Seleccionar informes de gastos para reembolsar

La selección de un informe de gastos para reembolsar implica 2 páginas:

• Selecciona los informes de gastos que deseas reembolsar: Filtra la lista de informes de gastos que se van a reembolsar en función de criterios como el nombre del empleado o el método de pago preferido. O bien, seleccione Lista para ver todos los informes de gastos de los empleados disponibles para seleccionarlos para el reembolso.
• Seleccionar para pagar: Determina el importe total que quieres pagar por uno o más informes de gastos, o registra los reembolsos realizados fuera del sistema en efectivo.

Si tu sociedad utiliza aprobaciones, el gasto se traslada a la página Reembolsos pendientes. Si tu empresa no utiliza aprobaciones, puedes desembolsar el pago, por ejemplo, imprimiendo un cheque o generando un archivo de pago ACH.

Definir las opciones de filtro

Filtra y ordena los informes de gastos en la página Seleccionar informes de gastos para reembolsar. En esta página, tienes las siguientes 2 opciones:

• Para ver rápidamente todos los informes de gastos ordenados por fecha de vencimiento, selecciona Lista.
• Para limitar el rango de informes de gastos que muestra el sistema, configura las opciones de filtro según sea necesario y, a continuación, selecciona Lista. Consulte las descripciones de los filtros a continuación.

El sistema muestra una lista de informes de gastos a reembolsar en la página Seleccionar para pagar. Puede desplazarse por la lista usando la barra de desplazamiento a la derecha de la lista.

Filtrar por informes de gastos

1. Vete a Expensas > Todo > Reembolsos > Seleccionar gastos a reembolsar o Seleccionar para pagar.

2. Para filtrar por información de entidad en Filtros y agrupación de entidades:

   • Si has definido relaciones entre entidades y deseas ver los informes de gastos solo de las entidades que tienen una relación definida con una entidad de origen determinada, selecciona la opción Seleccionar entidades de origen de pago flecha hacia abajo para mostrar una lista de entidades de origen. A continuación, seleccione la entidad requerida.
   • Puedes filtrar esta lista para entidades específicas que tengan relaciones con la entidad de origen. Elegir Seleccionadoy, a continuación, en el archivo Entidades de pago lista, selección múltiple (Ctrl + clico Mayús + clic) las entidades requeridas y, a continuación, seleccione el cheurán derecho para mover estas entidades a la Entidades de pago a la derecha.
   • Puedes filtrar esta lista para ver solo las entidades que pueden pagar todo el informe de gastos. Para ello, en el Agrupados por , seleccione Entidady, a continuación, compruebe el icono Seleccionar entidades con capacidad para aprobar todos los gastos en su totalidad casilla de verificación.
   • Puedes optar por incluir o excluir informes de gastos en función de si tienen partidas de varias entidades:
     • Incluír: Incluye informes de gastos que tengan partidas de varias entidades, siempre que una de ellas cumpla los criterios.
     • Excluir: Excluye los informes de gastos que tengan partidas de varias entidades, aunque una o varias partidas cumplan los criterios
     • Solamente: Mostrar solo los informes de gastos que tengan partidas de varias entidades; Se excluyen los informes de gastos con varias partidas para la misma entidad
   • Después de seleccionar Listael Seleccionar para pagar muestra los informes de gastos tanto en el nivel superior como en el nivel de entidad.

3. Para filtrar por información del empleado en Filtros de empleados:

   • Para establecer un rango de empleados para los que pagar los informes de gastos, en Del empleado y Al empleado, seleccione un rango respectivamente. Estas listas de selección establecen el rango de empleados en orden por # de identificador.
   • Para filtrar los informes de gastos por el método de pago preferido del empleado, elige una opción de la Forma de pago menú desplegable.

4. Para filtrar por información del informe de gastos, en Filtros de informes de gastos:

   • Para establecer un rango de fechas en el que mostrar los informes de gastos, en De la fecha del informe de gastos y A la fecha del informe de gastos, escriba o seleccione las fechas de inicio y finalización, respectivamente. Esta es la fecha en que se presentó el informe de gastos.
   • Para establecer un rango de números de informe de gastos por el que mostrar los informes de gastos, en Del número de informe de gastos y Al número de informe de gastos, seleccione los números inicial y final, respectivamente.
   • Para establecer un rango de importes en los informes de gastos por los que mostrar los informes de gastos, en De la cantidad disponible para pagar Selecciona >=, = o > y, a continuación, escribe un importe en la parte inferior del rango. En A la cantidad disponible para pagar escoger <= or <, then type a top-of-range amount.
   • Si tu sociedad utiliza varias divisas, para filtrar los informes de gastos con una divisa específica, selecciona Divisa de gastosy, a continuación, selecciona la divisa que deseas utilizar. Si selecciona aquí la divisa base, el sistema selecciona la Utilizar los bancos de la divisa base para pagar casilla de verificación para ti. Si selecciona una divisa extranjera, el sistema desactiva esta casilla de verificación.

5. Para controlar el criterio de ordenación y el número de fichas que se muestran por página, en Formato:

   • De forma predeterminada, el sistema ordena los informes de gastos por fecha del documento. Para añadir artículos por los que ordenar, selecciona la lista de selección en Ordenar por, selecciona un artículo por el que quieras ordenar y, a continuación, selecciona Agregar. Para eliminar un elemento, selecciónelo en la lista Ordenar por y, a continuación, seleccione el icono X icono.
   • Los informes de gastos se ordenan según el orden de los artículos en el Ordenar por lista. Para organizar los elementos en la lista Ordenar por, seleccione un elemento y, a continuación, seleccione el icono hacia arriba y Iconos de flecha hacia abajo para mover el elemento hacia arriba o hacia abajo en la lista, respectivamente.
   • Para cambiar el número de informes de gastos que se muestran en una página, selecciona Número máximo de fichas que se van a seleccionary, a continuación, selecciona un valor entre 50 y 250.

6. Cuando tengas los filtros configurados como quieres, selecciona Lista.

   Para volver a la página de filtros y formato, seleccione Personalizar. Los filtros siguen siendo los mismos que los configuró antes de seleccionar Lista.

Seleccionar informes de gastos para reembolsar

En la página Seleccionar para pagar, puedes elegir qué informes de gastos reembolsar, qué método de pago usar para el reembolso y la institución de la que se extraen esos fondos. En el caso de los reembolsos en efectivo, en realidad no se realizan reembolsos. Simplemente grábalos aquí.

Una vez que hayas seleccionado los informes de gastos para reembolsar en la página Seleccionar para pagar, se convertirán en reembolsos pendientes (si tu empresa utiliza aprobaciones) o estarán disponibles para desembolsar fondos a través de un archivo ACH o mediante cheque.

1. Vete a Expensas > Todo > Reembolsos > Seleccionar gastos a reembolsar.

2. Encima de la lista de informes de gastos, establece las opciones de pago en sus valores adecuados. Esta configuración se aplica a todos los informes de gastos que selecciones para el pago en este momento:

   • Forma de pago: Puede reembolsar a los empleados mediante cheque o uso de ACH estándar. En algunos casos (usando Transferencia de registros o en efectivo, por ejemplo), en realidad no realiza pagos. Simplemente grábalos aquí.
   • Banco: Selecciona la cuenta bancaria que usarás para realizar los reembolsos.
   • Solicitudes de pago: Elegir Generar una solicitud de reembolso por gasto o Fusionar las solicitudes de reembolso en una sola por empleado dependiendo de si deseas crear un cheque independiente para cada informe de gastos o un solo cheque para todos los informes de gastos de un empleado.
   • Descripción de pago: Si vas a reembolsar a los empleados a través de ACH estándar, puedes anular la descripción de la solicitud de pago aquí con un texto de hasta 10 caracteres (como EXPENSEPMT).
   • Fecha estimada de pago: Si está reembolsando a los empleados a través de ACH estándar, seleccione la opción Calendario y seleccione una fecha estimada de pago. La fecha real de contabilización del pago se basa en la fecha en que confirmas el pago ACH.
     No utilice fechas de fin de semana ni días festivos para la fecha de pago estimada.
   • Establecer la fecha de pago en: Seleccione la fecha en la que se realizará el reembolso.
   • Divisa de gastos: Si tu sociedad utiliza varias divisas, establece la divisa que deseas que se utilice al pagar los informes de gastos seleccionados.

3. En la lista de informes de gastos, selecciona la casilla de verificación situada a la izquierda del informe de gastos que deseas reembolsar.

   Para cada informe de gastos:

   • Para ver los detalles del informe de gastos, selecciona el número del informe de gastos en la columna ER#.
   • Para establecer un importe a pagar que no sea el saldo, escribe el importe en Importe a pagar.
   • Para aplicar los importes de reembolso completos a los informes de gastos seleccionados, selecciona Pagar en su totalidad. El sistema rellena automáticamente los campos Importe a pagar para los informes de gastos seleccionados.

   La sección del pie de página muestra un total acumulado del Saldo adeudado y el Importe a pagar.

4. Escoger Salvar Si paga con cheque o Continuar si paga por algún otro método.

   • Si eliges Comprobar, el sistema añade el gasto a la lista de cheques pendientes de impresión. En las sociedades basadas en el devengo, el sistema contabiliza el gasto en el Libro Mayor inmediatamente. En las sociedades basadas en efectivo, el sistema contabiliza el gasto en el Libro Mayor solo después de que se imprima el cheque y usted confirme que se imprimió correctamente.
   • Si eliges GrabarTransferencia o Efectivo y si eres una empresa basada en el devengo, el sistema contabiliza el gasto en el Libro Mayor inmediatamente. En las sociedades basadas en el efectivo, el sistema contabiliza inmediatamente un gasto de transferencia de efectivo o registro en el Libro Mayor; Sin embargo, el sistema contabiliza un crédito gastos de la tarjeta al Libro Mayor solo cuando realmente pague la tarjeta de crédito.
   • Si pagas a través de ACH, el siguiente paso es generar el archivo ACH. Vete a Gestión de tesorería > Todo > Ficheros de pago > Generación de ficheros ACH.

Reembolsos en moneda extranjera

Debes procesar los informes de gastos en diferentes divisas por separado. Cada grupo de informes de gastos de una divisa específica creará un resumen individual.

1. Vete a Expensas > Todo > Reembolsos > Seleccionar gastos a reembolsar.

2. Filtrar por un Divisa de gastos.

   También puedes poner un filtro para las otras opciones.

3. Escoger Lista.

4. Selecciona los informes de gastos que deseas reembolsar.

5. Escoger Salvar o Continuar.

   • Los bancos que puedes seleccionar en la página Seleccionar para pagar están determinados por lo que elegiste para el Divisa de gastos filtra en la página Seleccionar informes de gastos para reembolsar.

   • El filtrado por divisa extranjera afecta a los métodos de pago que puedes seleccionar en la página Seleccionar para pagar. Por ejemplo, si tu divisa base es el dólar estadounidense y seleccionas filtrar los informes de gastos para reembolsar en euros, también debes haber configurado tu cuenta bancaria extranjera en Sage Intacct para el método de pago que desees.

     Por ejemplo, primero filtra por una divisa y selecciona reembolsar todos estos informes de gastos a la vez en un resumen. A continuación, vuelve a la página Seleccionar informes de gastos para reembolsar y filtra por una divisa diferente para que puedas procesar estos informes de gastos en un resumen propio.

   • El filtrado por divisa extranjera afecta a los métodos de pago que puedes seleccionar más adelante. Supongamos que tu divisa base es USD y seleccionas una divisa extranjera (como MXN) para filtrar. Si no has configurado tu banco extranjero para los pagos con tarjeta de crédito, no podrás pagar ninguno de estos informes de gastos con tarjeta de crédito.

     Del mismo modo, ese método de pago no estará disponible si seleccionas tu divisa base en el Divisa de gastos campo, pero anula la selección Utilizar los bancos de la divisa base para pagar (lo que significa que usarás un banco en moneda extranjera) si el banco no está configurado para ese método.

Reembolsos en sociedades multientidad

Recomendamos que los informes de gastos se introduzcan dentro de la entidad correspondiente. Las entidades están vinculadas a ubicaciones, y las ubicaciones determinan la divisa base de la entidad. La introducción de un informe de gastos dentro de una entidad la vincula automáticamente a la divisa base adecuada en la que se va a reembolsar.

Enviar notificaciones de pago automáticas a los empleados

Puedes enviar automáticamente correos electrónicos de notificación de pago a los empleados seleccionados, informándoles de que se les han reembolsado los gastos. Para obtener instrucciones de configuración completas, consulte Notificar a los empleados que se les ha reembolsado.

Los correos electrónicos de notificación de pago se envían "desde" un usuario de Sage Intacct, conocido como el "Contacto a utilizar para los correos electrónicos de notificación de pago". Al seleccionar los informes de gastos para reembolsar, tienes la opción de anular el valor Contacto predeterminado que se usará para los correos electrónicos de notificación de pago y elige un usuario diferente.

Anular notificación de pago

1. Vete a Expensas > Todo > Reembolsos > Seleccionar gastos a reembolsar.

2. Desplázate hacia abajo hasta la sección Notificaciones de pago.

3. Seleccione la opción Contacto a utilizar para los correos electrónicos de notificación de pago.

Descripciones de campos

Seleccionar la página Informes de gastos para reembolsar

Filtros de empleados

Filtros de empleados Descripciones de campos

Campo	Descripción
De empleado y Para empleado	El rango de empleados por los que se va a filtrar. Si no especificas empleados, la página siguiente te mostrará todos los empleados.
Forma de pago	Si configuras empleados con un método de pago preferido, utiliza este filtro para mostrar todos los informes de gastos que se pagarán con un método de pago preferido.

Filtros de informes de gastos

Filtros de informes de gastos Descripciones de campos

Campo	Descripción
Desde y hasta la fecha del informe de gastos	Introduce el intervalo de fechas para el que deseas filtrar los informes en función de la fecha en que se enviaron.
Número de informe de gastos de origen y destino	Introduce el rango de números del informe de gastos que deseas filtrar. Un número de informe de gastos es el número del informe de gastos asignado por la secuencia de documentos.
Desde y Hasta Importe disponible para pagar	Introduce los importes mínimos y máximos por los que deseas filtrar. Es útil si quieres centrarte en el procesamiento de los informes de gastos con los importes más altos.
Entidad de origen	Selecciona esta opción para revisar solo los informes de gastos enviados por los trabajadores de una entidad específica.
Divisa (para sociedades en divisa de transacciones extranjeras)	Debes procesar los informes de gastos en diferentes divisas por separado. Para procesar informes de gastos en diferentes divisas, primero filtra por una divisa y selecciona reembolsar todos estos informes de gastos a la vez en un resumen. A continuación, vuelve a la página Seleccionar informes de gastos para reembolsar y filtra por una divisa diferente para que puedas procesar estos informes de gastos en un resumen propio. El filtrado por divisa extranjera afecta a los métodos de pago que puedes seleccionar más adelante. Supongamos que tu divisa base es USD y seleccionas una divisa extranjera (como MXN) para filtrar. Si no has configurado tu banco extranjero para los pagos con tarjeta de crédito, no podrás pagar ninguno de estos informes de gastos con tarjeta de crédito. Del mismo modo, el método de pago con tarjeta de crédito no está disponible si seleccionas la divisa base, pero anulas la selección de Usar bancos en divisa base para pagar (lo que significa que utilizarás un banco en divisa extranjera). Obsérvese la interacción entre este campo y el siguiente. Si seleccionas tu divisa base aquí, el sistema selecciona la casilla de verificación Usar bancos en divisa base para pagar. Si selecciona una divisa extranjera, el sistema desactiva la casilla de verificación.
Utilizar los bancos de la divisa base para pagar	Éste determina los bancos que están disponibles en la lista desplegable Banco para pagar los informes de gastos en la página siguiente. Esta opción se selecciona para usted si elige una moneda extranjera como se explica en el párrafo anterior. Te permite pagar un informe de gastos en divisa extranjera en la divisa extranjera o en tu divisa base. Por ejemplo, supongamos que tu divisa base es USD, pero has seleccionado MXN en el menú desplegable Divisa. ¿Quieres pagar en dólares o pesos? Normalmente, el sistema asumiría que usted querría pagar en pesos. Por lo tanto, si desea pagar en dólares, seleccione esta casilla de verificación para que pueda utilizar los bancos de la divisa base (USD) para pagar el informe de gastos. O bien, desmarca esta casilla si quieres pagar el informe de gastos en pesos de un banco mexicano.

Formato

Dar formato a las descripciones de los campos

Campo	Descripción
Ordenar por: Nombre del empleado, identificador del empleado, número de gasto, importe o fecha del documento	Para ordenar la lista de informes de gastos por cualquiera de los criterios, selecciónalos en la lista desplegable y, a continuación, selecciona Agregar. Los informes de gastos se ordenan en la página siguiente según el orden en que se enumeran aquí.
Número máximo de fichas que se van a seleccionar	El número de informes de gastos incluidos en una sola lista. El valor predeterminado es 50.

Notificaciones de pago

Descripciones de los campos de notificaciones de pago

Campo

Descripción

Contacto a utilizar para los correos electrónicos de notificación de pago

Si has configurado uno o más empleados para Notificaciones automáticas de pago, la información de contacto de este usuario se utilizará para dos propósitos: Los correos electrónicos de notificación de pago se enviarán "desde" la dirección de correo electrónico de este contacto. El nombre y la dirección de correo electrónico de este contacto se incluirán en el cuerpo del correo electrónico en caso de que haya preguntas sobre el pago. En la página Configurar gastos (Gastos > Arreglo Configuración >), puede seleccionar un usuario en particular que desee utilizar para los correos electrónicos o puede utilizar la información de contacto de la persona que seleccionó los informes de gastos que se van a pagar (el valor predeterminado).

Seleccionar la página Pagar

Información general para todos los informes de gastos

Información general de todos los informes de gastos Descripciones de campos

Campo	Descripción
Forma de pago	Escoger Comprobar, Efectivo, Transferencia de registroso ACH o fichero bancario. La única forma de pagar los informes de gastos es mediante cheque. El dinero en efectivo solo se utiliza para registrar los reembolsos que realizas fuera de Sage Intacct, pero que también debes introducir aquí para tener un registro de estos reembolsos. Si seleccionas Comprobar, imprimirá físicamente un cheque localmente. Si seleccionas Efectivo, registra el hecho de que realizó un reembolso en efectivo. Además, existe una interacción entre el método de reembolso y la fecha de reembolso, que se explica a continuación en "Fecha de pago". Puede preestablecer un método de pago predeterminado a través de Gastos > Arreglo Configuración >. Por ejemplo, si sueles pagar en efectivo, selecciona Efectivo para que no tengas que elegir el método de pago en efectivo cada vez que pagues los informes de gastos. Esta selección es para toda la empresa. En otras palabras, la elección que haga allí se aplica a todos los usuarios. Más información sobre Métodos de pago.
Banco	Seleccione la institución de la que se extraerán los fondos. Administradores: Más información sobre cómo Definir una cuenta bancaria predeterminada. Puedes establecer una cuenta bancaria predeterminada entidad por entidad. Sociedades multidivisa: Si tu sociedad utiliza divisas de transacciones extranjeras, la lista desplegable Banco muestra los bancos en divisa base o en divisa extranjera, en función de lo que hayas seleccionado en la página anterior.
Solicitudes de pago	Esta página puede enumerar cualquier número de informes de gastos, incluidos varios informes de gastos para un empleado. Si tienes varios informes de gastos de un empleado, tu elección aquí determina si todos los informes de gastos de ese empleado se pagarán con un solo cheque o si se imprimirá un cheque separado para cada informe de gastos. Por ejemplo, supongamos que un empleado tiene dos informes de gastos en esta lista. Si seleccionas Uno por informe de gastos, se imprimen dos cheques. Si seleccionas Uno por empleado (por fecha de pago), Todos los informes de gastos de esta página para ese empleado se convierten en una sola solicitud de reembolso y se pagan con un solo cheque. Sin embargo, esto solo se aplica si la fecha de vencimiento es la misma para todos los informes de gastos.
Balance	El saldo de la cuenta bancaria o de tarjeta de crédito seleccionada en el campo Banco. Esto ayuda a verificar que la cuenta contiene fondos suficientes.
Importe total a pagar	El importe total a pagar en los informes de gastos seleccionados.
Definir la fecha de pago el	Introduce las fechas de pago. Este campo se establece automáticamente de forma predeterminada en la fecha de hoy. A menos que introduzcas una fecha, las fechas de pago se establecen hoy. Puede introducir fechas de pago a partir de la fecha que desee para cada elemento individualmente. Sin embargo, supongamos que tienes muchos informes de gastos en esta página, establecer fechas de pago para todos ellos al mismo tiempo en este campo puede ahorrar tiempo. Cuando introduces otra fecha aquí y pulsas la tecla de tabulación o seleccionas fuera del campo, todas las fechas de pago individuales de los elementos se actualizan para reflejar esta nueva fecha. Si cambias o borras la fecha de este campo, las fechas de los demás también cambian. Ten en cuenta que si tienes una larga lista de elementos, la actualización lleva tiempo. Si no quieres esperar, filtra la lista en un subconjunto más pequeño.
Fecha estimada de pago (solo reembolsos ACH estándar)	Se muestra si has seleccionado ACH como método de pago. El sistema utiliza esta fecha para determinar la Fecha descriptiva de la sociedad y la Fecha de entrada en vigor del encabezado de resumen ACH. La fecha real de pago se determina cuando se confirma el pago del fichero ACH.
Descripción de pago (solo reembolsos ACH estándar)	Se muestra si has seleccionado ACH como método de pago. Se rellena previamente con la descripción que ha especificado en el cuadro Descripción de la entrada de la sociedad en la página Información de la cuenta corriente. Puedes anularlo, si quieres.
Divisa de gastos	El sistema muestra este campo si la sociedad utiliza varias divisas de transacción. Si es así, muestra la moneda de este conjunto de reembolsos. En otras palabras, se procesan los informes de gastos de una divisa como grupo y, a continuación, se procesan los informes de la siguiente divisa como grupo.

Partida para informes de gastos específicos

Elemento para descripciones de campos de informes de gastos específicos

Campo	Descripción
Pagar en su totalidad	Selecciona esta opción para pagar automáticamente el importe total adeudado por esa partida. El sistema también restará los descuentos que estén disponibles y los créditos que elijas aplicar. (También puede escribir un importe que no sea el importe total incluso con la casilla de verificación Pagar por completo seleccionada, momento en el que la casilla de verificación Pagar por completo se anula la selección).
N.º ER, Nombre del empleado, Importe, Saldo adeudado	Estos campos estáticos muestran la información introducida en la página Crear informe de gastos (o modificada en la página Editar informe de gastos). Puede seleccionar Urgencias n.º. para profundizar en el informe de gastos real.
Importe a pagar	Si seleccionas la opción Pagar en su totalidad , este campo se rellena con el importe total, que es el importe del informe de gastos menos los reembolsos y anticipos anteriores. Si no has seleccionado Pagar en su totalidad Debido a que desea pagar una cantidad que es menor que la cantidad total adeudada, ingrese esa cantidad menor aquí. (Si seleccionó Pagar en su totalidady, a continuación, introduce un importe menor aquí, la casilla de verificación Pagar completo se anula automáticamente). En el caso de los informes de gastos que tienen más de una partida, el sistema distribuye el pago proporcionalmente mediante un método denominado distribución ponderada predeterminada cuando se especifica un importe total o parcial. Para anular la distribución ponderada predeterminada, selecciona Partir para mostrar la página Aplicar pago por partida. Por ejemplo, tal vez desee realizar un pago parcial en el que desee pagar toda la primera partida, pero no la segunda.
Dividir / Borrar división / Ver división	Dependiendo de si ya ha fraccionado este pago o no, el sistema muestra enlaces denominados Dividir o Borrar división/Ver división. Antes de dividir un pago, el enlace se llama Dividir. Escoger Partir Para mostrar el Aplicar pagos por elemento página. Utiliza esta página para especificar los importes de pago, cambiar la distribución ponderada predeterminada que el sistema utiliza para determinar los importes a pagar cuando hay varias partidas y para aplicar créditos a partidas específicas de un informe de gastos. Después de haber realizado una división en la página Aplicar pagos por partidas y haber regresado aquí, esta página ahora se rellena con los importes que aplicó en la división. En este punto, toda la línea de este pago deja de ser editable. En otras palabras, una vez que haya creado un pago fraccionado en la página Aplicar pagos por partida, el sistema le impide realizar un cambio arbitrario en esa división aquí. Además, el enlace Split ahora se reemplaza por dos nuevos enlaces: Ver división y borrar división. Ver división vuelve a mostrar la página Aplicar pago por partidas para que puedas ajustar la forma en que divides este pago. Borrar división elimina los importes que acabas de introducir en la página Aplicar pago por partida, momento en el que la línea vuelve a ser editable.
Total de Anticipos /Disponible	Todos los anticipos disponibles para cada empleado se suman y se muestran en el campo Anticipos disponibles. Al aplicar anticipos, el número del campo Anticipos disponibles no cambia hasta que guarde o cierre la página Aplicar pagos por partidas si está dividiendo el pago. El sistema no le permite tomar más de los anticipos disponibles.
Anticipos a aplicar	Puede ingresar una cantidad de crédito en dólares de "suma global" contra un informe de gastos. Todos los anticipos disponibles para este empleado se suman y se muestran en el campo Anticipos disponibles para que puedas decidir cuánto debe ser esa suma global. Para usuarios multidivisa El sistema no admite anticipos en moneda extranjera. Si bien admite anticipos en la divisa base, no se puede aplicar un anticipo en la divisa base a, por ejemplo, un informe de gastos canadiense. Sin embargo, puedes aplicar anticipos en la divisa base a los informes de gastos en la divisa base. Independientemente de si ha elegido o no realizar pagos por partida, el sistema realiza un seguimiento interno de los pagos por partida. Más concretamente, el sistema realiza un seguimiento de las partidas del documento que está realizando el pago (que es el propio pago). También realiza un seguimiento de las partidas del documento que recibe el pago, que es el informe de gastos. El sistema puede tomar cualquier partida de los anticipos disponibles con cualquier ubicación y departamento asignados, y luego usarla para pagar alguna otra partida del informe de gastos. El sistema le permite tomar los anticipos mostrados en el campo Anticipos disponibles en un informe de gastos, o dividirlos entre varios informes de gastos. Para aceptar una parte o la totalidad de los anticipos, introduzca un importe en el campo Anticipos a aplicar. Sin embargo, el sistema no le permite tomar más del crédito total disponible. (Es decir, no puedes especificar el mismo importe en este campo de todos los informes de gastos de ese empleado, ni introducir importes que sumen más que los anticipos disponibles). El sistema resta automáticamente el importe de los anticipos que se aplican cuando se selecciona Salvar. Si un informe de gastos está pagado en su totalidad mediante la aplicación de anticipos, el sistema lo elimina de la lista al guardarlo. Además, el importe de los anticipos que aplicaste al primer informe de gastos ya no está disponible para aplicarlo a otros informes de gastos. Por ejemplo, supongamos que tuviste $132 en anticipos con ese empleado, pero solo aplicas $100. El sistema recuerda que tienes $32 adicionales que puedes tomar más tarde. Sin embargo, si borra la solicitud de pago resultante, el importe de los anticipos se devuelve al importe total original.
Fecha de pago	La fecha de pago se establece de forma predeterminada en hoy, a menos que introduzcas otra. Esta fecha rellena el campo Calcular descuento a fecha de. Puede establecer la fecha de pago para todos los elementos al mismo tiempo en el campo Establecer fecha de pago a en la sección de información general de esta página. La función de la fecha de reembolso cambia según el método de reembolso que haya elegido anteriormente. Para Cheques, la fecha de reembolso es la fecha que aparece impresa en el cheque. Para en línea pagos, la fecha de reembolso está programada como la fecha en la que se transmitirá la información de pago al centro de impresión en línea. Allí, se imprimirá un cheque y se le enviará automáticamente por correo. Esta es una fecha futura. Los pagos en línea con fecha de hoy se ponen en cola durante todo el día y luego se transmiten como un resumen a medianoche. En el centro de impresión en línea, el pago tendrá la fecha de hoy, pero se imprimirá y enviará por correo el siguiente día hábil. Por lo tanto, puedes realizar cambios en los pagos hasta la medianoche. Para efectivo reembolsos, está eligiendo una fecha "a fecha de" para registrar en los libros.