Zu erstattende Ausgabenabrechnungen auswählen

Die Auswahl eines Ausgaben-Report, der erstattet werden soll, umfasst zwei Seiten:

• Zu erstattende Ausgaben-Reports auswählen: Filtern Sie die Liste der zu erstattenden Ausgaben-Reports nach Kriterien wie dem Namen des Mitarbeiters oder der bevorzugten Zahlungsmethode. Oder wählen Sie Liste So zeigen Sie alle Reports zu Mitarbeiter-Ausgaben an, die für die Erstattung ausgewählt werden können.
• Zum Bezahlen auswählen: Bestimmen Sie den Gesamtbetrag Betrag den Sie für einen oder mehrere Ausgaben Reports oder Datensatz Erstattungen außerhalb des Systems über Bargeld zahlen möchten.

Wenn Ihr Unternehmen Genehmigungen verwendet, wird die Ausgabe auf die Seite "Ausstehende Rückerstattungen" verschoben. Wenn Ihr Unternehmen keine Genehmigungen verwendet, können Sie Zahlungen auszahlen, z. B. indem Sie einen Scheck drucken oder eine ACH payment-Datei generieren.

Filteroptionen festlegen

Filtern und sortieren Sie Ausgaben-Reports auf der Seite "Zu erstattende Ausgaben-Reports auswählen". Auf dieser Seite haben Sie die folgenden zwei Möglichkeiten:

• Um schnell alle Ausgaben-Reports nach Fälligkeitsdatum sortiert anzuzeigen, wählen Sie Liste.
• Um den Bereich der vom System angezeigten Ausgaben-Reports einzugrenzen, legen Sie die Filteroptionen nach Bedarf fest und wählen Sie dann Liste. Weitere Informationen finden Sie in den Filterbeschreibungen unten.

Das System zeigt eine Liste der zu erstattenden Ausgaben-Reports auf der Seite "Zur Zahlung auswählen" an. Sie können mit der Bildlaufleiste rechts neben der Liste durch die Liste blättern.

Nach Ausgaben-Reports filtern

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Erstattungen > Zu-erstattbare Ausgaben auswählen oder Auswählen, um zu bezahlen.

2. So filtern Sie nach Entität in Entitätsfilter und -gruppierung:

   • Wenn Sie Beziehungen zwischen Entitäten definiert haben und Ausgaben Reports nur von Entitäten anzeigen möchten, für die eine Beziehung zu einem bestimmten Quell Entität definiert wurde, wählen Sie das "Zahlung auslösende Entitäten" auswählen Pfeil nach unten, um eine Liste der Quellentitäten anzuzeigen. Wählen Sie dann die gewünschte Entität aus.
   • Sie können diese Liste nach bestimmten Entitäten filtern, die Beziehungen zur Quell-Entität haben. Wählen Sie Ausgewählt, dann im Feld Zahlungsentitäten Liste, Mehrfachauswahl (Strg + Klickoder Umschalt + Klick) die erforderlichen Entitäten und wählen Sie dann den richtigen Pfeil aus, um diese Entitäten in den Zahlungsentitäten Kästchen auf der rechten Seite.
   • Sie können diese Liste filtern, um nur Geschäftsbereiche anzuzeigen, die den gesamten Ausgaben-Report bezahlen können. Wählen Sie dazu in der Registerkarte Gruppiert nach auszuwählen, wählen Sie Entitätund überprüfen Sie dann das Symbol Entitäten auswählen, die alle Ausgaben komplett genehmigen können Kontrollkästchen.
   • Sie können Ausgaben-Reports ein- oder ausschließen, je nachdem, ob sie Einzelpositionen für mehrere Entitäten enthalten:
     • Einschließen Schließen Sie Ausgaben-Reports mit Einzelposten für mehrere Entitäten ein, solange eine Einzelposition die Kriterien erfüllt.
     • Ausschließen: Schließen Sie Ausgaben-Reports mit Einzelposten für mehrere Entitäten aus, obwohl mindestens ein Einzelposten die Kriterien erfüllt
     • Nur: Zeigt nur Ausgaben-Reports an, die Einzelpositionen für mehrere Entitäten enthalten. Ausgaben-Reports mit mehreren Einzelpositionen für dieselbe Entität werden ausgeschlossen
   • Nachdem Sie Liste, die Auswählen, um zu bezahlen Die Liste zeigt Ausgaben-Reports sowohl auf dem Top-Level als auch auf der Entitätsebene an.

3. So filtern Sie nach Mitarbeiterinformationen in Mitarbeiterfilter:

   • Um einen Mitarbeiterbereich festzulegen, für den die Ausgaben-Reports bezahlt werden sollen, gehen Sie wie folgt vor: Von Mitarbeiter und An MitarbeiterWählen Sie jeweils einen Bereich aus. Diese Auswahllisten legen den Bereich der Mitarbeiter nach ID # fest.
   • Um Ausgaben-Reports nach der bevorzugten Zahlungsmethode des Mitarbeiters zu filtern, wählen Sie eine Option aus der Registerkarte Zahlungsmethode Dropdown-Menü.

4. Um nach Ausgaben-Report-Informationen zu filtern, wählen Sie unter Ausgabenreportfilter:

   • Um einen Datumsbereich festzulegen, für den Ausgaben-Reports angezeigt werden sollen, gehen Sie wie folgt vor: Von Datum des Ausgaben-Reports und Bis Ausgabenreport-Datum, geben Sie das Anfangs- bzw. Enddatum ein oder wählen Sie es aus. Dies ist das Datum, an dem der Ausgaben-Report eingereicht wurde.
   • Um einen Bereich von Ausgaben-Report-Nummern festzulegen, anhand dessen Ausgaben-Reports angezeigt werden sollen, gehen Sie wie folgt vor: Von Ausgabenreportnummer und Bis AusgabenreportnummerWählen Sie Anfangs- bzw. Endnummern aus.
   • Um einen Bereich von Ausgaben-Report-Beträgen festzulegen, für den Ausgaben-Reports angezeigt werden sollen, gehen Sie wie folgt vor: Von zahlbarer Betrag Wählen Sie >=, = oder > aus und geben Sie dann eine Betrag für den unteren Bereich ein. In Zu zahlbarer Betrag Auswählen <= or <, then type a top-of-range amount.
   • Wenn Ihr Unternehmen mehrere Währungen verwendet, wählen Sie zum Filtern nach Ausgaben-Reports mit einer bestimmten Währung Ausgabewährungauswählen und dann die Währung auswählen, die Sie verwenden möchten. Wenn Sie hier die Basiswährung wählen, wählt das System das Zur Zahlung Banken in der Basiswährung nutzen für Sie aktivieren. Wenn Sie eine fremde Währung markieren, deaktiviert das System dieses Kontrollkästchen.

5. Um die Sortierreihenfolge und die Nummer der pro Seite angezeigten Datensätze zu steuern, wählen Sie in Format:

   • Standardmäßig sortiert das System Ausgaben-Reports nach Dokumentdatum. Um Elemente hinzuzufügen, nach denen sortiert werden soll, wählen Sie unter "Sortieren nach" die Auswahl Liste wählen Sie eine Artikel aus, nach der Sie sortieren möchten, und wählen Sie dann Hinzufügen. Entfernen Sie einen Artikel, indem Sie den Artikel in der Liste "Sortieren nach" auswählen und dann die Schaltfläche X -Symbol.
   • Ausgaben-Reports werden nach der Reihenfolge der Elemente im Datensatz sortiert. Sortieren nach Liste. Um Elemente in der Liste "Sortieren nach" anzuordnen, wählen Sie einen Artikel aus und wählen Sie dann den nach oben und Pfeile nach unten , um den Artikel in der Liste nach oben bzw. unten in der Liste zu verschieben.
   • Um die Nummer der auf einer Seite angezeigten Ausgaben-Reports zu ändern, wählen Sie Maximale Anzahl der auszuwählenden Datensätzeund wählen Sie dann einen Wert zwischen 50 und 250.

6. Wenn Sie die Filter wie gewünscht festgelegt haben, wählen Sie Liste.

   Um zur Seite "Filter und Formatierung" zurückzukehren, wählen Sie Anpassen. Die Filter bleiben gleich, wie Sie sie vor der Auswahl festgelegt haben Liste.

Zu erstattende Ausgabenabrechnungen auswählen

Auf der Seite "Zur Zahlung auswählen" können Sie auswählen, welche Ausgaben-Reports erstattet werden sollen, welche Zahlungsmethode für die Erstattung verwendet werden soll und von welcher Institution diese Gelder stammen. Bei Barrückerstattungen leisten Sie keine Erstattungen. Sie erfassen sie hier lediglich.

Nachdem Sie auf der Seite "Zur Zahlung auswählen" Ausgaben-Reports ausgewählt haben, die erstattet werden sollen, werden sie entweder zu ausstehenden Rückerstattungen (wenn Ihr Unternehmen Genehmigungen verwendet) oder sie können über eine ACH-Datei oder per Scheck ausgezahlt werden.

1. Gehen Sie zu Ausgaben >  Alle > Erstattungen > Zu erstattende Ausgaben auswählen.

2. Legen Sie oberhalb der Liste der Ausgaben-Reports die entsprechenden Werte für die Zahlungsoptionen fest. Diese Einstellungen gelten für alle Ausgaben-Reports, die Sie zu diesem Zeitpunkt zur Zahlung auswählen:

   • Zahlungsmethode: Sie können Mitarbeiter per Scheck erstatten oder mit Standard-ACH. In einigen Fällen (unter Verwendung von Datensatzübertragung oder Barmittel), leisten Sie keine Zahlungen. Sie erfassen sie hier lediglich.
   • Bank: Wählen Sie das Konto aus, das Sie für die Erstattung verwenden möchten.
   • Zahlungsanforderungen: Wählen Sie Einen Erstattungsantrag pro Ausgaben generieren oder Erstattungsanträge zu einem pro Mitarbeiter zusammenführen je nachdem, ob Sie einen separaten Scheck für jeden Ausgaben-Report oder einen einzelnen Scheck für alle Ausgaben-Reports eines Mitarbeiters erstellen möchten.
   • Zahlungs-Beschreibung: Wenn Sie Mitarbeiter über Standard-ACH vergüten, können Sie die Beschreibung der Zahlungsanforderung hier mit Text von bis zu 10 Zeichen überschreiben (z. B. EXPENSEPMT).
   • Voraussichtliches Zahlungsdatum: Wenn Sie Mitarbeiter über Standard-ACH vergüten, wählen Sie das Kalender und wählen Sie ein voraussichtliches Zahlungsdatum aus. Das tatsächliche Datum der gebuchten Zahlung basiert auf dem Datum, an dem Sie die ACH payment bestätigen.
     Verwenden Sie weder Wochenenddaten noch Feiertage für das voraussichtliche Datum der Zahlung.
   • Zahlungsdatum festlegen auf: Wählen Sie das Datum aus, an dem die Erstattung erfolgen soll.
   • Währung der Ausgaben: Wenn Ihr Unternehmen mehrere Währungen verwendet, legen Sie die Währung fest, die zum Bezahlen der ausgewählten Ausgaben-Reports verwendet werden soll.

3. Aktivieren Sie in der Liste der Ausgaben-Reports das Kontrollkästchen links neben dem Ausgaben-Report, den Sie erstatten möchten.

   Für jeden Ausgaben-Report:

   • Um die Details der Ausgaben Report anzuzeigen, wählen Sie die Ausgaben Report Nummer im ER#-Spalte aus.
   • Um einen anderen zu zahlenden Betrag als den Saldo festzulegen, geben Sie den Betrag in das Feld Zu zahlender Betrag.
   • Um vollständige Erstattungsbeträge auf ausgewählte Ausgaben-Reports anzuwenden, wählen Sie Volle Bezahlung. Das System füllt automatisch die Felder "Zu zahlender Betrag" für die ausgewählten Ausgaben-Reports aus.

   Im Fußzeilenbereich wird eine laufende Summe des fälligen Saldos und des zu zahlenden Betrags angezeigt.

4. Auswählen Speichern Bei Zahlung per Scheck oder Weiter wenn Sie mit einer anderen Zahlungsmethode bezahlen.

   • Wenn Sie Scheckerstellen, fügt das System die Ausgaben der Liste der Schecks hinzu, die auf den Druck warten. In Unternehmen mit Abgrenzung bucht das System die Ausgaben sofort im Hauptbuch. In Unternehmen mit Kassenbuchhaltung bucht das System die Ausgaben erst im Hauptbuch, nachdem der Scheck gedruckt und Sie bestätigt haben, dass er korrekt gedruckt wurde.
   • Wenn Sie AufzeichnungTransfer oder Barmittel und Sie ein Unternehmen sind, das auf Abgrenzung basiert, bucht das System die Ausgaben sofort im Hauptbuch. In Unternehmen mit Kassenbuchhaltung bucht das System eine Barzahlung oder einen Datensatz für die Übertragung von Ausgaben sofort im Hauptbuch. Das System erfasst jedoch einen Gutschrift Karten-Ausgaben im Hauptbuch nur dann verbuchen, wenn Sie die Kreditkarte tatsächlich belasten.
   • Wenn Sie per ACHerstellen, besteht der nächste Schritt darin, die ACH-Datei zu generieren. Gehe zu Zahlungsverkehr > Alle > Zahlungsdateien > ACH-Datei generieren.

Erstattungen in Fremdwährungen

Sie müssen Ausgaben-Reports in verschiedenen Währungen separat verarbeiten. Jede Gruppe von Ausgaben-Reports einer bestimmten Währung erstellt eine individuelle Zusammenfassung.

1. Gehen Sie zu Ausgaben >  Alle > Erstattungen > Zu erstattende Ausgaben auswählen.

2. Filtern Sie nach einem Ausgabewährung.

   Sie können auch einen Filter für die anderen Optionen setzen.

3. Auswählen Liste.

4. Wählen Sie die Ausgaben-Reports aus, die Sie erstatten möchten.

5. Auswählen Speichern oder Weiter.

   • Die Banken, die Sie auf der Seite "Zur Zahlung auswählen" auswählen können, werden bestimmt, was Sie für den Ausgabewährung auf der Seite "Zu erstattende Ausgabenabrechnungen auswählen" filtern.

   • Das Filtern nach einer ausländischen Währung wirkt sich auf die Zahlung Methoden aus, die Sie auf der Seite "Zur Zahlung auswählen" auswählen können. Wenn Ihr Basiswährung beispielsweise USD ist und Sie nach Ausgaben Reports filtern, die in EUR erstatten sollen, müssen Sie auch Ihre Auslandsbank Konto in Sage Intacct für die gewünschte Zahlungsmethode eingerichtet haben.

     Filtern Sie beispielsweise zuerst nach einer Währung und wählen Sie aus, dass alle diese Ausgaben-Reports auf einmal in einer Zusammenfassung erstattet werden sollen. Kehren Sie dann zur Seite "Zu erstattende Ausgaben-Reports auswählen" zurück und filtern Sie nach einer anderen Währung, damit Sie diese Ausgaben-Reports in einer eigenen Zusammenfassung verarbeiten können.

   • Das Filtern nach einer fremden Währung wirkt sich auf die Zahlung Methoden aus, die Sie später auswählen können. Angenommen, Ihr Basiswährung beträgt USD und Sie wählen eine ausländische Währung (z. B. MXN) aus, nach der gefiltert werden soll. Wenn Sie Ihre ausländische Bank nicht für Kreditkartenzahlungen eingerichtet haben, können Sie keinen dieser Ausgaben-Reports mit einer Kreditkarte bezahlen.

     Ebenso ist diese Zahlungsmethode nicht verfügbar, wenn Sie Ihre Basiswährung im Ausgabewährung aus, aber deaktivieren Sie Zur Zahlung Banken in der Basiswährung nutzen (d. h. Sie verwenden eine Bank mit ausländischem Währung), wenn die Bank nicht für diese Methode eingerichtet ist.

Erstattungen in Unternehmen mit mehreren Entitäten

Es wird empfohlen, Ausgaben-Reports in der entsprechenden Entität einzugeben. Entitäten sind an Standorte gebunden, und Standorte bestimmen die Basiswährung der Entität. Wenn Sie einen Ausgaben-Report innerhalb einer Entität eingeben, wird dieser automatisch mit der entsprechenden Basiswährung verknüpft, in der er erstattet werden soll.

Automatische Zahlungsbenachrichtigungen über Zahlungen an Mitarbeiter senden

Sie können automatisch Zahlung Benachrichtigungs-E-Mails an ausgewählte Mitarbeitende senden, um sie darüber zu informieren, dass ihnen Ausgaben erstattet wurden. Vollständige Anweisungen zur Einrichtung finden Sie unter Benachrichtigung der Mitarbeiter über die Erstattung.

Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails werden "von" einem Sage Intacct-Benutzer gesendet, der als "Kontakt für Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails" bezeichnet wird. Wenn Sie Ausgaben-Reports auswählen, die erstattet werden sollen, haben Sie die Möglichkeit, den Standard-Kontakt für E-Mails zur Zahlungsbenachrichtigung und wählen Sie einen anderen Benutzer aus.

Benachrichtigung über Zahlung überschreiben

1. Gehen Sie zu Ausgaben >  Alle > Erstattungen > Zu erstattende Ausgaben auswählen.

2. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt "Zahlungsbenachrichtigungen".

3. Wählen Sie das Symbol Kontakt für E-Mails zur Zahlungsbenachrichtigung.

Feldbeschreibungen

Seite "Zu erstattende Ausgabenabrechnungen auswählen"

Mitarbeiterfilter

Feldbeschreibungen für Mitarbeiterfilter

Feld	Beschreibung
"Von Mitarbeiter" und "Bis Mitarbeiter"	Der Bereich der Mitarbeitenden, nach denen gefiltert werden soll. Wenn Sie keine Mitarbeiter angeben, werden Ihnen auf der nächsten Seite alle Mitarbeiter angezeigt.
Zahlungsmethode	Wenn Sie Mitarbeitende mit einer bevorzugten Zahlungsmethode einrichten, verwenden Sie diesen Filter, um alle Ausgaben-Reports anzuzeigen, die mit einer bevorzugten Zahlungsmethode bezahlt werden sollen.

Ausgabenreportfilter

Feldbeschreibungen für Ausgaben-Report-Filter

Feld	Beschreibung
Von und bis Datum des Ausgaben-Reports	Geben Sie den Datumsbereich ein, für den Sie Reports basierend auf dem Datum der Einreichung filtern möchten.
Von und Bis Ausgabenreportnummer	Geben Sie den Bereich der Ausgaben-Report-Nummern ein, nach denen Sie filtern möchten. Eine Ausgaben Report Nummer ist die Nummer der Ausgaben Report, wie sie von der Dokument Sequenz zugewiesen wird.
Von und Bis Zahlbarer Betrag	Geben Sie Minimum und Maximum Beträge ein, nach denen Sie filtern möchten. Nützlich, wenn Sie sich auf die Verarbeitung der Ausgaben-Reports mit den höchsten Beträgen konzentrieren möchten.
Quellentität	Wählen Sie diese Option aus, um nur Ausgaben-Reports zu überprüfen, die von Arbeitern einer bestimmten Entität eingereicht wurden.
Währung (für Unternehmen mit ausländischer Transaktionswährung)	Sie müssen Ausgaben-Reports in verschiedenen Währungen separat verarbeiten. Um Ausgaben Reports in verschiedenen Währungen zu verarbeiten, filtern Sie zunächst nach einem Währung und wählen Sie aus, dass alle diese Ausgaben Reports auf einmal in einem Zusammenfassung erstatten werden sollen. Kehren Sie dann zur Seite "Zu erstattende Ausgaben-Reports auswählen" zurück und filtern Sie nach einer anderen Währung, damit Sie diese Ausgaben-Reports in einer eigenen Zusammenfassung verarbeiten können. Das Filtern nach einer fremden Währung wirkt sich auf die Zahlung Methoden aus, die Sie später auswählen können. Angenommen, Ihr Basiswährung beträgt USD und Sie wählen eine ausländische Währung (z. B. MXN) aus, nach der gefiltert werden soll. Wenn Sie Ihre ausländische Bank nicht für Kreditkartenzahlungen eingerichtet haben, können Sie keinen dieser Ausgaben-Reports mit einer Kreditkarte bezahlen. Ebenso ist die Kreditkarte Zahlungsmethode nicht verfügbar, wenn Sie Basiswährung auswählen, aber die Option "Banken in der Basiswährung zur Zahlung verwenden" deaktivieren (was bedeutet, dass Sie eine Bank mit ausländischem Währung verwenden). Beachten Sie das Zusammenspiel zwischen diesem und dem nächsten Feld. Wenn Sie hier die Basiswährung auswählen, aktiviert das System das Kontrollkästchen "Banken in der Basiswährung zur Zahlung verwenden". Wenn Sie eine fremde Währung markieren, deaktiviert das System das Kontrollkästchen.
Zur Zahlung Banken in der Basiswährung nutzen	Dieses Legt die Banken fest, die in der Dropdown-Liste "Bank" für die Begleichung von Ausgaben-Reports auf der nächsten Seite verfügbar sind. Diese Option wird für Sie ausgewählt, wenn Sie eine fremde Währung ausgewählt haben, wie im vorherigen Absatz erläutert. Sie ermöglicht es Ihnen, eine ausländische Währung Ausgaben Report entweder im ausländischen Währung oder in Ihrem Basiswährung zu bezahlen. Angenommen, Ihre Basiswährung ist USD, aber Sie haben MXN in der Dropdown-Liste "Währung" ausgewählt. Möchten Sie in Dollar oder Pesos bezahlen? Das System würde normalerweise davon ausgehen, dass Sie in Pesos bezahlen möchten. Wenn Sie also in Dollar bezahlen möchten, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit Sie Banken in der Basiswährung (USD) zur Zahlung des Ausgaben-Report verwenden können. Oder deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie den Ausgaben-Report in Pesos von einer mexikanischen Bank bezahlen möchten.

Format

Feldbeschreibungen für Formate

Feld	Beschreibung
Sortieren nach: Mitarbeitername, Mitarbeiter-ID, Ausgabennummer, Betrag oder Dokument-Datum	Sie können die Liste der Ausgaben-Reports nach einem beliebigen Kriterium sortieren, indem Sie sie aus der Dropdown-Liste auswählen und dann Hinzufügen. Die Ausgaben Reports werden auf der nächsten Seite in der Reihenfolge sortiert, in der Sie sie hier Liste.
Maximale Anzahl der auszuwählenden Datensätze	Die Nummer der Ausgaben-Reports, die in einer einzelnen Liste enthalten sind. Die Standardeinstellung ist 50.

Zahlungsbenachrichtigungen

Feldbeschreibungen für Zahlungsbenachrichtigungen

Feld

Beschreibung

Kontakt für Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails

Wenn Sie einen oder mehrere Mitarbeiter eingerichtet haben für Automatische Zahlungsbenachrichtigungenverwenden, werden die Kontaktinformationen dieses Benutzers für zwei Zwecke verwendet: Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails werden "von" der E-Mail-Adresse dieses Kontakts gesendet. Der Name und die E-Mail-Adresse dieses Kontakts werden in den E-Mail-Text aufgenommen, falls Fragen zur Zahlung auftauchen. Auf der Seite "Ausgaben konfigurieren" (Ausgaben > Einrichtung >Konfiguration) können Sie einen bestimmten Benutzer auswählen, den Sie für E-Mails verwenden möchten, oder Sie können die Kontakt der Person verwenden, die die zu zahlenden Ausgaben-Reports ausgewählt hat (Standardeinstellung).

Seite "Zum Bezahlen auswählen"

Allgemeine Informationen für alle Ausgaben-Reports

Allgemeine Informationen für alle Feldbeschreibungen für Ausgaben-Reports

Feld	Beschreibung
Zahlungsmethode	Auswählen Scheck, Barmittel, Datensatzübertragungoder ACH- oder Bankdatei. Die einzige Möglichkeit, Ausgaben-Reports zu bezahlen, ist per Scheck. Barmittel werden nur zum Datensatz von Rückerstattungen verwendet, die Sie außerhalb von Sage Intacct vornehmen, die Sie aber auch hier eingeben müssen, damit Sie einen Datensatz dieser Erstattungen haben. Wenn Sie Folgendes auswählen Scheckerstellen, drucken Sie einen Scheck physisch vor Ort. Wenn Sie Folgendes auswählen Barmittelsehen Sie einen Datensatz darüber, dass Sie eine Erstattung in bar getätigt haben. Darüber hinaus besteht ein Zusammenspiel zwischen der Erstattung Methode und dem Erstattung Datum, das weiter unten unter "Zahlung Datum" erläutert wird. Sie können eine Standard-Zahlungsmethode über Ausgaben > Einrichtung >Konfiguration. Wenn Sie beispielsweise normalerweise bar bezahlen, wählen Sie Barmittel damit Sie nicht jedes Mal die Bar-Zahlungsmethode auswählen müssen, wenn Sie Ausgaben-Reports bezahlen. Diese Auswahl erfolgt auf Unternehmen weiter Basis. Mit anderen Worten, die Auswahl, die Sie dort treffen, gilt für alle Benutzer. Erfahren Sie mehr zum Thema Zahlungsmethoden.
Bank	Wählen Sie die Institution aus, von der die Mittel abgehoben werden sollen. Admins: Erfahren Sie, wie Sie Standardbank Konto festlegen. Sie können eine Standardbank Konto auf Entität-für-Entität-Basis festlegen. Unternehmen mit mehreren Währungen: Wenn Ihr Unternehmen Fremd- Transaktion Währungen verwendet, werden in der Dropdown-Liste "Bank" entweder Basis- oder Währung Währung Banken angezeigt, je nachdem, was Sie auf der vorherigen Seite ausgewählt haben.
Zahlungsanforderungen	Auf dieser Seite können Nummer Ausgaben Reports Liste werden, einschließlich mehrerer Ausgaben Reports für einen Mitarbeiter. Wenn Sie mehrere Ausgaben-Reports von einem Mitarbeiter haben, können Sie hier auswählen, ob alle Ausgaben-Reports dieses Mitarbeiters mit einem einzigen Scheck bezahlt werden oder ob für jeden Ausgaben-Report ein separater Scheck gedruckt wird. Angenommen, ein Mitarbeiter hat zwei Ausgaben-Reports in dieser Liste. Wenn Sie Folgendes auswählen 1 pro Ausgaben-Reportverwenden, werden zwei Schecks gedruckt. Wenn Sie Folgendes auswählen Einmal pro Mitarbeiter (pro Zahlungsdatum), Alle Ausgaben-Reports auf dieser Seite für diesen Mitarbeiter werden zu einem Erstattungsantrag und werden mit einem Scheck bezahlt. Dies gilt jedoch nur, wenn das Fälligkeitsdatum für alle Ausgaben-Reports gleich ist.
Saldo	Der Saldo des Bank- oder Kreditkartenkontos, der im Feld "Bank" ausgewählt wurde. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob das Konto über genügend Guthaben verfügt.
Zu zahlender Gesamtbetrag	Der gesamte Betrag, der in den ausgewählten Ausgaben-Reports zu zahlen ist.
Zahlungsdatum auf ... setzen	Geben Sie die Zahlungsdaten ein. Dieses Feld wird automatisch auf das heutige Datum gesetzt. Wenn Sie kein Datum eingeben, werden die Zahlungsdaten standardmäßig heute angezeigt. Sie können für jede Einzelposition einzeln Zahlungsdaten zu einem beliebigen Datum eingeben. Angenommen, Sie haben viele Ausgaben-Reports auf dieser Seite, können Sie Zeit sparen, wenn Sie in diesem Feld Zahlungsdaten für alle gleichzeitig festlegen. Wenn Sie hier ein anderes Datum eingeben und die Tab-Taste drücken oder eine Auswahl außerhalb des Feldes treffen, werden alle einzelnen Zahlungsdaten für die Einzelposten aktualisiert, um dieses neue Datum widerzuspiegeln. Wenn Sie das Datum in diesem Feld ändern oder entfernen, ändern sich auch die Datumsangaben in den anderen. Beachten Sie, dass die Aktualisierung bei einer langen Liste von Einzelposten einige Zeit in Anspruch nimmt. Wenn Sie nicht warten möchten, filtern Sie die Liste in eine kleinere Teilmenge.
Voraussichtliches Zahlungsdatum (nur Standard-ACH-Erstattungen)	Zeigt an, ob Sie ACH als Zahlungsmethode ausgewählt haben. Das System verwendet dieses Datum, um das beschreibende Datum des Unternehmens und das Gültigkeitsdatum der Eintrags-Kopfzeile der ACH-Zusammenfassungs-Kopfzeile zu bestimmen. Das tatsächliche Zahlung Datum wird ermittelt, wenn Sie Zahlung der ACH-Datei bestätigen.
Zahlungsbeschreibung (nur Standard-ACH-Erstattungen)	Zeigt an, ob Sie ACH als Zahlungsmethode ausgewählt haben. Vorausgefüllt mit der Beschreibung, die Sie im Feld "Beschreibung des Unternehmenseintrags" auf der Seite "Girokontoinformationen" eingegeben haben. Sie können sie überschreiben, wenn Sie möchten.
Ausgabewährung	Das System zeigt dieses Feld an, wenn Ihr Unternehmen mehrere Transaktionswährungen verwendet. Wenn dies der Fall ist, wird die Währung dieses Erstattungssatzes angezeigt. Mit anderen Worten: Sie verarbeiten Ausgaben-Reports einer Währung als Gruppe und dann die Reports der nächsten Währung als Gruppe.

EinzelArtikel für bestimmte Ausgaben-Reports

Feldbeschreibungen für Artikel für bestimmte Ausgaben-Reports

Feld	Beschreibung
Volle Bezahlung	Wählen Sie diese Option aus, um automatisch den vollen Betrag zu zahlen, der für diese Einzelposition fällig ist. Das System subtrahiert auch alle verfügbaren Rabatte und alle Guthaben, die Sie anwenden möchten. (Sie können auch einen anderen Betrag als den vollen Betrag eingeben, selbst wenn das Kontrollkästchen "Volle Bezahlung" aktiviert ist. Dann wird das Kontrollkästchen "Volle Bezahlung" deaktiviert.)
ER-Nr., Mitarbeitername, Betrag, fälliger Saldo	Diese statischen Felder zeigen Informationen an, die auf der Seite "Ausgaben-Report erstellen" (oder wie auf der Seite "Ausgaben-Report bearbeiten") eingegeben wurden. Sie können Folgendes auswählen ER-Nr. , um einen Drilldown in den Report zu den tatsächlichen Ausgaben durchzuführen.
Zu zahlender Betrag	Wenn Sie das Symbol Volle Bezahlung Kontrollkästchen erstellen, wird dieses Feld mit dem vollen Betrag ausgefüllt, d. h. dem Betrag des Ausgaben-Reportes abzüglich vorheriger Erstattungen und Vorschüsse. Wenn Sie nicht ausgewählt haben, Volle Bezahlung Da Sie eine Betrag zahlen möchten, die niedriger ist als die Betrag Gesamtbetrag, geben Sie diese geringere Betrag hier ein. (Wenn Sie Volle Bezahlung, und dann hier einen geringeren Betrag eingeben, wird das Kontrollkästchen "Volle Bezahlung" automatisch deaktiviert.) Bei Ausgaben-Reports mit mehr als einer Einzelposition verteilt das System die Zahlung anteilig nach einer Methode, die als gewichtete Standardverteilung bezeichnet wird, wenn Sie einen vollständigen oder teilweisen Betrag eingeben. Sie können die gewichtete Standardverteilung überschreiben, indem Sie Aufteilen , um die Seite "Zahlung nach Einzelposten anwenden" anzuzeigen. Vielleicht möchten Sie z. B. eine Teil Zahlung vornehmen, bei der Sie die gesamte erste Einzelposition abbezahlen möchten, aber nicht die zweite.
Aufteilen / Aufteilen löschen / Aufteilung anzeigen	Je nachdem, ob Sie diese Zahlung bereits gesplittet haben oder nicht, zeigt das System Links mit den Namen Split oder Teilung/Aufteilung anzeigen löschen. Bevor eine Zahlung aufgeteilt wird, wird der Link als Aufteilen bezeichnet. Auswählen Aufteilen So zeigen Sie die Zahlungen nach Einzelposten anwenden Seite. Auf dieser Seite können Sie Zahlung Beträge eingeben, die gewichtete Standardverteilung ändern, die das System verwendet, um die zu zahlenden Beträge zu bestimmen, wenn mehrere Einzelposten vorhanden sind, und Guthaben auf bestimmte Einzelposten eines Ausgaben Report anzuwenden. Nachdem Sie auf der Seite "Zahlungen nach Einzelposten Anwenden" einen Split durchgeführt haben und hierher zurückgekehrt sind, wird diese Seite nun mit den Beträgen ausgefüllt, die Sie bei der Aufteilung angewendet haben. An diesem Punkt kann die gesamte Zeile für diese Zahlung nicht mehr bearbeitet werden. Mit anderen Worten: Sobald Sie auf der Seite "Zahlungen nach Einzelposten anwenden" eine geteilte Zahlung erstellt haben, verhindert das System, dass Sie hier willkürlich Änderungen an dieser Aufteilung vornehmen. Außerdem wird der Link "Teilen" nun durch zwei neue Links ersetzt: Aufteilen anzeigen und Aufteilung aufheben. Aufteilung anzeigen Zeigt erneut die Seite "Zahlung nach Einzelposten anwenden" an, sodass Sie die Aufteilung dieser Zahlung anpassen können. "Aufteilung löschen" entfernt die Beträge, die Sie gerade auf der Seite "Zahlung nach Einzelposten anwenden" eingegeben haben. Danach kann die Zeile wieder bearbeitet werden.
Summe Vorschüsse/verfügbar	Alle für jeden Mitarbeiter verfügbaren Vorschüsse werden addiert und im Feld "Verfügbare Vorschüsse" angezeigt. Wenn Sie Vorschüsse anwenden, ändert sich der Nummer im Feld "Verfügbare Vorschüsse" erst, wenn Sie die Seite Anwenden"Zahlungen nach Einzelposten" speichern oder schließen, wenn Sie die Zahlung aufteilen. Das System erlaubt es Ihnen nicht, mehr als die verfügbaren Vorschüsse zu nehmen.
Zu Anzuwendende Vorschüsse	Sie können einen "Pauschalbetrag" in Dollar Betrag Guthaben für eine Ausgaben Report eingeben. Alle für diesen Mitarbeiter verfügbaren Vorschüsse werden addiert und im Feld "Verfügbare Vorschüsse" angezeigt, sodass Sie entscheiden können, wie hoch diese Pauschale sein soll. Für Benutzer mit mehreren Währungen Das System unterstützt keine Vorschüsse auf ausländische Währung. Vorschüsse in der Basis-Währung werden zwar unterstützt, aber Sie können keinen Vorschuss in der Basis-Währung z. B. auf einen kanadischen Ausgaben-Report anwenden. Sie können jedoch weiterhin Vorschüsse in der Basis-Währung auf Ausgaben-Reports in der Basis-Währung anwenden. Unabhängig davon, ob Sie sich für Line-Artikel-Zahlungen entschieden haben oder nicht, verfolgt das System intern Zahlungen nach Einzelposition. Genauer gesagt verfolgt das System die Einzelposten des Dokuments, das die Zahlung vornimmt (d. h. die Zahlung selbst). Außerdem werden die Einzelposten des Dokuments, in dem die Zahlung empfangen wird, nachverfolgt, d. h. der Ausgaben-Report. Das System kann jeden Einzelposten aus den verfügbaren Vorschüssen mit jedem zugewiesenen Standort und jeder Abteilung nehmen und ihn dann zur Zahlung einer anderen Einzelposition des Ausgaben-Reports verwenden. Das System ermöglicht es Ihnen, die im Feld "Verfügbare Vorschüsse" angezeigten Vorschüsse in einem Ausgaben-Report zu verwenden oder sie auf mehrere Ausgaben-Reports aufzuteilen. Um einige oder alle Vorschüsse zu erhalten, geben Sie einen Betrag in das Feld "Zu anwendende Vorschüsse" ein. Das System erlaubt es Ihnen jedoch nicht, mehr als das gesamte verfügbare Guthaben zu entnehmen. (Das heißt, Sie können nicht denselben Betrag in dieses Feld aller Ausgaben-Reports für diesen Mitarbeiter eingeben oder Beträge eingeben, die zusammen mehr als die verfügbaren Vorschüsse ausmachen.) Der Betrag der Vorschüsse, den Sie anwenden, wird automatisch vom System abgezogen, wenn Sie Speichern. Wenn ein Ausgaben-Report vollständig durch die Anwendung der Vorschüsse bezahlt wurde, wird er beim Speichern vom System aus der Liste entfernt. Darüber hinaus ist der Vorschuss für den Betrag, den Sie auf den ersten Ausgaben-Report angewendet haben, nicht mehr für andere Ausgaben-Reports verfügbar. Angenommen, Sie hatten 132 USD an Vorschüssen mit diesem Mitarbeiter, wenden aber nur 100 USD an. Das System merkt sich, dass Sie zusätzliche 32 USD haben, die Sie später verwenden können. Wenn Sie jedoch die resultierende Zahlungsanforderung entfernen, wird die Betrag der Vorschüsse auf die volle Original Betrag zurückgesetzt.
Zahlungsdatum	Das Zahlungsdatum ist standardmäßig das aktuelle Datum, es sei denn, Sie geben ein anderes ein. Mit diesem Datum wird das Feld "Rabatt berechnen ab" ausgefüllt. Sie können das Zahlung Datum für alle Einzelposten gleichzeitig im Feld "Zahlungs Datum ziel festlegen" im Abschnitt "Allgemeine Informationen" dieser Seite festlegen. Die Funktion des Erstattung Datums ändert sich je nach zuvor gewählter Methode Erstattung. Für Schecksist das Datum der Erstattung das Datum, das auf den Scheck gedruckt wird. Für online Zahlungen ist das Datum der Erstattung das Datum, an dem die Informationen zur Zahlung an das Online-Druckzentrum übermittelt werden. Dort wird ein Scheck gedruckt und automatisch an Sie gesendet. Dies ist ein zukünftiges Datum. Online-Zahlungen mit dem Datum heute werden den ganzen Tag über in die Warteschlange gestellt und dann um Mitternacht als Zusammenfassung übermittelt. Im Online-Druckzentrum hat die Zahlung das heutige Datum, wird jedoch am nächsten Werktag gedruckt und versandt. Daher können Sie Änderungen an Zahlungen bis Mitternacht vornehmen. Für Barmittel Erstattungen, wählen Sie ein "Ab"-Datum aus, das in den Büchern Datensatz werden soll.