Acerca de las aprobaciones de compras

Utiliza las aprobaciones de compras para implementar los procesos de aprobación internos de tu organización, que ayudan a garantizar que el gasto esté autorizado y sea correcto. Los procesos de aprobación generalmente direcciones qué transacciones necesitan aprobación y por quién.

La configuración y gestión de aprobaciones de compras en Sage Intacct es flexible. Tú decides qué transacciones de compra necesitan aprobación, quién debe aprobar, la secuencia de aprobación y si las aprobaciones se basan en el importe de la transacción.

Más información sobre Configuración de aprobaciones de compras. Si utilizas el flujo de trabajo de aprobación de Sage Construction Management, desactiva el flujo de trabajo de aprobación en Sage Intacct Construction antes de continuar.

¿Quién puede aprobar qué?

Se pueden aprobar las transacciones que utilizan los siguientes tipos de plantillas de la transacción:

  • Presupuesto
  • Orden
  • Factura

Además, los siguientes tipos de usuario pueden ser responsables de aprobación:

  • Negocio
  • Cliente
  • Empleado
  • Responsable del proyecto
  • Responsable de aprobación de pagos
  • Plataforma
  • Almacén

Políticas de aprobación

Las políticas de aprobación son la pieza central de las aprobaciones de compras, ya que definen los procesos de aprobación de las definiciones de transacciones. Puedes enviar las aprobaciones de transacciones a personas o grupos específicos, a personas con funciones específicas o a personas en función del importe de la transacción. También puedes enrutar las aprobaciones utilizando una combinación de estos enfoques.

Por ejemplo, en una organización pequeña, puedes enviar una solicitud de compra al manager del empleado, empleada y, a continuación, a una persona específica del departamento de finanzas. En una organización grande, los deberes pueden estar más segregados y la toma de decisiones puede estar más centralizada. Por lo tanto, en este caso, puedes enviar una solicitud de compra al manager del empleado, empleada y, a continuación, a otros usuarios en función del importe de la compra.

En el siguiente gráfico se muestran los conceptos clave sobre las políticas de aprobación:

Una política de aprobación utiliza una plantilla de la transacción para definir los tipos de reglas y los permisos.

  1. Puedes tener una política de aprobación por cada plantilla de la transacción.

  3. El Tipos de reglas En la política de aprobación, determina la ruta de aprobación. Puedes especificar uno o varios tipos de reglas (usuario específico, grupo de usuarios, aprobación de valor o función titulada) para crear los procesos de aprobación que necesites.

  4. Si una póliza incluye un Tipo de regla de aprobación del valor , definirás los usuarios con la autoridad de gasto correcta para aprobar transacciones hasta importes de compra específicos.

    A Aprobación de valor basada en departamentos Incluye una regla de aprobación de departamento predeterminada y, opcionalmente, reglas de aprobación de departamento específicas.

    A aprobación de valor basada en el nivel de permisos Contiene un conjunto de reglas de aprobación de nivel.

Tipos de reglas

Los tipos de regla controlan cómo se enrutan las aprobaciones para una transacción.

Para enrutar a ... Selecciona lo siguiente como tipo de regla ...

Un usuario o grupo de usuarios específico

Seleccionar Nivel de usuario o bien Nivel de grupo de usuarios Como tipo de regla, selecciona Usuario designado. Solo aparecen en la lista los usuarios o grupos con los permisos de aprobación de compras adecuados para la entidad, el departamento o el territorio.

Usuarios que aprueban el valor de la transacción de acuerdo con su autoridad de gasto.

Una de estas aprobaciones de valor:

  • Aprobación del valor - Departamento o bien Aprobación de valor - Departamento de Transacciones (aprobaciones de valor del departamento). El conjunto de reglas asociado a la aprobación del valor determina los responsables de aprobación y los importes de aprobación para cada departamento. El enrutamiento de aprobación comienza con el primer aprobar y continúa con cada aprobar sucesivo hasta que el importe compra cae por debajo de los límites del siguiente aprobar.
    • En el caso de Aprobación de valor - Departamento, el enrutamiento se basa en el remitente de la transacción.
    • En el caso de Aprobación de valor - Departamento de transacciones, el enrutamiento se basa en el departamento de la transacción.
  • Aprobación del valor o bien Aprobación del valor - Progresivo (aprobaciones de valor a nivel de permiso). Configura hasta 6 niveles de aprobación y los importes de aprobación en cada nivel. Cualquier usuario con aprobación de permisos para un nivel determinado puede aprobarlo.

    Es posible que los usuarios que están restringidos a entidades o departamentos específicos no reciban notificaciones para este tipo de aprobación de valor, independientemente de sus preferencias de correo electrónico.

    • Para Aprobación del valor, las aprobaciones se envían directamente a los responsables de aprobación para el nivel en el que se encuentra el importe de la compra.
    • Para Aprobación del valor - Progresivo, el enrutamiento de aprobación comienza en el nivel 1 y avanza a cada nivel sucesivo hasta que el importe de la compra cae por debajo del siguiente nivel.
Si representante una aprobación basada en valores, comprueba que el representante tenga el permiso de valor de aprobación necesario.

Un gerente en una función específica

Uno de estos roles titulados:

  • Aprobación del departamento. Responsable del departamento al que está asignado el empleado, empleada que envió la transacción.
  • Aprobación del manager del empleado. Responsable del empleado, empleada que ha enviado la transacción.
  • Aprobación del Departamento de Transacciones. Responsable del departamento seleccionado en la transacción.
  • Aprobación de la ubicación de la transacción. Administrador de la ubicación seleccionada en la transacción.
  • Aprobación del responsable del proyecto de transacción. Responsable del proyecto seleccionado en la transacción.

Para aprobar una transacción de compra, el usuario debe estar suscrito a la aplicación de Compras y tener los permisos de aprobación adecuados.

Más información sobre Políticas de aprobación y tipos de reglas.

Aprobaciones de valor del departamento y conjuntos de reglas

Los conjuntos de reglas solo se aplican a las aprobaciones de valor del departamento. Minimizan la sobrecarga de administrar las reglas adicionales que se necesitan para enrutar las aprobaciones que se basan en el importe de la compra por departamento. Para un Aprobación del valor - Departamento o bien Aprobación del valor - Departamento de Transacciones tipo de regla, debe asociar un conjunto de reglas al tipo de regla. El conjunto de reglas define los responsables de aprobación que deseas y sus importes de aprobación.

Un conjunto de reglas incluye lo siguiente:

  • La regla de aprobación de valor predeterminada para cualquier departamento sin su propia regla de aprobación de valor específica
  • Cualquier regla de aprobación de valor adicional para cualquier departamento que necesite sus propias reglas específicas
Aunque una regla de aprobación de valor puede funcionar para la mayoría de los departamentos, es posible que otros departamentos necesiten sus propias reglas con diferentes responsables de aprobación, importes de aprobación o ambos.

Supongamos que deseas que las aprobaciones de las solicitudes de compra se envíen en la siguiente secuencia:

  1. El administrador del remitente
  2. Usuarios que aprueban en función de su autoridad de gasto (importes de compra)
  3. Un usuario final que da la última aprobación

La política de aprobación para la plantilla de la transacción de solicitud de compra puede tener el siguiente aspecto:

Una política de aprobación puede contener varios tipos de reglas para diferentes conjuntos de reglas.

Cuando el conjunto de reglas de solicitudes de compra incluye una regla predeterminada para cualquier departamento y una regla específica para el departamento de marketing:

Los conjuntos de reglas pueden contener diferentes aprobaciones a nivel de valor para diferentes departamentos.

Si se presenta una solicitud de compra por 6.000 $ para cualquier departamento que no sea el departamento de marketing, las aprobaciones se destinarían a:

  1. El administrador del remitente
  2. Gerente de departamento
  3. Mark Lee
  4. Frank Smith

Si la solicitud de compra se hubiera presentado para el departamento de marketing, las aprobaciones irían a:

  1. El administrador del remitente
  2. Gerente del departamento de marketing (Mark Lee no necesita aprobar en este caso porque el gerente del departamento de marketing tiene autoridad para aprobar hasta $20,000)
  3. Frank Smith

Más información sobre Conjuntos de reglas para aprobaciones de valor de departamento.

Aprobaciones de valor a nivel de permisos y reglas de nivel

Las aprobaciones de valor basadas en permisos también necesitan reglas adicionales para enrutar las aprobaciones en función del importe de la compra. Si especificas Aprobación del valor o bien Aprobación del valor - Progresivo, asegúrate de que las reglas de aprobación de nivel definan los niveles de aprobación que deseas y los importes de aprobación en cada nivel. Cualquier usuario con aprobación de permisos para un nivel determinado puede aprobarlo.

Supongamos que deseas que las aprobaciones de las solicitudes de compra se envíen en la siguiente secuencia:

  1. El administrador del remitente
  2. Cada nivel aprueba hasta que la compra se encuentra dentro del importe de aprobación del nivel

La política de aprobación para la plantilla de la transacción de solicitud de compra puede tener el siguiente aspecto:

Una política de aprobación a nivel de valor puede contener varios tipos de reglas para diferentes conjuntos de reglas.

Donde la regla de aprobación de valor de nivel para el tipo de regla de aprobación de valor - Progresivo se define como:

Las aprobaciones a nivel de valor pueden incluir aumentos progresivos del valor.

Para una solicitud de compra de $1,500, las aprobaciones irían a:

  1. El administrador del remitente
  2. Usuarios con permiso de aprobación de compras de nivel 1
  3. Usuarios con permiso de aprobación de compras de nivel 2

Si el tipo de regla de la política hubiera sido Aprobación del valor Con el mismo nivel de regla de aprobación de valor, las aprobaciones irían a:

  1. El administrador del remitente
  2. Usuarios con permiso de aprobación de compras de nivel 2 (la aprobación no es progresiva a través de los niveles y va directamente al nivel en el que se encuentra el importe de la compra).

Más información sobre el Reglas de aprobación de valor para aprobaciones de valor a nivel basadas en permisos.

Aprobaciones automáticas

A veces, un paso en la secuencia de aprobación se aprueba automáticamente y la aprobación avanza al siguiente responsable de aprobación. La aprobación automática se produce cuando:

  • La última persona en tocar un transacción, el remitente o el aprobar, también es el siguiente aprobar de la secuencia. Esto es así a menos que la aprobación sea para una aprobación de valor basada en permisos, ya que un nivel puede tener más de un responsable de aprobación necesario

  • Para una aprobación de valor basada en departamentos o en permisos, el importe cae por debajo del importe mínimo para el primer aprobar o el primer nivel

Notificación por correo electrónico

Informa a los responsables de aprobación cuando se necesita su aprobación. Puedes hacer que las notificaciones por correo electrónico se envíen automáticamente habilitando las notificaciones por correo electrónico en la configuración de tu organización de la aplicación Compras. Para recibir notificaciones por correo electrónico, los responsables de aprobación deben tener sus preferencias establecidas.

Delegación de aprobación

Mantén las aprobaciones en marcha incluso cuando los responsables de aprobación están ausentes. Redirige automáticamente las aprobaciones habilitando Delegación de aprobación en la configuración de Compras de tu organización y asignar un representante para cada responsable de aprobación. Cuando un aprobar se establece como fuera de la oficina en sus preferencias, Sage Intacct envía las aprobaciones de cualquier nueva transacción compra al representante del aprobar.

Más información sobre Delegación de aprobación.