Mitarbeitende hinzufügen, bearbeiten oder deaktivieren

Eine bewährte Methode besteht darin, für jeden Ihrer Mitarbeiter einen Datensatz zu erstellen, damit Sie folgende Schritte ausführen können:

• Reportdaten

• Verarbeitung von Gehaltsabrechnungen und Leistungen

Abhängig von Ihrem Unternehmens-Abonnement und Ihren Berechtigungen finden Sie die Funktion "Mitarbeiter" möglicherweise in den folgenden Menüs:

• Unternehmen

• Ausgaben

• Projekte

• Reports

Einen einfachen Mitarbeiter hinzufügen

Der einfachste Mitarbeiter-Datensatz benötigt eine ID und einen Kontaktnamen. Je nach Konfiguration Ihres Unternehmens muss ein Mitarbeiter möglicherweise auch mit einem Standort verbunden sein. Alle anderen Felder sind optional, können aber für andere Funktionen in Intacct verwendet werden. Erfahren Sie mehr zum Thema Hinzufügen eines detaillierten Mitarbeiters.

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Mitarbeiter.

2. Geben Sie eine Mitarbeiter-ID.

3. Wählen Sie einen Hauptverantwortlicher Kontakt.

4. Wählen Sie eine Lage.

5. Füllen Sie optional die Felder auf den einzelnen Tabs aus.

6. Wählen Sie Speichern.

Detaillierten Mitarbeiter hinzufügen

Erstellen Sie einen detaillierteren Mitarbeiter-Datensatz, um Beschäftigungsdetails speichern, Kostensätze verfolgenund Informationen zur Erstattung einrichten für einen Mitarbeiter.

Beschäftigungsdetails eingeben

1. Gehe zu Ausgaben > Alle und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Mitarbeiter.

2. Geben Sie eine Mitarbeiter-ID.

3. Wählen Sie einen Hauptverantwortlicher Kontakt.

4. Wählen Sie eine Lage.

5. Optional können Sie die Felder ausfüllen.

   Verknüpfen Sie einen Mitarbeiter für eine projekt- oder servicebasierte Organisation auch mit einem Einkommensart um die tatsächlichen Arbeitskosten dieses Mitarbeiters zu berechnen. buchen Sie sie dann auf den Hauptbuch Konto oder die Konten, die Sie bei der Ersteinrichtung der Projekte Anwendung angegeben haben. Erfahren Sie mehr zum Thema Lohnkosten-Buchung einrichten.

6. Wählen Sie das Symbol Kontakte Tab.

7. Geben Sie einen Kategorie.

8. Wählen Sie eine Kontakt.

Kostensätze verfolgen

1. Wählen Sie das Symbol Kostensätze Tab.

2. Geben Sie eine Stundensatz oder Jahressatz.

3. Wählen Sie eine oder geben Sie eine Startdatum.

4. Wählen Sie Hinzufügen aus.

Informationen zur Erstattung einrichten

Geben Sie die bevorzugte Zahlungsmethode des Mitarbeiters für Erstattungen auf der Seite Informationen zur Kostenerstattung Tab. Sie können auch Automatische Zahlungsbenachrichtigungen für Zahlungen einrichten für den Mitarbeiter.

ACH- oder Bankdatei-Erstattungen

Wenn Sie Mitarbeitenden Erstattungen über ACH- oder Bankdateien gewähren, richten Sie die erforderlichen Informationen ein, Einzahlung um Zahlungen auf die Bank Konto dieses Mitarbeiter aus dem Informationen zur Kostenerstattung Tab.

1. Wählen Sie das Symbol Informationen zur Kostenerstattung Tab.

2. Wählen Sie als bevorzugte Zahlungsmethode ACH- oder Bankdatei.

3. Wählen Sie Eine Option zum Aktivieren des Dienstes auswählen.

4. Geben Sie Informationen zum Konto des Mitarbeiters ein. Wenden Sie sich an Ihre E-Mail-Adresse, um diese Informationen zu erhalten.

   ACH-Dateien

   Feldbeschreibungen für ACH-Dateien

   Feld	Beschreibung
   ACH-Bankleitzahl	Routing Nummer der Konto der Mitarbeiter.
   Kontonummer	Konto-Nummer des Mitarbeiters.
   Kontotyp	Kontotyp des Mitarbeiters: entweder ein Girokonto oder ein Sparkonto.
   Kontoklassifizierung	Geben Sie an, ob es sich bei der Konto der Mitarbeiter um eine persönliche oder geschäftliche Konto handelt. Wenn es sich bei dem Mitarbeiter um einen einzelnen Auftragnehmer handelt, der einen persönlichen Konto verwendet, wählen Sie Persönlich (PPD) aus. Wenn der Mitarbeiter eine geschäftliche Konto verwendet, wählen Sie den Klassifizierungscode aus, den Ihre Bank für ACH-Zahlungen an Geschäftskonten (CTX oder CCD) verwendet. Wenn Sie Ihren Klassifizierungscode nicht kennen, Kontakt Ihre Bank.

   Bankdateien für Australien

   Feldbeschreibungen für Bankdateien

   Feld	Beschreibung
   Zahlungsland	Wählen Sie Australien aus.
   Kontonummer des Kreditors	Geben Sie die Kontonummer für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden. Kontonummern dürfen nicht mit einem Leerzeichen beginnen.
   Name des Kreditorenkontos	Geben Sie den Namen ein, den Sie mit dem Girokonto des Kreditors verknüpfen möchten. Die Zeichenbeschränkung für den Kontonamen beträgt 32 Zeichen. Verwenden Sie nur alphanumerische Zeichen.
   BSB-Nummer des Kreditors	Geben Sie die sechsstellige Bankfilialnummer der Bank des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein.
   Referenz	Geben Sie eine aussagekräftige Referenznummer ein, um die Bankdatei mit den zu zahlenden Mitarbeiterausgaben zu verknüpfen und so die Nachverfolgung von Zahlungen zu ermöglichen. Welche Referenznummer in der Bankdatei verwendet wird, hängt davon ab, wie viele Ausgaben eine Mitarbeiterrückerstattung umfasst. Die Zahlung erfolgt für eine Ausgabenerstattung Wenn eine Referenznummer in der Ausgabe angegeben ist, wird in der Zahlungsdatei die Referenznummer der Ausgabe verwendet. Wenn für die Ausgaben keine Referenznummer angegeben ist, wird in der Datei diese Mitarbeiterreferenznummer verwendet. Die Zahlung erfolgt für mehrere Ausgabenerstattungen: Wenn die Ausgaben dieselbe Referenznummer haben, wird in der Zahlungsdatei die Referenznummer der Ausgabe verwendet. Wenn die Ausgaben unterschiedliche Referenznummern haben, wird in der Datei diese Mitarbeiterreferenznummer verwendet. Geben Sie maximal 18 alphanumerische Zeichen in das Feld Referenz ein.

   Bankdateien für Frankreich

   Feldbeschreibungen für Bankdateien

   Feld	Beschreibung
   Zahlungsland	Wählen Sie Frankreich aus.
   Kreditor-IBAN	Geben Sie die Kontonummer für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden. Kontonummern dürfen nicht mit einem Leerzeichen beginnen.
   Name des Kreditors	Geben Sie den Namen ein, den Sie mit dem Girokonto des Kreditors verknüpfen möchten. Die Zeichenbeschränkung für den Kontonamen beträgt 32 Zeichen. Verwenden Sie nur alphanumerische Zeichen.
   BIC des Kreditors	Geben Sie den BIC für das Konto ein. Hierbei handelt es sich um eine eindeutige Kennung, die von SWIFT für die internationale Zahlungsabwicklung vergeben wird.
   Angaben zur Kreditorenadresse	Geben Sie die erforderlichen Adressdaten ein.
   End-to-End-Kennung	Geben Sie eine aussagekräftige Referenznummer ein, um die Bankdatei mit den zu zahlenden Mitarbeiterausgaben zu verknüpfen und so die Nachverfolgung von Zahlungen zu ermöglichen. Welche Referenznummer in der Bankdatei verwendet wird, hängt davon ab, wie viele Ausgaben eine Mitarbeiterrückerstattung umfasst. Die Zahlung erfolgt für eine Ausgabenerstattung Wenn eine Referenznummer in der Ausgabe angegeben ist, wird in der Zahlungsdatei die Referenznummer der Ausgabe verwendet. Wenn für die Ausgaben keine Referenznummer angegeben ist, wird in der Datei diese Mitarbeiterreferenznummer verwendet. Die Zahlung erfolgt für mehrere Ausgabenerstattungen: Wenn die Ausgaben dieselbe Referenznummer haben, wird in der Zahlungsdatei die Referenznummer der Ausgabe verwendet. Wenn die Ausgaben unterschiedliche Referenznummern haben, wird in der Datei diese Mitarbeiterreferenznummer verwendet. Geben Sie maximal 18 alphanumerische Zeichen in das Feld End-to-End-Kennung ein.

   Bankdateien für Irland

   Feldbeschreibungen für Bankdateien

   Feld	Beschreibung
   Zahlungsland	Wählen Sie Irland aus.
   Kreditor-IBAN	Geben Sie die Kontonummer für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden. Kontonummern dürfen nicht mit einem Leerzeichen beginnen.
   Name des Kreditors	Geben Sie den Namen ein, den Sie mit dem Girokonto des Kreditors verknüpfen möchten. Die Zeichenbeschränkung für den Kontonamen beträgt 32 Zeichen. Verwenden Sie nur alphanumerische Zeichen.
   BIC des Kreditors	Geben Sie den BIC für das Konto ein. Hierbei handelt es sich um eine eindeutige Kennung, die von SWIFT für die internationale Zahlungsabwicklung vergeben wird.
   Angaben zur Kreditorenadresse	Geben Sie die erforderlichen Adressdaten ein.
   End-to-End-Kennung	Geben Sie eine aussagekräftige Referenznummer ein, um die Bankdatei mit den zu zahlenden Mitarbeiterausgaben zu verknüpfen und so die Nachverfolgung von Zahlungen zu ermöglichen. Welche Referenznummer in der Bankdatei verwendet wird, hängt davon ab, wie viele Ausgaben eine Mitarbeiterrückerstattung umfasst. Die Zahlung erfolgt für eine Ausgabenerstattung Wenn eine Referenznummer in der Ausgabe angegeben ist, wird in der Zahlungsdatei die Referenznummer der Ausgabe verwendet. Wenn für die Ausgaben keine Referenznummer angegeben ist, wird in der Datei diese Mitarbeiterreferenznummer verwendet. Die Zahlung erfolgt für mehrere Ausgabenerstattungen: Wenn die Ausgaben dieselbe Referenznummer haben, wird in der Zahlungsdatei die Referenznummer der Ausgabe verwendet. Wenn die Ausgaben unterschiedliche Referenznummern haben, wird in der Datei diese Mitarbeiterreferenznummer verwendet. Geben Sie maximal 18 alphanumerische Zeichen in das Feld End-to-End-Kennung ein.

   Bankdateien für Südafrika

   Feldbeschreibungen für Bankdateien

   Feld	Beschreibung
   Zahlungsland	Wählen Sie Südafrika aus.
   Kontonummer des Empfängers	Geben Sie die Kontonummer für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden. Kontonummern dürfen nicht mit einem Leerzeichen beginnen.
   Name des Empfängerkontos	Geben Sie den Namen des Kontoinhabers für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden.
   Filiale des Empfängerkontos	Geben Sie die sechsstellige Bankfilialnummer der Bank des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein.
   Art des Kontos	Geben Sie den Kontotyp für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden. Der Wert muss 1, 2, 3 oder 4 lauten.
   Kontocode des Empfängers	Geben Sie den Kontocode des Empfängers ein, alphanumerisch mit bis zu 13 Zeichen.
   Kennzeichnung für Zahlungsnachweis	Geben Sie Wahr, W (Ja) oder Falsch, F (Nein) ein, um anzugeben, ob der Zahlungsnachweis gedruckt werden soll, wenn der Bankdatei-Zahlungsbatch autorisiert wird.
   Benutzerreferenz	Geben Sie eine aussagekräftige Referenznummer ein, um die Bankdatei mit den zu zahlenden Mitarbeiterausgaben zu verknüpfen und so die Nachverfolgung von Zahlungen zu ermöglichen. Welche Referenznummer in der Bankdatei verwendet wird, hängt davon ab, wie viele Ausgaben eine Mitarbeiterrückerstattung umfasst. Die Zahlung erfolgt für eine Ausgabenerstattung Wenn eine Referenznummer in der Ausgabe angegeben ist, wird in der Zahlungsdatei die Referenznummer der Ausgabe verwendet. Wenn für die Ausgaben keine Referenznummer angegeben ist, wird in der Datei diese Mitarbeiterreferenznummer verwendet. Die Zahlung erfolgt für mehrere Ausgabenerstattungen: Wenn die Ausgaben dieselbe Referenznummer haben, wird in der Zahlungsdatei die Referenznummer der Ausgabe verwendet. Wenn die Ausgaben unterschiedliche Referenznummern haben, wird in der Datei diese Mitarbeiterreferenznummer verwendet. Geben Sie maximal 20 alphanumerische Zeichen in das Feld Benutzerreferenz ein.
   Kreditorencode	Geben Sie den Kreditorencode für das Standardbankkonto des Lieferanten ein. Diese Option wird angezeigt, wenn Sie Standard Bank NAMPAY SSVS Pre Format als Dateiformat für Ihr Girokonto auswählen.

   Bankdateien für das Vereinigte Königreich

   Feldbeschreibungen für Bankdateien

   Feld	Beschreibung
   Zahlungsland	Wählen Sie Vereinigtes Königreich aus.
   Zahlungswährung	Wählen Sie die Währung für Lieferantenzahlungen Rückerstattungen an Mitarbeitende aus. EUR: Bei dieser Option wird das SEPA-Bankdateiformat für Zahlungen in EUR verwendet. GBP: Bei dieser Option wird das UK-Bankdateiformat für Zahlungen in GBP verwendet.
   Kontonummer des Kreditors	Geben Sie die Kontonummer für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden. Kontonummern dürfen nicht mit einem Leerzeichen beginnen.
   Name des Empfängers	Geben Sie den Namen ein, den Sie mit dem Girokonto des Empfängers verknüpfen möchten. Wenden Sie sich an Ihre Bank, um die Zeichenbeschränkung für den Kontonamen zu ermitteln. Verwenden Sie nur alphanumerische Zeichen.
   Bankleitzahl des Empfängers	Geben Sie die sechsstellige Bankfilialnummer der Bank des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein.
   Angaben zur Kreditorenadresse	Geben Sie die erforderlichen Adressdaten ein.
   BACS-Referenz	Geben Sie eine aussagekräftige Referenznummer ein, um die Bankdatei mit den zu zahlenden Mitarbeiterausgaben zu verknüpfen und so die Nachverfolgung von Zahlungen zu ermöglichen. Welche Referenznummer in der Bankdatei verwendet wird, hängt davon ab, wie viele Ausgaben eine Mitarbeiterrückerstattung umfasst. Die Zahlung erfolgt für eine Ausgabenerstattung Wenn eine Referenznummer in der Ausgabe angegeben ist, wird in der Zahlungsdatei die Referenznummer der Ausgabe verwendet. Wenn für die Ausgaben keine Referenznummer angegeben ist, wird in der Datei diese Mitarbeiterreferenznummer verwendet. Die Zahlung erfolgt für mehrere Ausgabenerstattungen: Wenn die Ausgaben dieselbe Referenznummer haben, wird in der Zahlungsdatei die Referenznummer der Ausgabe verwendet. Wenn die Ausgaben unterschiedliche Referenznummern haben, wird in der Datei diese Mitarbeiterreferenznummer verwendet. Geben Sie maximal 18 alphanumerische Zeichen in das Feld BACS-Referenz ein. Sie können dieses Feld zu einem Pflichtfeld für britische Lieferanten und Mitarbeitende machen, indem Sie das Dateiformat BarclaysNet Payment Ref für das britische Girokonto auswählen.

5. Wählen Sie Speichern.

Automatische Zahlungsbenachrichtigungen für Zahlungen einrichten

Mit Intacct können Sie Benachrichtigen Sie Mitarbeitende automatisch, wenn ihnen Ausgaben erstattet wurden. Im Rahmen des Einrichtungsprozesses für automatische Zahlungsbenachrichtigungen müssen Sie:

• Wählen Sie aus, welche Mitarbeiter über die Erstattung von Ausgaben benachrichtigt werden sollen.
• Stellen Sie sicher, dass die Kontaktinformationen der einzelnen Mitarbeiter*innen eine E-Mail-Adresse enthalten.

1. Wählen Sie auf dem Tab "Informationen zur Kostenerstattung" die Option Automatische Zahlungsbenachrichtigung senden.

2. Wählen Sie das Symbol Kontakte Tab.

3. Wählen Sie das Symbol Kontakte und wählen Sie Ansehen.

4. Überprüfen Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters.

   Die Zahlung-Benachrichtigungs-E-Mail verwendet automatisch den Namen und die E-Mail-Adresse auf der Datensatz "Hauptkontakt" des Mitarbeiter.

5. Wählen Sie Speichern.

Mitarbeiter bearbeiten

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Mitarbeiter.

2. Suchen Sie den Mitarbeiter-Datensatz, den Sie bearbeiten möchten.

3. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

4. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.

5. Wählen Sie Speichern.

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Mitarbeiter.

2. Suchen Sie die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter und wählen Sie Bearbeiten aus.

3. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.

4. Wählen Sie Speichern.

Einen Mitarbeiter anzeigen

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Mitarbeiter.

2. Suchen Sie den Mitarbeiter-Datensatz, den Sie anzeigen möchten.

3. Wählen Sie am Ende der Zeile Weitere Aktionen > Anzeigen.

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Mitarbeiter.

2. Suchen Sie den Mitarbeiter und wählen Sie Ansehen.

Mitarbeiter*innen deaktivieren oder entfernen

Um Unordnung in Listen zu vermeiden, deaktivieren Sie Mitarbeiter, die Sie nicht mehr verwenden. Sie können Mitarbeitende auch aus der Liste "Mitarbeitende" Entfernen. Nachdem Sie einen Mitarbeiter-Datensatz entfernt haben, kann er nicht wiederhergestellt werden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie einen Datensatz Entfernen möchten, setzen Sie seinen Status auf "Inaktiv".

Mitarbeiterdatensätze, die sich auf eine Transaktion oder einen Datensatz beziehen, können nicht gelöscht werden. Wechseln Sie in diesen Fällen zu der Transaktion oder dem Datensatz, in der der Mitarbeiter erwähnt wird, und Entfernen Sie stattdessen den Mitarbeiter-Datensatz dort.

Mitarbeiter*in deaktivieren

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Mitarbeiter.

2. Suchen Sie den Mitarbeiter-Datensatz, den Sie bearbeiten möchten.

3. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

4. Wählen Sie für "Status" Inaktiv aus.

5. Wählen Sie Speichern.

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Mitarbeiter.

2. Suchen Sie die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter und wählen Sie Bearbeiten aus.

3. Wählen Sie für "Status" Inaktiv aus.

4. Wählen Sie Speichern.

Mitarbeiter entfernen

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Mitarbeiter.

2. Suchen Sie den Mitarbeiter-Datensatz, den Sie Entfernen möchten.

3. Wählen Sie am Ende der Zeile Weitere Aktionen > Entfernen aus.

4. Wählen Sie zur Bestätigung Entfernen aus.

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Mitarbeiter.

2. Suchen Sie den Mitarbeiter und aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.

3. Wählen Sie Entfernen aus.