Recibir anticipos

Recibe un anticipo de cliente para aplicarlo posteriormente a una factura. Si revertir un anticipo para corregir la información, recíbelo de nuevo para reemplazar el anticipo revertido.

Desde el Lista mejorada para esta área, puedes añadir información a Intacct mediante el comando Servicio de importación. Seleccionar Importar para empezar.

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Recibir anticipos: Enumerar, ver, añadir

  1. Ir a Cuentas a cobrar > Todos > Pagos y seleccione Añadir (círculo) junto a Anticipos.

  2. La forma de recibir el anticipo depende de los ajustes de configuración del resumen para los anticipos.

    • Si estás configurado para procesar automáticamente resúmenes de pagos por lotes, selecciona un tipo de cuenta y una cuenta para recibir el anticipo.

    • Si estás configurado para resúmenes de pagos especificados por el usuario, selecciona un resumen de pagos para recibir el anticipo.

      • El resumen de pagos agrupa los pagos para su depósito en la misma cuenta o en fondos sin depositar. Los nombres de los resumen de la lista desplegable son los mismos que aparecen al seleccionar Cuentas a cobrar > Todos > Libro auxiliar > Resúmenes de pagos.

      Si aún no has creado un resumen de pagos, ve a Cuentas a cobrar > Todos > Libro auxiliar > Resúmenes de pagos y agregue uno.

      Al crear el resumen de pagos, selecciona la cuenta bancaria en la que se depositará el pago. También puedes seleccionar Fondos sin depositar Para pagos (como efectivo y cheques) que se depositarán más tarde.

      Ver Resumen de resúmenes de pagos: Cuentas a cobrar para obtener más información.

  3. Selecciona el método de pago que el cliente utilizó para pagarte.
  4. Selecciona el identificador del cliente del que recibiste el anticipo.

  5. Introduce la fecha de recepción y la fecha de pago.

    • La fecha de recepción es la fecha en que recibió el cheque, efectivo, tarjeta de crédito o transferencia bancaria.
    • La fecha de pago es la fecha de la transacción. Si el pago se realizó con cheque, la fecha de pago es la fecha impresa en el cheque. Si el pago se realizó en efectivo, la fecha de pago es la fecha en que recibiste el pago. Si el pago se realizó con tarjeta de crédito, es la fecha en que se produjo la transacción. Si el pago se realizó mediante transferencia bancaria, es la fecha en que se produjo la transferencia.
  6. En el caso de pagos con cheques, te recomendamos que fichas el número de teléfono móvil.

  7. Si eres un sociedad de varias divisa y el anticipo es diferente divisa que tu divisa base, selecciona el divisa de la transacción.

    Introduce otros detalles de conversión de divisas según corresponda, como la fecha del tipo de cambio, el tipo o el tipo en sí:

    • Escribe o selecciona la fecha del tipo de cambio.
    • Desde el Categoría de tipo de cambio en la lista desplegable, selecciona la categoría de tipo de cambio, como Tipo de cambio diario de Intacct o Tipo de cambio publicado por WSJ. Si tu sociedad utiliza tipos de cambio personalizados, puedes verlos en la lista aquí.
    • Si conoces el tipo de cambio de este anticipo, puedes introducirlo en Tipo de cambio para anular los cálculos del sistema.

    Después de introducir el parámetro Importe de la transacción para cada partida, Intacct convierte el importe a la divisa de la transacción seleccionada y lo muestra en la Importe base campo.

    Por ejemplo:

    • La divisa base de tu sociedad es USD y la divisa bancaria también es USD. Puedes recibir y ficha anticipos en la divisa de la transacción.
    • La divisa base de tu sociedad es el dólar estadounidense y la divisa bancaria es la GBP. Solo puedes recibir y fichas anticipos en GBP.

    Los anticipos de varios divisa no son compatibles con las cuentas de fondos sin depositar. Asocia el resumen de pagos o el anticipo a una cuenta bancaria y, a continuación, vuelve a intentarlo.

  8. Si lo deseas, puedes añadir una nota de pago para consultarla en el futuro.

  9. Selecciona o añade un archivo adjunto para almacenar una versión digital de un documento de respaldo.

    Más información sobre quién puede añadir archivos adjuntos.

    Puedes arrastrar y soltar tus archivos en Añadir un archivo adjunto. Para adjuntar un documento a varios asientos de diario, consulte Procesamiento masivo.

Introduce la información de la partida

Ahora introduce las partidas para el anticipo que has definido.

  1. Desde el Cuenta de compensación del Libro Mayor o bien Etiqueta de cuenta en la lista desplegable, selecciona una cuenta o una etiqueta de cuenta diferente.

    Este campo muestra la cuenta de compensación predeterminada especificada cuando se configuraron Cuentas a cobrar. (Ir a Cuentas a cobrar > ajustes > Configuración.) Puedes sobrescribir esta cuenta seleccionando otra.

  2. En el Importe , introduce el importe del pago anticipo de esta partida.

    Solo puedes introducir importes de partida positivos para los anticipos.

    En una sociedad de varios divisa, Intacct muestra Importe de la transacción y Importe base en lugar de Importe. Importe de la transacción es el importe en la divisa en la que se recibió y registró el pago. Importe base es el importe en la divisa base de tu sociedad. Si el tuyo es un sociedad de varios divisa, introduce el importe de la transacción y importe en la divisa base.

  3. Opcionalmente, en el Nota , introduce un texto que te ayude a identificar esta partida.

  4. Si lo deseas, selecciona un departamento y una ubicación.

    (Estas dimensiones se utilizan principalmente para sociedades de varias entidades).

  5. Si lo deseas, puedes seleccionar una dimensión para cada partida. Seleccionar Añadir Para seleccionar una dimensión para asociarla a la partida: Proyecto, cliente, artículo, empleado o proveedor.

    Una dimensión es una categoría de datos que se pueden organizar y ordenar de forma significativa. Sage Intacct proporciona las siguientes dimensiones predefinidas:

    • Ubicación
    • Departamento
    • Clase
    • Cliente
    • Artículo
    • Proyecto
    • Proveedor
    • Empleado
    • Almacén (si te suscribes a Control de inventario)
    • Contrato (si te suscribes a Contratos)

    Además, Intacct te permite definir nuevas dimensiones para adaptarlas a tus necesidades. Utiliza estas dimensiones definidas por el usuario para organizar y ordenar categorías de datos exclusivas de tu empresa. Por ejemplo, si eres una sociedad de software con varias líneas de productos, puedes crear una dimensión definida por el usuario llamada Línea de negocio. Luego agregue los valores Clientes directos, Socio de canal, y OEM.

    Las dimensiones te permiten recopilar, ordenar, analizar e informar sobre datos dentro de una categoría o entre categorías, para que puedas identificar factores clave como:

    • los artículos o clientes más rentables o más costosos;
    • la rentabilidad de la inversión de un proyecto o departamento;
    • el grado de éxito de un nuevo producto o línea de productos; o
    • de qué manera un aspecto particular del negocio es tendencia.
    • Las dimensiones de Intacct te ofrecen un control preciso sobre la definición y la jerarquía de datos

    Con las dimensiones, puedes personalizar informes financieros relativos a actividades empresariales específicas, obtener una mayor visibilidad del rendimiento del negocio y tomar decisiones empresariales más rápidas y significativas.

    Piensa en las dimensiones como una alternativa más eficaz a las subcuentas.

    Se pueden aplicar tarifas adicionales para la dimensión del proyecto y las dimensiones definidas por el usuario. Ponte en contacto con tu representante de cuenta para obtener más información.

  6. Repite los pasos del 1 al 5 para todos los elementos que necesites.

  7. Selecciona Contabilizar o Redactar.

    Si asignaste una secuencia de documentos a los anticipos cuando configuraste Cuentas a cobrar, Intacct asigna un identificador de pago a la transacción cuando la contabilizas.

Siguiente paso: Aplicar el anticipo a una factura