CSV-Import: Kontogruppen

Sie können Kontogruppen importieren, indem Sie eine CSV-Datei hochladen.

Abonnement Hauptbuch
Benutzertyp Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigung (Alle), Mitarbeiter (Auflisten, Anzeigen), Genehmigender (Auflisten, Anzeigen)
Berechtigungen Kontogruppen

Informationen zu Kontogruppen importieren und exportieren

Sie können Kontogruppeninformationen mithilfe von CSV-Dateien importieren und exportieren. In beiden Fällen gibt es separate CSV-Dateien für:

  • Kontogruppen: Für jede Kontogruppe enthält die CSV-Datei den Namen, den Typ der Kontogruppe, die Titel, die für die Überschriften- und Summenzeilen verwendet werden sollen, und andere Informationen.
  • Kontogruppenmitglieder: In dieser CSV-Datei wird jede Kontogruppe einer durch Kommas getrennten Liste von Gruppenmitgliedern zugeordnet.
Wenn Sie Kontogruppeninformationen exportieren, werden die CSV-Dateien in demselben Format gespeichert, das für den Import verwendet wird. Das bedeutet, dass Sie Kontogruppeninformationen exportieren, Änderungen an den Dateien vornehmen und dann erneut in Sage Intacct importieren können.

Sie können Kontogruppeninformationen aus der Liste "Kontogruppen" exportieren.

  1. Gehe zu Hauptbuch > Alle > Finanzberichtstrukturen (Report) > Kontogruppen.
  2. Wählen Sie das Symbol Exportieren klicken. Es wird ein Feld mit zwei Auswahlmöglichkeiten angezeigt: Kontogruppen oder Mitgliedergruppen.

  3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus Kontogruppen oder Mitgliedergruppenverwenden, je nachdem, ob Sie Daten zu Konten bzw. zu den Mitgliedern der einzelnen Kontogruppen exportieren möchten.

Aus der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung können Sie Kontogruppen und Mitglieder von Kontogruppen importieren.

Importieren Sie zuerst die Kontogruppen, da die Gruppen vorhanden sein müssen, bevor Sie die Mitglieder aktualisieren können.

CSV-Datei für den Import vorbereiten

Wenn Sie eine Vorlage herunterladen, sind die richtigen Kopfzeilen bereits in der Vorlage enthalten. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Spalten mit Ihren Daten auszufüllen, als CSV-Datei zu speichern und die Datei hochzuladen.

Die Kopfzeilentitel in der Vorlage, die Sie herunterladen, korrelieren mit Feldern in Intacct. Falsche Kopfzeilentitel führen zu einem Upload-Fehler.

Weitere Informationen zum CSV-Uploadprozess, einschließlich bewährter Methoden, häufiger Fehler und zum Hochladen Ihrer CSV-Datei, finden Sie unter Datei für den CSV-Import vorbereiten.

Bewährte Methoden

Die folgenden Methoden haben sich für die Vorbereitung von CSV-Dateien für den Upload bewährt.

Laden Sie eine Vorlage aus der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung oder von einer Objektlistenseite herunter.

  • Verwenden Sie die neueste Vorlage, insbesondere nach Veröffentlichung einer neuen Produktversion.
  • Verwenden Sie die richtige Vorlage für den Bereich, in den Sie Informationen hochladen möchten. Die verschiedenen Vorlagen enthalten unterschiedliche Arten von Informationen. Verwenden Sie eine Vorlage speziell für die Informationen, die Sie hochladen müssen.
  • Ändern Sie nicht die Titel in der Kopfzeile. Die Kopfzeilentitel sind auf Felder in Intacct abgestimmt. Falsche Kopfzeilentitel führen zu einem Upload-Fehler. Wenn Sie eine Vorlage aus der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung herunterladen, sind die richtigen Kopfzeilen bereits in der Vorlage enthalten.
  • Lesen Sie die Kopfzeilenbeschreibungen in der Vorlage. Die Kopfzeilenbeschreibung ist die Zelle unter der Kopfzeile, in der erläutert wird, welche Informationen für die einzelnen Spalten akzeptiert werden. Wenn Sie Informationen im falschen Format oder mit einem falsch akzeptierten Wert eingeben, führt dies zu einem Fehler beim Upload. Die Kopfzeilenbeschreibungen in der Vorlage zeigen Ihnen, wie die Informationen aussehen sollen. Beispielsweise zeigt die Kopfzeile in der Vorlage Hauptbuch-Journaleinträge für JOURNAL, dass in diesem Feld bis zu vier Zeichen zulässig sind, es sich um ein Pflichtfeld handelt und es keine Standardwerte gibt. Die Kopfzeile in der Vorlage "Reportingzeitraum" zeigt an, dass für STATUS nur die Werte 1 oder 2 zulässig sind, die "wahr" und "falsch" bedeuten, und dass das Feld kein Pflichtfeld ist.
  • Geben Sie die erforderlichen Informationen ein. Einige Daten sind Pflichtangaben, andere nicht. Lesen Sie das Beschreibungsfeld, um zu ermitteln, bei welchen Informationen es sich um Pflichtangaben handelt. Die Pflichtangaben sind für einen erfolgreichen Upload obligatorisch.

Speichern Sie die Datei als CSV-Datei (Comma-Separated Values). Wenn Sie die Datei in Excel speichern, können Sie den durch Kommas getrennten Dateityp auswählen.

Die Datei hat nach dem Speichern die Dateierweiterung .csv. Lassen Sie die Datei geöffnet, bis der Import erfolgreich ausgeführt wurde. Excel formatiert Dateien manchmal neu, wenn Sie sie schließen, bevor der Import erfolgreich abgeschlossen wurde.

Häufige Importfehler vermeiden

Intacct empfiehlt, sich an die folgenden Richtlinien zu halten, um Importfehler zu vermeiden.

In Microsoft Excel:

  1. Markieren Sie alle Zellen.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zellen und wählen Sie Zellen formatieren aus.
  3. Wählen Sie auf dem Tab Zahlen die Option Text und dann OK aus.
  4. Speichern Sie die Datei.

Das kurze Datumsformat ist wie folgt formatiert: 3/15/2021

In Microsoft Excel:

  1. Wählen Sie eine Spalte mit Datumsangaben aus.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte und wählen Sie Zellen formatieren aus.
  3. Wählen Sie unter "Zahlen" die Option Datum aus und wählen Sie das kurze Datumsformat aus.
  4. Speichern Sie die Datei.

Leerzeichen in Notizfeldern sind zwar zulässig, Sie sollten jedoch sicherstellen, dass in keinem Feld (nicht nur in Notizen) vorangestellte oder nachgestellte Leerzeichen vorhanden sind. Vor- und nachgestellte Leerzeichen könnten zu Importfehlern führen. Entfernen Sie für alle anderen Felder unnötige Leerzeichen am Anfang oder Ende der Daten.

In Microsoft Excel:

  1. Wählen Sie einen Zellbereich aus.
  2. Wählen Sie auf dem TabStart in der Gruppe Bearbeiten die Option Suchen und Auswählen aus und wählen Sie dannErsetzen aus.
  3. Geben Sie im Feld Suchen nach ein Leerzeichen ein. Lassen Sie das Feld Ersetzen durch leer.
  4. Wählen Sie Alle ersetzen aus. Eine Meldung erscheint, die anzeigt, wie viele Leerzeichen entfernt wurden.
  5. Speichern Sie die Datei.

Kommas werden verwendet, um Felder in CSV-Dateien zu trennen.

Um zu verhindern, dass Daten in die falschen Spalten verschoben werden, verwenden Sie keine Kommas in numerischen Feldern und Textfeldern.

Wenn Sie ein Komma in ein Textfeld einfügen müssen, umgeben Sie das Feld immer mit doppelten Anführungszeichen, z. B. "Smith, John".

Kopfzeilen in Ihrer CSV-Datei müssen genau mit der Vorlage übereinstimmen, einschließlich Rechtschreibung, Groß- und Kleinschreibung und Leerzeichen. Selbst kleine Änderungen (z. B. das Hinzufügen eines Leerzeichens oder das Ändern der Groß-/Kleinschreibung eines Buchstabens) führen dazu, dass der Import fehlschlägt. Verwenden Sie immer die offizielle Vorlage von Sage Intacct.

ID-Felder müssen genaue Verweise auf Kunden oder Lieferanten enthalten.

ID-Felder müssen genau übereinstimmen, einschließlich Groß-/Kleinschreibung. Zum Beispiel stimmen ven100 und VEN100 nicht überein.

Geben Sie die ID genau so ein, wie sie in Intacct angezeigt wird, da sonst die Gefahr besteht, dass Transaktionen mit dem falschen Lieferanten oder Kunden abgeglichen werden oder der Upload fehlschlägt.

Wenn Sie in einer CSV-Datei auf einen Lieferanten, Kunden, eine Laufzeit, ein Budget usw. verweisen, muss die entsprechende Referenz bereits in Intacct vorhanden sein.

Wenn Sie beispielsweise Transaktionen für einen Lieferanten hochladen, muss dieser Lieferant bereits in Intacct vorhanden sein, bevor Sie mit dem Hochladen beginnen. Wenn der Lieferant nicht vorhanden ist, schlägt der Upload fehl.

Dies gilt nicht, wenn neue Kunden oder Lieferanten über den Importprozess angelegt werden.

Weitere Informationen zum korrekten Nummerieren von Einzelpositionen finden Sie unter CSV-Import: Beispiele für Zeilen-Nummern.

Schreiben Sie in Feldern mit vordefinierten gültigen Einträgen (z. B. Wahr/Falsch) den Anfangsbuchstaben groß. Zum Beispiel stimmt True nicht mit TRUE oder true überein. IDs erfordern genaue Übereinstimmungen bezüglich Groß-/Kleinschreibung, während vordefinierte Einträge eine Großschreibung des Anfangsbuchstabens erfordern.

Wenn Ihre Importvorlage ein Länderfeld enthält, z. B. für eine Adresse, muss dieses Feld einen Eintrag enthalten.

Wenn Ihr Unternehmen ISO-Ländercodes aktiviert hat, müssen Sie den Ländercode im Länderfeld für jeden Datensatz angeben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ISO-Codes aktiviert sind, wenden Sie sich an Ihre*n Administrator*in oder testen Sie einen Beispielimport, um das erforderliche Format zu bestätigen.

Datumsangaben formatieren

Wenn Sie Ihre CSV-Datei hochladen, können Sie ein Datumsformat für die Daten in Ihrer Datei auswählen.

Datumsreihenfolge Datumsformat
Tag, Monat, Jahr
  • TT MM JJ
  • TT.MM.JJ
  • TT/MM/JJ
  • TT-MM-JJ
Monat, Tag, Jahr
  • MM TT JJ
  • MM.TT.JJ
  • MM/TT/JJ
  • MM-TT-JJ
Jahr, Monat, Tag
  • JJ MM TT
  • JJ.MM.TT
  • JJ/MM/TT
  • JJ-MM-TT
Tag, Monat, Jahr
  • TT MM JJJJ
  • TT.MM.JJJJ
  • TT/MM/JJJJ
  • TT-MM-JJJJ
Monat, Tag, Jahr
  • MM TT JJJJ
  • MM.TT.JJJJ
  • MM/TT/JJJJ
  • MM-TT-JJJJ
Jahr, Monat, Tag
  • JJJJ MM TT
  • JJJJ.MM.TT
  • JJJJ/MM/TT
  • JJJJ-MM-TT

Wenn Sie hier ein Datumsformat auswählen, versucht Intacct, Ihre Datei mit dem ausgewählten Datumsformat zu importieren. Wenn Intacct Ihre Datei nicht mit dem ausgewählten Datumsformat importieren kann, versucht das Programm, das in Ihrer Datei verwendete Datumsformat zu ermitteln und die Daten mit diesem Datumsformat zu importieren.

CSV-Datei importieren

Nachdem Sie Ihre Daten eingegeben und nach häufigen Problemen bei Importen gesucht haben, können Sie Ihre Datei in Intacct importieren.

So importieren Sie Ihre CSV-Datei:

  1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Daten importieren.

  2. Suchen Sie den Informationstyp, den Sie importieren möchten, und wählen Sie den entsprechenden Importieren-Link.

  3. Legen Sie im DialogfeldUnternehmensinformationen importieren Folgendes fest und wählen Sie Importieren:

    Beschreibungen der Importdatei-Optionen
    Option Beschreibung

    Durchsuchen

    Verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um die CSV-Datei, die Sie importieren möchten, zu suchen und auszuwählen.

    Datumsformat

    Wenn Sie hier ein Datumsformat auswählen, versucht Sage Intacct, Ihre Datei mit dem ausgewählten Datumsformat zu importieren. Wenn Intacct Ihre Datei nicht mit dem ausgewählten Datumsformat importieren kann, versucht das Programm, das in Ihrer Datei verwendete Datumsformat zu ermitteln und die Daten mit diesem Datumsformat zu importieren.

    Dateicodierung

    Lassen Sie diese Option auf "Automatische Erkennung" eingestellt, es sei denn, Sie können Ihre Datei nicht importieren. Je nach Betriebssystem müssen Sie möglicherweise eine andere Art der Dateicodierung auswählen.

    Offline verarbeiten

    Einige Importe können abhängig von ihrer Größe und dem Verarbeitungsaufwand der hochgeladenen Daten im System viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie nicht sicher sind, wie lange das Hochladen dauern wird, wählen Sie Offline verarbeiten aus. Wenn das System den Vorgang abgeschlossen hat, wird eine E-Mail an die Adresse gesendet, die Sie im Feld Ergebnisse per E-Mail an diese Adresse senden angegeben haben. Das System sendet Ihnen auch alle Fehler, die bei dem Vorgang aufgetreten sind. Wenn Sie lieber warten möchten, bis der Upload-Vorgang abgeschlossen ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Offline verarbeiten nicht.

    Für Transaktionen und andere Datensätze, die offline verarbeitet werden, wird im Prüfprotokoll als Quelle "System" anstatt "CSV-Import" angezeigt.

    Ergebnisse per E-Mail an diese Adresse senden

    Die E-Mail-Adresse, an die Importergebnisse und Fehler gesendet werden sollen. Sie können mehrere E-Mail-Adressen eingeben, die durch ein Semikolon (;) oder ein Komma (,) getrennt sind.

    Sage Intacct empfiehlt dringend, eine E-Mail-Adresse einzugeben.

Nach einem Import werden Sie von Sage Intacct darüber informiert, ob der Import erfolgreich war und wie viele Datensätze importiert wurden.

Bei einem vollständig erfolgreichen Import können Sie auf der Bestätigungsseite überprüfen, ob alle Datensätze in der Originaldatei erfolgreich importiert wurden, ohne sie manuell überprüfen zu müssen.

Offline-CSV-Importe

Einige Importe können abhängig von ihrer Größe und dem Verarbeitungsaufwand der Daten in Intacct viel Zeit in Anspruch nehmen. Wählen Sie im Zweifelsfall Offline verarbeiten auf der Seite "Importdienstprogramm" aus.

Wenn der Offline-Vorgang abgeschlossen ist, sendet Intacct eine E-Mail an die Adresse, die Sie im Feld Unternehmensinformationen importieren eingegeben haben (in das Sie Ihre Datei importiert haben).

Intacct empfiehlt, dass Sie Offline verarbeiten auswählen, wenn Sie CSV-Dateien importieren, und Ihre E-Mail-Adresse angeben. Wenn der Import fehlschlägt, werden Sie immer benachrichtigt und die fehlgeschlagenen Datensätze werden an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.

Fehlerbehebung

Wenn Importfehler auftreten, lesen Sie die Importtipps und Informationen zu häufigen Fehlern.

Importfehler treten auf, wenn Sie versuchen, Informationen zu importieren, die nicht den Anforderungen der Vorlage entsprechen. Jede Vorlage enthält eine Reihe von erforderlichen Informationen, die Sie eingeben müssen, um die Datei erfolgreich zu importieren, und Formate, die für bestimmte Arten von Informationen einzuhalten sind. Lesen Sie die Beschreibungen in der Vorlage, um die beste Methode zur Eingabe Ihrer Daten zu ermitteln.

Wenn einzelne Transaktionen fehlerhaft sind, werden die fehlerhaften Zeilen in der Transaktion zusammen mit einem Fehlercode für die jeweilige Zeile in einer CSV-Datei für Sie gespeichert. Überprüfen Sie Ihre E-Mails auf Informationen zu bestimmten Fehlern. Weitere Informationen finden Sie unter CSV-Importfehler finden und beheben.

Weitere Informationen zum CSV-Upload-Prozess finden Sie unter Datei für den CSV-Import vorbereiten.

Feldbeschreibungen

In den Felddefinitionen in Ihrer Vorlage wird erläutert, welche Art von Informationen für die einzelnen Felder erforderlich sind und wie gültige Informationen eingegeben werden. Es ist immer eine gute Idee, die Felddefinitionen zu lesen, bevor Sie Dateneingaben vornehmen.

Sie können die Spalten Ihrer CSV-Datei neu anordnen, um die Verwendung zu vereinfachen. In der Spaltenüberschrift muss der Feldname jedoch genau so stehen, wie er in der ursprünglichen Vorlage angezeigt wird.

Wenn Sie eine Vorlage von der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung oder einer Objektlistenseite heruntergeladen haben, enthält Ihre Vorlage die Überschriften und Dimensionen, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind. Die Kopfzeilen in einer Standardvorlage enthalten möglicherweise keine unternehmensspezifischen Felddefinitionen.

Um Dimensionswerte zu importieren, geben Sie die Informationen in die entsprechende Dimensionsspalte der Importtabelle ein. Andernfalls werden keine Informationen für die jeweilige Dimension angezeigt.

Wenn Sie Dimensionen umbenannt haben (weitere Informationen finden Sie unter Terminologie), wird der Dimensionsname nicht in der CSV-Vorlage angezeigt, der ursprüngliche Intacct-Dimensionsname jedoch schon.

Zeilennummern sind erforderlich, werden aber nicht in der Benutzeroberfläche angezeigt.
Feldname: DONOTIMPORT

#

Alle Zeilen, die mit # beginnen, werden beim Import ignoriert.
Feldname: GROUP_NAME

UI-Feldname:

Name

Typ:

Zeichen

Länge:

80

Standardwert:

Keiner

Gültige Werte:

Muss eindeutig sein und die Groß-/Kleinschreibung muss beachtet werden

Abhängigkeiten:

Keiner

Pflichtangabe:

Ja

Bearbeitbar:

 Nein
Feldname: HEADING_TITLE

UI-Feldname:

Titel der Überschrift

Typ:

Zeichen

Länge:

80

Standardwert:

Keiner

Gültige Werte:

Beliebig

Abhängigkeiten:

Keiner

Pflichtangabe:

Nein

Bearbeitbar:

Ja
Feldname: TOTAL_TITLE

UI-Feldname:

Titel insgesamt

Typ:

Zeichen

Länge:

80

Standardwert:

Keiner

Gültige Werte:

Beliebig

Abhängigkeiten:

Keiner

Pflichtangabe:

Nein

Bearbeitbar:

Ja
Feldname: NORMAL_BALANCE

UI-Feldname:

Standardsaldo

Typ:

K. A.

Länge:

2

Standardwert:

DB

Gültige Werte:

DB für Soll, CR für Haben

Abhängigkeiten:

Keiner

Pflichtangabe:

Ja

Bearbeitbar:

Ja
Feldname: MEMBER_TYPE

UI-Feldname:

Mitglieder

Typ:

K. A.

Länge:

1-4

Standardwert:

G

Gültige Werte:

G für Gruppen, A für Hauptbuchkonten, S für statistische Konten, COMP für Berechnung, C für Kategorie, SC für Stat.-Kategorie

Abhängigkeiten:

Keiner

Pflichtangabe:

Ja

Bearbeitbar:

Nein
Feldname: FILTER_DBCR

UI-Feldname:

Transaktionen Saldo für Filter

Typ:

K. A.

Länge:

2

Standardwert:

BO

Gültige Werte:

BO für beide, DB für Soll, CR für Haben

Abhängigkeiten:

Keiner

Pflichtangabe:

Nein

Bearbeitbar:

Ja
Feldname: F_DEPARTMENT_TYPE

UI-Feldname:

Abteilungstyp filtern

Typ:

K. A.

Länge:

1

Standardwert:

A

Gültige Werte:

A für Alle, H für Hierarchie, T für Dieses, N für Keine

Abhängigkeiten:

Keiner

Pflichtangabe:

Nein

Bearbeitbar:

Ja
Feldname: F_DEPARTMENT

UI-Feldname:

Transaktionen für Abteilungen

Typ:

Zeichen

Länge:

K. A.

Standardwert:

Keiner

Gültige Werte:

 Beliebig

Abhängigkeiten:

Keiner

Pflichtangabe:

Nein wenn F_DEPARTMENT_TYPE ist H oder T.

Bearbeitbar:

Ja
Feldname: F_LOCATION_TYPE

UI-Feldname:

Standorttyp filtern

Typ:

K. A.

Länge:

1

Standardwert:

A

Gültige Werte:

A für Alle, H für Hierarchie, T für Dieses, N für Keine

Abhängigkeiten:

Keiner

Pflichtangabe:

Nein

Bearbeitbar:

Ja
Feldname: F_LOCATION

UI-Feldname:

Transaktionen für Standorte

Typ:

Zeichen

Länge:

K. A.

Standardwert:

Keiner

Gültige Werte:

Beliebig

Abhängigkeiten:

Keiner

Pflichtangabe:

Nein wenn F_LOCATION_TYPE ist H oder T.

Bearbeitbar:

Ja