Übersicht über den Prozess zum Öffnen und Schließen

Abschlussverfahren und -richtlinien variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Folglich bietet Sage Intacct Flexibilität, sodass sich Intacct an Ihre Geschäftspraktiken anpassen kann.

Bevor Sie die Bücher für einen Zeitraum endgültig schließen, können Sie einzelne Transaktionszusammenfassungen in folgenden Sprachen schließen:

• Kreditorenbuchhaltung
• Debitorenbuchhaltung
• Ausgaben

Sie können Zeiträume auch im Zahlungsverkehr schließen.

Wenn Sie die Bücher für einen Zeitraum schließen, schließt Intacct alle offenen Transaktionszusammenfassungen und den Zahlungsverkehr-Zeitraum. Wenn Sie einen bestimmten Zeitraum oder eine Zusammenfassung in einer der folgenden Anwendungen ändern müssen, müssen Sie nicht alle Bücher für diesen Zeitraum erneut öffnen. Sie können nur das Nebenbuch der Anwendung erneut öffnen, das Sie benötigen.

• Kreditorenbuchhaltung

• Debitorenbuchhaltung

• Ausgaben

• Zahlungsverkehr

Unter Nebenbuch verstehen wir alle Transaktionen in einer bestimmten Anwendung. In "Kreditorenbuchhaltung" umfasst dies beispielsweise Folgendes:

• Rechnungs- und Korrekturzusammenfassungen, auf die Benutzer*innen direkt zugreifen können

• Unsichtbare Transaktionen mit Zahlungen

• Unternehmensinterne Transfers

Angenommen, Sie haben für Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung unterschiedliches Personal. Ihr Verfahren besteht darin, keine Schecks mehr auszustellen, wenn Sie sich Ihrem Monatsabschluss nähern, und dann die Bücher der Sachbearbeitung für Kreditorenbuchhaltung zu schließen. Gleichzeitig lassen Sie der Sachbearbeitung für Forderungen die Freiheit, weiterhin Rechnungen und Zahlungen zu erfassen. Zuerst schließen Sie alle Bücher und öffnen dann erneut Forderungen. So öffnen Sie die Debitorenbuchhaltung erneut:

1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Alle > Bücher > Öffnen.

2. Aktivieren Sie auf der Seite "Bücher öffnen" das Kontrollkästchen Debitorenbuchhaltung öffnen.

Sie können geschlossene Zeiträume sperren, wodurch verhindert wird, dass sie erneut geöffnet oder geändert werden (auch mit Korrekturen).

Berechtigungen

Die Berechtigungseinstellungen zum Öffnen und Schließen von Aktivitäten in den folgenden Anwendungen sind separate Kontrollkästchen.

• Hauptbuch – Bücher öffnen und schließen

• Kreditorenbuchhaltung – Zusammenfassungen öffnen und schließen

• Debitorenbuchhaltung – Zusammenfassungen öffnen und schließen

• Ausgaben – Zusammenfassungen öffnen und schließen

• Zahlungsverkehr – offene und geschlossene Zeiträume

Daher können Sie verschiedenen Personen unterschiedliche Aufgaben zuweisen. Sie können z. B. Führungskräften in der Kreditorenbuchhaltung Berechtigungen zum Öffnen und Schließen von Zusammenfassungen der Kreditorenbuchhaltung zuweisen. Aber nur Kontomanager*innen haben die Berechtigung, Bücher im Hauptbuch zu öffnen und zu schließen.

Dies ist zwar in einem eigenständigen Unternehmen praktisch, aber in einer gemeinsamen Struktur mit mehreren Unternehmen noch praktischer. Benutzer*innen im Unternehmen auf Top-Level haben die Kontrolle über die Entitäten direkt vom Top-Level aus. Daher müssen sie nicht in die Entitäten wechseln, um Bücher zu schließen oder zu öffnen. Genauer gesagt können sie die Bücher für alle Entitäten oder eine einzelne Entität öffnen und spezifische Nebenbücher in die ausgewählte Entität öffnen.

Mit anderen Worten: Der Benutzer auf Top-Level kann 1 Nebenbuch in einer Entität öffnen, um eine Änderung vorzunehmen, ohne dass andere Nebenbücher in dieser Entität oder Nebenbücher in anderen Entitäten betroffen sind.

Um Bücher zu öffnen oder zu schließen, gehen Sie zu Hauptbuch > Alle > Bücher > Öffnen oder Schließen.

Bücher schließen

Auf der Seite "Bücher schließen" können Sie den Endzeitraum auswählen, für den Sie die Bücher schließen möchten. Nachdem Bücher geschlossen wurden, können Sie in keiner Anwendung Transaktionen für ein Datum erfassen, das vor dem ausgewählten Zeitraum liegt.

Das Schließen der Bücher ist eine einfache Möglichkeit, um zu verhindern, dass Transaktionen in früheren Zeiträumen erfasst werden. Intacct bewahrt jederzeit alle Ihre Transaktionsdetails auf. Beispiel: Nachdem Ihre Jahresprüfung abgeschlossen und die Berichtigungsbuchungen der Prüfung erfasst wurden, schließen Sie die Bücher, um zu verhindern, dass weitere Transaktionen für das bereits geprüfte Geschäftsjahr erfasst werden. Wenn Sie Berichtigungsbuchungen erfassen müssen, nachdem Ihre Bücher geschlossen wurden, können Sie dies jederzeit mithilfe des Anpassungsjournals tun.

Der Abschluss eines Buches erfolgt immer zum Ende des Monats, in dem der Reportingzeitraum endet. Wenn Sie individuell angepasste Zeiträume verwenden, schließt der Zeitraum, den Sie für Bis zum Ende des Zeitraums auswählen, die Bücher nicht unbedingt am letzten Tag des ausgewählten Reportingzeitraums ab.

Auch wenn Sie einen beliebigen individuell angepassten Reportingzeitraum auswählen können, wird ein Buch immer am Monatsende geschlossen. Der ausgewählte Reportingzeitraum bestimmt, für welchen Monat der Abschluss erfolgt. Wenn Sie beispielsweise einen individuell angepassten Reportingzeitraum auswählen, der am 26. November endet, werden die Bücher zum 30. November geschlossen.

Herausfinden, welche Zeiträume geschlossen sind

Wenn Sie herausfinden müssen, welche Monate oder Zeiträume geschlossen sind, öffnen Sie die Seite "Bücher schließen". Da durch das Schließen eines Zeitraums alle vorherigen Zeiträume geschlossen werden, können vor dem letzten Abschlussdatum keine ungeschlossenen Bücher vorhanden sein. Das Feld Unternehmensbücher schließen ab zeigt das Datum an, an dem die Unternehmensbücher zuletzt geschlossen wurden.

Wenn Ihr Unternehmen sie nutzt, können Sie auch die Funktion Geschlossen durch Zusammenfassung in einem Dashboard verwenden, um zu sehen, wann Bücher geschlossen wurden.

Wählen Sie für Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen den gewünschten Geschäftsbereich aus, um das Datum des letzten Abschlusses anzuzeigen.

Bücher öffnen

Verwenden Sie die Seite "Bücher öffnen", um Bücher für einen zuvor geschlossenen Zeitraum zu öffnen. Zum Beispiel könnten Sie die Bücher versehentlich geschlossen haben oder Sie müssen unbedingt eine Änderung an geschlossenen Büchern vornehmen. In der Regel ist der Zugriff auf die Seite "Bücher öffnen" auf die Leitung von Buchhaltung und Controlling oder CFOs beschränkt.

Um Korrekturbuchungen für einen abgeschlossenen Zeitraum zu buchen, verwenden Sie Korrekturbuchungen in der Hauptbuchanwendung. Gehen Sie zu Hauptbuch > Einrichtung > Korrektur.

Sie können alle Bücher öffnen oder nur die Nebenbücher, die Sie ändern möchten. Sie können z. B. "Kreditorenbuchhaltung" allein öffnen, wenn Sie nur eine Änderung an einer Rechnungszusammenfassung vornehmen müssen, ohne die anderen Anwendungen verfügbar zu machen.

Um Zusammenfassungen zu öffnen und zu schließen, öffnen Sie das Menü Alle und wählen Sie Nebenbuch. Diese Option ist in den folgenden Anwendungsmenüs verfügbar:

• Kreditorenbuchhaltung
• Debitorenbuchhaltung
• Ausgaben
• Kundenausgaben

Zusammenfassungen schließen

Sie können alle Zusammenfassungen in einem Zeitraum oder einzeln nach Zusammenfassungsnamen schließen, sofern die Bücher für den betreffenden Zeitraum noch geöffnet sind. Nachdem eine Zusammenfassung geschlossen wurde, können Sie keine Transaktionen in dieser Zusammenfassung erfassen, es sei denn, Sie öffnen sie erneut.

Wählen Sie beim Schließen von Zusammenfassungen in "Kreditorenbuchhaltung" und "Debitorenbuchhaltung" Bis zum Ende des Zeitraums, um sowohl Rechnungszusammenfassungen als auch Korrekturzusammenfassungen zu schließen. Um eine bestimmte Rechnungs- oder Korrekturzusammenfassungen zu schließen, wählen Sie diese Zusammenfassung aus der Dropdown-Liste Zusammenfassung schließen aus.

Offene Zusammenfassungen, die nicht geschlossen wurden, werden nicht automatisch geschlossen, wenn Sie Zusammenfassungen für einen nachfolgenden Zeitraum schließen. Angenommen, Sie haben Zusammenfassungen für Q1 geschlossen, aber nicht für Q2. Wenn Sie Zusammenfassungen für Q3 schließen, bleibt Q2 offen.

Zusammenfassungen öffnen

Sie können zuvor geschlossene Zusammenfassungen entweder nach Zeitraum oder nach Zusammenfassungsname öffnen. Nachdem eine Zusammenfassung geöffnet wurde, können Sie erneut Transaktionen in dieser Zusammenfassung erfassen. Wenn Sie eine geschlossene Zusammenfassung geöffnet haben, um eine einzelne Transaktion zu erfassen, denken Sie daran, sie sofort wieder zu schließen, damit Benutzer nicht versehentlich weitere Transaktionen in dieser Zusammenfassung erfassen können.

Öffnen und schließen Sie Zeiträume mit der Option Anwendung > Alle > Nebenbuch.

Zeitraum schließen

Der Abschluss von Zeiträumen entspricht dem zuvor beschriebenen Schließen von Zusammenfassungen, außer dass Cash-Management keine Zusammenfassungen bietet. Folglich schließen Sie Zeiträume, sodass Benutzer in der Anwendung "Cash-Management" für den betreffenden Zeitraum keine Transaktionen erstellen oder ändern können. Wenn Sie eine Änderung an einem geschlossenen Zeitraum vornehmen müssen, öffnen Sie ihn zuerst erneut über die Menüoption Zahlungsverkehr > Alle > Nebenbuch.

Sie können offene Zeiträume für die Anwendung "Cash-Management" unabhängig von anderen Anwendungen schließen. Die Bücher für den Zeitraum müssen für den Zeitraum geöffnet sein, in dem Sie einen Cash-Management-Zeitraum schließen möchten.

Offene Cash-Management-Zeiträume, die nicht geschlossen wurden, werden nicht automatisch geschlossen, wenn Sie einen nachfolgenden Zeitraum schließen. Beispiel: Sie haben den Zeitraum für Q1 geschlossen, aber nicht für Q2. Wenn Sie den Zeitraum für Q3 schließen, bleibt Q2 offen.

Zeitraum öffnen

Sie können geschlossene Zeiträume für die Anwendung "Cash-Management" unabhängig von anderen Anwendungen öffnen. Um Transaktionen in der Anwendung "Cash-Management" zu erstellen oder zu ändern, müssen Sie zunächst die Bücher für diesen Zeitraum erneut öffnen. Sie können 1 oder mehrere Zeiträume öffnen, indem Sie den entsprechenden Wert im Feld Bis zum Ende des Zeitraums auf der Seite "Zeiträume öffnen" auswählen.

Bücher für das Jahr schließen

Der Hauptbuchabschluss für das Jahr ist im Wesentlichen mit dem Schließen eines anderen Zeitraums identisch.

Voraussetzung

Für Geschäftsjahre, die mit Kalenderjahren übereinstimmen, wird der Reportingzeitraum für Sie erstellt. Erstellen Sie für Geschäftsjahre, die in einem anderen Bereich liegen, zuerst den Reportingzeitraum. Wenn Ihr Geschäftsjahr beispielsweise von März bis Februar läuft, erstellen Sie einen Reportingzeitraum mit dem Namen "Geschäftsjahr endend 2022", der den gesamten Zeitraum umfasst. Um einen neuen Reportingzeitraum zu erstellen, gehen Sie zu Hauptbuch > Einrichtung > Mehr > Reportingzeiträume.

Die Bücher schließen

1. Schließen Sie alle Transaktionen in Nebenbüchern für den entsprechenden Zeitraum "Jahr endend am".
2. Schließen Sie bei Bedarf Nebenbücher oder Zusammenfassungen für die folgenden Anwendungen:
   • Kreditorenbuchhaltung
   • Debitorenbuchhaltung
   • Ausgaben
   • Kundenausgaben
   • Zahlungsverkehr
3. Schließen Sie die Bücher mit dem Reportingzeitraum zum Jahresende für das Jahr, das Sie abschließen.

Geschlossene Zeiträume sperren

Sie können einen geschlossenen Zeitraum sperren, wodurch verhindert wird, dass der Zeitraum geändert werden kann. Wenn ein geschlossener Zeitraum gesperrt ist, können Sie ihn nicht erneut öffnen und keine Korrekturen daran vornehmen.

Das Sperren eines geschlossenen Zeitraums ist nicht dauerhaft. Wenn Sie Korrekturen für einen gesperrten Zeitraum eingeben müssen, können Sie ihn entsperren.

Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Sie geschlossene Zeiträume sperren und entsperren.