Recibir anticipos

Recibe un anticipo de cliente para aplicarlo posteriormente a una factura. Si reviertes un anticipo para corregir información, recíbelo de nuevo para reemplazar el anticipo revertido.

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Recibir anticipos: Enumerar, ver, añadir

  1. Vete a Cuentas a cobrar > Todo > Pagos y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Anticipos.

  2. La forma de recibir el anticipo depende de los ajustes de configuración del resumen de anticipos.

    • Si estás configurado para procesar automáticamente por lotes los resúmenes de pagos, selecciona un tipo de cuenta y una cuenta para recibir el anticipo.

    • Si estás configurado para resúmenes de pagos especificados por el usuario, selecciona un resumen de pagos para recibir el anticipo.

      • El resumen de pagos agrupa los pagos para su depósito en la misma cuenta o en fondos sin depositar. Los nombres de resumen de la lista desplegable son los mismos que se muestran al seleccionar Cuentas a cobrar > Todo > Libro auxiliar > Resúmenes de pagos.

      Si aún no has creado un resumen de pagos, ve a Cuentas a cobrar > Todo > Libro auxiliar > Resúmenes de pagos y agregue uno.

      Al crear el resumen de pago, selecciona la cuenta bancaria en la que se ingresará el pago. También puede seleccionar Fondos sin depositar para pagos (como efectivo y cheques) que se depositarán más tarde.

      Ver Resumen de resúmenes de pagos: Cuentas a cobrar para obtener más información.

  3. Selecciona el método de pago que el cliente utilizó para pagarte.
  4. Selecciona el identificador del cliente del que recibiste el anticipo.
  5. Introduce la fecha de recepción y la fecha de pago.
    • La fecha de recepción es la fecha en que recibió el cheque, efectivo, tarjeta de crédito o transferencia bancaria.
    • La fecha de pago es la fecha de la transacción. Si el pago se realizó con cheque, la fecha de pago es la fecha impresa en el cheque. Si el pago se realizó en efectivo, la fecha de pago es la fecha en que recibió el pago. Si el pago se realizó con tarjeta de crédito, es la fecha en la que se realizó la transacción. Si el pago se realizó mediante transferencia bancaria, es la fecha en que se produjo la transferencia.
  6. Para pagos con cheques, te recomendamos que ficha el número de teléfono móvil.

  7. Si eres un sociedad de varios divisa y el anticipo es diferente divisa al de tu divisa base, selecciona el divisa de la transacción.

    Introduce otros detalles de conversión de divisa según corresponda, como la fecha del tipo de cambio, el tipo o el tipo de cambio:

    • Escribe o selecciona la fecha del tipo de cambio.
    • Desde el Tipo de cambio en la lista desplegable, selecciona la categoría de tipo de cambio, como el tipo de cambio diario de Intacct o el tipo de cambio publicado por WSJ. Si tu sociedad utiliza tipos de cambio personalizados, puedes verlos aquí.
    • Si conoces el tipo de cambio de este anticipo, puedes introducirlo en Tipo de cambio para anular los cálculos del sistema.

    Después de introducir el archivo Importe de la transacción Para cada elemento, Intacct convierte el importe a la divisa de la transacción seleccionada y lo muestra en la Importe en la divisa base campo.

    Ejemplos:

    • La divisa base de tu sociedad es USD y la divisa de tu banco también es USD. Puede recibir y registrar anticipos en la divisa de la transacción.
    • La divisa base de tu sociedad es el dólar estadounidense y la divisa de tu banco es GBP. Solo puedes recibir y registrar anticipos en libras esterlinas.

    Los anticipos multidivisa no son compatibles con las cuentas de fondos sin depositar. Asocia el resumen de pagos o el anticipo a una cuenta bancaria y vuelve a intentarlo.

  8. Si lo deseas, añade una nota de pago para consultarla en el futuro.

  9. Selecciona o añade un archivo adjunto para almacenar una versión digital de un documento de respaldo.

    Más información sobre quién puede añadir archivos adjuntos.

    Puedes arrastrar y soltar tus archivos en Añadir un archivo adjunto. Para adjuntar un documento a varios asientos de diario, consulte Procesamiento masivo.

Introduce la información de la partida

A continuación, introduzca las partidas para el anticipo que ha definido.

  1. Desde el Cuenta de compensación del Libro Mayor o bien Etiqueta de cuenta en la lista desplegable, selecciona una cuenta o una etiqueta de cuenta diferente.

    Este campo muestra la cuenta de compensación predeterminada especificada cuando se configuraron las Cuentas a cobrar. (Ir a Cuentas a cobrar > Configuración > Configuración.) Puedes sobrescribir esta cuenta seleccionando otra.

  2. En Importe , introduzca el importe del anticipo para esta partida.

    Solo se pueden introducir importes de partida positivos para anticipos.

    En una sociedad multidivisa, Intacct muestra Txn importe y Importe base En lugar de Importe. Importe de la transacción es el importe en la divisa en la que se recibió y registró el pago. Importe base es el importe en la divisa base de tu sociedad. Si la tuya es una sociedad multidivisa, introduce el importe de la transacción y el importe en la divisa base.

  3. Opcionalmente, en el archivo Memorándum , introduzca el texto que le ayude a identificar este elemento.

  4. Si lo deseas, selecciona un departamento y una ubicación.

    (Estas dimensiones se utilizan principalmente para sociedades de varias entidades).

  5. Si lo deseas, puedes seleccionar una dimensión para cada partida. Seleccionar Añadir Para seleccionar una dimensión para asociarla a la partida: Proyecto, Cliente, Artículo, Empleado o Proveedor.

    6. Una dimensión es una categoría de datos que se puede organizar y ordenar de forma significativa. Sage Intacct proporciona las siguientes dimensiones predefinidas:

    • Ubicación
    • Departamento
    • Clase
    • Cliente
    • Artículo
    • Proyecto
    • Proveedor
    • Empleado
    • Almacén (si te suscribes a Control de inventario)
    • Contrato (si te suscribes a Contratos)

    Además, Intacct te permite definir nuevas dimensiones que se adapten a tus necesidades. Utiliza estas dimensiones definidas por el usuario para organizar y ordenar categorías de datos exclusivas de tu empresa. Por ejemplo, si es una empresa de software con varias líneas de productos, puede crear una dimensión definida por el usuario denominada Línea de negocio. A continuación, añade los valores Clientes directos, Socio de canaly OEM.

    Las dimensiones le permiten recopilar, ordenar, analizar e informar sobre datos dentro de una categoría, o entre categorías, para que pueda identificar factores clave como:

    • los artículos o clientes más rentables o más costosos;
    • la rentabilidad de la inversión de un proyecto o departamento;
    • el grado de éxito de un nuevo producto o línea de productos; o
    • de qué manera un aspecto particular del negocio es tendencia.
    • Las dimensiones de Intacct te ofrecen un control preciso sobre la definición y la jerarquía de datos

    Con las dimensiones, puedes personalizar los informes financieros en torno a actividades empresariales específicas, obtener una mayor visibilidad del rendimiento de la empresa y tomar decisiones empresariales más rápidas y significativas.

    Piensa en las dimensiones como una alternativa más potente a las subcuentas.

    Se pueden aplicar tarifas adicionales para la dimensión Proyecto y las dimensiones definidas por el usuario. Ponte en contacto con tu representante de cuenta para obtener más información.

  6. Repite los pasos del 1 al 5 para todos los elementos que necesites.

  7. Selecciona Contabilizar o Redactar.

    Si asignaste una secuencia de documentos a los anticipos cuando configuraste Cuentas a cobrar, Intacct asigna un identificador de pago a la transacción cuando la contabilizas.

Siguiente paso: Aplicar el anticipo a una factura