Descripción general de los archivos adjuntos
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Piense en un archivo adjunto como un grupo de uno o más archivos. Puedes adjuntar varios archivos de cualquier tipo a una transacción mediante un archivo adjunto, incluidos, entre otros, imágenes escaneadas, hojas de cálculo y documentos de procesadores de textos. Por ejemplo, puedes añadir diez imágenes escaneadas a un solo archivo adjunto para una factura.
Cada transacción o registro solo puede tener un archivo adjunto asignado. Después de agregar un archivo adjunto, continúe agregando o eliminando documentos individuales según sea necesario hacia y desde el archivo adjunto, asegurándose de que sus documentos de respaldo estén siempre actualizados.
¿Por qué utilizar archivos adjuntos?
Además de agregar y editar un archivo archivo adjunto en la lista Archivos adjuntos, puede seleccionar o crear archivos adjuntos como documentación de respaldo en muchas páginas de transacciones; incluidas, entre otras, las páginas de gastos de facturas, facturas, proveedores, clientes y empleados.
Estos son algunos ejemplos del valor de usar archivos adjuntos:
- Las empresas de contabilidad pueden cargar grandes cantidades de documentos impresos que reciben de sus clientes.
- Los empleados pueden escanear y adjuntar recibos a sus informes de gastos, lo que elimina la necesidad de presentarlos en papel.
- Los CPA pueden adjuntar cartas de compromiso que describan los objetivos de un nuevo proyecto.
- Los controladores pueden adjuntar hojas de cálculo y hojas de trabajo de diferentes departamentos al presupuesto general de la empresa para facilitar el acceso a los detalles de las cifras del presupuesto global.
- Los auditores pueden inspeccionar las transacciones contables de manera más eficiente si los archivos adjuntos se archivan con las transacciones contables específicas a las que se refieren.
Carpetas de archivos adjuntos y jerarquía
Los archivos adjuntos se almacenan en carpetas para facilitar su agrupación. Las carpetas de archivos adjuntos muestran los mismos nombres tanto en la lista principal de la aplicación como en el menú desplegable de selección de archivos adjuntos. Asegúrese de tener el Permisos adecuados para crear carpetas de archivos adjuntos.
Por ejemplo, si estás trabajando en un proyecto específico, crea una carpeta de archivos adjuntos con el nombre de ese proyecto. A continuación, guarde todos los documentos de respaldo de ese proyecto en la carpeta de archivos adjuntos de ese proyecto.
Las carpetas de archivos adjuntos pueden ser carpetas de nivel superior sin subcarpetas, carpetas principales con muchas subcarpetas o simplemente subcarpetas que pueden o no tener carpetas secundarias propias. Debido a esto, puede hacer que su jerarquía de carpetas sea tan amplia o profunda como lo exija su negocio.
Clave de imagen:
Considere la siguiente imagen. La Carpeta 1 y la Carpeta 2 son carpetas de nivel superior que se enumeran en la lista Carpetas de archivos adjuntos. Para ver las subcarpetas secundarias de cada carpeta principal, profundice en la carpeta principal.
| Carpeta | Tipo |
|---|---|
| 1 | Carpeta principal con subcarpetas secundarias |
| 2 | Carpeta sin subcarpetas. Cada archivo adjunto representa uno o más archivos individuales. |
| 3 | Subcarpeta principal con subcarpetas secundarias |
| 4 | Subcarpeta sin subcarpetas |
| 5 | Subcarpeta secundaria |
| 6 | Subcarpeta secundaria |
Crear numeración automática para archivos adjuntos
Utiliza la numeración automática para añadir archivos adjuntos rápidamente. La numeración automática te permite omitir el proceso manual de numeración de los archivos adjuntos. Configura la numeración automática de archivos adjuntos en la carpeta Secuencias de documentos para identificadores de numeración automática y habilítelo en el archivo Sección de ajustes globales de la página Información de la empresa. A continuación, cada vez que creas un archivo adjunto, se genera automáticamente un nuevo ID para él.
Para habilitar la numeración automática, es necesario crear el sistema de numeración y, a continuación, configurar la numeración para que se aplique automáticamente a cada archivo adjunto.
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Vete a Compañía > Arreglo > Configuración y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Secuencias de documentos.
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Introduce los campos obligatorios y cualquier otra información que desees incluir en la secuencia alfabética.
Los siguientes campos son obligatorios:
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Identificador de secuencia
Introduce una etiqueta para el nombre de la secuencia, como Accesorios.
Es importante que asignes un nombre a la secuencia con palabras que describan los documentos para los que usarás la secuencia.Este ID no se puede cambiar después de guardarlo.
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Nombre de la secuencia
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Estado de la secuencia
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Tipo de secuencia
No se puede cambiar después de guardar.
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Secuencia principal
No se puede cambiar después de guardar.
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Siguiente secuencia principal
Se genera automáticamente, pero se puede editar.
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Escoger Salvar.
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Vete a Compañía > Arreglo > Configuración y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Secuencias de documentos.
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Introduce los campos obligatorios y cualquier otra información que desees incluir en la secuencia alfabética.
Los siguientes campos son obligatorios:
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Identificador de secuencia
Introduce una etiqueta para el nombre de la secuencia, como Accesorios.
Es importante que asignes un nombre a la secuencia con palabras que describan los documentos para los que usarás la secuencia.Este ID no se puede cambiar después de guardarlo.
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Nombre de la secuencia
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Estado de la secuencia
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Tipo de secuencia
No se puede cambiar después de guardar.
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Secuencia principal
No se puede cambiar después de guardar.
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Siguiente secuencia principal
Se genera automáticamente, pero se puede editar.
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Escoger Salvar.
Véase la Descripciones de campos para obtener más información sobre lo que se debe introducir en cada campo.
Intacct no recomienda el uso de ceros a la izquierda como parte de una secuencia de identificador. Los identificadores con ceros a la izquierda pueden provocar errores al importar información a la sociedad desde Excel, ya que Excel elimina el cero a la izquierda. Utiliza un carácter como prefijo de tu identificación; por ejemplo, A0001 para un identificador de archivo adjunto.
Configura el número para que se aplique automáticamente:
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Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Compañía.
- Haz clic en Editar.
- En el menú desplegable de Tipo de secuencia de archivos adjuntos En Configuración global, selecciona el nombre de la secuencia que has creado, como Accesorios.
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Escoger Salvar.
Después de guardarlo, Intacct genera automáticamente un número único para cada nuevo archivo adjunto que crees.
Uso compartido de archivos adjuntos
Intacct utiliza archivos adjuntos compartidos. Cuando adjuntas un archivo a varias transacciones, no estás creando copias. Cualquier cambio en el archivo adjunto al que se hace referencia, como la adición de un nuevo documento de respaldo, se refleja en ambas transacciones.
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Compartir archivos adjuntos en transacciones duplicadas: El mismo enlace adjunto se copia en la transacción duplicada; No se crea ninguna nueva instancia de archivo adjunto. Si cambias el archivo adjunto, como eliminar un documento de respaldo del archivo adjunto, ese cambio se refleja en ambas transacciones.
Si no deseas utilizar el mismo archivo adjunto al duplicar una transacción, puedes eliminar manualmente el enlace del archivo adjunto y, si es necesario, añadir un enlace de archivo adjunto diferente.
- Compartir archivos adjuntos en transacciones recurrentes: El mismo enlace adjunto se copia en todas las instancias de la transacción recurrente. Adjunte las versiones actualizadas del documento por separado, en lugar de sobrescribir el original, para mantener ambas.
Al añadir un archivo adjunto a varios asientos de diario simultáneamente, el archivo adjunto comparte el mismo identificador en todos esos asientos. En este caso, cualquier cambio en el archivo adjunto afectará a todos los asientos de diario que utilicen el mismo identificador de archivo adjunto.
Prácticas recomendadas para los archivos adjuntos
Independientemente del tipo de archivo adjunto, siempre es una buena práctica organizar los archivos adjuntos para que puedan encontrarse fácilmente y eliminarse más tarde si es necesario. Con el fin de rastrear fácilmente sus archivos adjuntos, sugerimos las siguientes prácticas recomendadas:
- Configura la estructura de carpetas de archivos adjuntos para facilitar su uso y búsqueda. Por ejemplo, es posible que tenga una carpeta Facturas y una carpeta Facturas que tengan subcarpetas propias con una jerarquía que tenga sentido para su organización. Esta práctica te ayuda a encontrar archivos adjuntos más fácilmente si es necesario actualizarlos o eliminarlos más adelante.
- Utilice una convención de nomenclatura para los archivos adjuntos que incluya el nombre de la persona o empresa relacionada. Por ejemplo, si adjuntas una factura de un proveedor, puedes llamarla Utilities_Aug2020-Western_Energy. De esta manera, no se pierde en una carpeta llena de muchas otras facturas y se puede encontrar fácilmente y actualizar o eliminar más tarde si es necesario.
- Limite la cantidad de registros en los que se almacena un archivo adjunto. Por ejemplo, si tienes un archivo adjunto de un proveedor, es mejor almacenar ese archivo adjunto solo en la ficha del proveedor. Aunque puede eliminar archivos adjuntos de la carpeta Lista de archivos adjuntos, tienen que ser se eliminan de los registros en los que se adjuntan Primero. Además, siempre es una buena práctica limitar dónde se almacenan los archivos adjuntos por motivos de seguridad.
No recomendamos almacenar archivos adjuntos que contengan datos confidenciales en Sage Intacct por motivos legales y de seguridad. Ver Manejar datos confidenciales en archivos adjuntos para obtener más información.
