Umgang mit Überzahlungen – Forderungen

Verwenden Sie die Seite "Zahlungen empfangen", um Überzahlungen in "Forderungen" zu verarbeiten.

Sie können:

• Überzahlungen anwenden
• Überzahlungen zurückerstatten

Um diese Liste aufzurufen, gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen > Eine Zahlung erhalten.

Eine Überzahlung anwenden

Wenn Sie eine Zahlung erhalten, die den Betrag übersteigt, den ein Kunde auf allen Rechnungen schuldet, geben Sie den Betrag der Zahlung ein. Sage Intacct erfasst den Überschuss als Überzahlung, die auf zukünftige Rechnungen angewendet werden kann. Wenn der Kunde es vorzieht, das überschüssige Geld zurückerstattet zu bekommen, erstatten Sie die Überzahlung.

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie eine Überzahlung auf eine Rechnung anwenden.

1. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen > Eine Zahlung erhalten. Die Seite "Rechnungen zur Zahlung auswählen" wird angezeigt.

Wenn diese Seite angezeigt wird, sehen Sie zunächst nur den Abschnitt Zahlungsoptionen.

2. Legen Sie die Zahlungsoptionen auf die entsprechenden Werte fest. Diese Einstellungen gelten für alle Rechnungen, für die Sie die Zahlung zu diesem Zeitpunkt vornehmen möchten:
   1. Zahlungsmethode: Wählen Sie die Zahlungsmethode aus. Um beispielsweise Zahlungen per Scheck anzuwenden, wählen Sie Scheck aus.
   2. Kontotyp: Wählen Sie aus, ob es sich bei dem Konto um ein Bankkonto oder ein Konto für nicht eingezahlte Gelder handelt.
   3. Konto: Wählen Sie je nach Kontotyp das Konto aus, auf das die Zahlung eingezahlt werden soll.
   4. Rechnungswährung: Wählen Sie für Unternehmen mit mehreren Währungen die Währung aus, in der Sie die Zahlung erhalten haben.
   5. Kunde: Wählen Sie den Kunden aus, von dem Sie die Zahlung erhalten haben.

   Die Seite wird aktualisiert und zeigt den resultierenden Filtersatz an.

3. Geben Sie die Zahlungsinformationen ein.
   Wenn Sie einen Scheckbetrag eingeben, füllt Intacct automatisch einige oder alle Felder in der Liste Verfügbare Rechnungen und Lastschriften aus. (Abhängig von der Einstellung für Automatische Zahlungsvorschläge deaktivieren). Wenn die Einstellung deaktiviert ist (Standardeinstellung), schlägt Intacct vor, welche Rechnungen bezahlt werden sollen und welcher Betrag für jede Rechnung zu zahlen ist.

   Wenn Sie normalerweise die von Sage Intacct vorgeschlagenen Beträge überschreiben und nicht mehr möchten, dass Intacct diese Beträge vorschlägt, wählen Sie die Einstellung Automatische Zahlungsvorschläge deaktivieren aus. (Debitorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration)

4. In der Liste Verfügbare Überzahlungen und Vorschüsse haben Sie die folgenden Optionen:
   Eine kleine Einschränkung besteht darin, dass Sie keine Überzahlungen in Fremdwährung auf Rechnungen in Basiswährung anwenden können.
   1. Um den vollen Betrag einer Überzahlung oder eines Vorschusses auf eine Rechnung anzuwenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Komplett erhalten links neben dem Guthaben.
   2. Um einen Teilbetrag einer Überzahlung oder eines Vorschusses auf eine Rechnung anzuwenden, geben Sie unter Zu verrechnendes Guthaben einen Betrag ein, der kleiner ist als der Wert für Verfügbares Guthaben.
   Intacct verfolgt die Guthaben- und Überzahlungsbeträge, die Sie für die Rechnungen ausgewählt haben, und schließt diese Beträge in das Feld Verfügbarer anzuwendender Betrag ein. Der Betrag in diesem Feld kann nicht bearbeitet werden, aber Sie können ihn ändern, indem Sie die Beträge für die einzelnen Guthaben und Überzahlungen ändern.
5. In der Liste Verfügbare Rechnungen und Lastschriften haben Sie für jede Rechnung die folgenden Optionen:
   1. Um die Details einer Rechnung anzuzeigen, wählen Sie die Rechnungsnummer aus.
   2. Um den vollen erhaltenen Betrag auf eine Rechnung anzuwenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Komplett erhalten links neben der Rechnung. Intacct gibt diesen Betrag dann automatisch in das Feld Erhaltener Betrag ein.
   3. Wenn ein Rabatt verfügbar ist, wird der Betrag angezeigt. Wählen Sie Rabatt anwenden aus, um den Rabatt auf die Rechnung anzuwenden.
      Der Rabatt kann auf den vollen Transaktionsbetrag oder nur auf die Summe der Einzelposten berechnet werden. Die Berechnung basiert auf der Bedingung, die Sie für den Kunden eingerichtet haben. Wenn Sie die Option in "Debitorenbuchhaltung konfigurieren" aktivieren, aktiviert Intacct automatisch das Kontrollkästchen Rabatt anwenden und wendet den Laufzeitrabatt an.
   4. Wenn Sie Guthaben oder Überzahlungen/Vorschüsse hinzugefügt haben, ändern Sie die Beträge in den Feldern Erhaltener Betrag für die Rechnungen um den Verfügbaren anzuwendenden Betrag, um sie anzuwenden. Jeder Betrag, der im Feld Überzahlter Betrag verbleibt, bleibt als Guthaben oder Überzahlung erhalten.

      Angenommen, ein Kunde hat eine ausstehende Rechnung über 500 USD, ein Guthaben über 100 USD und eine Zahlung von 400 USD. Sie haben den Scheckbetrag von 400 USD eingegeben und das Kontrollkästchen aktiviert, um den vollen Betrag des Guthabens anzuwenden. Ändern Sie den erhaltenen Betrag von 400 USD in 500 USD, um das Guthaben von 100 USD anzuwenden. Der zu viel gezahlte Betrag beträgt jetzt 0,00.

6. Wählen Sie Speichern.

Angewendete Überzahlung zurückbuchen

Um eine angewendete Überzahlung zurückzubuchen, müssen Sie den gesamten Zahlungs- oder Guthabenbetrag zurückbuchen, nicht nur den Überzahlungsbetrag.

Weitere Informationen finden Sie unter Ein Haben aufheben oder umkehren, dem eine Kundenzahlung zugeordnet ist.

Rückerstattung für einen Kunden

Wenn der Kunde zu viel bezahlt hat und Sie nicht vorhaben, eine weitere Rechnung für den Kunden zu erstellen, oder der Kunde sein Geld zurückhaben möchte, können Sie eine Erstattung veranlassen. Die Ausstellung einer Erstattung erfordert die Koordination mit der Kreditorenbuchhaltung.

1. Erstellen Sie eine Anpassung (Lastschrift), die den Kundensaldo auf null anpasst.

2. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Zahlungen erhalten – Neu! aus.

3. Wenden Sie die Korrektur an für die Kundentransaktion.

   Wenn Sie die Lastschrift nicht anwenden, werden offene Transaktionen und die Anpassung weiterhin in Ihrem Report zu Zahlungsausständen (Zeitraum) angezeigt.

4. Legen Sie den Kunden in der Kreditorenbuchhaltung als einmaligen Lieferanten an.

   Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Lieferanten.

5. Erstatten Sie das dem Kunden geschuldete Geld, indem Sie eine Rechnung erstellen.

   1. Legen Sie den neuen Lieferanten als Zahlungsempfänger fest.
   2. Legen Sie als Einzelposition dasselbe Konto fest, das im ursprünglichen Haben oder in der Zahlung verwendet wurde, die Sie erstatten möchten.
6. Bezahlen Sie die Rechnung.

Wenn Sie nicht weiterkommen, wenden Sie sich an Ihre*n zuständige*r Support-Benutzer*in.