CSV-Import: Budgets

Sie können eine große Nummer von Budgeteinträgen in Sage Intacct importieren, indem Sie eine CSV-Datei hochladen, was viel Zeit sparen kann. Angenommen, Sie haben 500 Kombinationen aus Konto, Abteilung und Standort und Zeiträume im Wert von zwei Jahren, die Sie ein Budget erstellen können. Sie können die Daten ganz einfach zu einer Budget-Kalkulationstabelle hinzufügen und als CSV-Datei importieren.

Abrufen der Budget-Vorlage

Um eine Datei als Ausgangspunkt zu erhalten, können Sie ein vorhandenes Budget aus der Liste "Budgets" exportieren. (Gehen Sie zu Hauptbuch > Alle > Berichte > Haushaltsplan.). Sie können dann Änderungen an dieser Datei in Excel vornehmen und sie erneut hochladen oder sie als Beispiel verwenden, um völlig neue Budgets zu erstellen, sofern die Budget-IDs bereits vorhanden sind.

Alternativ können Sie eine Budget-Vorlage aus der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung herunterladen.

So laden Sie eine Budget-Vorlage aus der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung herunter:

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Daten importieren.

2. Unter Hauptbuchtransaktionen einrichtenauszuwählen, wählen Sie das Symbol Vorlage Verknüpfung.

Verwenden Sie die Budget-Vorlage

Wenn Sie die Budget-Vorlage in einer Tabellenkalkulations-Anwendung öffnen, werden in der Kopfzeile Informationen zu jedem Feld und den darin einzugebenden Daten angezeigt.

Jede horizontale Zeile in der Tabelle stellt Budgetdetails dar, die ein Hauptbuchkonto, optionale Details auf Dimensionsebene und den Budget-Betrag für jeden Reportingzeitraum kombinieren. Sie fügen eine Zeile für jede Kombination aus Konto und Dimension hinzu, die budgetiert wird. Budgetbeträge werden in die Spalten "Reportingzeitraum" eingegeben.

Hier sind einige zusätzliche Hinweise zur Verwendung der Vorlage:

• BUDGET_ID muss bereits in Intacct vorhanden sein. Erfahren Sie, wie Sie Eine Budget-ID erstellen.
• ACCT_NO ist obligatorisch und bezieht sich auf das Konto, das budgetiert wird.
• DEPT_ID und LOCATION_ID sind optional und können leer sein. Wenn Sie sie jedoch verwenden, müssen sie mit gültigen IDs in Intacct übereinstimmen.
• Andere Dimensionen sind ebenfalls optional. Wenn für ein Hauptbuchkonto jedoch eine Dimension erforderlich ist, muss die Dimension im Budget verwendet werden.
• Sie können eine beliebige Nummer von Periodenspalten hinzufügen, für die Sie Budgets wünschen. Die Zeiträume müssen bereits in Intacct vorhanden und für die Budgetierung eingerichtet sein. Die Spalten müssen die Namen dieser Zeiträume genau so enthalten, wie sie in Intacct angezeigt werden. In den folgenden Felddefinitionen ist dieses Feld mit "(BUDGETABLE PERIOD 1... n)". In Ihrem Upload wäre es jedoch so etwas wie "zum Monatsende Januar 2016". Wenn der Zeitraum nicht vorhanden ist, wird die gesamte Datei abgelehnt und Sie erhalten eine E-Mail mit den Fehlern.

				Eine beliebige Nummer von Zeiträumen
BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID	PER 1	PER 2	PER 3
Budget 1	1001	HR	CA	100,00	110.00	120.00
	1002	DEU	CA		210,00	220.00
	1003	MFG		300,00	310.00	320.00

Das folgende Beispiel zeigt Budget-Daten für ein Unternehmen, das Dimensionen in sein Budget für das Geschäftsjahr 2016 aufnimmt.

Beispielhafte Budgetdaten für ein Unternehmen, das Dimensionen in sein Budget aufnimmt:

BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID	PROJECTID	ITEMID	Zum Monatsende Jan. 2024	Zum Monatsende Feb. 2024
Aktuell-Budget	4010	VERTRIEB	NYC	PR-100	WEB	11000	15000
Aktuell-Budget	4010	VERTRIEB	NYC	PR-101	LIZENZ	220000	40000
Aktuell-Budget	4010	VERTRIEB	NYC	PR-102	WEB	28000	30000
Aktuell-Budget	6005	ADMIN	NYC			1200	1800
Aktuell-Budget	6005	MKTG	SFR			100	120
Aktuell-Budget	6010	ADMIN	NYC			2500	3200

Bewährte Methoden

Die folgenden Methoden haben sich für die Vorbereitung von CSV-Dateien für den Upload bewährt.

1. Über die Schaltfläche Unternehmensdaten-Liste importiereneine Vorlage herunterladen.
   • Verwenden Sie die neueste Vorlage, insbesondere nach Veröffentlichung einer neuen Produktversion.
   • Verwenden Sie die richtige Vorlage für den Bereich, in den Sie Informationen hochladen möchten. Die verschiedenen Vorlagen enthalten unterschiedliche Arten von Informationen. Verwenden Sie eine Vorlage speziell für die Informationen, die Sie hochladen müssen.
2. Die Beschreibungen der Spalten dienen als Leitfaden für die Eingabe von Informationen.
   • Lesen Sie die Beschreibungen der Kopfzeilen in der Vorlage.
     Die Kopfzeilen-Beschreibung ist die Zelle unter der Kopfzeile, in der erläutert wird, welche Informationen für die einzelnen Spalten akzeptiert werden. Wenn Sie Informationen im falschen Format oder mit einem falsch akzeptierten Wert eingeben, führt dies zu einem Fehler beim Upload.
   • Geben Sie die erforderlichen Informationen ein.
     Einige Daten sind Pflichtangaben, andere nicht. Lesen Sie das Beschreibungsfeld, um zu ermitteln, bei welchen Informationen es sich um Pflichtangaben handelt. Wenn Sie die erforderlichen Informationen nicht eingeben, schlägt der Upload fehl.
3. Speichern Sie die Datei als CSV-Datei (Comma-Separated Values). Wenn Sie die Datei in Excel speichern, können Sie die Option Durch Kommas getrennt Dateityp.

Die Datei hat die Dateierweiterung .csv nachdem Sie sie gespeichert haben.
Lassen Sie die Datei geöffnet, bis der Import erfolgreich ausgeführt wurde. Excel formatiert Dateien manchmal neu, wenn Sie sie schließen, bevor der Import erfolgreich abgeschlossen wurde.

Häufige Fehler

Sie können häufige Fehler vermeiden, indem Sie die Vorschläge in dieser Tabelle befolgen:

Empfehlung	Anweisungen	Anmerkungen
Formatieren Sie Felder als Text.	In Microsoft Excel: Markieren Sie alle Zellen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen SieZellen formatieren. Klicken Sie auf der Seite Anzahl Tab, wählen Sie Text und wählen Sie OK. Speichern Sie die Datei.
Ändern Sie jedes Datum in das kurze Datumsformat.	In Microsoft Excel: Wählen Sie eine Spalte mit Datumsangaben aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen SieZellen formatieren. Wählen Sie unter "Zahlen" die Option Datum aus und wählen Sie das kurze Datumsformat aus. Speichern Sie die Datei.	Kurzes Datumsformat: 3/15/2009
Entfernen Sie Leerzeichen aus Ihren Daten.	In Microsoft Excel: Wählen Sie einen Zellbereich aus. Wählen Sie auf dem TabStart in der Gruppe Bearbeiten die Option Suchen und Auswählen aus und wählen Sie dannErsetzen aus. Drücken Sie im Feld Suchen nach einmal die Leertaste. Lassen Sie das Feld Ersetzen durch leer. Wählen Sie Alle ersetzen aus. Eine Meldung erscheint, die anzeigt, wie viele Leerzeichen entfernt wurden. Speichern Sie die Datei.	Leerzeichen, die in einem Notizfeld enthalten sind, müssen nicht entfernt werden. Achten Sie jedoch darauf, dass am Anfang oder Ende der Notiz keine Leerzeichen vorhanden sind. Nachgestellte Leerzeichen können dazu führen, dass ein Upload fehlschlägt.
Entfernen Sie alle Kommas aus der Datei.		Da es sich bei der Importdatei um eine CSV-Datei handelt, wird ein Durch Komma getrennt Wertedatei (manchmal auch als durch Trennzeichen getrennte Datei bezeichnet) Wenn Kommas in den Daten vorhanden sind, werden Informationen automatisch in andere Felder verschoben. Dies führt entweder dazu, dass falsche Informationen importiert werden oder der gesamte Import fehlschlägt. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dieses Problem zu vermeiden: Verwenden Sie niemals Kommas in numerischen Beträgen. Verwenden Sie keine Kommas in Textfeldern. Setzen Sie Textfelder in Anführungszeichen, wenn Sie Kommas in Textfeldern verwenden müssen.
Vergewissern Sie sich, dass alle Kopfzeilen in Ihrer Datei mit den Kopfzeilen in der heruntergeladenen Vorlage genau übereinstimmen.		Ändern Sie nicht den Inhalt der Kopfzeile. Kopfzeilen werden Feldern in Intacct zugeordnet. Wenn Sie Kopfzeilen ändern, werden Ihre Daten nicht an die richtigen Speicherorte geladen. Sie kann Ändern Sie die Bestellung der Spalten in Ihrer CSV-Vorlage. Das Ändern der Reihenfolge der Spalten wirkt sich nicht auf den Upload aus.
ID-Felder müssen genaue Verweise auf Kunden oder Lieferanten enthalten.		Bei ID-Feldern wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Beispielsweise sind die Lieferanten-ID "lief100" und die Lieferanten-ID "LIEF100" nicht identisch. Sie müssen die ID genau so eingeben, wie sie im Intacct-System angezeigt wird, da sonst die Gefahr besteht, dass Transaktionen nicht mit dem falschen Lieferanten oder Kunden abgeglichen werden oder der Upload fehlschlägt.
Wenn Sie auf einen Lieferanten, einen Kunden, eine Laufzeit, ein Budget usw. verweisen, muss die entsprechende Referenz bereits in Intacct vorhanden sein.		Wenn Sie beispielsweise Transaktionen für einen bestimmten Lieferanten hochladen und der Lieferant vor dem Hochladen nicht als Lieferant in Intacct vorhanden ist, schlägt der Upload fehl. Dies gilt nicht, wenn neue Einträge für Kunden oder Lieferanten über den Importprozess erstellt werden.
Einzelposten fortlaufend nummerieren.		Weitere Informationen zum korrekten Nummerieren von Einzelpositionen finden Sie unter CSV-Import: Beispiele für Zeilen-Nummern.

CSV-Datei importieren

Nachdem Sie Ihre Daten eingegeben und nach häufigen Problemen bei Importen gesucht haben, können Sie Ihre Datei in Intacct importieren.

So importieren Sie Ihre CSV-Datei:

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Daten importieren.

2. Suchen Sie den Informationstyp, den Sie importieren möchten, und wählen Sie den entsprechenden Importieren-Link.

3. Legen Sie im DialogfeldUnternehmensinformationen importieren Folgendes fest und wählen Sie Importieren:

   Unternehmensinformationen importieren: Optionen

   Beschreibungen der Importdatei-Optionen

   Option	Beschreibung
   Durchsuchen	Verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um die CSV-Datei, die Sie importieren möchten, zu suchen und auszuwählen.
   Datumsformat	Wenn Sie hier ein Datumsformat auswählen, versucht Sage Intacct, Ihre Datei mit dem ausgewählten Datumsformat zu importieren. Wenn Intacct Ihre Datei nicht mit dem ausgewählten Datumsformat importieren kann, versucht das Programm, das in Ihrer Datei verwendete Datumsformat zu ermitteln und die Daten mit diesem Datumsformat zu importieren.
   Dateicodierung	Lassen Sie diese Option auf "Automatische Erkennung" eingestellt, es sei denn, Sie können Ihre Datei nicht importieren. Je nach Betriebssystem müssen Sie möglicherweise eine andere Art der Dateicodierung auswählen.
   Offline verarbeiten	Einige Importe können abhängig von ihrer Größe und dem Verarbeitungsaufwand der hochgeladenen Daten im System viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie nicht sicher sind, wie lange das Hochladen dauern wird, wählen Sie Offline verarbeiten aus. Wenn das System den Vorgang abgeschlossen hat, wird eine E-Mail an die Adresse gesendet, die Sie im Feld Ergebnisse per E-Mail an diese Adresse senden angegeben haben. Das System sendet Ihnen auch alle Fehler, die bei dem Vorgang aufgetreten sind. Wenn Sie lieber warten möchten, bis der Upload-Vorgang abgeschlossen ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Offline verarbeiten nicht. Für Transaktionen und andere Datensätze, die offline verarbeitet werden, wird im Prüfprotokoll als Quelle "System" anstatt "CSV-Import" angezeigt.
   Ergebnisse per E-Mail an diese Adresse senden	Die E-Mail-Adresse, an die Importergebnisse und Fehler gesendet werden sollen. Sie können mehrere E-Mail-Adressen eingeben, die durch ein Semikolon (;) oder ein Komma (,) getrennt sind. Sage Intacct empfiehlt dringend, eine E-Mail-Adresse einzugeben.

Nach einem Import werden Sie von Sage Intacct darüber informiert, ob der Import erfolgreich war und wie viele Datensätze importiert wurden.

Bei einem vollständig erfolgreichen Import können Sie auf der Bestätigungsseite überprüfen, ob alle Datensätze in der Originaldatei erfolgreich importiert wurden, ohne sie manuell überprüfen zu müssen.

Offline-CSV-Importe

Einige Importe können abhängig von ihrer Größe und dem Verarbeitungsaufwand der Daten in Intacct viel Zeit in Anspruch nehmen. Wählen Sie im Zweifelsfall Offline verarbeiten auf der Seite "Importdienstprogramm" aus.

Wenn der Offline-Vorgang abgeschlossen ist, sendet Intacct eine E-Mail an die Adresse, die Sie im Feld Unternehmensinformationen importieren eingegeben haben (in das Sie Ihre Datei importiert haben).

Fehlerbehebung

Fehler beim Budgetimport beheben

Es gibt mehrere Gründe, warum ein Budget-Upload fehlschlagen kann. Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Fehlermeldungen, die auftreten können, sowie die Schritte zur Fehlerbehebung.

Fehler	Lösungsschritte
Hauptbuchkonto ungültig	Überprüfen Sie, ob Sie die Konto-Nummer korrekt eingegeben haben und dass das Konto im Hauptbuch angelegt wurde
Budgetkonten für einen Zeitraum duplizieren	Stellen Sie sicher, dass für jede Kombination aus Hauptbuchkonto und Dimension nur ein einziger Betrag pro Zeitraum eingegeben wurde. Wenn z. B. nur nach Hauptbuchkonto budgetiert wird, können Sie nicht zwei Zeilen für Konto 4010 haben. Wenn die Budgetierung nach Konto und Dimension erfolgt, können Beträge nicht in zwei Zeilen für dieselbe Kombination aus Konto und Dimension verwendet werden.
Falsch, nicht "budgetierbar" oder fehlende Reportingzeiträume	Überprüfen Sie, ob Ihre Reportingzeiträume korrekt sind und in dem Zeitraum erstellt wurden und dass die Reportingzeiträume für die Budgetierung eingerichtet sind. Die Reportingzeiträume müssen genau mit den Reportingzeiträumen in Intacct übereinstimmen.
Ungültige Budget-ID	Stellen Sie sicher, dass die Budget-ID in Intacct erstellt wurde und dass der im Budget_ID Spalte eingegebene Wert genau mit der Budget-ID in Intacct übereinstimmt.
Hauptbuchkonto ungültig	Überprüfen Sie, ob Sie die Konto-Nummer korrekt eingegeben haben und dass das Konto im Hauptbuch angelegt wurde
Budgetkonten für einen Zeitraum duplizieren	Stellen Sie sicher, dass für jede Kombination aus Hauptbuchkonto und Dimension nur ein einziger Betrag pro Zeitraum eingegeben wurde. Wenn z. B. nur nach Hauptbuchkonto budgetiert wird, können Sie nicht zwei Zeilen für Konto 4010 haben. Wenn die Budgetierung nach Konto und Dimension erfolgt, können Beträge nicht in zwei Zeilen für dieselbe Kombination aus Konto und Dimension verwendet werden.
Falsch, nicht "budgetierbar" oder fehlende Reportingzeiträume	Überprüfen Sie, ob Ihre Reportingzeiträume korrekt sind und in dem Zeitraum erstellt wurden und dass die Reportingzeiträume für die Budgetierung eingerichtet sind. Die Reportingzeiträume müssen genau mit den Reportingzeiträumen in Intacct übereinstimmen.
Ungültige Budget-ID	Stellen Sie sicher, dass die Budget-ID in Intacct erstellt wurde und dass der im Budget_ID Spalte eingegebene Wert genau mit der Budget-ID in Intacct übereinstimmt.