Mitarbeiter-Datensatz erstellen – Ausgaben

Eine bewährte Methode besteht darin, für jeden Ihrer Mitarbeiter einen Datensatz zu erstellen, damit Sie die folgenden Schritte ausführen können:

Reporting-Daten
Verarbeitung von Gehaltsabrechnungen und Sozialleistungen

Basis-Mitarbeiter hinzufügen

Der einfachste Mitarbeiter-Datensatz benötigt eine ID und einen Kontaktnamen. Je nach Konfiguration Ihres Unternehmens muss ein Mitarbeiter möglicherweise auch mit einem Standort verbunden sein. Alle anderen Felder sind optional, können aber für andere Funktionen in Intacct verwendet werden. Erfahren Sie mehr zum Thema Hinzufügen eines detaillierten Mitarbeiters.

Aus dem Erweiterte Liste für diesen Bereich können Sie Informationen zu Intacct hinzufügen, indem Sie die Funktion Importdienst. Auswählen Importieren zu beginnen.

Abonnement	Unternehmen Zeit und Ausgaben Projekte
Regionale Verfügbarkeit	Alle Regionen
Benutzertyp	Geschäftlicher Benutzer
Berechtigungen	Unternehmen Ausgaben Projekte Zeit Mitarbeiter: Auflisten, Anzeigen, Hinzufügen

Gehe zu Berichte > Einrichtung > Abmessungen > und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Mitarbeiter.

Gehe zu Ausgaben > Alle > und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Mitarbeiter.

Gehe zu Projekte > Alle > und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Mitarbeiter.

Gehe zu Zeit > Alle > und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Mitarbeiter.
Geben Sie eine Mitarbeiter-ID.
Wählen Sie eine Haupt-Kontakt.
Wählen Sie einen Standort aus.
Füllen Sie optional die Felder auf den einzelnen Tabs aus.
Wählen Sie Speichern.

Detaillierten Mitarbeiter hinzufügen

Erstellen Sie einen detaillierteren Mitarbeiter-Datensatz, um Beschäftigungsdetails zu speichern, Kostensätze verfolgenund Informationen zur Erstattung einrichten für einen Mitarbeiter.

Abonnement	Unternehmen Zeit und Ausgaben Projekte
Regionale Verfügbarkeit	Alle Regionen
Benutzertyp	Geschäftlicher Benutzer
Berechtigungen	Unternehmen Ausgaben Projekte Zeit Mitarbeiter: Auflisten, Anzeigen, Hinzufügen

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Geben Sie eine Mitarbeiter-ID.
Wählen Sie eine Haupt-Kontakt.
Wählen Sie einen Standort aus.
Optional können Sie die Felder ausfüllen.

Ordnen Sie in projekt- oder servicebasierten Organisationen einen Mitarbeiter einem Einkommensart um die tatsächlichen Arbeitskosten dieses Mitarbeiters zu berechnen. Anschließend werden die Kosten auf die Hauptbuch Konto oder Konten gebucht, die Sie bei der Einrichtung der Projekte Anwendung konfiguriert haben. Erfahren Sie mehr zum Thema Einrichtung der Lohnkosten-Buchung.
Wählen Sie das Symbol Kontakte Tab.
Geben Sie einen Kategorie.
Wählen Sie eine Kontakt.

Kostensätze verfolgen

Wählen Sie das Symbol Kostensätze Tab.
Geben Sie eine Stundensatz oder Jahresgehalt.
Wählen Sie eine aus oder geben Sie eine ein Startdatum.
Wählen Sie Hinzufügen aus.

Informationen zur Erstattung einrichten

Geben Sie die bevorzugte Zahlungsmethode des Mitarbeiters für Erstattungen an und richten Sie sie ein. Sie können auch Automatische Zahlungsbenachrichtigungen für Zahlungen einrichten für den Mitarbeiter.

ACH- oder Bankdatei-Erstattungen

Wenn Sie Mitarbeitende über ACH- oder Bankdateien erstatten, richten Sie die erforderlichen Informationen ein, um Zahlungen in die Bank Konto dieses Mitarbeiter zu Einzahlung. Informationen zur Kostenerstattung Tab.

Wählen Sie das Symbol Informationen zur Kostenerstattung Tab.
Wählen Sie als bevorzugte Zahlungsmethode ACH- oder Bankdatei.
Wählen Sie für Option zum Aktivieren des Dienstes auswählen die Option ACH payments aktivieren.

Geben Sie Informationen zur Bank Konto des Mitarbeiter in die ACH-Konfiguration Details ein. Wenden Sie sich an Ihren Mitarbeiter, um diese Informationen zu erhalten.

ACH-Dateien

Feldbeschreibungen für ACH-Dateien
Feld	Beschreibung
ACH-Bankleitzahl	Bankleitzahl-Nummer des Kontos des Mitarbeiters.
Kontonummer	Geben Sie die Konto-Nummer des Mitarbeiters ein.
Kontotyp	Wählen Sie den Kontotyp für den Mitarbeiter aus. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Girokonto Sparkonto
Kontoklassifizierung	Geben Sie an, ob es sich bei der Konto des Mitarbeiter um eine persönliche oder geschäftliche Konto handelt. Wenn es sich bei dem Mitarbeiter um einen einzelnen Auftragnehmer handelt, der einen persönlichen Konto verwendet, wählen Sie "Persönlich (PPD)" aus. Wenn die Mitarbeiter eine geschäftliche Konto verwendet, wählen Sie den Klassifizierungscode aus, den die Bank für ACH-Zahlungen an Geschäftskonten (CTX oder CCD) verwendet. Wenn der Mitarbeiter den Klassifizierungscode nicht kennt, sollte er seine Bank Kontakt.

Bankdateien für Australien

Feldbeschreibungen für Bankdateien
Feld	Beschreibung
Zahlungsland	Wählen Sie Australien aus.
Kontonummer des Kreditors	Geben Sie die Kontonummer für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden. Kontonummern dürfen nicht mit einem Leerzeichen beginnen.
Name des Kreditorenkontos	Geben Sie den Namen ein, den Sie mit dem Girokonto des Kreditors verknüpfen möchten. Die Zeichenbeschränkung für den Kontonamen beträgt 32 Zeichen. Verwenden Sie nur alphanumerische Zeichen.
BSB-Nummer des Kreditors	Geben Sie die sechsstellige Bankfilialnummer der Bank des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein.
Referenz	Geben Sie eine aussagekräftige Referenznummer ein, um die Bankdatei mit den zu zahlenden Mitarbeiterausgaben zu verknüpfen und so die Nachverfolgung von Zahlungen zu ermöglichen. Welche Referenznummer in der Bankdatei verwendet wird, hängt davon ab, wie viele Ausgaben eine Mitarbeiterrückerstattung umfasst. Die Zahlung erfolgt für eine Ausgabenerstattung Wenn eine Referenznummer in der Ausgabe angegeben ist, wird in der Zahlungsdatei die Referenznummer der Ausgabe verwendet. Wenn für die Ausgaben keine Referenznummer angegeben ist, wird in der Datei diese Mitarbeiterreferenznummer verwendet. Die Zahlung erfolgt für mehrere Ausgabenerstattungen: Wenn die Ausgaben dieselbe Referenznummer haben, wird in der Zahlungsdatei die Referenznummer der Ausgabe verwendet. Wenn die Ausgaben unterschiedliche Referenznummern haben, wird in der Datei diese Mitarbeiterreferenznummer verwendet. Geben Sie maximal 18 alphanumerische Zeichen in das Feld Referenz ein.

Bankdateien für Frankreich

Feldbeschreibungen für Bankdateien
Feld	Beschreibung
Zahlungsland	Wählen Sie Frankreich aus.
Kreditor-IBAN	Geben Sie die Kontonummer für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden. Kontonummern dürfen nicht mit einem Leerzeichen beginnen.
Name des Kreditors	Geben Sie den Namen ein, den Sie mit dem Girokonto des Kreditors verknüpfen möchten. Die Zeichenbeschränkung für den Kontonamen beträgt 32 Zeichen. Verwenden Sie nur alphanumerische Zeichen.
BIC des Kreditors	Geben Sie den BIC für das Konto ein. Hierbei handelt es sich um eine eindeutige Kennung, die von SWIFT für die internationale Zahlungsabwicklung vergeben wird.
Angaben zur Kreditorenadresse	Geben Sie die erforderlichen Adressdaten ein.
End-to-End-Kennung	Geben Sie eine aussagekräftige Referenznummer ein, um die Bankdatei mit den zu zahlenden Mitarbeiterausgaben zu verknüpfen und so die Nachverfolgung von Zahlungen zu ermöglichen. Welche Referenznummer in der Bankdatei verwendet wird, hängt davon ab, wie viele Ausgaben eine Mitarbeiterrückerstattung umfasst. Die Zahlung erfolgt für eine Ausgabenerstattung Wenn eine Referenznummer in der Ausgabe angegeben ist, wird in der Zahlungsdatei die Referenznummer der Ausgabe verwendet. Wenn für die Ausgaben keine Referenznummer angegeben ist, wird in der Datei diese Mitarbeiterreferenznummer verwendet. Die Zahlung erfolgt für mehrere Ausgabenerstattungen: Wenn die Ausgaben dieselbe Referenznummer haben, wird in der Zahlungsdatei die Referenznummer der Ausgabe verwendet. Wenn die Ausgaben unterschiedliche Referenznummern haben, wird in der Datei diese Mitarbeiterreferenznummer verwendet. Geben Sie maximal 18 alphanumerische Zeichen in das Feld End-to-End-Kennung ein.

Bankdateien für Irland

Feldbeschreibungen für Bankdateien
Feld	Beschreibung
Zahlungsland	Wählen Sie Irland aus.
Kreditor-IBAN	Geben Sie die Kontonummer für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden. Kontonummern dürfen nicht mit einem Leerzeichen beginnen.
Name des Kreditors	Geben Sie den Namen ein, den Sie mit dem Girokonto des Kreditors verknüpfen möchten. Die Zeichenbeschränkung für den Kontonamen beträgt 32 Zeichen. Verwenden Sie nur alphanumerische Zeichen.
BIC des Kreditors	Geben Sie den BIC für das Konto ein. Hierbei handelt es sich um eine eindeutige Kennung, die von SWIFT für die internationale Zahlungsabwicklung vergeben wird.
Angaben zur Kreditorenadresse	Geben Sie die erforderlichen Adressdaten ein.
End-to-End-Kennung	Geben Sie eine aussagekräftige Referenznummer ein, um die Bankdatei mit den zu zahlenden Mitarbeiterausgaben zu verknüpfen und so die Nachverfolgung von Zahlungen zu ermöglichen. Welche Referenznummer in der Bankdatei verwendet wird, hängt davon ab, wie viele Ausgaben eine Mitarbeiterrückerstattung umfasst. Die Zahlung erfolgt für eine Ausgabenerstattung Wenn eine Referenznummer in der Ausgabe angegeben ist, wird in der Zahlungsdatei die Referenznummer der Ausgabe verwendet. Wenn für die Ausgaben keine Referenznummer angegeben ist, wird in der Datei diese Mitarbeiterreferenznummer verwendet. Die Zahlung erfolgt für mehrere Ausgabenerstattungen: Wenn die Ausgaben dieselbe Referenznummer haben, wird in der Zahlungsdatei die Referenznummer der Ausgabe verwendet. Wenn die Ausgaben unterschiedliche Referenznummern haben, wird in der Datei diese Mitarbeiterreferenznummer verwendet. Geben Sie maximal 18 alphanumerische Zeichen in das Feld End-to-End-Kennung ein.

Bankdateien für Südafrika

Feldbeschreibungen für Bankdateien
Feld	Beschreibung
Zahlungsland	Wählen Sie Südafrika aus.
Kontonummer des Empfängers	Geben Sie die Kontonummer für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden. Kontonummern dürfen nicht mit einem Leerzeichen beginnen.
Name des Empfängerkontos	Geben Sie den Namen des Kontoinhabers für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden.
Filiale des Empfängerkontos	Geben Sie die sechsstellige Bankfilialnummer der Bank des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein.
Art des Kontos	Geben Sie den Kontotyp für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden. Der Wert muss 1, 2, 3 oder 4 lauten.
Kontocode des Empfängers	Geben Sie den Kontocode des Empfängers ein, alphanumerisch mit bis zu 13 Zeichen.
Kennzeichnung für Zahlungsnachweis	Geben Sie Wahr, W (Ja) oder Falsch, F (Nein) ein, um anzugeben, ob der Zahlungsnachweis gedruckt werden soll, wenn der Bankdatei-Zahlungsbatch autorisiert wird.
Benutzerreferenz	Geben Sie eine aussagekräftige Referenznummer ein, um die Bankdatei mit den zu zahlenden Mitarbeiterausgaben zu verknüpfen und so die Nachverfolgung von Zahlungen zu ermöglichen. Welche Referenznummer in der Bankdatei verwendet wird, hängt davon ab, wie viele Ausgaben eine Mitarbeiterrückerstattung umfasst. Die Zahlung erfolgt für eine Ausgabenerstattung Wenn eine Referenznummer in der Ausgabe angegeben ist, wird in der Zahlungsdatei die Referenznummer der Ausgabe verwendet. Wenn für die Ausgaben keine Referenznummer angegeben ist, wird in der Datei diese Mitarbeiterreferenznummer verwendet. Die Zahlung erfolgt für mehrere Ausgabenerstattungen: Wenn die Ausgaben dieselbe Referenznummer haben, wird in der Zahlungsdatei die Referenznummer der Ausgabe verwendet. Wenn die Ausgaben unterschiedliche Referenznummern haben, wird in der Datei diese Mitarbeiterreferenznummer verwendet. Geben Sie maximal 20 alphanumerische Zeichen in das Feld Benutzerreferenz ein.
Kreditorencode	Geben Sie den Kreditorencode für das Standardbankkonto des Lieferanten ein. Diese Option wird angezeigt, wenn Sie Standard Bank NAMPAY SSVS Pre Format als Dateiformat für Ihr Girokonto auswählen.

Bankdateien für das Vereinigte Königreich

Feldbeschreibungen für Bankdateien
Feld	Beschreibung
Zahlungsland	Wählen Sie Vereinigtes Königreich aus.
Zahlungswährung	Wählen Sie die Währung für Lieferantenzahlungen Rückerstattungen an Mitarbeitende aus. EUR: Bei dieser Option wird das SEPA-Bankdateiformat für Zahlungen in EUR verwendet. GBP: Bei dieser Option wird das UK-Bankdateiformat für Zahlungen in GBP verwendet.
Kontonummer des Kreditors	Geben Sie die Kontonummer für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden. Kontonummern dürfen nicht mit einem Leerzeichen beginnen.
Name des Empfängers	Geben Sie den Namen ein, den Sie mit dem Girokonto des Empfängers verknüpfen möchten. Wenden Sie sich an Ihre Bank, um die Zeichenbeschränkung für den Kontonamen zu ermitteln. Verwenden Sie nur alphanumerische Zeichen.
Bankleitzahl des Empfängers	Geben Sie die sechsstellige Bankfilialnummer der Bank des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein.
Angaben zur Kreditorenadresse	Geben Sie die erforderlichen Adressdaten ein.
BACS-Referenz	Geben Sie eine aussagekräftige Referenznummer ein, um die Bankdatei mit den zu zahlenden Mitarbeiterausgaben zu verknüpfen und so die Nachverfolgung von Zahlungen zu ermöglichen. Welche Referenznummer in der Bankdatei verwendet wird, hängt davon ab, wie viele Ausgaben eine Mitarbeiterrückerstattung umfasst. Die Zahlung erfolgt für eine Ausgabenerstattung Wenn eine Referenznummer in der Ausgabe angegeben ist, wird in der Zahlungsdatei die Referenznummer der Ausgabe verwendet. Wenn für die Ausgaben keine Referenznummer angegeben ist, wird in der Datei diese Mitarbeiterreferenznummer verwendet. Die Zahlung erfolgt für mehrere Ausgabenerstattungen: Wenn die Ausgaben dieselbe Referenznummer haben, wird in der Zahlungsdatei die Referenznummer der Ausgabe verwendet. Wenn die Ausgaben unterschiedliche Referenznummern haben, wird in der Datei diese Mitarbeiterreferenznummer verwendet. Geben Sie maximal 18 alphanumerische Zeichen in das Feld BACS-Referenz ein. Sie können dieses Feld zu einem Pflichtfeld für britische Lieferanten und Mitarbeitende machen, indem Sie das Dateiformat BarclaysNet Payment Ref für das britische Girokonto auswählen.

Wählen Sie Speichern.

Automatische Zahlungsbenachrichtigungen für Zahlungen einrichten

Sie können Mitarbeitende automatisch benachrichtigen, wenn ihnen Ausgaben erstattet wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Richten Sie eine E-Mail mit Zahlungsbenachrichtigungen ein.

Im Rahmen des Einrichtungsprozesses für automatische Zahlung-Benachrichtigungen müssen Sie Folgendes tun:

Wählen Sie aus, welche Mitarbeiter über die Erstattung von Ausgaben benachrichtigt werden sollen.
Stellen Sie sicher, dass die Kontakt der einzelnen Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse enthält.

Wählen Sie auf dem Tab "Erstattungsinformationen" die Option Automatische Zahlungsbenachrichtigung senden.
Wählen Sie das Symbol Kontakte Tab.
Wählen Sie das Symbol Kontakte Dropdown-Menü und wählen Sie Ansehen.
Überprüfen Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters.

Die Zahlung-Benachrichtigungs-E-Mail verwendet automatisch den Namen und die E-Mail-Adresse auf der primären Kontakt Datensatz der Mitarbeiter.
Wählen Sie Speichern.