Zu erstattende Ausgabenabrechnungen auswählen

Die Auswahl eines Ausgaben-Reportes, der erstattet werden soll, umfasst zwei Seiten:

• Zu erstattende Ausgaben-Reports auswählen: Filtern Sie die Liste der zu erstattenden Ausgaben nach Kriterien wie dem Namen des Mitarbeiters oder der bevorzugten Zahlungsmethode. Oder wählen Sie Liste , um alle Reports zu Mitarbeiter-Ausgaben anzuzeigen, die für die Erstattung ausgewählt werden können.
• Auswählen, um zu bezahlen: Bestimmen Sie die Gesamtsumme Betrag die Sie für einen oder mehrere Ausgaben Reports oder Datensatz Erstattungen außerhalb des Systems in bar zahlen möchten.

Wenn Ihr Unternehmen Genehmigungen verwendet, wird die Ausgabe auf die Seite "Ausstehende Rückerstattungen" verschoben. Wenn Ihr Unternehmen keine Genehmigungen verwendet, können Sie Zahlungen auszahlen, z. B. indem Sie einen Scheck drucken oder eine ACH payment-Datei generieren.

Filteroptionen festlegen

Filtern und sortieren Sie Ausgaben Reports auf der Seite "Zu erstattende Ausgaben-Reports auswählen". Auf dieser Seite haben Sie die folgenden zwei Möglichkeiten:

• Um alle Ausgaben-Reports schnell nach Fälligkeitsdatum sortiert anzuzeigen, wählen Sie Liste.
• Um den Bereich der vom System angezeigten Ausgaben-Reports einzugrenzen, legen Sie die Filteroptionen nach Bedarf fest und wählen Sie Liste. Weitere Informationen finden Sie in den Filterbeschreibungen unten.

Das System zeigt eine Liste der zu erstattenden Ausgaben auf der Seite "Auswählen, um zu bezahlen" an. Sie können mit der Bildlaufleiste rechts neben der Liste durch die Liste blättern.

Nach Ausgaben-Reports filtern

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Rückerstattungen > Zu erstattende Ausgaben auswählen oder Auswählen, um zu bezahlen.

2. So filtern Sie nach Entität in Entitätsfilter und -gruppierung:

   • Wenn Sie Beziehungen zwischen Entitäten definiert haben und Ausgaben Reports nur von Entitäten anzeigen möchten, für die eine Beziehung zu einem bestimmten Quell Entität definiert wurde, wählen Sie das "Zahlung auslösende Geschäftsbereiche" auswählen nach unten, um eine Liste der Quellentitäten anzuzeigen. Wählen Sie dann die gewünschte Entität aus.
   • Sie können diese Liste nach bestimmten Entitäten filtern, die Beziehungen zur Quell Entität haben. Wählen Sie Ausgewählt, dann im Feld Zahlungsentitäten Liste, Mehrfachauswahl (Strg + Klickoder Umschalt + Klick) und wählen Sie dann den richtigen Pfeil aus, um diese Entitäten in den Zahlungsentitäten Kästchen auf der rechten Seite.
   • Sie können diese Liste filtern, um nur Geschäftsbereiche anzuzeigen, die den gesamten Ausgaben-Report bezahlen können. Wählen Sie dazu im Datensatz Gruppiert nach und wählen Sie Entitätund überprüfen Sie dann das Symbol Entitäten auswählen, die alle Ausgaben komplett genehmigen können Kontrollkästchen.
   • Sie können Ausgaben-Reports ein- oder ausschließen, je nachdem, ob sie Einzelposten mit mehreren Entitäten enthalten:
     • Einschließen Schließen Sie Ausgaben-Reports mit Einzelposten für mehrere Entitäten ein, solange eine Einzelposition die Kriterien erfüllt.
     • Ausschließen: Schließen Sie Ausgaben-Reports mit Einzelposten für mehrere Entitäten aus, obwohl mindestens ein Einzelposten die Kriterien erfüllt
     • Nur: Zeigen Sie nur Ausgaben-Reports mit Einzelposten für mehrere Entitäten an. Ausgaben-Reports mit mehreren Einzelpositionen für dieselbe Entität werden ausgeschlossen
   • Nachdem Sie Liste, die Auswählen, um zu bezahlen Die Liste zeigt Ausgaben-Reports sowohl auf der Top-Level als auch auf der Entitätsebene an.

3. So filtern Sie nach Mitarbeiterinformationen in Mitarbeiterfilter:

   • So legen Sie einen Mitarbeiterbereich fest, für den Ausgaben-Reports bezahlt werden sollen, in Von Mitarbeiter und An Mitarbeiter, wählen Sie jeweils einen Bereich aus. Diese Auswahllisten legen den Mitarbeiterbereich nach ID # fest.
   • Um Ausgaben-Reports nach der bevorzugten Zahlungsmethode des Mitarbeiters zu filtern, wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste Zahlungsmethode Drop-down-Menü.

4. Um nach Ausgaben-Report-Informationen zu filtern, wählen Sie unter Ausgabenreportfilter:

   • So legen Sie einen Datumsbereich fest, in dem Ausgaben-Reports angezeigt werden sollen, unter Von Ausgabenreport-Datum und Bis Ausgabenreport-Datum, geben Sie das Anfangs- bzw. Enddatum ein oder wählen Sie es aus. Dies ist das Datum, an dem der Ausgaben-Report eingereicht wurde.
   • So legen Sie einen Bereich von Ausgaben-Report-Nummern fest, anhand derer Ausgaben-Reports angezeigt werden sollen, unter Von Ausgabenreportnummer und Bis Ausgabenreportnummerauszuwählen, wählen Sie Anfangs- bzw. Endnummern aus.
   • So legen Sie einen Bereich von Ausgaben-Report-Beträgen fest, für den Ausgaben-Reports angezeigt werden sollen, unter Von zahlbarer Betrag Wählen Sie >=, = oder > aus und geben Sie dann eine Betrag für den unteren Teil des Bereichs ein. In Zu zahlbarer Betrag Wählen Sie <= or <, then type a top-of-range amount.
   • Wenn Ihr Unternehmen mehrere Währungen verwendet, wählen Sie zum Filtern nach Ausgaben-Reports mit einer bestimmten Währung Ausgabewährungauswählen und dann die Währung auswählen, die Sie verwenden möchten. Wenn Sie hier die Basiswährung auswählen, wählt das System das Zur Zahlung Banken in der Basiswährung nutzen Kontrollkästchen für Sie. Wenn Sie eine fremde Währung auswählen, deaktiviert das System dieses Kontrollkästchen.

5. Um die Sortierreihenfolge und die Nummer der pro Seite angezeigten Datensätze zu steuern, wählen Sie in Format:

   • Standardmäßig sortiert das System Ausgaben-Reports nach Dokument-Datum. Um Elemente hinzuzufügen, nach denen sortiert werden soll, wählen Sie unter "Sortieren nach" die Auswahl Liste dann eine Artikel aus, nach der Sie sortieren möchten, und wählen Sie dann Hinzufügen. Um einen Artikel zu entfernen, wählen Sie den Artikel in der Liste "Sortieren nach" und dann die Schaltfläche X -Symbol.
   • Ausgaben-Reports werden nach der Reihenfolge der Elemente im Datensatz Sortieren nach Liste. Um Elemente in der Liste "Sortieren nach" anzuordnen, wählen Sie einen Artikel aus und wählen Sie dann das Symbol nach oben und Pfeilsymbole nach unten , um den Artikel in der Liste nach oben bzw. unten in der Liste zu verschieben.
   • Um die Nummer der auf einer Seite angezeigten Ausgaben-Reports zu ändern, wählen Sie Maximale Anzahl der auszuwählenden Datensätzeund wählen Sie dann einen Wert zwischen 50 und 250.

6. Wenn Sie die Filter wie gewünscht festgelegt haben, wählen Sie Liste.

   Um zur Seite "Filter und Formatierung" zurückzukehren, wählen Sie Anpassen. Die Filter bleiben gleich, die Sie vor der Auswahl festgelegt haben Liste.

Zu erstattende Ausgabenabrechnungen auswählen

Auf der Seite "Auswählen, um zu bezahlen" können Sie auswählen, welche Ausgaben-Reports erstattet werden sollen, welche Zahlungsmethode für die Erstattung verwendet werden soll und von welcher Institution diese Gelder stammen. Bei Barrückerstattungen leisten Sie keine Rückerstattungen. Sie erfassen sie hier lediglich.

Nachdem Sie auf der Seite "Auswählen, um zu bezahlen" die zu erstattenden Ausgaben-Reports ausgewählt haben, werden sie entweder zu ausstehenden Rückerstattungen (wenn Ihr Unternehmen Genehmigungen verwendet) oder sie werden für die Auszahlung von Geldern über eine ACH-Datei oder per Scheck verfügbar.

1. Gehen Sie zu Ausgaben >  Alle > Erstattungen > Zu erstattende Ausgaben auswählen.

2. Legen Sie über der Liste der Ausgaben-Reports die entsprechenden Werte für die Zahlungsoptionen fest. Diese Einstellungen gelten für alle Ausgaben-Reports, die Sie zu diesem Zeitpunkt für die Zahlung auswählen:

   • Zahlungsmethode: Sie können Mitarbeiter per Scheck erstatten oder mit Standard-ACH. In einigen Fällen (unter Verwendung von Datensatzübertragung oder Bargeld zum Beispiel), leisten Sie keine Zahlungen. Sie erfassen sie hier lediglich.
   • Bank: Wählen Sie das Konto aus, das Sie für Erstattungen verwenden möchten.
   • Zahlungsanforderungen: Wählen Sie Einen Erstattungsantrag pro Ausgaben generieren oder Erstattungsanträge zu einem pro Mitarbeiter zusammenführen je nachdem, ob Sie einen separaten Scheck für jeden Ausgaben-Report oder einen einzelnen Scheck für alle Ausgaben-Reports eines Mitarbeiters erstellen möchten.
   • Zahlungs-Beschreibung: Wenn Sie Mitarbeiter über Standard-ACH erstatten, können Sie die Beschreibung der Zahlungsanforderung hier mit bis zu 10 Zeichen langem Text überschreiben (z. B. EXPENSEPMT).
   • Voraussichtliches Zahlungsdatum: Wenn Sie Mitarbeiter über Standard-ACH erstatten, wählen Sie das Kalender und wählen Sie ein voraussichtliches Zahlungsdatum aus. Das tatsächliche Datum der gebuchten Zahlung basiert auf dem Datum, an dem Sie die ACH payment bestätigen.
     Verwenden Sie weder Wochenenddaten noch Feiertage für das voraussichtliche Datum der Zahlung.
   • Setzen Sie das Zahlungsdatum auf: Wählen Sie das Datum aus, an dem die Erstattung erfolgen soll.
   • Ausgaben-Währung: Wenn Ihr Unternehmen mehrere Währungen verwendet, legen Sie die Währung fest, die zum Bezahlen der ausgewählten Ausgaben-Reports verwendet werden soll.

3. Aktivieren Sie in der Liste der Ausgaben-Reports das Kontrollkästchen links neben dem Ausgaben-Report, den Sie erstatten möchten.

   Für jeden Ausgaben-Report:

   • Um die Details des Ausgaben-Reports anzuzeigen, wählen Sie die Nummer des Ausgaben-Reports in der Spalte ER# aus.
   • Um einen anderen zu zahlenden Betrag als den Saldo festzulegen, geben Sie den Betrag in das Feld Zu zahlender Betrag.
   • Um vollständige Erstattungsbeträge auf ausgewählte Ausgaben-Reports anzuwenden, wählen Sie Volle Bezahlung. Das System füllt automatisch die Felder "Zu zahlender Betrag" für die ausgewählten Ausgaben-Reports aus.

   Im Fußzeilenbereich wird die laufende Summe des fälligen Saldos und des zu zahlenden Betrags angezeigt.

4. Auswählen Speichern Bei Zahlung per Scheck oder Weiter wenn Sie mit einer anderen Zahlungsmethode bezahlen.

   • Wenn Sie möchten Prüfenerstellen, fügt das System die Ausgaben der Liste der Schecks hinzu, die auf den Druck warten. In Unternehmen mit Abgrenzung bucht das System die Ausgaben sofort im Hauptbuch. In Unternehmen mit Kassenrechnung bucht das System die Ausgaben erst im Hauptbuch, nachdem der Scheck gedruckt wurde und Sie bestätigen, dass er korrekt gedruckt wurde.
   • Wenn Sie möchten AufzeichnungTransfer oder Barmittel und Sie ein Unternehmen sind, das auf Abgrenzung basiert, bucht das System die Ausgaben sofort im Hauptbuch. In Unternehmen mit Kassenrechnung bucht das System eine Kassen- oder Datensatz-Transfer-Ausgaben sofort im Hauptbuch. Das System erfasst jedoch eine Gutschrift Karten-Ausgaben im Hauptbuch nur dann, wenn Sie die Kreditkarte tatsächlich belasten.
   • Wenn Sie per ACHverwenden, besteht der nächste Schritt darin, die ACH-Datei zu generieren. Gehe zu Zahlungsverkehr > Alle > Zahlungsdateien > ACH-Datei generieren.

Erstattungen in Fremdwährungen

Sie müssen Ausgaben-Reports in verschiedenen Währungen separat verarbeiten. Jede Gruppe von Ausgaben-Reports einer bestimmten Währung erstellt eine individuelle Zusammenfassung.

1. Gehen Sie zu Ausgaben >  Alle > Erstattungen > Zu erstattende Ausgaben auswählen.

2. Filtern Sie nach einem Ausgabewährung.

   Sie können auch einen Filter für die anderen Optionen setzen.

3. Auswählen Liste.

4. Wählen Sie die Ausgaben-Reports aus, die Sie erstatten möchten.

5. Auswählen Speichern oder Weiter.

   • Die Banken, die Sie auf der Seite "Auswählen, um zu bezahlen" auswählen können, werden bestimmt, was Sie für den Ausgabewährung auf der Seite "Zu erstattende Ausgaben-Reports auswählen" filtern.

   • Das Filtern nach einem ausländischen Währung wirkt sich auf die Zahlung Methoden aus, die Sie auf der Seite "Auswählen, um zu bezahlen" auswählen können. Wenn Ihr Basiswährung beispielsweise USD ist und Sie nach Ausgaben Reports filtern, die in EUR erstatten sollen, müssen Sie auch Ihre ausländische Bank Konto in Sage Intacct für die gewünschte Zahlungsmethode eingerichtet haben.

     Filtern Sie beispielsweise zuerst nach einer Währung und wählen Sie aus, dass alle diese Ausgaben-Reports auf einmal in einer Zusammenfassung erstattet werden sollen. Kehren Sie dann zur Seite "Zu erstattende Ausgaben-Reports auswählen" zurück und filtern Sie nach einer anderen Währung, damit Sie diese Ausgaben-Reports in einer eigenen Zusammenfassung verarbeiten können.

   • Das Filtern nach einem fremden Währung wirkt sich auf die Zahlung Methoden aus, die Sie später auswählen können. Angenommen, Ihr Basiswährung ist USD und Sie wählen eine ausländische Währung (z. B. MXN) aus, nach der gefiltert werden soll. Wenn Sie Ihre ausländische Bank nicht für Kreditkartenzahlungen eingerichtet haben, können Sie keine dieser Ausgaben-Reports mit einer Kreditkarte bezahlen.

     Ebenso ist diese Zahlungsmethode nicht verfügbar, wenn Sie Ihre Basiswährung im Ausgabewährung verwenden, aber deaktivieren Sie Zur Zahlung Banken in der Basiswährung nutzen (d. h. Sie verwenden eine Bank mit ausländischem Währung), wenn die Bank nicht für diese Methode eingerichtet ist.

Erstattungen in Unternehmen mit mehreren Entitäten

Es wird empfohlen, Ausgaben-Reports in der entsprechenden Entität einzugeben. Entitäten sind an Standorte gebunden, und Standorte bestimmen die Basiswährung der Entität. Wenn Sie einen Ausgaben-Report innerhalb einer Entität eingeben, wird dieser automatisch mit der entsprechenden Basiswährung verknüpft, in der die Erstattung erfolgen soll.

Automatische Zahlung-Benachrichtigungen an Mitarbeiter senden

Sie können automatisch Zahlung Benachrichtigungs-E-Mails an ausgewählte Mitarbeitende senden, um sie darüber zu informieren, dass ihnen Ausgaben erstattet wurden. Vollständige Anweisungen zur Einrichtung finden Sie unter Benachrichtigung der Mitarbeiter über Rückerstattungen.

Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails werden "von" einem Sage Intacct Benutzer gesendet, der als "Kontakt für Zahlung Benachrichtigungs-E-Mails" bezeichnet wird. Wenn Sie Ausgaben-Reports auswählen, die erstattet werden sollen, haben Sie die Möglichkeit, den Standard-Kontakt für E-Mails zur Zahlungsbenachrichtigung und wählen Sie einen anderen Benutzer aus.

Benachrichtigung über Zahlung überschreiben

1. Gehen Sie zu Ausgaben >  Alle > Erstattungen > Zu erstattende Ausgaben auswählen.

2. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Zahlungsbenachrichtigungen.

3. Wählen Sie das Symbol Kontakt, der für E-Mails zur Benachrichtigung über Zahlungen verwendet werden soll.

Feldbeschreibungen

Seite "Zu erstattende Ausgaben-Reports auswählen"

Mitarbeiterfilter

Feldbeschreibungen für Mitarbeiterfilter

Feld	Beschreibung
"Von Mitarbeiter" und "Bis Mitarbeiter"	Der Bereich der Mitarbeiter, nach denen gefiltert werden soll. Wenn Sie keine Mitarbeiter angeben, werden Ihnen auf der nächsten Seite alle Mitarbeiter angezeigt.
Zahlungsmethode	Wenn Sie Mitarbeitende mit einer bevorzugten Zahlungsmethode einrichten, verwenden Sie diesen Filter, um alle Ausgaben-Reports anzuzeigen, die mit einer bevorzugten Zahlungsmethode bezahlt werden sollen.

Ausgabenreportfilter

Feldbeschreibungen für Ausgaben-Report-Filter

Feld	Beschreibung
Von und bis Ausgabenreport-Datum	Geben Sie den Datumsbereich ein, für den Sie Reports basierend auf dem Datum der Übermittlung filtern möchten.
Von und Bis Ausgabenreportnummer	Geben Sie den Bereich der Ausgaben-Report-Nummern ein, nach denen Sie filtern möchten. Eine Nummer im Ausgaben-Report ist die Nummer des Ausgaben-Reports, die durch den Dokument-Kreis zugewiesen wird.
Von und Bis Zahlbarer Betrag	Geben Sie Minimum und Maximum Beträge ein, nach denen Sie filtern möchten. Dies ist nützlich, wenn Sie sich auf die Verarbeitung der Ausgaben-Reports mit den höchsten Beträgen konzentrieren möchten.
Quellentität	Wählen Sie diese Option aus, um nur Ausgaben-Reports anzuzeigen, die von Arbeitern einer bestimmten Entität eingereicht wurden.
Währung (für Unternehmen mit ausländischer Transaktionswährung)	Sie müssen Ausgaben-Reports in verschiedenen Währungen separat verarbeiten. Um Ausgaben-Reports in verschiedenen Währungen zu verarbeiten, filtern Sie zunächst nach einer Währung und wählen Sie aus, dass alle diese Ausgaben-Reports auf einmal in einer Zusammenfassung erstattet werden sollen. Kehren Sie dann zur Seite "Zu erstattende Ausgaben-Reports auswählen" zurück und filtern Sie nach einer anderen Währung, damit Sie diese Ausgaben-Reports in einer eigenen Zusammenfassung verarbeiten können. Das Filtern nach einem fremden Währung wirkt sich auf die Zahlung Methoden aus, die Sie später auswählen können. Angenommen, Ihr Basiswährung ist USD und Sie wählen eine ausländische Währung (z. B. MXN) aus, nach der gefiltert werden soll. Wenn Sie Ihre ausländische Bank nicht für Kreditkartenzahlungen eingerichtet haben, können Sie keinen dieser Ausgaben-Reports mit einer Kreditkarte bezahlen. Ebenso ist die Kreditkarte Zahlungsmethode nicht verfügbar, wenn Sie Basiswährung auswählen, aber die Option "Zur Zahlung Banken in der Basiswährung verwenden" deaktivieren (d. h. Sie verwenden eine Bank mit ausländischer Währung), Beachten Sie das Zusammenspiel zwischen diesem und dem nächsten Feld. Wenn Sie hier die Basiswährung auswählen, aktiviert das System das Kontrollkästchen "Banken in der Basiswährung zur Zahlung verwenden". Wenn Sie eine fremde Währung auswählen, deaktiviert das System das Kontrollkästchen.
Zur Zahlung Banken in der Basiswährung nutzen	Dieses Legt die Banken fest, die in der Dropdown-Liste "Bank" für die Begleichung von Ausgaben-Reports auf der nächsten Seite verfügbar sind. Diese Option wird für Sie ausgewählt, wenn Sie eine fremde Währung ausgewählt haben, wie im vorherigen Absatz erläutert. Es ermöglicht Ihnen, eine ausländische Währung Ausgaben Report entweder in der ausländischen Währung oder in Ihrem Basiswährung zu bezahlen. Angenommen, Ihre Basiswährung ist USD, aber Sie haben in der Dropdown-Liste "Währung" MXN ausgewählt. Möchten Sie in Dollar oder Pesos bezahlen? Das System würde normalerweise davon ausgehen, dass Sie in Pesos bezahlen möchten. Wenn Sie also in Dollar bezahlen möchten, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit Sie den Ausgaben-Report über Banken in der Basiswährung (USD) bezahlen können. Oder deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie den Ausgaben-Report in Pesos von einer mexikanischen Bank bezahlen möchten.

Format

Feldbeschreibungen für Formate

Feld	Beschreibung
Sortieren nach: Mitarbeitername, Mitarbeiter-ID, Ausgabennummer, Betrag oder Dokument-Datum	Sie können die Liste der Ausgaben-Reports nach einem der Kriterien sortieren, indem Sie sie aus der Dropdown-Liste auswählen und dann Hinzufügen. Die Ausgaben Reports werden auf der nächsten Seite nach der Reihenfolge sortiert, in der Sie sie hier Liste.
Maximale Anzahl der auszuwählenden Datensätze	Die Nummer der Ausgaben-Reports, die in einer einzelnen Liste enthalten sind. Die Standardeinstellung ist 50.

Zahlungsbenachrichtigungen

Feldbeschreibungen für Zahlungsbenachrichtigungen

Feld

Beschreibung

Kontakt für Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails

Wenn Sie einen oder mehrere Mitarbeiter für Automatische Zahlungsbenachrichtigungen für Zahlungenverwenden, werden die Kontaktinformationen dieses Benutzers für zwei Zwecke verwendet: Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails werden "von" der E-Mail-Adresse dieses Kontakts gesendet. Der Name und die E-Mail-Adresse dieses Kontakts werden in den E-Mail-Text aufgenommen, falls Fragen zur Zahlung auftauchen. Auf der Seite "Ausgaben konfigurieren" (Ausgaben> Einrichtung > Konfiguration) können Sie einen bestimmten Benutzer auswählen, den Sie für E-Mails verwenden möchten, oder Sie können die Kontakt der Person verwenden, die die zu zahlenden Ausgaben-Reports ausgewählt hat (Standardeinstellung).

Seite "Auswählen, um zu bezahlen"

Allgemeine Informationen für alle Ausgaben-Reports

Allgemeine Informationen für alle Feldbeschreibungen für Ausgaben-Reports

Feld	Beschreibung
Zahlungsmethode	Auswählen Prüfen, Barmittel, Datensatzübertragungoder ACH- oder Bankdatei. Die einzige Möglichkeit, Ausgaben-Reports zu bezahlen, ist per Scheck. Barmittel werden nur zum Datensatz von Erstattungen verwendet, die Sie außerhalb von Sage Intacct vornehmen, die Sie aber auch hier eingeben müssen, damit Sie einen Datensatz dieser Erstattungen haben. Wenn Sie Prüfenerstellen, drucken Sie einen Scheck physisch vor Ort. Wenn Sie Barmittelverwenden, Datensatz Sie die Tatsache, dass Sie eine Bar-Erstattung geleistet haben. Darüber hinaus besteht ein Zusammenspiel zwischen der Erstattung Methode und dem Erstattung Datum, das weiter unten unter "Zahlung Datum" erläutert wird. Sie können eine Standard-Zahlungsmethode über Ausgaben> Einrichtung > Konfiguration. Beispiel: Wenn Sie normalerweise bar bezahlen, wählen Sie Barmittel sodass Sie nicht jedes Mal, wenn Sie Ausgaben Reports bezahlen, die Cash-Zahlungsmethode auswählen müssen. Diese Auswahl erfolgt auf Unternehmens-weiter Basis. Mit anderen Worten, die Wahl, die Sie dort treffen, gilt für alle Benutzer. Erfahren Sie mehr zum Thema Zahlungsmethoden.
Bank	Wählen Sie die Institution aus, von der die Mittel abgebucht werden sollen. Admins: Erfahren Sie, wie Sie Standardbank-Konto festlegen. Sie können eine Standardbank Konto auf Entität-für-Entität-Basis festlegen. Unternehmen mit mehreren Währungen: Wenn Ihr Unternehmen Fremdwährungen Transaktion verwendet, werden in der Dropdown-Liste "Bank" entweder Basis- oder Währung Währung Banken angezeigt, je nachdem, was Sie auf der vorherigen Seite ausgewählt haben.
Zahlungsanforderungen	Diese Seite kann eine beliebige Nummer Ausgaben Reports Liste, einschließlich mehrerer Ausgaben Reports für einen Mitarbeiter. Wenn Sie mehrere Ausgaben-Reports von einem Mitarbeiter haben, bestimmen Sie hier, ob alle Ausgaben-Reports dieses Mitarbeiters mit einem einzigen Scheck bezahlt werden oder ob für jeden Ausgaben-Report ein separater Scheck gedruckt wird. Angenommen, ein Mitarbeiter hat zwei Ausgaben-Reports in dieser Liste. Wenn Sie Einen pro Ausgaben-Reporterstellen, werden zwei Schecks gedruckt. Wenn Sie 1 pro Mitarbeiter (pro Zahlungsdatum), Alle Ausgaben-Reports auf dieser Seite für diesen Mitarbeiter werden zu einem Erstattungsantrag und mit einem Scheck bezahlt. Dies gilt jedoch nur, wenn das Fälligkeitsdatum für alle Ausgaben-Reports gleich ist.
Saldo	Der Saldo des Bank- oder Kreditkartenkontos, der im Feld "Bank" ausgewählt wurde. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob das Konto über eine ausreichende Deckung verfügt.
Zu zahlender Gesamtbetrag	Der zu zahlende Gesamtbetrag in den ausgewählten Ausgaben-Reports.
Zahlungsdatum auf ... setzen	Geben Sie die Zahlungsdaten ein. Dieses Feld wird automatisch auf das heutige Datum gesetzt. Wenn Sie kein Datum eingeben, werden die Zahlungsdaten standardmäßig heute verwendet. Sie können die Zahlungsdaten zu jedem beliebigen Datum für jede Einzelposition einzeln eingeben. Angenommen, Sie haben viele Ausgaben-Reports auf dieser Seite, kann das Festlegen von Zahlungsdaten für alle gleichzeitig in diesem Feld Zeit sparen. Wenn Sie hier ein anderes Datum eingeben und die Tab-Taste drücken oder außerhalb des Feldes auswählen, werden alle einzelnen Zahlungsdaten für die Einzelposten aktualisiert, um dieses neue Datum widerzuspiegeln. Wenn Sie das Datum in diesem Feld ändern oder Entfernen, ändern sich auch die Datumsangaben in den anderen Feldern. Beachten Sie, dass die Aktualisierung bei einer langen Liste von Einzelposten einige Zeit in Anspruch nimmt. Wenn Sie nicht warten möchten, filtern Sie die Liste in eine kleinere Teilmenge.
Voraussichtliches Zahlungsdatum (nur Standard-ACH-Erstattungen)	Wird angezeigt, wenn Sie ACH als Zahlungsmethode ausgewählt haben. Das System verwendet dieses Datum, um das beschreibende Datum des Unternehmens und das Gültigkeitsdatum der Eintrags-Kopfzeile der ACH-Zusammenfassungs-Kopfzeile zu bestimmen. Das tatsächliche Zahlung Datum wird ermittelt, wenn Sie Zahlung der ACH-Datei bestätigen.
Zahlungsbeschreibung (nur Standard-ACH-Erstattungen)	Wird angezeigt, wenn Sie ACH als Zahlungsmethode ausgewählt haben. Vorausgefüllt mit der Beschreibung, die Sie im Beschreibungsfeld des Unternehmenseintrags auf der Seite "Girokontoinformationen" eingegeben haben. Sie können sie überschreiben, wenn Sie möchten.
Ausgabewährung	Das System zeigt dieses Feld an, wenn Ihr Unternehmen mehrere Transaktionswährungen verwendet. Falls dies der Fall ist, wird die Währung dieser Erstattungen angezeigt. Mit anderen Worten: Sie verarbeiten Ausgaben-Reports einer Währung als Gruppe und dann die Reports der nächsten Währung als Gruppe.

Einzelartikel für bestimmte Ausgaben-Reports

Feldbeschreibungen Artikel für bestimmte Ausgaben Reports

Feld	Beschreibung
Volle Bezahlung	Wählen Sie diese Option aus, um automatisch den vollen fälligen Betrag für diese Einzelposition zu zahlen. Das System subtrahiert auch alle verfügbaren Rabatte und alle Guthaben, die Sie anwenden möchten. (Sie können auch einen anderen Betrag als den vollen Betrag eingeben, selbst wenn das Kontrollkästchen "Volle Bezahlung" aktiviert ist, dann wird das Kontrollkästchen "Volle Bezahlung" deaktiviert.)
ER-Nr., Mitarbeitername, Betrag, fälliger Saldo	Diese statischen Felder zeigen Informationen an, die auf der Seite "Ausgaben-Report erstellen" (oder wie auf der Seite "Ausgaben-Report bearbeiten" geändert) eingegeben wurden. Sie können auswählen ER-Nr. , um einen Drilldown in den Report "Tatsächliche Ausgaben" durchzuführen.
Zu zahlender Betrag	Wenn Sie die Option Volle Bezahlung Kontrollkästchen verwenden, wird dieses Feld mit dem vollen Betrag ausgefüllt, d. h. dem Betrag des Ausgaben-Reports abzüglich früherer Rückerstattungen und Vorschüsse. Wenn Sie Folgendes nicht ausgewählt haben: Volle Bezahlung Da Sie eine Betrag zahlen möchten, die niedriger ist als die fällige Gesamtsumme Betrag, geben Sie diese geringere Betrag hier ein. (Wenn Sie Volle Bezahlungund Sie hier einen geringeren Betrag eingeben, wird das Kontrollkästchen "Volle Bezahlung" automatisch deaktiviert.) Bei Ausgaben-Reports mit mehr als einer Einzelposition verteilt das System die Zahlung anteilig nach einer Methode, die als gewichtete Standardverteilung bezeichnet wird, wenn Sie einen vollständigen oder teilweisen Betrag eingeben. Sie können die gewichtete Standardverteilung überschreiben, indem Sie Aufteilen , um die Seite "Zahlung nach Einzelposten anwenden" anzuzeigen. Vielleicht möchten Sie z. B. eine Teil Zahlung vornehmen, bei der Sie die gesamte erste Einzelposition ausgleichen möchten, aber nicht die zweite.
Teilen / Löschen Teilen / Ansicht Teilen	Je nachdem, ob Sie diese Zahlung bereits gesplittet haben oder nicht, zeigt das System Links mit den Namen "Split" oder "Teilen" an Teilung/Ansicht teilen löschen. Bevor eine Zahlung aufgeteilt wird, wird der Link "Teilen" genannt. Auswählen Aufteilen So zeigen Sie die Zahlungen nach Einzelposten anwenden Seite. Auf dieser Seite können Sie Zahlung Beträge eingeben, die gewichtete Standardverteilung ändern, die das System zur Bestimmung der zu zahlenden Beträge verwendet, wenn mehrere Einzelposten vorhanden sind, und Guthaben auf bestimmte Einzelposten eines Ausgaben Report anwenden. Nachdem Sie auf der Seite "Zahlungen nach Einzelposten Anwenden" einen Split durchgeführt haben und hierher zurückgekehrt sind, wird diese Seite nun mit den Beträgen gefüllt, die Sie beim Split angewendet haben. An diesem Punkt kann die gesamte Zeile für diese Zahlung nicht mehr bearbeitet werden. Mit anderen Worten: Sobald Sie auf der Seite "Zahlungen nach Einzelposten anwenden" eine geteilte Zahlung erstellt haben, verhindert das System, dass Sie hier willkürlich Änderungen an dieser Aufteilung vornehmen. Außerdem wird der Split-Link nun durch zwei neue Links ersetzt: "Teilen" anzeigen, "Aufteilen" und "Aufteilung löschen". "Aufteilung anzeigen" zeigt erneut die Seite "Zahlung nach Einzelposten anwenden" an, sodass Sie die Aufteilung dieser Zahlung anpassen können. "Aufteilung löschen" entfernt die Beträge, die Sie gerade auf der Seite "Zahlung nach Einzelposten anwenden" eingegeben haben. Dann kann die Zeile wieder bearbeitet werden.
Summe Vorschüsse/verfügbar	Alle für jeden Mitarbeiter verfügbaren Vorschüsse werden addiert und im Feld "Verfügbare Vorschüsse" angezeigt. Wenn Sie Vorschüsse anwenden, ändert sich die Nummer im Feld "Verfügbare Vorschüsse" erst, wenn Sie die Seite "Zahlungen nach Einzelposten anwenden" speichern oder schließen, wenn Sie die Zahlung aufteilen. Das System erlaubt es Ihnen nicht, mehr als die verfügbaren Vorschüsse zu nehmen.
Zu beantragende Vorschüsse	Sie können einen "Pauschalbetrag" Betrag US-Dollar Guthaben für eine Ausgaben Report eingeben. Alle für diesen Mitarbeiter verfügbaren Vorschüsse werden addiert und im Feld "Verfügbare Vorschüsse" angezeigt, sodass Sie entscheiden können, wie hoch diese Pauschale sein soll. Für Benutzer mit mehreren Währungen Das System unterstützt keine Vorschüsse in Fremd-Währung. Sie unterstützt zwar Vorschüsse auf Basis Währung, aber Sie können keine Basis Währung Vorschuss z. B. auf eine kanadische Ausgaben Report anwenden. Sie können jedoch weiterhin Vorschüsse in der Basis-Währung auf Ausgaben-Reports in der Basis-Währung anwenden. Unabhängig davon, ob Sie sich für Zahlungen auf Artikel entschieden haben oder nicht, verfolgt das System intern Zahlungen nach Einzelpositionen. Genauer gesagt verfolgt das System die Einzelposten des Dokuments, das die Zahlung vornimmt (d. h. die Zahlung selbst). Es verfolgt auch die Einzelposten des Dokuments, das die Zahlung erhält, nämlich den Ausgaben-Report. Das System kann jeden Einzelposten aus den verfügbaren Vorschüssen mit jedem zugewiesenen Standort und jeder zugewiesenen Abteilung nehmen und ihn dann zur Zahlung einer anderen Einzelposition des Ausgaben-Reports verwenden. Das System ermöglicht es Ihnen, die Vorschüsse, die im Feld "Verfügbare Vorschüsse" angezeigt werden, in einem Ausgaben-Report zu verwenden oder auf mehrere Ausgaben-Reports aufzuteilen. Um einige oder alle Vorschüsse zu erhalten, geben Sie einen Betrag in das Feld "Zu Anzuwendende Vorschüsse" ein. Das System erlaubt es Ihnen jedoch nicht, mehr als das gesamte verfügbare Guthaben zu nehmen. (Das heißt, Sie können nicht denselben Betrag in dieses Feld aller Ausgaben-Reports für diesen Mitarbeiter eingeben oder Beträge eingeben, die zusammen mehr als die verfügbaren Vorschüsse ausmachen.) Der Betrag der Vorschüsse, die Sie anwenden, wird automatisch vom System abgezogen, wenn Sie Speichern. Wenn ein Ausgaben-Report durch die Anwendung von Vorschüssen vollständig bezahlt wurde, wird er beim Speichern vom System aus der Liste entfernt. Darüber hinaus ist der Betrag, den Sie auf den ersten Ausgaben-Report angewendet haben, nicht mehr für andere Ausgaben-Reports verfügbar. Angenommen, Sie hatten mit diesem Mitarbeiter Vorschüsse in Höhe von 132 USD, wenden aber nur 100 USD an. Das System merkt sich, dass Sie zusätzliche 32 USD haben, die Sie später verwenden können. Wenn Sie jedoch die resultierende Zahlungsanforderung Entfernen, wird die Betrag der Vorschüsse auf die volle Original Betrag zurückgesetzt.
Zahlungsdatum	Das Zahlungsdatum wird standardmäßig auf das aktuelle Datum gesetzt, es sei denn, Sie geben ein anderes ein. Mit diesem Datum wird das Feld "Rabatt berechnen ab" ausgefüllt. Sie können das Zahlung Datum für alle Einzelposten gleichzeitig im Feld "Zahlungs Datum festlegen an" im Abschnitt "Allgemeine Informationen" dieser Seite festlegen. Die Funktion des Erstattung Datums ändert sich in Abhängigkeit von der zuvor gewählten Methode Erstattung. Für Schecksverwenden, ist das Datum der Erstattung das Datum, das auf den Scheck gedruckt wird. Für online Zahlungen ist das Datum der Erstattung das Datum, an dem die Informationen zur Zahlung an das Online-Druckzentrum übermittelt werden. Dort wird ein Scheck gedruckt und automatisch an Sie gesendet. Dies ist ein zukünftiges Datum. Online-Zahlungen mit dem Datum heute werden den ganzen Tag über in die Warteschlange gestellt und dann um Mitternacht als Zusammenfassung übermittelt. Im Online-Druckzentrum hat die Zahlung das heutige Datum, wird jedoch am nächsten Werktag gedruckt und versandt. Daher können Sie bis Mitternacht Änderungen an Zahlungen vornehmen. Für Barmittel Rückerstattungen, wählen Sie ein "Ab Datum" aus, das in den Büchern Datensatz werden soll.