Dienstvorlagen importieren

Beim Erstellen von Dateien zum Importieren in Sage Intacct haben Sie Optionen. Sie müssen keine Vorlage verwenden, wenn Sie den Importdienst von Sage Intacct verwenden. Intacct bietet jedoch zwei verschiedene Arten von Vorlagen. Sie können Ihre eigenen erstellen.

Der Importdienst unterstützt keine Excel-Datumsformate, die mit einem Sternchen (*) beginnen. In Excel ändern sich diese Datumsangaben basierend auf den regionalen Datums- und Uhrzeiteinstellungen in der Excel-Systemsteuerung. Intacct empfiehlt, Datumsformate ohne Sternchen auszuwählen, das sich nicht ändert.
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Checkliste für die Unternehmenseinrichtung: Ausführen
Außerdem benötigen Sie die Berechtigung, auf den spezifischen Bereich von Intacct zuzugreifen, in den Sie Informationen importieren möchten.

Eigene Tabellenkalkulationen verwenden

Der Importdienst verwendet einen neuen Prozess. Mit diesem neuen Prozess können Sie:

  • Starten Sie einen Import mit einer beliebigen Excel-Tabelle.

  • Verwenden Sie Tabellen mit mehreren Tabs.

  • Verwenden Sie Tabellen, bei denen die Kopfzeileninformationen nicht mit der Intacct-Benutzeroberfläche oder den vorherigen CSV-Vorlagenkopfzeilen übereinstimmen.

  • Verwenden Sie Tabellen mit Formeln und Berechnungen, die mit oder von anderen Tabs verknüpft sind.

Für einen erfolgreichen Import muss Ihre Tabelle so strukturiert sein, dass Intacct sie korrekt verarbeiten kann. Ihre Spaltenüberschriften müssen nicht genau mit den Intacct-Kopfzeilen übereinstimmen, solange Sie verstehen, wie jede Spalte den entsprechenden Intacct-Feldern und Datentypen zugeordnet wird. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, die erforderlichen Spalten und Datentypen im Voraus abzustimmen, kann dies den Zuordnungsprozess reibungsloser gestalten und einen erfolgreichen Import sicherstellen.

Während des Importvorgangs ordnen Sie Ihre Daten in Ihrer Tabelle zu mit den entsprechenden Kopfzeilen in Intacct verknüpft. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Daten den entsprechenden Intacct-Feldern korrekt zuordnen. Der Importdienst überprüft und validiert Ihre Daten anhand der Geschäftslogik und der Pflichtfelder für den spezifischen Import, z. B. einen Journaleintrag oder einen Aktivposten-Import.

Nachher Ihre Daten werden validiert, die Überprüfungsblatt für den Importdienst Zeigt Fehler oder Unstimmigkeiten an, die in Ihren Daten gefunden wurden. Sie haben dann die Möglichkeit, Fehler korrigieren bevor Sie in Intacct importieren.

Der Importdienst akzeptiert .XLS, . XLSX und . CSV-Dateitypen zu diesem Zeitpunkt.

Benutzerdefinierte Vorlage aus einer exportierten Liste erstellen

In vielen Bereichen von Intacct können Sie Datensatz-Listenansichten anpassen. Sie können eine benutzerdefinierte Ansicht verwenden, um eine Liste zu exportieren, und diese exportierte Datei dann als benutzerdefinierte Vorlage zum Importieren neuer Datensätze verwenden.

Beim Erstellen Ihrer benutzerdefinierten Ansicht müssen Sie alle erforderlichen Felder für den spezifischen Datensatztyp enthalten, den Sie importieren möchten.

Angenommen, Sie möchten mehrere neue Lieferanten zu Intacct hinzufügen. So können Sie eine benutzerdefinierte Importvorlage erstellen:

  1. Gehen Sie zu "Kreditorenbuchhaltung" > Lieferanten.

  2. Auswählen Ansichten verwalten > Neue Ansichten erstellen.

  3. Wählen Sie die Pflichtfelder und alle anderen Felder aus, die Sie einbeziehen möchten. Die Pflichtfelder für einen Lieferanten-Datensatz sind:

    • VendorID

    • Lieferantenname

    • Lieferantenabrechnungstyp

    • Name des Kontakts

    • Drucken als

    • Primärer Kontakt

    • Zahlungskontakt

    • Kontakt für Rücksendung

    • 1099-Kontakt

    Sie können beliebige andere Lieferant Felder einbeziehen, aber die Pflichtfelder sind Pflichtfelder, wenn Sie diese Ansicht zum Exportieren einer Datei für den Import verwenden möchten. Weitere Informationen zum Hinzufügen einer benutzerdefinierten Ansicht.

  4. Speichern Ihre Ansicht und geben Sie ihr einen klaren, beschreibenden Namen, z. B. Importvorlage – Lieferant.

  5. Wählen Sie in der Liste "Lieferanten" die Option Alle > Importvorlage – Lieferant um Lieferanten in diesem spezifischen Format anzuzeigen.

  6. Auswählen > Excel exportieren oder CSV-Datei , um die Datensätze in dieser Ansicht zu exportieren. Speichern Sie die Datei auf Ihrem Computer.

  7. Bereiten Sie die Datei für die Verwendung als Vorlage vor:

    1. Öffnen Sie die exportierte Datei

    2. Löschen Sie alle vorhandenen Datensätze aus der Datei, sodass nur die Kopfzeile übrig bleibt, die die Namen der Spalten enthält.

    3. Speichern Sie die jetzt leere Datei.

Sie haben jetzt eine saubere Vorlagendatei, die für den Import neuer Lieferantendatensätze in Intacct verwendet werden kann.

Weitere Informationen zum Erstellen benutzerdefinierter Ansichten.

Importdienstvorlage verwenden

Intacct stellt gebrauchsfertige Importdienstvorlagen für alle verfügbaren Importe bereit. Wenn Sie Informationen in einen für Sie neuen Teil von Intacct importieren, sind die Importvorlagen ein guter Ausgangspunkt.

Alle Vorlagen enthalten eine Kopfzeile und eine Beschreibungszeile. Die Beschreibungszeile enthält Informationen, die Ihnen bei der korrekten Formatierung Ihrer Daten helfen, z. B. Pflichtfelder und Zeichenbeschränkungen.

Beispielsweise erfordern Journaleinträge im Hauptbuch eine Kopfzeile und Zeilen, die der Kopfzeile zugeordnet sind.

Die Kopfzeilen der Vorlage und die Zeile "Beschreibung" befinden sich weiterhin auf einem separaten Tab. Dadurch wird verhindert, dass Sie die Beschreibungszeile aus Ihrem Import im Arbeitsbereich Entfernen müssen.

Vorlagen für Importdienste basieren auf den aktuellsten Informationen für ihre Intacct-Bereiche. Wenn neue Felder zu einem bestimmten Bereich von Intacct hinzugefügt werden, z. B. Kreditorenbuchhaltung oder Anlagevermögensverwaltung, werden die Vorlagen des Importdiensts ebenfalls automatisch aktualisiert.

Der Arbeitsbereich des Importdiensts verfügt über eine Willkommensseite, auf der alle verfügbaren Importe aufgelistet sind, die Sie mit dem Dienst durchführen können, sowie Links zu Vorlagen für jeden Import. Wählen Sie den Link aus, um die Vorlage auf Ihrem lokalen Computer zu speichern.

  1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Daten importieren.

  2. Gehen Sie zum Abschnitt "Arbeitsbereich importieren" und wählen Sie Neuer Importdienst.

    Link zum Importdienst hervorgehoben.

    Der Importdienst Willkommensseite Wird geöffnet und zeigt die Liste der derzeit verfügbaren Importe an.

  3. Wählen Sie die Vorlage für den Import aus, an dem Sie arbeiten möchten.

    Willkommensseite des Importdiensts mit einer Liste der verfügbaren Vorlagen.

Eine Liste aller verfügbaren Importe anzeigen.

CSV-Vorlagen verwenden

CSV-Importvorlagen sind mit dem neuen Importdienst kompatibel. Im Importdienst kann beispielsweise die CSV-Vorlage für Klassen oder statistische Konten verwendet werden. Diese Vorlagen sind in der Checkliste für die Einrichtung von Unternehmen verfügbar.

Der Importdienst ist derzeit nur für einen bestimmten Satz von Importen verfügbar. Wählen Sie CSV-Vorlagen aus, die den Importen entsprechen, die mit dem Importdienst verfügbar sind.

Wählen Sie in der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung eine Vorlage für einen Import aus, die über den Importdienst verfügbar ist.

  1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Daten importieren.

  2. Auswählen Vorlage für einen Import.

Links zum Importieren von Beta-Vorlagen, die in der Checkliste für die Einrichtung des Unternehmens hervorgehoben sind.

Grundlegendes zur Feldzuordnung

Eine genaue Feldzuordnung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Import. Die Spaltenüberschriften in Ihrer Datei müssen zwar nicht exakt sein, aber Sie müssen sie mit den richtigen Feldern in Intacct korrelieren. Dieser Zuordnungsprozess stellt sicher, dass Ihre Daten am richtigen Ort landen.

Auch wenn der Importdienst eine Zuordnung für Sie vorschlägt, sollten Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um sie sorgfältig zu überprüfen, bevor Sie fortfahren. Sie haben das beste Verständnis für Ihre Daten. Sie können Fehler vermeiden, wenn Sie Zuordnungen überprüfen.

Wählen Sie in Intacct das entsprechende Feld aus, das jeder Spalte in Ihrer Datendatei entspricht. Um Ihnen zu helfen, wird neben den Zuordnungsoptionen eine Vorschau Ihrer Daten angezeigt. Es wird dringend empfohlen, alle zugeordneten Daten vor dem Import zu überprüfen, um die Genauigkeit sicherzustellen.

Erfahren Sie mehr zum Thema Feldzuordnung des Importdiensts.

So schließen Sie Zeilen vom Import aus

So verhindern Sie, dass bestimmte Zeilen wie Summen oder Berechnungszeilen importiert werden:

  1. Fügen Sie der Importdatei eine DONOTIMPORT-Spalte hinzu.

    Diese Spalte muss hinzugefügt werden, bevor die Datei in den Importdienst geladen wird.

  2. Markieren Sie in der Spalte DONOTIMPORT die auszuschließenden Zeilen, indem Sie ein Rautensymbol eingeben (#) am Anfang der Zeile.

    Zeilen, die mit # sind vom Import ausgeschlossen und werden nicht auf dem Überprüfungsblatt angezeigt.

  3. Lassen Sie die Spalte DONOTIMPORT nicht zugeordnet.

    Wählen Sie während des Schritts der Spaltenzuordnung keine Zuordnung für die Spalte DONOTIMPORT aus. Dadurch wird der Importdienst angewiesen, diese Spalte während des Upload-Vorgangs zu ignorieren. Nicht zugeordnete Spalten werden nicht auf dem Überprüfungsblatt angezeigt.

Nächste Schritte

Intacct empfiehlt, einen Testimport zu erstellen, bevor Sie große und komplizierte Importe in Angriff nehmen. Der Testimport hilft Ihnen, sich mit dem Prozess und Arbeitsbereich des Importdiensts vertraut zu machen.

Wenn Sie sich mit den Unterschieden zwischen dem Importdienst und dem CSV-Prozess wohler fühlen, empfiehlt Ihnen Intacct, mehrere der folgenden Optionen auszuprobieren: Importe, die derzeit verfügbar sind.