FAQs zum automatisierten Rechnungseingang im Einkauf

Sie können Lieferantenrechnungen für den automatisierten Einkauf auf eine der folgenden Arten einreichen:

• Laden Sie Dokumente direkt in die Liste "Automatisierte Transaktionen" im Einkauf oder in der Kreditorenbuchhaltung hoch.
• Senden Sie Dokumente per E-Mail an eine Ihrer von Sage bereitgestellten E-Mail-Adressen.

Sage Intacct erstellt aus dem Dokument einen Transaktionsentwurf und fügt ihn der Liste "Automatisierte Transaktionen" im Einkauf oder in der Kreditorenbuchhaltung hinzu.

Sie können sich auf folgende Weise einen Vorsprung bei genauen Übereinstimmungen verschaffen.

• Verwenden Sie in Ihren Lieferantendatensätzen Lieferantennamen, die der Anzeige von Namen auf Lieferant Rechnungen entsprechen.
  Beispiel

  Wenn Sie in der Lieferant Datensatz einen Lieferant Namen als Flyright LLC Datensatz, die Lieferantenrechnung jedoch Flyright Enterprise Expeditions lautet, stimmt KI/ML möglicherweise nicht mit dem Lieferant am Anfang überein. Es wird die richtige Übereinstimmung lernen, aber es wird Zeit brauchen.

• Geben Sie Lieferanten Quell-Transaktion-Nummern an, die mit den im System erfassten Nummern identisch sind.
  Beispiel

  Wenn Sie Bestellnummern verwenden, die ein Suffix enthalten, aber Lieferanten Bestellnummern ohne Bestellung angeben, benötigt das System einige Zeit, um zu lernen, wie die beiden Transaktionen abgeglichen werden können. Wenn die Zahlen gleich sind, kann KI/ML zu Beginn eine schnellere Zuordnung vornehmen.

Bei der Automatisierung mit Dokumentenabgleich erkennt die KI Übereinstimmungen zwischen Lieferantenrechnungen und Quelltransaktionen auf verschiedene Weise, einschließlich der Erkenntnisse aus korrigierten Transaktionen, die Sie buchen. Das bedeutet, dass das KI/ML-System im Laufe der Zeit lernt, auch wenn Ihre Daten nicht am einfachsten abzugleichen sind.

KI erstellt je nach Ihren Automatisierungskonfigurationen unterschiedliche Transaktionen. Einige Transaktionen werden je nach Komplexität der Prognoseanforderungen unterschiedlich angerechnet.

Ihr Unternehmen zahlt jeden Monat für eine Nummer von Credits.

Bei Einkauf Transaktionen werden Credits basierend auf der Art der von der KI prognostizierten Transaktion verbraucht. Wenn Sie den Transaktionsabgleich manuell ändern oder entfernen, wird diese Änderung nicht in Ihrer Abonnementnutzung berücksichtigt. Sie können Änderungen an automatisierten Transaktionen im Prüfprotokoll anzeigen.

Vergleichen Sie den Transaktionsabgleich auf Kopfzeilen- und Positionsebene

Automatisierten Rechnungseingang mit Einkauf einrichten

Eine Bestell-Nummer auf der Lieferantenrechnung ist ideal, aber nicht erforderlich. KI/ML verwendet andere Faktoren, um eine Transaktion zu prognostizieren, z. B. Artikel, Menge, Preis und vorherige Lieferanten-Historie.

Das bedeutet, dass KI/ML im Laufe der Zeit eine Transaktion vorhersagen und abgleichen kann, auch wenn auf der Lieferantenrechnung keine Bestellung Nummer ist.

Intacct gleicht eine Lieferantenrechnung mit einem einzigen Quell-Dokument ab, z. B. einer Bestellung.

Wenn Sie mehrere Quelldokumente mit einer Lieferantenrechnung verknüpfen müssen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie das Symbol Konvertierungen für mehrere Quelldokumente aktivieren in Ihren Einkaufs-Konfigurationen und speichern Sie sie.

2. Wählen Sie beim Bearbeiten automatisierter Transaktionsentwürfe ein anderes Open-Source-Dokument für eine beliebige Einzelposition im Fenster "Details anzeigen" aus.

Die Handhabung von Artikeln hängt davon ab, ob Sie den Abgleich auf Positionsebene in Ihrer Einkaufs-Konfiguration während der Einrichtung aktiviert haben.

Mit dem Abgleich auf Positionsebene prognostiziert KI/ML die Übereinstimmungen von Einzelpositionen zwischen der Quell-Transaktion und der Lieferantenrechnung. Eventuelle Abweichungen werden für Ihre Überprüfung gekennzeichnet. Sie können die Einzelposten nach Bedarf bearbeiten, wenn Sie den Entwurf überprüfen.

Ohne Abgleich auf Positionsebene füllt Sage Intacct die Lieferantenrechnung mit allen Positionen aus der Quelleinkaufs-Transaktion und ignoriert das Dokument des Lieferanten. Bei der Überprüfung des Entwurfs vergleichen Sie jede Zeile mit dem Dokument des Lieferanten und nehmen alle erforderlichen Anpassungen vor.

Erfahren Sie mehr über den Abgleich von Dokumenten auf Positionsebene und auf Kopfzeilenebene.

Der automatisierte Rechnungseingang im Einkauf erstellt neue Entwürfe von Lieferantenrechnungen aus hochgeladenen oder per E-Mail gesendeten Dokumenten und gleicht sie dann mit vorhandenen Quelleinkaufstransaktionen ab. Quelleinkaufstransaktionen werden nicht aus Lieferantenrechnungen erstellt.

Nachdem die Automatisierung des Einkaufs aktiviert wurde, ändert sich die Handhabung von Eingangsrechnungen.

Wenn der automatisierte Rechnungseingang mit Einkauf aktiviert ist, werden Smart Rules und Smart Events erst dann für Transaktionsentwürfe ausgeführt, wenn Sie sie einreichen oder buchen.

Dies gilt für jeden Entwurf, den Sie in den Anwendungen "Einkauf", "Auftragserfassung" oder "Bestand" erstellen, auch wenn der Entwurf eine Transaktionsdefinition verwendet, die nicht für den automatisierten Transaktion Abgleich zugeordnet ist.

Der automatisierte Rechnungseingang mit Einkauf ist für die USD-Währung optimiert. Andere Währungen werden zwar in der Regel korrekt erfasst, wir können jedoch nicht garantieren, dass KI/ML die Währung erkennt.

Lieferantenrechnungen ohne Währungssymbole werden in der Basiswährung der Entität oder Ebene erfasst, in der bzw. der die Lieferantenrechnung hochgeladen oder per E-Mail versendet wurde.

Intacct akzeptiert Dokumente in den folgenden Formaten:

• Format: XML (EN16931), PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC oder PNG
• Verschlüsselung: Unverschlüsselt
• Dateigröße: Bis zu einer Größe von 20 MB
• Dokumentlänge: Weniger als 200 Seiten

Die Anhänge werden mit anderen Intacct-Anhängen in den folgenden Ordnern gespeichert:

• ATUPLOADGROUP_apbill: Dokumente, die Sie aus der Liste "Rechnungen" hochgeladen haben

• ATUPLOADGROUP_EMAIL: Dokumente, die Sie per E-Mail weitergeleitet haben.

• ATUPLOADGROUP_podocument: Dokumente, die Sie aus der Liste "Automatisierte Transaktionen" hochladen

Um eine Liste aller Anhänge anzuzeigen, navigieren Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Speicher > Anhänge.

Wenn eine Lieferant Rechnungen zusätzliche Dateien enthält, laden Sie nur die Lieferantenrechnung hoch oder senden Sie sie per E-Mail. Das ist wichtig, da Sage Intacct für jede Datei, die Sie hochladen oder per E-Mail senden, einen Transaktion-Entwurf erstellt, unabhängig davon, ob es sich um eine Lieferantenrechnung oder um Begleitmaterial handelt.

Nachdem Intacct den Entwurf der Transaktion erstellt hat, können Sie der Lieferantenrechnung unterstützende Dateien als Anhänge hinzufügen.

Steuerangaben werden nicht aus dem Dokument des Lieferanten erfasst.

Wenn Sie Steuerinformationen in der ursprünglichen Transaktionsdefinition definiert haben, werden diese Berechnungen im Entwurf der Transaktion angewendet.

Lernen Ausfüllen von Entwürfen von Lieferantenrechnungen durch Sage Intacct

Sie können bis zu 30 Dokumente auf einmal hochladen. Um mehr hochzuladen, wählen Sie Hochladen und ziehen Sie dann weitere Dateien per Drag & Drop.

Wenn Sie mehrere Einkaufsdokumente haben, laden Sie die Dokumente in separaten Dateien hoch. Sie können mehrere Dateien in einem Durchgang hochladen. Dies ist notwendig, da Intacct für jede hochgeladene Datei einen einzelnen Transaktionsentwurf erstellt.

Sie können die Liste Ihrer bereitgestellten E-Mail-Adressen unter "Verbindlichkeiten konfigurieren" anzeigen. Sie benötigen Admin-Berechtigungen, um diese Seite aufzurufen.

E-Mail-Adressen des automatisierten Rechnungseingangs im Rahmen der E-Rechnungsstellung haben das folgende Format.

Fügen Sie bei der Ermittlung Ihrer E-Mail-Adresse keine Leerzeichen oder Unterstriche ein, auch wenn diese in Ihrer Unternehmens-ID vorhanden sind.

Ja, Sie können eine Reihe von Dokumenten im Anhang einer E-Mail weiterleiten. Intacct erstellt für jeden Anhang einen Transaktionstransaktionsentwurf.

Die folgenden Einschränkungen bestehen, wenn Sie eine einzelne E-Mail mit mehreren Dokumenten als Anhänge weiterleiten:

• Jedes Dokument muss eine separate Datei sein.

• Die Dateinamen der einzelnen Dokumente müssen im Batch der Dokumente eindeutig sein.

• Die E-Mail darf maximal 200 Anhänge enthalten.

• Die Größe der E-Mail-Nachricht und aller Anhänge zusammen muss weniger als 40 MB betragen.

Die E-Mail-Adressen können nicht bearbeitet werden.

Viele Kunden bevorzugen es, Dokumente zunächst selbst an die E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Wenn sie den Prozess dann besser kennen und den Ergebnissen vertrauen, bitten sie die Lieferanten möglicherweise, Dokumente direkt zu senden.

Beachten Sie die folgenden Punkte, bevor Sie einen Lieferant bitten, Lieferant Rechnungen an bereitgestellte Postfächer zu senden:

• Fügt der Lieferant oft zusätzliche Anhänge bei, die doppelte oder überflüssige Entwürfe erzeugen würden?

  Beispiele hierfür sind Begleitdokumente oder Werbematerial. Die Dokumente für diese Lieferanten sollten Sie möglicherweise selbst weiterleiten, nachdem Sie zusätzliche Anhänge entfernt haben.

• Ist es wahrscheinlich, dass der Lieferant neben Lieferantenrechnungen auch E-Mails sendet, die eine Antwort von Ihnen erfordern?

  Kommunizieren Sie mit dem Lieferanten und lassen Sie ihn wissen, dass dieses Postfach nicht überwacht wird und nur für Lieferantenrechnungen bestimmt ist.

• Sendet der Lieferant automatisierte Marketing-E-Mails an das bereitgestellte Postfach?

  Solche E-Mails können zu Importausnahmen und ungültigen Entwürfen von Lieferantenrechnungen führen. Es könnte eine bessere Option sein, die Rechnungen der Lieferanten selbst weiterzuleiten.

Wenn das System ein Problem mit einem per E-Mail gesendeten Dokument ermittelt, sendet es eine Fehlermeldung an den Absender. Beispiel: Wenn kein Anhang gefunden wurde oder das Format des Anhangs keinem zulässigen Dateityp entsprach, werden diese Informationen in der Antwort aufgeführt.

Wenn der Lieferant das Dokument von einer nicht überwachten E-Mail-Adresse sendet, z. B. einer "No-Reply"-E-Mail-Adresse, erfährt der Lieferant nicht, dass er das Dokument erneut einreichen muss. Aus diesem Grund sollten Sie Dokumente von allen Lieferanten, die Rechnungen von nicht überwachten E-Mail-Adressen senden, selbst weiterleiten, anstatt sie zu bitten, die Rechnungen der Lieferanten direkt per E-Mail zu senden. So erhalten Sie etwaige Fehlermeldungen und können bei Bedarf mit dem Lieferanten Kontakt aufnehmen.