Erstattung von Mitarbeiter-Ausgaben mithilfe der Übersicht über Kreditorenrechnungen

Sie können Mitarbeiter über die Kreditorenbuchhaltung erstatten. Wenn ein Ausgaben-Report genehmigt wird, generiert Sage Intacct eine Rechnung für Verbindlichkeiten, die Sie mit Ihrem vorhandenen Prozess der Zahlung für Verbindlichkeiten bezahlen können.

Im folgenden Workflow wird erläutert, wie Sie Mitarbeiter mithilfe von Eingangsrechnungen erstatten:

  1. Erstattung von Mitarbeiter-Ausgaben mithilfe von Kreditorenrechnungen aktivieren

  2. Ein Mitarbeiter-Verbindlichkeitenkonto für die Erstattung von Ausgaben auswählen

  3. Einen Lieferanten einem Mitarbeiter zuordnen

  4. Einen Report zu Mitarbeitern zu Ausgaben einreichen

  5. Ausgaben-Report genehmigen

  6. Eine Rechnung für Verbindlichkeiten bezahlen

Mitarbeiterhaftung Ausgaben Konto

Nachdem Sie die Option aktiviert haben Erstattung von Mitarbeiter-Ausgaben mithilfe von "Kreditorenbuchhaltung" Stellen Sie sicher, dass das richtige Konto für Ausgaben für Mitarbeiter ausgewählt ist. Wenn ein Mitarbeiter einen Ausgaben-Report einreicht, schreibt Sage Intacct dem Ausgaben-Konto des Mitarbeiters eine Summe gut und belastet das Ausgaben-Konto. Stellen Sie sicher, dass das unter "Ausgaben konfigurieren" ausgewählte Konto für Ausgaben für Mitarbeiter für generierte Kreditorenrechnungen verwendet wird.

Weitere Informationen finden Sie unter Wählen Sie ein Mitarbeiter-Konto für Ausgaben-Erstattungen aus.

Lieferanten

Bevor Mitarbeitende Ausgaben-Reports einreichen, stellen Sie sicher, dass jedem Mitarbeiter-Datensatz ein Lieferant zugeordnet ist, damit genehmigte Ausgaben-Reports Kreditorenrechnungen erstellen.

Folgendes gilt, wenn Lieferanten Mitarbeitern zugeordnet sind:

  • Bank- und Identitätsinformationen werden im Mitarbeiter-Datensatz gespeichert.

  • Wenn Sie einen Mitarbeiter-Datensatz aktualisieren, aktualisiert Intacct auch den Lieferant-Datensatz.

  • Der Lieferant darf nicht mit einem anderen Mitarbeiter oder Kunden verknüpft sein.

  • Nachdem eine Rechnung für Verbindlichkeiten generiert wurde, können Sie den Lieferanten, der dem Mitarbeiter zugeordnet ist, nicht mehr ändern.

Weitere Informationen finden Sie unter Lieferanten-Liste anzeigen.

Ausgaben-Reports

Ausgaben-Reports können eine unbegrenzte Anzahl von Einzelposten enthalten, die jeweils unterschiedliche Ausgabentypen, Abteilungen und Standorte angeben können. Mitarbeitende können zusätzlich zu den obligatorischen Daten, wie z. B. Ausgaben und Kosten, Notizen hinzufügen. Sie können ihren Ausgaben-Reports auch Anhänge hinzufügen.

Weitere Informationen finden Sie unter Ausgaben-Reports erstellen.

Ausgaben-Reports genehmigen oder ablehnen

Manager*innen, denen die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen sind, können Ausgaben-Reports von Mitarbeitern genehmigen oder ablehnen. Wenn ein Ausgaben-Report genehmigt wird, generiert Intacct eine Rechnung für Verbindlichkeiten zur Erstattung der Mitarbeiter. Wenn ein Ausgaben-Report abgelehnt wird, können Sie oder der Mitarbeiter ihn korrigieren und erneut zur Genehmigung einreichen.

Weitere Informationen finden Sie unter Ausgaben-Reports genehmigen.

Rechnungen

Bezahlen Sie Kreditorenrechnungen, um Mitarbeiter zu erstatten. Nachdem eine Rechnung bezahlt wurde, ändert sich der Status des Ausgaben-Reports in Bezahlt. Sie können eine Rechnung für Verbindlichkeiten bearbeiten, aber Aktualisierungen sind eingeschränkt, da die Rechnung aus einem Ausgaben-Report generiert wird. Umkehren Sie eine Rechnung für Verbindlichkeiten nicht, um die Erstattung eines Mitarbeiters zu korrigieren. Durch Zurückbuchen der Rechnung wird der zugehörige Ausgaben-Report nicht umgekehrt.

Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungen bezahlen.

USt-Positionen

Wenn genehmigte Ausgaben-Reports USt-Positionen enthalten, werden die USt-Details auf generierten Eingangsrechnungen angezeigt. Die USt-Positionen bleiben auf der Kreditoren-Rechnung nicht steuerpflichtig, um duplizierte Steuerberechnungen zu verhindern.

Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungen anzeigen.

Report zu Bestandsbuch-Ausgaben

Führen Sie die Ausgaben Bestandsbuch Report aus, um Mitarbeiter Ausgaben Salden zu verfolgen und zu abstimmen. Der Report zeigt Informationen zur Erstattung und Zahlung basierend auf Verbindlichkeitentransaktionen an, die aus genehmigten Ausgaben-Reports erstellt wurden. Verwenden Sie den Report, um ausstehende Salden zu überwachen und zu überprüfen, ob Rückerstattungen an Mitarbeiter gezahlt wurden.

Weitere Informationen finden Sie unter Report zum Ausgaben-Bestandsbuch.