FAQs: Automatisierter Rechnungseingang im Einkauf

Übermitteln Sie Lieferanten-Dokumente, indem Sie sie aus der Liste "Automatisierte Transaktionen" hochladen oder per E-Mail an ein von Sage bereitgestelltes Postfach senden. Eingereichte Dokumente werden als Entwürfe in der Liste "Automatisierte Transaktionen" gespeichert.

Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Themen:

• Dokumente hochladen, um automatisierte Transaktionen zu erstellen

• Ein Dokument per E-Mail senden, um eine automatisierte Transaktion zu erstellen

Ja. Sie können Maßnahmen ergreifen, um den Dokument-Abgleich und die Genauigkeit der Transaktions-Vorhersagen im Laufe der Zeit zu verbessern. Empfehlungen finden Sie unter Best Practices zum Trainieren von KI für eine intelligentere Automatisierung.

Die KI erstellt je nach Automatisierungskonfiguration unterschiedliche Transaktionen. Einige Transaktionen werden je nach Komplexität der Prognoseanforderungen unterschiedlich angerechnet.

Ihr Unternehmen zahlt für eine Nummer von Guthaben, die jeden Monat verwendet werden.

Bei Einkaufs-Transaktionen werden Guthaben basierend auf der Art der Transaktion verbraucht, die von der KI prognostiziert wird. Wenn Sie die Transaktion manuell ändern oder entfernen, wird diese Änderung nicht in Ihrer Abonnementnutzung berücksichtigt. Zeigen Sie Änderungen an automatisierten Transaktionen im Prüfprotokoll an.

Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Themen:

• Vergleichen des Transaktions auf Kopfzeile- und Positionsebene

• Automatisierten Rechnungseingang im Einkauf einrichten

Eine Bestell-Nummer auf der Lieferantenrechnung ist ideal, aber nicht erforderlich. KI/ML verwendet andere Faktoren, um eine Transaktion vorherzusagen, wie z. B. Artikel, Menge, Preis und frühere Lieferanten-Historie.

Das bedeutet, dass KI/ML im Laufe der Zeit eine Transaktion vorhersagen und abgleichen kann, auch wenn auf der Lieferantenrechnung keine Bestell-Nummer angegeben ist.

Intacct gleicht eine Lieferantenrechnung mit einem einzelnen Quell-Dokument ab, z. B. einer Bestellung.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um mehrere Quelldokumente mit einer Lieferantenrechnung zu verknüpfen:

1. Wählen Sie den Konvertierungen für mehrere Quelldokumente aktivieren Option in Ihren Einkaufs-Konfigurationen auswählen und speichern.

2. Wählen Sie beim Bearbeiten automatisierter Transaktionsentwürfe ein anderes Open-Source-Dokument für eine beliebige Einzelposition im Fenster "Details anzeigen" aus.

Siehe Ausfüllen von Sage Intacct-Entwürfen von Lieferanten-Rechnungen.

Ja, neue Entwürfe von Lieferanten-Rechnungen werden aus hochgeladenen oder per E-Mail gesendeten Dokumenten erstellt. Diese Transaktionen werden dann mit vorhandenen Quelleinkaufstransaktionen abgeglichen. Quelleinkaufstransaktionen werden nicht aus Lieferanten-Rechnungen erstellt.

Das Ergebnis hängt davon ab, ob das Dokument mit einer Einkaufs-Transaktion übereinstimmt und ob Workflows für Rechnungen für Verbindlichkeiten für den Lieferanten aktiviert sind.

Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Themen:

• Dokumente hochladen, um automatisierte Transaktionen zu erstellen

• Ein Dokument per E-Mail senden, um eine automatisierte Transaktion zu erstellen

• Verschieben einer automatisierten Transaktion zu Kreditorenbuchhaltung

Wenn der automatisierte Rechnungseingang mit Einkauf aktiviert ist, werden Smart Rules und Smart Events erst nach der Einreichung oder Erfassung von Transaktionsentwürfen ausgeführt.

Dies gilt für jeden Entwurf, den Sie in den Anwendungen "Einkauf", "Verkauf" oder "Bestand" erstellen, auch wenn der Entwurf eine Transaktionsdefinition verwendet, die nicht für den automatisierten Transaktions-Abgleich zugeordnet ist.

Der automatisierte Rechnungseingang mit Einkauf ist für die Währung USD optimiert. Andere Währungen werden zwar in der Regel korrekt erfasst, wir können jedoch nicht garantieren, dass KI/ML die Währung erkennt.

Lieferantenrechnungen ohne Währung werden in der Basiswährung der Entität oder Ebene erfasst, auf der die Lieferantenrechnung hochgeladen oder per E-Mail versendet wurde.

Die Anhänge werden mit anderen Intacct-Anhängen in den folgenden Ordnern gespeichert:

• ATUPLOADGROUP_apbill: Dokumente, die Sie aus der Liste "Rechnungen" hochgeladen haben.

• ATUPLOADGROUP_EMAIL: Dokumente, die Sie per E-Mail weitergeleitet haben.

• ATUPLOADGROUP_podocument: Dokumente, die Sie über die Liste "Automatisierte Transaktionen" hochladen.

Um eine Liste aller Anhänge anzuzeigen, navigieren Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Speicher > Anhänge.

Wenn eine Lieferanten-Rechnung zusätzliche Dateien enthält, laden Sie nur die Lieferantenrechnung hoch oder senden Sie sie per E-Mail. Das ist wichtig, da Sage Intacct für jede Datei, die Sie hochladen oder per E-Mail senden, einen Transaktion-Entwurf erstellt, unabhängig davon, ob es sich um eine Lieferantenrechnung oder um Begleitmaterial handelt.

Nachdem Intacct den Entwurf der Transaktion erstellt hat, können Sie der Lieferantenrechnung unterstützende Dateien als Anhänge hinzufügen.

Steuerangaben werden nicht aus dem Lieferanten-Dokument erfasst.

Wenn Sie Steuerinformationen in der ursprünglichen Transaktionsdefinition definiert haben, werden diese Berechnungen im Entwurf der Transaktion angewendet.

Erfahren Sie mehr Ausfüllen von Sage Intacct-Entwürfen von Lieferanten-Rechnungen

Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Ansicht und schließen Sie die Spalte "Anomalie" ein.

Sie können bis zu 30 Dokumente auf einmal hochladen. Um mehr hochzuladen, wählen Sie Hochladen und ziehen Sie dann weitere Dateien per Drag & Drop.

Wenn Sie mehrere Einkaufsdokumente haben, laden Sie die Dokumente in separaten Dateien hoch. Sie können mehrere Dateien in einem Durchgang hochladen. Dies ist notwendig, da Intacct für jede hochgeladene Datei einen einzigen Entwurf einer Transaktion erstellt.

Sie können die Liste Ihrer bereitgestellten E-Mail-Adressen unter "Verbindlichkeiten konfigurieren" anzeigen. Sie benötigen Admin-Berechtigungen, um diese Seite aufzurufen.

E-Mail-Adressen des automatisierten Rechnungseingangs im Rahmen der E-Rechnungsstellung haben das folgende Format.

Fügen Sie bei der Ermittlung Ihrer E-Mail-Adresse keine Leerzeichen oder Unterstriche ein, auch wenn diese in Ihrer Unternehmens-ID vorhanden sind.

Ja, Sie können eine Reihe von Dokumenten im Anhang einer E-Mail weiterleiten. Intacct erstellt für jeden Anhang einen Transaktion-Entwurf.

Die folgenden Einschränkungen bestehen, wenn Sie eine einzelne E-Mail weiterleiten, die mehrere Dokumente als Anhänge enthält:

• Jedes Dokument muss eine separate Datei sein.

• Dateinamen für jedes Dokument müssen im Batch der Dokumente eindeutig sein.

• Die E-Mail darf maximal 200 Anhänge enthalten.

• Die Größe der E-Mail-Nachricht und aller Anhänge zusammen muss weniger als 40 MB betragen.

Die E-Mail-Adressen können nicht bearbeitet werden.

Viele Kunden bevorzugen es, Dokumente zunächst selbst an die E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Wenn sie den Prozess dann besser kennen und den Ergebnissen vertrauen, bitten sie die Lieferanten möglicherweise, Dokumente direkt zu senden.

Beachten Sie die folgenden Punkte, bevor Sie einen Lieferanten bitten, Lieferanten an bereitgestellte Postfächer zu senden:

• Fügt der Lieferant oft zusätzliche Anhänge bei, die doppelte oder überflüssige Entwürfe erzeugen würden?

  Beispiele hierfür sind Begleitdokumente oder Werbematerial. Die Dokumente für diese Lieferanten sollten Sie möglicherweise selbst weiterleiten, nachdem Sie zusätzliche Anhänge entfernt haben.

• Ist es wahrscheinlich, dass der Lieferant neben Lieferanten-Rechnungen auch E-Mails sendet, die eine Antwort von Ihnen erfordern?

  Kommunizieren Sie mit dem Lieferanten und lassen sie ihn wissen, dass dieses Postfach nicht überwacht wird und nur für Lieferanten-Rechnungen bestimmt ist.

• Sendet der Lieferant automatisierte Marketing-E-Mails an das bereitgestellte Postfach?

  Solche E-Mails können zu Importausnahmen und ungültigen Entwürfen von Lieferantenrechnungen führen. Das Selbstleiten von Lieferanten-Rechnungen könnte eine bevorzugte Option sein.

Wenn das System ein Problem mit einem per E-Mail gesendeten Dokument ermittelt, sendet es eine Fehlermeldung an den Absender. Beispiel: Wenn kein Anhang gefunden wurde oder das Format des Anhangs keinem zulässigen Dateityp entsprach, werden diese Informationen in der Antwort aufgeführt.

Wenn der Lieferant das Dokument von einer nicht überwachten E-Mail-Adresse sendet, z. B. einer No-Reply-E-Mail-Adresse, erfährt der Lieferant nicht, dass er das Dokument erneut einreichen muss. Aus diesem Grund sollten Sie Dokumente von Lieferanten weiterleiten, die von nicht überwachten E-Mail-Adressen senden, anstatt sie zu bitten, Lieferanten-Rechnungen direkt per E-Mail zu versenden. So erhalten Sie etwaige Fehlermeldungen und können bei Bedarf mit dem Lieferanten Kontakt aufnehmen.