CSV-Import: Vertragsnutzung

Sie können Verträge importieren Verwendung durch Hochladen einer CSV-Datei.

Wenn Sie die Vertragspositions-Nummer nicht kennen, der Sie die Nutzung zuweisen sollen, können Sie dem Verwendungs-Datensatz einen oder mehrere Dimensionswerte zuordnen, wenn die Dimensionwerte die richtige Vertragsposition eindeutig identifizieren können. Wenn die Position anhand der Dimension Werte nicht eindeutig identifiziert werden kann, erhalten Sie eine Fehlermeldung, in der Sie aufgefordert werden, die Vertragsposition Nummer.

Verwendungsdatensätze müssen in chronologischer Reihenfolge vom ältesten zum neuesten hinzugefügt werden. Angenommen, Sie importieren zwei Verwendungsdatensätze vom 15. Januar und 4. Februar. Fügen Sie in der CSV-Datei für den Verwendungsimport den Datensatz vom 15. Januar zu Zeile 3 und den Datensatz vom 4. Februar zu Zeile 4 hinzu.

Vorlage herunterladen

Laden Sie eine neue leere Vorlage aus der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung herunter, wenn Sie Informationen in Sage Intacct importieren. Die Verwendung einer heruntergeladenen Vorlage ist aus folgenden Gründen wichtig:

  • Vorlagen in der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung werden automatisch basierend auf Ihrer Unternehmenskonfiguration angepasst, einschließlich aller von Ihnen erstellten Dimensionen und benutzerdefinierten Felder.
  • Intacct kann Vorlagen jederzeit aktualisieren, insbesondere wenn eine neue Version von Intacct veröffentlicht wird. Wenn Intacct eine Vorlage aktualisiert, funktioniert eine ältere Vorlage während des Imports möglicherweise nicht mehr.
Einige Intacct-Importseiten enthalten einen Link, über den Sie eine leere Vorlage direkt herunterladen können (anstatt die Vorlage aus der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung zu beziehen).

So laden Sie eine Vorlage aus der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung herunter:

  1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Daten importieren.

    Die Checkliste für die Unternehmenseinrichtung wird geöffnet. Sie finden eine Liste der Bereiche, in die Sie Informationen in Intacct importieren können.

  2. Entscheiden Sie sich für einen Informationstyp, der hochgeladen werden soll, und wählen Sie den Link Vorlage aus, der diesen Informationen zugeordnet ist.
Wenn die gewünschte Vorlage nicht in der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung angezeigt wird, wechseln Sie zu CSV-Importvorlage herunterladen. Einige Vorlagen sind nicht in der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung enthalten.

CSV-Datei für den Import vorbereiten

Wenn Sie eine Vorlage herunterladen, sind die richtigen Kopfzeilen bereits in der Vorlage enthalten. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Spalten mit Ihren Daten auszufüllen, als CSV-Datei zu speichern und die Datei hochzuladen.

Die Kopfzeilentitel in der Vorlage, die Sie herunterladen, korrelieren mit Feldern in Intacct. Falsche Kopfzeilentitel führen zu einem Upload-Fehler.

Weitere Informationen zum CSV-Uploadprozess, einschließlich bewährter Methoden, häufiger Fehler und zum Hochladen Ihrer CSV-Datei, finden Sie unter Datei für den CSV-Import vorbereiten.

Bewährte Methoden

Die folgenden Methoden haben sich für die Vorbereitung von CSV-Dateien für den Upload bewährt.

Häufige Importfehler vermeiden

Intacct empfiehlt, sich an die folgenden Richtlinien zu halten, um Importfehler zu vermeiden.

Datumsangaben formatieren

Wenn Sie Ihre CSV-Datei hochladen, können Sie ein Datumsformat für die Daten in Ihrer Datei auswählen.

Wenn Sie hier ein Datumsformat auswählen, versucht Intacct, Ihre Datei mit dem ausgewählten Datumsformat zu importieren. Wenn Intacct Ihre Datei nicht mit dem ausgewählten Datumsformat importieren kann, versucht das Programm, das in Ihrer Datei verwendete Datumsformat zu ermitteln und die Daten mit diesem Datumsformat zu importieren.

CSV-Datei importieren

Nachdem Sie Ihre Daten eingegeben und nach häufigen Problemen bei Importen gesucht haben, können Sie Ihre Datei in Intacct importieren.

So importieren Sie Ihre CSV-Datei:

  1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Daten importieren.

  2. Suchen Sie den Informationstyp, den Sie importieren möchten, und wählen Sie den entsprechenden Importieren-Link.
  3. Legen Sie im DialogfeldUnternehmensinformationen importieren Folgendes fest und wählen Sie Importieren:

Nach einem Import werden Sie von Sage Intacct darüber informiert, ob der Import erfolgreich war und wie viele Datensätze importiert wurden.

Bei einem vollständig erfolgreichen Import können Sie auf der Bestätigungsseite überprüfen, ob alle Datensätze in der Originaldatei erfolgreich importiert wurden, ohne sie manuell überprüfen zu müssen.

Offline-CSV-Importe

Einige Importe können abhängig von ihrer Größe und dem Verarbeitungsaufwand der Daten in Intacct viel Zeit in Anspruch nehmen. Wählen Sie im Zweifelsfall Offline verarbeiten auf der Seite "Importdienstprogramm" aus.

Wenn der Offline-Vorgang abgeschlossen ist, sendet Intacct eine E-Mail an die Adresse, die Sie im Feld Unternehmensinformationen importieren eingegeben haben (in das Sie Ihre Datei importiert haben).

Intacct empfiehlt, dass Sie Offline verarbeiten auswählen, wenn Sie CSV-Dateien importieren, und Ihre E-Mail-Adresse angeben. Wenn der Import fehlschlägt, werden Sie immer benachrichtigt und die fehlgeschlagenen Datensätze werden an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.

Fehlerbehebung

Wenn Importfehler auftreten, lesen Sie die Importtipps und Informationen zu häufigen Fehlern.

Importfehler treten auf, wenn Sie versuchen, Informationen zu importieren, die nicht den Anforderungen der Vorlage entsprechen. Jede Vorlage enthält eine Reihe von erforderlichen Informationen, die Sie eingeben müssen, um die Datei erfolgreich zu importieren, und Formate, die für bestimmte Arten von Informationen einzuhalten sind. Lesen Sie die Beschreibungen in der Vorlage, um die beste Methode zur Eingabe Ihrer Daten zu ermitteln.

Wenn einzelne Transaktionen fehlerhaft sind, werden die fehlerhaften Zeilen in der Transaktion zusammen mit einem Fehlercode für die jeweilige Zeile in einer CSV-Datei für Sie gespeichert. Überprüfen Sie Ihre E-Mails auf Informationen zu bestimmten Fehlern. Weitere Informationen finden Sie unter CSV-Importfehler finden und beheben.

Weitere Informationen zum CSV-Upload-Prozess finden Sie unter Datei für den CSV-Import vorbereiten.

Feldbeschreibungen

In den Felddefinitionen in Ihrer Vorlage wird erläutert, welche Art von Informationen für die einzelnen Felder erforderlich sind und wie gültige Informationen eingegeben werden. Es ist immer eine gute Idee, die Felddefinitionen zu lesen, bevor Sie Dateneingaben vornehmen.

Sie können die Spalten Ihrer CSV-Datei neu anordnen, um die Verwendung zu vereinfachen. In der Spaltenüberschrift muss der Feldname jedoch genau so stehen, wie er in der ursprünglichen Vorlage angezeigt wird.

Wenn Sie eine Vorlage von der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung oder einer Objektlistenseite heruntergeladen haben, enthält Ihre Vorlage die Überschriften und Dimensionen, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind. Die Kopfzeilen in einer Standardvorlage enthalten möglicherweise keine unternehmensspezifischen Felddefinitionen.

Um Dimensionswerte zu importieren, geben Sie die Informationen in die entsprechende Dimensionsspalte der Importtabelle ein. Andernfalls werden keine Informationen für die jeweilige Dimension angezeigt.

Wenn Sie Dimensionen umbenannt haben (weitere Informationen finden Sie unter Terminologie), wird der Dimensionsname nicht in der CSV-Vorlage angezeigt, der ursprüngliche Intacct-Dimensionsname jedoch schon.

Feldname: DONOTIMPORT

#

Alle Zeilen, die mit # beginnen, werden beim Import ignoriert.

Feldname: CONTRACT_ID

UI-Feldname:

Vertrag

Typ:

Zeichen

Länge:

20

Standardwert:

 

Zulässige Werte:

 

Abhängigkeiten:

Eine gültige Vertrags-ID

Pflichtangabe:

Ja

Bearbeitbar:

 
Feldname: CONTRACT_LINENO

UI-Feldname:

Vertragspositionsnr.

Typ:

Zeichen

Länge:

 

Standardwert:

 

Zulässige Werte:

Eine gültige Vertragspositions-Nummer

Abhängigkeiten:

 

Pflichtangabe:

Ja, wenn Dimensionen die Vertragsposition nicht eindeutig identifizieren können.

Bearbeitbar:

 

Anmerkungen:

Wenn Sie keine Vertragspositions-Nummer eingeben, können Sie einen oder mehrere Dimensionswerte eingeben, die die Vertragsposition eindeutig identifizieren können.
Feldname: USAGE_DATE

UI-Feldname:

Nutzungsdatum

Typ:

Datum

Länge:

12

Standardwert:

 

Zulässige Werte:

 

Abhängigkeiten:

Verwendungsdatensätze müssen in chronologischer Reihenfolge vom ältesten zum neuesten hinzugefügt werden. Angenommen, Sie importieren zwei Verwendungsdatensätze vom 15. Januar und 4. Februar. Fügen Sie in der CSV-Datei für den Verwendungsimport den Datensatz vom 15. Januar zu Zeile 3 und den Datensatz vom 4. Februar zu Zeile 4 hinzu.

Das Nutzungsdatum ist wie folgt eingeschränkt:

  • Für die Fakturierung variabler Mengen:
    • Für befristete Verträge: Das Nutzungsdatum muss nach dem Startdatum der Vertragsposition liegen oder mit diesem übereinstimmen
    • Für Evergreen-Verträge: Das Verwendungsdatum muss nach dem Startdatum des wiederkehrenden Abrechnungszeitraums liegen, dem es zugeordnet ist.
  • Für die Fakturierung zugesagter Mengen: Das Nutzungsdatum muss nach dem Startdatum der Vertragsposition und am oder vor dem Enddatum der Vertragsposition liegen. Das Verwendungsdatum muss zudem am oder nach dem letzten Verwendungsdatum liegen.
  • Für mengenbasierte Umsätze: Das Nutzungsdatum muss nach dem Startdatum der Vertragsposition liegen oder mit diesem übereinstimmen

Für mengenbasierte Umsätze, die in einem Mehrkomponentenvertrag enthalten sind, wird das Verwendungsdatum wie folgt weiter eingeschränkt:

  • Kann nicht zwischen dem Gültigkeitsdatum zweier Mehrkomponentenvertrags-Zuweisungen datiert werden. Wenn beispielsweise die Mehrkomponentenvertragszuweisung #1 auf den 01.01.2019 und die Mehrkomponentenvertragszuweisung auf den 01.02.2019 datiert ist und beide Mehrkomponentenvertragszuweisungen vorhanden sind, wenn die Nutzung hinzugefügt wird, darf die Verwendungs Datensatz nicht auf den 15.01.2019 datiert sein.
  • Kann nicht vor der ersten Mehrkomponentenvertrags-Zuweisung datiert werden, wenn mindestens eine vorhandene Verwendung vorhanden Datensatz nach der ersten Mehrkomponentenvertrags-Zuweisung datiert ist. Wenn die Mehrkomponentenvertrags-Zuweisung beispielsweise auf den 01.02.2019 datiert ist und ein Verwendungs-Datensatz mit dem Datum 05.02.2019 vorhanden ist, können Sie keinen Verwendungs-Datensatz mit dem Datum 15.01.2019 hinzufügen. Wenn der Datensatz vom 05.02.2019 nicht vorhanden war, können Sie den Datensatz vom 15.01.2019 hinzufügen.

Pflichtangabe:

Ja

Bearbeitbar:

 
Feldname: QUANTITY

UI-Feldname:

Menge

Typ:

Zahl

Länge:

17

Standardwert:

 

Zulässige Werte:

 

Abhängigkeiten:

 

Pflichtangabe:

Ja

Bearbeitbar:

 

Anmerkungen:

 
Feldname: Service_period_start

UI-Feldname:

Startdatum des Servicezeitraums

Typ:

Datum

Länge:

 

Standardwert:

 

Zulässige Werte:

Ein gültiges Datum.

Abhängigkeiten:

Muss am oder vor dem Enddatum des Servicezeitraums liegen.

Pflichtangabe:

Nur wenn das Enddatum des Servicezeitraums angegeben ist.

Bearbeitbar:

 

Anmerkungen:

 
Feldname: Service_period_end

UI-Feldname:

Enddatum des Servicezeitraums

Typ:

Datum

Länge:

 

Standardwert:

 

Zulässige Werte:

Ein gültiges Datum.

Abhängigkeiten:

Muss am oder nach dem Startdatum des Servicezeitraums liegen.

Pflichtangabe:

Nur wenn das Startdatum des Servicezeitraums angegeben ist.

Bearbeitbar:

 

Anmerkungen:

 
Feldname: CUSTOMER_ID

UI-Feldname:

Kunde

Typ:

Zeichen

Länge:

 

Standardwert:

 

Zulässige Werte:

 

Abhängigkeiten:

Ein gültiger Kunde

Pflichtangabe:

Nein

Bearbeitbar:

 

Anmerkungen:

Geben Sie nur dann eine Kundennummer ein, wenn Sie die Vertragspositions-Nummer nicht kennen. Diese Dimension muss zusammen mit allen anderen eingegebenen Dimensionen die Vertragspositions-Nummer eindeutig identifizieren.
Feldname: ITEM_ID

UI-Feldname:

Element

Typ:

Zeichen

Länge:

20

Standardwert:

 

Zulässige Werte:

 

Abhängigkeiten:

Ein gültiger Artikel

Pflichtangabe:

Nein

Bearbeitbar:

 

Anmerkungen:

Geben Sie nur dann eine Artikel-ID ein, wenn Sie die Vertragspositions-Nummer nicht kennen. Diese Dimension muss zusammen mit allen anderen eingegebenen Dimensionen die Vertragspositions-Nummer eindeutig identifizieren.
Feldname: LOCATION_ID

UI-Feldname:

Standort

Typ:

Zeichen

Länge:

20

Standardwert:

 

Zulässige Werte:

 

Abhängigkeiten:

Ein gültiger Speicherort

Pflichtangabe:

Nein

Bearbeitbar:

 

Anmerkungen:

Geben Sie nur dann eine Standort-ID ein, wenn Sie die Vertragspositions-Nummer nicht kennen. Diese Dimension muss zusammen mit allen anderen eingegebenen Dimensionen die Vertragspositions-Nummer eindeutig identifizieren.
Feldname: DEPARTMENT_ID

UI-Feldname:

Abteilung

Typ:

Zeichen

Länge:

20

Standardwert:

 

Zulässige Werte:

 

Abhängigkeiten:

Eine gültige Abteilung

Pflichtangabe:

Nein

Bearbeitbar:

 

Anmerkungen:

Geben Sie nur dann eine Abteilungs-ID ein, wenn Sie die Vertragspositions-Nummer nicht kennen. Diese Dimension muss zusammen mit allen anderen eingegebenen Dimensionen die Vertragspositions-Nummer eindeutig identifizieren.
Feldname: PROJECT_ID

UI-Feldname:

Projekt

Typ:

Zeichen

Länge:

20

Standardwert:

 

Zulässige Werte:

 

Abhängigkeiten:

Ein gültiges Projekt

Pflichtangabe:

Nein

Bearbeitbar:

 

Anmerkungen:

Geben Sie nur dann eine Projekt-ID ein, wenn Sie die Vertragspositions-Nummer nicht kennen. Diese Dimension muss zusammen mit allen anderen eingegebenen Dimensionen die Vertragspositions-Nummer eindeutig identifizieren.
Feldname: CLASS_ID

UI-Feldname:

Klasse

Typ:

Zeichen

Länge:

20

Standardwert:

 

Zulässige Werte:

 

Abhängigkeiten:

Eine gültige Klasse

Pflichtangabe:

Nein

Bearbeitbar:

 

Anmerkungen:

Geben Sie nur dann eine Klassen-ID ein, wenn Sie die Vertragspositions-Nummer nicht kennen. Diese Dimension muss zusammen mit allen anderen eingegebenen Dimensionen die Vertragspositions-Nummer eindeutig identifizieren.
Feldname: EMPLOYEE_ID

UI-Feldname:

Mitarbeitender

Typ:

Zeichen

Länge:

20

Standardwert:

 

Zulässige Werte:

 

Abhängigkeiten:

Ein gültiger Mitarbeitender

Pflichtangabe:

Nein

Bearbeitbar:

Anmerkungen

Geben Sie nur dann eine Mitarbeiter-ID ein, wenn Sie die Vertragspositions-Nummer nicht kennen. Diese Dimension muss zusammen mit allen anderen eingegebenen Dimensionen die Vertragspositions-Nummer eindeutig identifizieren.
Feldname: VENDOR_ID

UI-Feldname:

Lieferant

Typ:

Zeichen

Länge:

20

Standardwert:

 

Zulässige Werte:

 

Abhängigkeiten:

Ein gültiger Lieferant

Pflichtangabe:

Nein

Bearbeitbar:

 

Anmerkungen

Geben Sie nur dann eine Lieferanten-ID ein, wenn Sie die Vertragspositions-Nummer nicht kennen. Diese Dimension muss zusammen mit allen anderen eingegebenen Dimensionen die Vertragspositions-Nummer eindeutig identifizieren.