechnungen über die Liste "Rechnungen" bezahlen

In der Regel bezahlen Sie Rechnungen auf der Seite "Rechnungen bezahlen". Sie können jedoch einzelne Rechnungen über die Liste "Rechnungen" bezahlen, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Die Rechnung wurde auf der gleichen Ebene erstellt.
  • Die Rechnung wurde genehmigt oder bedarf keiner Genehmigung.
  • Die Rechnung wurde nicht zurückgestellt.
  • Wenn Sie "Freigabe zur Zahlung" verwenden, haben Sie zuvor alle Einzelposten in der Rechnung freigegeben.
  • Für den Lieferanten wurde die Standardzahlungsmethode eingerichtet, falls eine Einrichtung erforderlich ist. Beispielsweise müssen Lieferanten für Dienste wie ACH, Bankdatei und Scheckzustellung aktiviert sein.
  • Wenn für die Seite "Rechnungen bezahlen" ein Standardfilter festgelegt ist, wird diese Rechnung von diesem Filter nicht ausgeschlossen.
  • Der Betrag der Rechnung ist positiv.
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Rechnungen: Auflisten, Anzeigen

Rechnungen bezahlen: Ausführen
  1. Wechseln Sie zu der Entität, in der die Rechnung erstellt wurde.

  2. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.

  3. Wählen Sie Weitere Aktionen  > Bezahlen am Ende der Zeile aus.

    Das Pop-up "Rechnungen bezahlen" erscheint, in dem die Rechnung für die Zahlung ausgewählt werden kann.

    • Stellen Sie sicher, dass der Rechnungsstatus "Erfasst" oder "Teilweise bezahlt" lautet.

      Wenn der Status "Eingereicht" oder "Teilweise genehmigt" lautet, müssen Sie warten, bis die Rechnung genehmigt ("Gebucht") wurde, bevor Sie sie bezahlen können.

    • Vergewissern Sie sich, dass Sie sich auf der gleichen Ebene befinden, auf der die Rechnung erstellt wurde.

      Wenn Sie sich auf Entitätsebene befinden, wechseln Sie zur Liste "Rechnungen" auf dem Top-Level, um eine Rechnung zu bezahlen, die auf dem Top-Level erstellt wurde.

    • Stellen Sie sicher, dass die Rechnung nicht zurückgestellt wurde und dass alle Einzelposten zur Zahlung freigegeben sind.

      Einzelposten müssen nur freigegeben werden, wenn Sie "Freigabe zur Zahlung" aktiviert haben.

  4. Gehen Sie im Pop-up-Fenster "Rechnungen bezahlen" wie folgt vor:

    1. Wählen Sie die Zahlungsoptionen aus, die Sie verwenden möchten, z. B. Zahlungsmethode, Bankwährung und Bank.
    2. Wählen Sie die Rechnung in der Liste aus.

    4. Optional können Sie verfügbares Guthaben anwenden.

      Wählen Sie Guthaben verrechnen aus, um alle verfügbaren Guthaben anzuwenden. Wenn Sie einen Teil verrechnen möchten, bearbeiten Sie den Betrag unter Anzuwendendes Guthaben oder rufen Sie die Positionsdetails auf und wenden Sie Guthaben selektiv auf Einzelposten an.

    5. Um einen Teil der Rechnung zu bezahlen, bearbeiten Sie das Feld Zu zahlender Betrag.

    6. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

      • Wählen Sie Jetzt bezahlen aus, um eine Zahlungsanforderung zu erstellen.

      • Wählen Sie Zum Postausgang hinzufügen aus, um einen Entwurf der Zahlungsanforderung für einen späteren Zeitpunkt zu erstellen.

        Wenn bereits Zahlungen für diesen Lieferanten im Postausgang vorhanden sind, fragt Intacct möglicherweise, ob Sie die ausgewählten Rechnungen mit der vorhandenen Zahlung zusammenführen möchten. Die Zahlungen müssen dieselbe Zahlungsmethode, dasselbe Zahlungsdatum, dieselbe Bank und dieselbe Währung aufweisen. Außerdem darf die Zahlungsanforderungsmethode nicht Eine Anforderung pro Rechnung generieren lauten.

    7. Wenn das Pop-up-Fenster "Weitere Details hinzufügen" angezeigt wird, aktualisieren Sie die Notiz, die Dokumentnummer und Von der Bank gezahlter Betrag nach Bedarf.

      Notiz und Dokumentnummer werden empfohlen, sind aber nicht erforderlich.

  1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.

    Die Liste "Rechnungen" wird angezeigt. Für Rechnungen, die über diese Seite bezahlt werden können, wird am Ende der Zeile der Link "Zahlen" angezeigt.

    • Stellen Sie sicher, dass der Rechnungsstatus "Erfasst" oder "Teilweise bezahlt" lautet.

      Wenn der Status "Eingereicht" oder "Teilweise genehmigt" lautet, müssen Sie warten, bis die Rechnung genehmigt ("Gebucht") wurde, bevor Sie sie bezahlen können.

    • Vergewissern Sie sich, dass Sie sich auf der gleichen Ebene befinden, auf der die Rechnung erstellt wurde.

      Wenn Sie sich auf Entitätsebene befinden, wechseln Sie zur Liste "Rechnungen" auf dem Top-Level, um eine Rechnung zu bezahlen, die auf dem Top-Level erstellt wurde.

    • Stellen Sie sicher, dass die Rechnung nicht zurückgestellt wurde und dass alle Einzelposten zur Zahlung freigegeben sind.

      Einzelposten müssen nur freigegeben werden, wenn Sie "Freigabe zur Zahlung" aktiviert haben.

  2. Wählen Sie den Link Zahlen neben der Rechnung aus, die Sie bezahlen möchten.

    Das Pop-up "Rechnungen bezahlen" erscheint, in dem die Rechnung ausgewählt werden kann.

  3. Gehen Sie im Pop-up-Fenster "Rechnungen bezahlen" wie folgt vor:

    1. Wählen Sie die Zahlungsoptionen aus, die Sie verwenden möchten, z. B. Zahlungsmethode, Bankwährung und Bank.
    2. Wählen Sie die Rechnung in der Liste aus.

    3. Optional verfügbares Guthaben.

      Wählen Sie Guthaben verrechnen aus, um alle verfügbaren Guthaben anzuwenden. Wenn Sie einen Teil verrechnen möchten, bearbeiten Sie den Betrag unter Anzuwendendes Guthaben oder rufen Sie die Positionsdetails auf und wenden Sie Guthaben selektiv auf Einzelposten an.

    4. Um einen Teil der Rechnung zu bezahlen, bearbeiten Sie das Feld Zu zahlender Betrag.

    5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

      • Wählen Sie Jetzt bezahlen aus, um eine Zahlungsanforderung zu erstellen.

      • Wählen Sie Zum Postausgang hinzufügen aus, um einen Entwurf der Zahlungsanforderung für einen späteren Zeitpunkt zu erstellen.

        Wenn bereits Zahlungen für diesen Lieferanten im Postausgang vorhanden sind, fragt Intacct möglicherweise, ob Sie die ausgewählten Rechnungen mit der vorhandenen Zahlung zusammenführen möchten. Die Zahlungen müssen dieselbe Zahlungsmethode, dasselbe Zahlungsdatum, dieselbe Bank und dieselbe Währung aufweisen. Außerdem darf die Zahlungsanforderungsmethode nicht Eine Anforderung pro Rechnung generieren lauten.

    6. Wenn das Pop-up-Fenster "Weitere Details hinzufügen" angezeigt wird, aktualisieren Sie die Notiz, die Dokumentnummer und Von der Bank gezahlter Betrag nach Bedarf.

      Notiz und Dokumentnummer werden empfohlen, sind aber nicht erforderlich.

Nächste Schritte

Zahlungen, die genehmigt werden müssen, können von Benutzern mit den entsprechenden Berechtigungen auf der Seite Zahlungen genehmigen genehmigt werden.

Bei Zahlungen, die bereits genehmigt wurden oder keine Genehmigung erfordern, hängt der nächste Schritt von der Zahlungsmethode ab:

  • Zahlungen per Datensatzübertragung (EFT und manuelle Schecks), Barmittel, Vendor Payments powered by CSI und Kreditkartenzahlungen werden sofort erfasst.

  • Scheckzahlungen, ACH-Zahlungen und Bankdateizahlungen, die alle in Sage Intacct verwaltet werden, erfordern ein Eingreifen Ihrerseits, bevor die Zahlung erfasst wird.

Die folgende Tabelle zeigt die nächsten Schritte für Zahlungen, die in Sage Intacct verwaltet werden:

Schritte zum Ändern des Zahlungsstatus basierend auf der Zahlungsmethode

Workflow-Schritt

Zahlungen mit Scheck oder gemeinsamem Scheck

ACH-Zahlung

Bankdateizahlung

Ändern des Zahlungsstatus von "Genehmigt" in "Geliefert"

Drucken Sie den Scheck auf der Seite Schecks drucken.

Generieren Sie die ACH-Datei in der Anwendung "Zahlungsverkehr".

Wenn Sie eine NACHA-konforme Bankdatei verwenden, befolgen Sie die Verfahren für Bankdateien.

Generieren Sie die Bankdatei und laden Sie sie in der Anwendung "Zahlungsverkehr" herunter.

Ändern des Zahlungsstatus von "Geliefert" in "Abgeschlossen"

Bestätigen Sie den Scheck auf der Seite "Schecks drucken".

Bestätigen und erfassen Sie die ACH-Datei.

Laden Sie die Datei in das Bankportal hoch und bestätigen Sie sie.

Weitere Informationen zum Workflow für Zahlungsanforderungen

Folgende Lösungen können helfen, wenn eine Fehlermeldung angezeigt wird

Versuchen Sie es mit den folgenden Lösungen, wenn Sie die Fehlermeldung "Aufgrund der derzeit vorhandenen Rechnungs- oder Lieferantenvalidierungen können Sie diese Rechnung nicht über die Liste 'Rechnungen' bezahlen. Versuchen Sie, diese Rechnung über die Seite 'Rechnungen bezahlen' zu bezahlen."

Lösung von Zahlungsfehlern
Problem Lösung
Die Rechnung wurde nicht auf der gleichen Ebene erstellt. Wechseln Sie in die Entität, in der die Rechnung erstellt wurde, und bezahlen Sie die Rechnung dort.
Die Rechnung ist zurückgestellt. Heben Sie die Sperre auf, bevor Sie die Rechnung bezahlen.
Ein oder mehrere Einzelposten sind nicht zur Zahlung freigegeben. Bezahlen Sie die Rechnung, nachdem alle Einzelpositionen freigegeben wurden, oder bezahlen Sie auf der Seite "Rechnungen bezahlen", wo Sie einen Teil der Rechnung bezahlen können.
Für den Lieferanten wurde Ihre Standardzahlungsmethode nicht eingerichtet. Beispiel: ACH- oder Bankdatei oder Scheckzustellung. Bezahlen Sie die Rechnung auf der Seite "Rechnungen bezahlen" und wählen Sie eine andere Zahlungsmethode aus. Wenn Sie eine Zahlungsmethode auswählen, für die ein Lieferant eingerichtet werden muss, werden nur Rechnungen von Lieferanten, die für diese Zahlungsmethode konfiguriert sind, in der Liste angezeigt.
Ihr Standardfilter für "Rechnungen bezahlen" schließt die jeweilige Rechnung aus. Bezahlen Sie die Rechnung auf der Seite "Rechnungen bezahlen" und wählen Sie einen anderen Filter aus, um Rechnungen zu laden.