Wiederkehrende Vorlagen – Auftragserfassung

Eine wiederkehrende Vorlage enthält die Kopfzeile der Transaktion, die Details der Einzelposition und Informationen zur wiederkehrenden Terminierung, die das System zum Erstellen einer wiederkehrenden Transaktion verwendet. Die Liste "Wiederkehrende Vorlagen" ist der zentrale Ort für die Arbeit mit wiederkehrenden Vorlagen.

Eine neue wiederkehrende Vorlage erstellen

Wenn Sie eine wiederkehrende Vorlage erstellen, beginnen Sie mit einer leeren Vorlage. In der Vorlage definieren Sie die erforderlichen Informationen zur Kopfzeile, mindestens eine Einzelposition und Preisdaten. Transaktionen, die aus dieser wiederkehrenden Vorlage erstellt werden, sind die ersten Transaktionen in jedem Workflow (da sie nicht aus vorhandenen Transaktionen konvertiert werden).

1. Gehe zu Auftragserfassung > Alle > Sonstige Transaktionen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Wiederkehrende Transaktionen.

2. Aus dem Dokumenttyp Dropdown-Liste Wählen Sie den Typ der Transaktion aus, die aus der wiederkehrenden Vorlage erstellt werden soll, und wählen Sie dann Anwenden.

   Das System aktualisiert die Seite, um den Titel in Wiederkehrend <transaction name=""> und zeigt die Felder an, die Sie zum Definieren der Transaktionsvorlage verwenden.</transaction>

3. Geben Sie die gewünschten Informationen in die entsprechenden Felder ein. Füllen Sie Minimum die erforderlichen Kopfzeile Felder aus und fügen Sie mindestens eine Einzelposition hinzu, um die Vorlage zu speichern. Siehe die Feldbeschreibungen auf dem Tab "Transaktion" um Details zu den einzelnen Feldern zu erhalten.

4. Für eine Vorlage für wiederkehrende Verkäufe mit einer konfigurierten Transaktionsdefinition Zahlungsverarbeitung aktivierenwählen Sie das Symbol Zahlung Tab und geben Sie Daten in die entsprechenden Felder ein. Siehe die Feldbeschreibungen auf dem Tab "Zahlung" um Details zu den einzelnen Feldern zu erhalten.

5. Wählen Sie das Symbol Zeitplan Tab und geben Sie die folgenden Informationen ein:

   1. Startdatum: Das Datum, an dem die wiederkehrende Vorlage beginnen soll.
   2. Wiederholungen, Alle: Wie oft die wiederkehrende Transaktion erstellt werden soll.
   3. Ends: Wann die Terminierung enden soll

   Siehe die Feldbeschreibungen auf dem Tab "Zeitplan" um Details zu den einzelnen Feldern zu erhalten.

6. Wählen Sie Speichern.

   Das System validiert die Vorlage anhand der Konfigurationseinstellungen. Alle erforderlichen, aber fehlenden Daten führen zu einer oder mehreren Fehlermeldungen. Korrigieren Sie in diesem Fall die in den Fehlermeldungen angegebenen Daten und speichern Sie dann die Vorlage.

   Das Speichern einer wiederkehrenden Vorlage hat keine Auswirkungen auf das Hauptbuch. Wiederkehrende Vorlagen, die eine Transaktion erstellen, die erfasst wird (z. B. eine Verkaufsrechnung), werden am geplanten Ausführungsdatum gebucht (wenn die Ausführung erfolgreich ist).

Eine wiederkehrende Vorlage nach Konvertierung von Einzelpositionen erstellen

Mit der Konvertierung nach Position können Sie bestimmte Artikel auf wiederkehrend setzen, z. B. Lizenzen und Wartung, während Sie andere Artikel in ihrem Original Einzelbestell-Status belassen. Um Transaktionen nach Position zu konvertieren, wählen Sie Konvertierung von EinzelArtikeln aktivieren in der Transaktionsdefinition für den Transaktionstyp. Erfahren Sie mehr zum Thema Auftragserfassung Transaktion Definitionen.

Wenn eine Transaktion geöffnet ist, können Sie eine wiederkehrende Vorlage aus einer Einzelposition erstellen. Fügen Sie einfach einen Wiederkehrende Terminierung Jeder Einzelposition konvertieren Sie eine Art von wiederkehrender Transaktion und ordnen sie diese zu. Durch die Erfassung der aktuellen Transaktion wird automatisch eine wiederkehrende Vorlage für jede konvertierte Einzelposition oder Gruppe von Einzelpositionen erstellt. Sie können die wiederkehrenden Vorlagen dann nach Bedarf bearbeiten.

Einzelposten werden nach der für jeden Einzelposition ausgewählten wiederkehrenden Terminierung gruppiert. Wenn Sie beispielsweise die wiederkehrend "Zweimonatlich" Terminierung für zwei Einzelposten und die wiederkehrend "Vierteljährlich" Terminierung für drei Einzelposten auswählen, erstellen Sage Intacct zwei wiederkehrend Vorlagen: Eins für zwei Posten mit der wiederkehrenden Terminierung "Zweimonatlich" und eine für drei Posten mit der wiederkehrenden Terminierung "Vierteljährlich".

Nachdem Sie eine wiederkehrende Vorlage erstellt haben, können Sie der Vorlage Einzelpositionen aus anderen Kundenaufträgen hinzufügen. Sie verwenden den gleichen Prozess für die Konvertierung nach Position mit einem anderen Satz von Feldern. Siehe Eine Einzelposition zu einer vorhandenen wiederkehrenden Vorlage hinzufügen um weitere Informationen zu erhalten.

1. Gehen Sie zu Auftragserfassung >  Alle > Transaktionen und wählen Sie den entsprechenden Transaktionstyp aus.

2. Suchen Sie die Transaktion, die Sie konvertieren möchten, und wählen Sie Nach Position konvertieren.

   Die Transaktion wird im Bearbeitungsmodus angezeigt und enthält zusätzliche Felder für Kaufvertrags-ID und Beschreibung des Kaufvertrags in der Kopfzeile der Transaktion aus. Wenn die Einzelpositionen Teil eines Vertrags sind, verwenden Sie diese Felder, um Vertragsreferenzinformationen hinzuzufügen, die Ihnen helfen, die aus der wiederkehrenden Vorlage erstellten Transaktionen zu identifizieren.

3. Bearbeiten Sie alle Transaktionsdetails wie gewünscht.

   Alle Änderungen werden in der zu konvertierenden Transaktion gespeichert.

4. Wählen Sie die Einzelposition aus, die Sie konvertieren möchten, und Details anzeigen.

   Die Eingabedetails Zeigt einen Nach Position konvertieren -Abschnitt.

5. Wählen Sie im Abschnitt Wiederkehrende Vorlage erstellen auszuwählen, wählen Sie Vorlage manuell erstellen.
6. Verwenden Sie die Dropdown-Liste im Abschnitt Wiederkehrende Terminierung aus, um die gewünschte wiederkehrende Terminierung auszuwählen.
7. Verwenden Sie die Dropdown-Liste im Abschnitt Dokumenttyp aus, um die Transaktion auszuwählen, die aus der wiederkehrenden Vorlage erstellt werden soll. In dieser Liste werden nur Transaktionen angezeigt, in die diese Transaktion umgewandelt werden kann.
8. Wenn die Option Wiederkehrende Terminierung für die Verwendung eines Benutzer definierten Startdatums für die Terminierung konfiguriert ist, verwenden Sie das Kalendertool, um einen Startdatum planen. Wenn kein Datum angegeben ist, wird der Transaktionsdatum wird als Startdatum der Terminierung verwendet.
9. Wenn die Option Wiederkehrende Terminierung keine Ratenpreise angibt, können Sie Ratenpreise Hier (der Ratenpreis dividiert automatisch den Einzelposition Preis durch die Nummer der Rechnungen, die vom wiederkehrend Terminierung bestimmt werden).
10. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 7 für jede Einzelposition, die Sie konvertieren möchten.

11. Wählen Sie Buchen aus. Die Transaktion Status Änderungen an entweder:

    • Nach Position konvertiert: Alle Transaktions-Einzelpositionen wurden nach Position konvertiert. Wenn Sie weniger als die Original-Menge einer Transaktions-Einzelposition konvertiert haben, betrachtet Intacct die Position weiterhin als konvertiert. Die Transaktion steht nicht für die weitere Verarbeitung zur Verfügung, unabhängig vom Verarbeitung der Teilkonvertierung Einstellungen in der Transaktionsdefinition.
    • Teilweise nach Position konvertiert: Sie haben einige, aber nicht alle Transaktion Einzelpositionen nach Position konvertiert.

Möglichkeiten zum Anzeigen der wiederkehrenden Vorlage

Eine wiederkehrende Vorlage aus einer vorhandenen Transaktion erstellen

Eine wiederkehrende Vorlage, die aus einer vorhandenen Transaktion erstellt wurde, wird für denselben Kunden und denselben Transaktion wie die vorhandene Transaktion definiert. Sie können also die Kunde oder Dokumenttyp Felder in der wiederkehrenden Vorlage.

Wenn Sie eine wiederkehrende Vorlage erstellen möchten, mit der eine Verkaufsrechnung für Kunde A erstellt wird, verwenden Sie eine vorhandene Verkaufsrechnung für Kunde A. Sie können die Transaktionsdetails bearbeiten, Einzelpositionen hinzufügen oder entfernen, Verkaufspreise ändern usw. in der wiederkehrenden Vorlage (je nach Berechtigungen und der Konfiguration der Transaktionsdefinition).

Sie können eine wiederkehrende Vorlage aus jeder vorhandenen Transaktion mit Ausnahme von Transaktionsentwürfen erstellen.

1. Öffnen Sie in der entsprechenden Transaktions-Liste die gewünschte Transaktion. Öffnen Sie beispielsweise eine Verkaufsrechnung. Sie können sie entweder im Bearbeitungs- oder im Ansichtsmodus öffnen.
2. Auswählen Mehr Aktionen und wählen Sie dann Wiederholen.

   Es wird ein Dialogfeld angezeigt, das angibt, dass das System die Seite "Wiederkehrende Vorlage" anzeigt.

3. Wählen Sie OK aus.
4. Bearbeiten Sie die Felder nach Bedarf. Siehe die Feldbeschreibungen auf dem Tab "Transaktion" um Details zu den einzelnen Feldern zu erhalten.
5. Wenn die wiederkehrende Vorlage für eine Verkaufsrechnung bestimmt ist und die Transaktionsdefinition so konfiguriert ist, dass Zahlungsverarbeitung aktivierenwählen Sie das Symbol Zahlung Tab und geben Sie Daten in die entsprechenden Felder ein. Siehe die Feldbeschreibungen auf dem Tab "Zahlung" um Details zu den einzelnen Feldern zu erhalten.
6. Wählen Sie das Symbol Zeitplan Tab und geben Sie das Datum ein, an dem die wiederkehrende Vorlage im Startdatum auszuwählen, wählen Sie ein Ende und wählen Sie aus, wie oft die wiederkehrende Transaktion im Wiederholungen -Feld. Siehe die Feldbeschreibungen auf dem Tab "Zeitplan" um Details zu den einzelnen Feldern zu erhalten.
7. Auswählen Speichern.

   Das System validiert die Vorlage anhand der Konfigurationseinstellungen. Alle erforderlichen, aber fehlenden Daten führen zu einer oder mehreren Fehlermeldungen. Korrigieren Sie in diesem Fall die in den Fehlermeldungen angegebenen Daten und speichern Sie dann die Vorlage.

   Das Speichern einer wiederkehrenden Vorlage hat keine Auswirkungen auf das Hauptbuch. Wenn eine wiederkehrende Vorlage definiert wird, um eine Transaktion zu erstellen, die gebucht wird (wie z. B. eine Verkaufsrechnung), wird jede aus der Terminierung erstellte Transaktion am geplanten Ausführungsdatum gebucht (wenn die Ausführung erfolgreich ist).

Eine wiederkehrende Vorlage kopieren

Eine wiederkehrende Vorlage, die aus einer vorhandenen wiederkehrenden Vorlage kopiert wird, wird für denselben Transaktion definiert wie die vorhandene Transaktion. Sie können also die Dokumenttyp in der Vorlage "Wiederkehrend".

Wenn Sie eine wiederkehrende Vorlage erstellen möchten, die eine Verkaufsrechnung erstellt, verwenden Sie eine vorhandene Vorlage für wiederkehrende Verkaufsrechnungen. Sie können die Transaktion in der wiederkehrenden Vorlage bearbeiten, Einzelposten hinzufügen oder entfernen, Verkaufspreise ändern usw. (wie es die Berechtigungen und die Konfiguration der Transaktionsdefinition zulassen).

Wiederkehrende Vorlagen importieren

Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können mehrere wiederkehrende Vorlagen erstellen, indem sie die Daten mithilfe einer CSV-Datei importieren.

1. Gehe zu Unternehmen > Admin > Daten importieren.

2. Wählen Sie im Abschnitt Bestandsstamm-Liste einrichten Abschnitt, suchen Sie Vorlage für wiederkehrende Auftragserfassung und wählen Sie das Symbol Vorlage Verknüpfung.

   Die Vorlage wird in Excel geöffnet.

3. Bereiten Sie die CSV-Datei für den Import vor. Siehe Wiederkehrende Vorlagen für die Auftragserfassung importieren für detaillierte Informationen.

4. Wenn Sie bereit sind, die Datei zu importieren, kehren Sie zu Checkliste für die Einrichtung des Unternehmens und wählen Sie Importieren neben Vorlage für wiederkehrende Auftragserfassung.

   Die Unternehmensinformationen importieren wird angezeigt.

5. Suchen Sie nach der zu importierenden CSV-Datei.
6. Geben Sie die E-Mail-Adresse an, an die die Ergebnisse gesendet werden sollen. Wenn Datensätze nicht importiert werden können, werden Sie per E-Mail darüber benachrichtigt.

7. Wählen Sie bei Bedarf weitere Optionen aus.

   Unternehmensinformationen importieren: Optionen

   Beschreibungen der Importdatei-Optionen

   Option	Beschreibung
   Durchsuchen	Verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um die CSV-Datei, die Sie importieren möchten, zu suchen und auszuwählen.
   Datumsformat	Wenn Sie hier ein Datumsformat auswählen, versucht Sage Intacct, Ihre Datei mit dem ausgewählten Datumsformat zu importieren. Wenn Intacct Ihre Datei nicht mit dem ausgewählten Datumsformat importieren kann, versucht das Programm, das in Ihrer Datei verwendete Datumsformat zu ermitteln und die Daten mit diesem Datumsformat zu importieren.
   Dateicodierung	Lassen Sie diese Option auf "Automatische Erkennung" eingestellt, es sei denn, Sie können Ihre Datei nicht importieren. Je nach Betriebssystem müssen Sie möglicherweise eine andere Art der Dateicodierung auswählen.
   Offline verarbeiten	Einige Importe können abhängig von ihrer Größe und dem Verarbeitungsaufwand der hochgeladenen Daten im System viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie nicht sicher sind, wie lange das Hochladen dauern wird, wählen Sie Offline verarbeiten aus. Wenn das System den Vorgang abgeschlossen hat, wird eine E-Mail an die Adresse gesendet, die Sie im Feld Ergebnisse per E-Mail an diese Adresse senden angegeben haben. Das System sendet Ihnen auch alle Fehler, die bei dem Vorgang aufgetreten sind. Wenn Sie lieber warten möchten, bis der Upload-Vorgang abgeschlossen ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Offline verarbeiten nicht. Für Transaktionen und andere Datensätze, die offline verarbeitet werden, wird im Prüfprotokoll als Quelle "System" anstatt "CSV-Import" angezeigt.
   Ergebnisse per E-Mail an diese Adresse senden	Die E-Mail-Adresse, an die Importergebnisse und Fehler gesendet werden sollen. Sie können mehrere E-Mail-Adressen eingeben, die durch ein Semikolon (;) oder ein Komma (,) getrennt sind. Sage Intacct empfiehlt dringend, eine E-Mail-Adresse einzugeben.

8. Auswählen Importieren.

   Eine der folgenden Optionen wird angezeigt:

   • Benachrichtigung über erfolgreichen Import: Alle wiederkehrenden Vorlagen wurden erfolgreich importiert. Auswählen Fertig , um das Dialogfeld zu schließen.
   • Importfehlerbenachrichtigung: Mindestens eine wiederkehrende Vorlage konnte nicht importiert werden. Siehe Importfehlerbenachrichtigung finden Sie detaillierte Informationen zum Beheben von Fehlern.

Eine wiederkehrende Vorlage bearbeiten

Änderungen an einer wiederkehrenden Vorlage gelten für Transaktionen, die nach den Änderungen aus der wiederkehrenden Vorlage erstellt wurden. Wenn Sie einer Vorlage, die in Bearbeitung ist, eine Einzelposition hinzufügen, wird die Einzelposition für den Rest der Terminierung berücksichtigt und endet mit dem Ende der Terminierung. Wenn Sie möchten, dass die neue Einzelposition über die verbleibende Terminierung hinaus fortgesetzt wird, können Sie die Einzelposition aus einer vorhandenen Verkaufs-Transaktion an die Vorlage anhängen und die Terminierung verlängern. Mehr erfahren Informationen zum Anfügen von Einzelposten an wiederkehrende Vorlagen.

Nächstes Ausführungsdatum ändern

Die Nächstes Ausführungsdatum das nächste Mal ist, dass das System versucht, eine Transaktion aus der wiederkehrenden Vorlage anzulegen. Nachdem die wiederkehrende Vorlage ein- oder mehrmals erfolgreich ausgeführt wurde, können Sie dieses Feld bearbeiten, um das Datum bei Bedarf zu ändern.

Wenn Sie die Nächstes Ausführungsdatumerstellen, ändert sich die Terminierung für zukünftige Transaktionen basierend auf dem neuen Datum. Wenn beispielsweise eine monatlich wiederkehrende Terminierung einen Nächstes Ausführungsdatum 15. Juni und Sie dieses Datum auf den 25. Juni ändern, wird jede nachfolgende wiederkehrende Transaktion so geplant, dass sie am 25. eines jeden Monats statt am 15. ausgeführt wird.

Ändern der Nächstes Ausführungsdatum Bei einer Terminierung, die am Ende des Monats ausgeführt werden soll, wirkt sich dies nur auf den Monat aus, in dem die Terminierung ausgeführt werden soll. Wenn Sie z. B. den Nächstes Ausführungsdatum vom 30. bis 26. September Nächstes Ausführungsdatum Bleibt nach dem Speichern am 30. September. Wenn Sie es auf den 1. Oktober geändert haben, wird das Symbol Nächstes Ausführungsdatum wäre der 31. Oktober.