Unternehmensinterne Kontozuordnungen importieren und exportieren

In Intacct können Sie unternehmensinterne Transaktionen getrennt von anderen Transaktionen in der Debitorenbuchhaltung und der Kreditorenbuchhaltung Datensatz Entitäten. Inter-Entität-Transaktionen (IETs) werden beispielsweise generiert, wenn ein Entität eine Rechnung im Namen eines anderen Entität bezahlt. Sie können eine Kreditoren- und Debitoren Konto für unternehmensinterne Transaktionen für jedes Entität oder Unternehmen angeben, das in Ihrem Intacct-Unternehmen Entität wird. Auf der Seite "Zuordnung Konto Inter-Entität" können Sie die Konten für Verbindlichkeiten und Forderungen einrichten, die Sie zum Datensatz unternehmensinterner Transaktionen für jede Entität verwenden möchten.

Wenn Sie umfangreiche Änderungen an Ihrer Einrichtung für unternehmensinterne Entitäten vornehmen möchten, können Sie dies mit CSV-Dateien tun.

Verwenden Sie die CSV-Vorlage für die Einrichtung eines IET-Kontos für folgende Zwecke:

  • generieren Sie automatisch eine Liste aller möglichen Permutationen von Entitäten-Paaren in Ihrem Intacct-Unternehmen. Laden Sie dann die automatisch erstellte CSV-Vorlagendatei herunter, bearbeiten Sie die Datei, um Konten für alle Entitätspaare zu definieren, die Sie zuordnen möchten, und importieren Sie die CSV-Datei wieder in Intacct.
  • Bearbeiten Sie Ihre bestehende Einrichtung für unternehmensinterne Konten, indem Sie Ihre Einrichtung in eine CSV-Datei exportieren. Bearbeiten Sie die Datei nach Belieben, speichern Sie die Datei und importieren Sie sie wieder in Intacct. Die Änderungen, die Sie in der importierten Datei vornehmen, werden in der Einrichtung Ihres IET-Kontos berücksichtigt.
  • Archivieren Sie Ihre aktuelle Einrichtung für Entität Konto, indem Sie sie in eine CSV-Datei exportieren.

Bewährte Methoden für die Verwendung der CSV-Vorlage für die Einrichtung unternehmensinterner Transaktionen

Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt für die Bearbeitung Ihres IET-Setups

Eine bewährte Methode besteht darin, Änderungen an Ihren Einstellungen für unternehmensinterne Entitäten wie folgt vorzunehmen:

  • Eine Zeit, in der keine Transaktionen erfasst werden.
  • Der Beginn einer Buchhaltungsperiode.

Vorhandenes Setup als CSV exportieren

Bevor Sie Ihre Einrichtung für Entität Konto ändern, empfiehlt es sich, die Einrichtung von der Seite "Zuordnung Konto zwischen Entität" zu exportieren. Wenn Sie Ihr IET-Setup exportieren, wird das Setup in einer CSV-Datei gespeichert. Sie können eine Kopie der CSV-Datei als Archiv speichern und eine andere Kopie bearbeiten, um Ihre Einrichtung zu aktualisieren. Sie können die Datei nach dem Speichern Ihrer Änderungen erneut importieren, um diese Änderungen auf die Seite "Zuordnung von Entitäten-Konten" anzuwenden.

Keine asymmetrischen Paare oder inaktiven Entitäten

Sage Intacct tut dies nicht Unterstützung:

  • Asymmetrische Beziehungen, bei denen A für B bezahlen kann, B aber nicht für A oder die umkehren.
  • Zuordnung inaktiver Entitäten.

Informationen zum Bearbeiten einer CSV-Vorlage für die Einrichtung zwischen Entität Konto

Die CSV-Vorlage extrahiert alle möglichen Permutationen von Inter-Entität-Paaren. Wenn Sie beispielsweise vier Entitäten haben, enthält die CSV-Datei 6 Zuordnungen, die durch 6 Zeilen in der Tabelle dargestellt werden.

Sie können so viele oder so wenige Entitäten zuordnen, wie Sie möchten. Sie ordnen Beziehungen zwischen Entitäten zu, indem Sie die Konten, die Sie verwenden möchten, zu jedem Datensatz hinzufügen. Sie können z. B. separate individuelle Konten für Forderungen und Verbindlichkeiten für jede Entität in der Beziehung hinzufügen. Wenn Sie eine bestimmte Beziehung zwischen Entitäten ausschließen oder ignorieren möchten, lassen Sie einfach die Felder "Debitorenbuchhaltung" und "Kreditorenbuchhaltung" für die gesamte Position leer.

Ein Beispiel wird hier gezeigt:

Ein Beispielausschnitt einer CSV-Datei eines Plans zur unternehmensinternen Zuordnung
Entität A Geschäftsbereich B Entität A IEP Entität A IEP Entität B IEP Entität B IEP
E100 USA E200 UK        
E100 USA E300 AUS        
E100 USA E400 Frankreich        
E100 USA E500 Deutschland        
E200 UK E300 AUS        
E200 UK E400 Frankreich 1250.03 IER Kanada 1250.04 IER Mexiko 1250.03 IER Kanada 1250.04 IER Mexiko
E200 UK E500 Deutschland 1250.02 IER GROSSBRITANNIEN 1250.08 IER Deutschland 1250.02 IER GROSSBRITANNIEN 1250.08 IER Deutschland
E200 UK E600 Mexico        
E200 UK E700 Kanada        
  • IER: Unternehmensinterne Debitorenbuchhaltung
  • IEP: Unternehmensinterne Kreditorenbuchhaltung
  • Entitätspaare, die Sie leer lassen, werden aus Ihrer Entität entfernt, nachdem Sie die CSV-Datei wieder in Intacct hochgeladen haben.
Die Konten, die Sie für die unternehmensinterne Zuordnung zwischen Entitäten verwenden, liegen bei Ihnen. Sie müssen die entsprechenden Konten zu Ihrer bearbeiteten CSV-Vorlage hinzufügen und die Datei speichern. Laden Sie die CSV-Datei dann wieder in Intacct hoch, um Ihre Änderungen zu speichern.

Exportieren Sie Ihre Entität Konto Einrichtung in eine CSV-Datei

Bevor Sie Ihre Einrichtung für Entität Konto ändern, empfiehlt es sich, die Einrichtung von der Seite "Zuordnung Konto zwischen Entität" zu exportieren. Wenn Sie Ihr IET-Setup exportieren, wird das Setup in einer CSV-Datei gespeichert. Sie können eine Kopie der CSV-Datei als Archiv speichern und eine andere Kopie bearbeiten, um Ihre Einrichtung zu aktualisieren. Sie können die Datei nach dem Speichern Ihrer Änderungen erneut importieren, um diese Änderungen auf die Seite "Zuordnung von Entitäten-Konten" anzuwenden.

Abonnement Unternehmen
Benutzertyp Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen
Berechtigungen Zuordnung Entität Konten: Anzeigen und Bearbeiten
  1. Stellen Sie sicher, dass Sie auf dem Top-Level Ihres Intacct-Unternehmens arbeiten, indem Sie Folgendes auswählen Oberste Ebene über der Anwendungs-Leiste.
  2. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Zuordnung von Konto zwischen Entität.
  3. Auswählen Bearbeiten oben auf der Seite.
  4. Auswählen Vorlage exportieren.
  5. Doppelklicken Sie auf die Datei, um sie zu öffnen.

    Eine CSV-Datei wird auf Ihren Computer heruntergeladen.

  6. Bearbeiten Sie die Datei nach Bedarf und speichern Sie sie.

Importieren Sie Ihre Einrichtung für Entität Konto aus einer CSV-Datei

Sie können Ihre zuvor exportierte Einrichtung Ihres IET-Kontos aus einer CSV-Datei importieren. Dies ist nützlich, wenn Sie Ihren Zuordnungsplan zwischen Entität Konto von "Basis" auf "Erweitert" oder umgekehrt ändern müssen.

Sie können auch Massenänderungen an Ihrem aktuellen Inter-Entität Konto Setup vornehmen. Sie können beispielsweise die Konten in der CSV-Datei ändern und Ihre Änderungen dann speichern und wieder in Intacct importieren.

CSV-Datei für den Import vorbereiten

Wenn Sie eine Vorlage herunterladen, sind die richtigen Kopfzeilen bereits in der Vorlage enthalten. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Spalten mit Ihren Daten auszufüllen, als CSV-Datei zu speichern und die Datei hochzuladen.

Die Kopfzeilentitel in der Vorlage, die Sie herunterladen, korrelieren mit Feldern in Intacct. Falsche Kopfzeilentitel führen zu einem Upload-Fehler.

Weitere Informationen zum CSV-Uploadprozess, einschließlich bewährter Methoden, häufiger Fehler und zum Hochladen Ihrer CSV-Datei, finden Sie unter Datei für den CSV-Import vorbereiten.

Abonnement Unternehmen
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Berechtigungen

  • Checkliste für die Unternehmenseinrichtung: Ausführen

  • Zuordnung Entität Konten: Anzeigen und Bearbeiten
  1. Wählen Sie auf der Seite "Zuordnung Entitäten-Konten" die Option Bearbeiten.
  2. Auswählen Importieren.

    Das Fenster "Zuordnung Entitäten-Konten" wird angezeigt.

  3. Auswählen Datei auswählenauswählen und suchen Sie die CSV-Datei zwischen Entitäten, die Sie importieren möchten.

    Befolgen Sie die hier gezeigten Anweisungen zum Importieren von CSV-Dateien.

    Beschreibungen der Importdatei-Optionen
    OptionBeschreibung

    Durchsuchen

    Verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um die CSV-Datei, die Sie importieren möchten, zu suchen und auszuwählen.

    Datumsformat

    Wenn Sie hier ein Datumsformat auswählen, versucht Sage Intacct, Ihre Datei mit dem ausgewählten Datumsformat zu importieren. Wenn Intacct Ihre Datei nicht mit dem ausgewählten Datumsformat importieren kann, versucht das Programm, das in Ihrer Datei verwendete Datumsformat zu ermitteln und die Daten mit diesem Datumsformat zu importieren.

    Dateicodierung

    Lassen Sie diese Option auf "Automatische Erkennung" eingestellt, es sei denn, Sie können Ihre Datei nicht importieren. Je nach Betriebssystem müssen Sie möglicherweise eine andere Art der Dateicodierung auswählen.

    Offline verarbeiten

    Einige Importe können abhängig von ihrer Größe und dem Verarbeitungsaufwand der hochgeladenen Daten im System viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie nicht sicher sind, wie lange das Hochladen dauern wird, wählen Sie Offline verarbeiten aus. Wenn das System den Vorgang abgeschlossen hat, wird eine E-Mail an die Adresse gesendet, die Sie im Feld Ergebnisse per E-Mail an diese Adresse senden angegeben haben. Das System sendet Ihnen auch alle Fehler, die bei dem Vorgang aufgetreten sind. Wenn Sie lieber warten möchten, bis der Upload-Vorgang abgeschlossen ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Offline verarbeiten nicht.

    Für Transaktionen und andere Datensätze, die offline verarbeitet werden, wird im Prüfprotokoll als Quelle "System" anstatt "CSV-Import" angezeigt.

    Ergebnisse per E-Mail an diese Adresse senden

    Die E-Mail-Adresse, an die Importergebnisse und Fehler gesendet werden sollen. Sie können mehrere E-Mail-Adressen eingeben, die durch ein Semikolon (;) oder ein Komma (,) getrennt sind.

    Sage Intacct empfiehlt dringend, eine E-Mail-Adresse einzugeben.

  4. Wählen Sie Importieren aus. Der Importvorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

    Wenn die Datei importiert wurde, wird eine Benachrichtigung angezeigt, die angibt, ob der Import erfolgreich war.

  5. Auswählen Fertig , um die Benachrichtigung zu schließen.

Was passiert, nachdem Sie Ihre CSV-Datei mit Zuordnungen von IET-Konten importiert haben?

Nachdem Sie die CSV-Datei so bearbeitet haben, dass alle gewünschten Konten für die relevanten Entitätenpaare enthalten sind, speichern Sie Ihre Änderungen, und laden Sie die Datei wieder in Intacct hoch.

Nachdem Sie die vollständigen Zuordnungen importiert haben, können Sie die Zuordnungen für unternehmensinterne Transaktionen im Inter-Entität-Kontozuordnung Seite. Alle Konten, die Sie der CSV-Datei hinzugefügt haben, werden auf der Seite angezeigt. Alle Entitätenpaare mit leeren Kontofeldern werden von der Zuordnung des IET-Kontos ausgeschlossen.

Wenn Sie Ihre Meinung ändern und ausgeschlossene Entitäten zuordnen möchten, können Sie die CSV-Datei bearbeiten und erneut importieren. Sie können die Zuordnungen auch manuell zum Inter-Entität-Kontozuordnung Seite.

Felddefinitionen für den Import von unternehmensinternen Konten zwischen Entitäten

Die CSV-Datei enthält einen Feldnamen für jede Spalte auf der Seite "Zuordnung von Entitäten-Konten", je nachdem, welchen Zuordnungsplan Sie verwenden.

Grundlegender unternehmensinterner Kontozuordnungsplan zwischen Entitäten

Feld Beschreibung
Entität Der Name oder die ID der Entität.
Debitorenkonto Die Debitoren Konto, die Sie dem Entität zuweisen, um Entität Transaktionen zu Datensatz.
Kreditorenkonto Die zu zahlende Konto, die Sie dem Entität zuweisen, um Entität Transaktionen zwischen zu Datensatz.

Erweiterter unternehmensinterner Kontozuordnungsplan zwischen Entitäten

Feld Beschreibung
Entität A Der Name einer Entität im zugeordneten Paar
Geschäftsbereich B Der Name der anderen Entität im zugeordneten Paar.
Entität A IER Die Konto Entität Debitorenbuchhaltung, die Sie Entität A zuweisen, um unternehmensinterne Transaktionen zu Datensatz.
Entität A IEP Die Entität zu zahlenden Konto, die Sie Entität A zuweisen, um unternehmensinterne Transaktionen zu Datensatz.
Entität B IER Die Konto Entität Debitorenbuchhaltung, die Sie Entität B zuweisen, um unternehmensinterne Transaktionen zu Datensatz.
Entität B IEP Die Entität zu zahlenden Konto, die Sie Entität B zuweisen, um unternehmensinterne Transaktionen zu Datensatz.

Häufige Importfehler vermeiden

Intacct empfiehlt, sich an die folgenden Richtlinien zu halten, um Importfehler zu vermeiden.

In Microsoft Excel:

  1. Markieren Sie alle Zellen.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zellen und wählen Sie Zellen formatieren aus.
  3. Wählen Sie auf dem Tab Zahlen die Option Text und dann OK aus.
  4. Speichern Sie die Datei.

Das kurze Datumsformat ist wie folgt formatiert: 3/15/2021

In Microsoft Excel:

  1. Wählen Sie eine Spalte mit Datumsangaben aus.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte und wählen Sie Zellen formatieren aus.
  3. Wählen Sie unter "Zahlen" die Option Datum aus und wählen Sie das kurze Datumsformat aus.
  4. Speichern Sie die Datei.

Leerzeichen in Notizfeldern sind zwar zulässig, Sie sollten jedoch sicherstellen, dass in keinem Feld (nicht nur in Notizen) vorangestellte oder nachgestellte Leerzeichen vorhanden sind. Vor- und nachgestellte Leerzeichen könnten zu Importfehlern führen. Entfernen Sie für alle anderen Felder unnötige Leerzeichen am Anfang oder Ende der Daten.

In Microsoft Excel:

  1. Wählen Sie einen Zellbereich aus.
  2. Wählen Sie auf dem TabStart in der Gruppe Bearbeiten die Option Suchen und Auswählen aus und wählen Sie dannErsetzen aus.
  3. Geben Sie im Feld Suchen nach ein Leerzeichen ein. Lassen Sie das Feld Ersetzen durch leer.
  4. Wählen Sie Alle ersetzen aus. Eine Meldung erscheint, die anzeigt, wie viele Leerzeichen entfernt wurden.
  5. Speichern Sie die Datei.

Kommas werden verwendet, um Felder in CSV-Dateien zu trennen.

Um zu verhindern, dass Daten in die falschen Spalten verschoben werden, verwenden Sie keine Kommas in numerischen Feldern und Textfeldern.

Wenn Sie ein Komma in ein Textfeld einfügen müssen, umgeben Sie das Feld immer mit doppelten Anführungszeichen, z. B. "Smith, John".

Kopfzeilen in Ihrer CSV-Datei müssen genau mit der Vorlage übereinstimmen, einschließlich Rechtschreibung, Groß- und Kleinschreibung und Leerzeichen. Selbst kleine Änderungen (z. B. das Hinzufügen eines Leerzeichens oder das Ändern der Groß-/Kleinschreibung eines Buchstabens) führen dazu, dass der Import fehlschlägt. Verwenden Sie immer die offizielle Vorlage von Sage Intacct.

ID-Felder müssen genaue Verweise auf Kunden oder Lieferanten enthalten.

ID-Felder müssen genau übereinstimmen, einschließlich Groß-/Kleinschreibung. Zum Beispiel stimmen ven100 und VEN100 nicht überein.

Geben Sie die ID genau so ein, wie sie in Intacct angezeigt wird, da sonst die Gefahr besteht, dass Transaktionen mit dem falschen Lieferanten oder Kunden abgeglichen werden oder der Upload fehlschlägt.

Wenn Sie in einer CSV-Datei auf einen Lieferanten, Kunden, eine Laufzeit, ein Budget usw. verweisen, muss die entsprechende Referenz bereits in Intacct vorhanden sein.

Wenn Sie beispielsweise Transaktionen für einen Lieferanten hochladen, muss dieser Lieferant bereits in Intacct vorhanden sein, bevor Sie mit dem Hochladen beginnen. Wenn der Lieferant nicht vorhanden ist, schlägt der Upload fehl.

Dies gilt nicht, wenn neue Kunden oder Lieferanten über den Importprozess angelegt werden.

Weitere Informationen zum korrekten Nummerieren von Einzelpositionen finden Sie unter CSV-Import: Beispiele für Zeilen-Nummern.

Schreiben Sie in Feldern mit vordefinierten gültigen Einträgen (z. B. Wahr/Falsch) den Anfangsbuchstaben groß. Zum Beispiel stimmt True nicht mit TRUE oder true überein. IDs erfordern genaue Übereinstimmungen bezüglich Groß-/Kleinschreibung, während vordefinierte Einträge eine Großschreibung des Anfangsbuchstabens erfordern.

Wenn Ihre Importvorlage ein Länderfeld enthält, z. B. für eine Adresse, muss dieses Feld einen Eintrag enthalten.

Wenn Ihr Unternehmen ISO-Ländercodes aktiviert hat, müssen Sie den Ländercode im Länderfeld für jeden Datensatz angeben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ISO-Codes aktiviert sind, wenden Sie sich an Ihre*n Administrator*in oder testen Sie einen Beispielimport, um das erforderliche Format zu bestätigen.