Validación de Gestión de gastos
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Gestión de gastos automatiza la validación con respecto a un presupuesto especificado. El administrador del presupuesto sigue teniendo el control para resolver los excedentes de presupuesto en función de situaciones individuales que no siempre se pueden predecir.
Después de configurar Gestión de gastos, los gastos de las aplicaciones seleccionadas (Compras, Cuentas a pagar o Libro Mayor) se validan con el presupuesto especificado. Si la contabilización de una transacción supera el presupuesto, Gestión de gastos te advierte del excedente del presupuesto o impide que se contabilice la transacción, en función de tu configuración.
¿Cómo funciona la validación de Gestión de gastos?
Gestión de gastos valida a nivel de artículo. Además, valida las transacciones con respecto al saldo restante del presupuesto. Si una línea individual supera la validación del presupuesto, se valida la siguiente línea. Si una partida no supera la validación, recibirás un mensaje de detención o advertencia cuando contabilices la transacción.
Si una cuenta se abona durante una de tus transacciones, Gestión de gastos tiene en cuenta ese crédito. Por ejemplo, si el presupuesto de una cuenta es de 1.000 $, pero se abonan 500 $, Gestión de gastos considera ahora que el presupuesto total de esta cuenta es de 1.500 $.
- Introduce la información del presupuesto para cada combinación de cuenta y dimensión deseada.
- Selecciona el icono Si una presupuesto no tiene ninguna coincidencia, trátala como presupuesto como cero para que las transacciones no pasen accidentalmente la validación.
Validación basada en dimensiones
En el caso de las dimensiones del presupuesto, Gestión de gastos compara el valor de la transacción directamente con la dimensión. Si incluyes un valor para una dimensión, se valida la partida. Si la dimensión no tiene ningún valor en el presupuesto especificado, la partida se pasa sin validar. Para evitar elementos no validados, selecciona el icono Si una presupuesto no tiene ninguna coincidencia, trátala como presupuesto como cero casilla de verificación.
Si validas por dimensiones, asegúrate de seleccionar las dimensiones que se van a validar en función de cómo introduzcas tu presupuesto.
Por ejemplo:
-
Tu presupuesto incluye el Ubicación dimensión.
-
Deseas controlar el gasto por ubicación.
Para configurarlo, configura Gestión de gastos para que se utilice Ubicación en su validación.
En este caso, Gestión de gastos ignora todas las demás dimensiones porque no están seleccionadas, aunque estén incluidas en una partida o en el presupuesto. Esta transacción puede tener varias líneas para la misma ubicación, pero varios departamentos. A menos que Departamento es una dimensión obligatoria, solo el presupuesto combinado para Ubicación se utiliza para la validación. Esto se debe a que el Departamento no tiene ningún presupuesto a tener en cuenta y no está incluido en la configuración de Gestión de gastos.
Por ejemplo, si tienes previsto utilizar Departamento, Ubicación, y Clase en Gestión de gastos, todas estas dimensiones deben habilitarse primero en Compras, Cuentas a pagar y Libro Mayor. A continuación, habilitarías la dimensión en Gestión de gastos. Esto es cierto, incluso si solo usa el método Clase dimensión solo en transacciones de Compras y planea usar Gestión de gastos solo en Compras.
Aplicar la validación con respecto a dimensiones o periodos de informes sin presupuesto
Gestión de gastos comprueba los fondos disponibles en el presupuesto especificado mediante las dimensiones especificadas durante la configuración. La gestión de gastos requiere que una transacción tenga un valor para hacer cumplir el presupuesto. Si una combinación de cuenta-dimensión no está definida en el presupuesto, Gestión de gastos no puede validar el gasto y la transacción se contabiliza sin validarse.
Para aplicar la validación cuando no hay ningún valor de presupuesto, selecciona el icono Si una presupuesto no tiene ninguna coincidencia, trátala como presupuesto como cero casilla de verificación. A continuación, Gestión de gastos valida las dimensiones u otros artículos sin presupuesto como si el presupuesto fuera cero.
Validar con un periodo de tiempo especificado
Puedes elegir el periodo de tiempo que deseas utilizar para la validación de Gestión de gastos.
Duración predeterminada
Puedes configurar Gestión de gastos para validar un presupuesto para un periodo de tiempo determinado. Normalmente, el periodo de informe seleccionado como duración predeterminada en Gestión de gastos coincide con los periodos de informe utilizados en el presupuesto.
Fechas de inicio y finalización del proyecto
Si utilizas la dimensión de proyecto, puedes configurar Gestión de gastos para que utilice una fecha de inicio y finalización del proyecto para validar un proyecto, de modo que puedas incluir datos del presupuesto del proyecto en el proceso de validación.
Cuando está habilitada, Gestión de gastos utiliza las fechas de inicio y finalización definidas para el proyecto para la validación. Asegúrate de incluir la fecha completa de inicio y finalización. Al introducir las fechas de inicio y finalización, ten en cuenta la fecha de las compras realizadas antes de que comience el proyecto. Esto es necesario para incluir las compras en la validación.
Validar los gastos asignados
Habilite el Incluir los gastos asignados para incluir transacciones que se han registrado en Compras, pero que aún no se han registrado como un gasto real.
Cuando se habilita, los gastos asignados, pero que aún no se han gastado, se pueden rastrear en 1 o más libros definidos por el usuario e incluirse en la validación. Cuando se contabiliza la transacción inicial, se tiene en cuenta en el cálculo que determina los fondos disponibles en el presupuesto. Cuando liberas el gasto comprometido convirtiéndolo en un gasto real o cancelándolo, la reserva ya no se aplica.
Para utilizar esta función, debes habilitar los libros definidos por el usuario. Y si utilizas flujos de trabajo de Compras, las definiciones de transacciones relacionadas deben configurarse para gestionar los gastos asignados.
Spend Insight calcula en función de la contabilización principal del Libro Mayor configurada para la plantilla de la transacción. Si has habilitado la contabilización adicional, esa contabilización secundaria no se refleja en la Información sobre gasto.
Por ejemplo:
-
Has configurado Gestión de gastos para incluir los gastos asignados y has creado un libro definido por el usuario para realizar un seguimiento de ellos.
-
Tienes una plantilla de la transacción de orden de compra configurada para contabilizar en el libro de gastos asignados.
-
Deseas que el importe planteado en el libro de gastos asignados se deduzca de tus gastos asignados cuando veas la información de Spend Insight en la factura de compra.
La práctica recomendada:
-
Crea una plantilla de la transacción que se encuentre inmediatamente antes de la factura en el flujo de trabajo de compras.
-
Configura esta transacción para liberar el importe de la factura del libro de gastos asignados.
Este paso también garantiza la compensación adecuada del libro de gastos asignados y evita la necesidad de ajustar las variaciones entre el total de la orden de compra y el total de la factura.
Casos especiales y excepciones de validación
En Sage Intacct, los siguientes elementos son casos especiales y excepciones durante la validación de gastos:
| Artículo | Detalles |
|---|---|
| Casos especiales: Estos elementos requieren una atención adicional debido a la validación de gastos | |
| Transacciones importadas |
Si Gestión de gastos está habilitada y estás importando transacciones a una aplicación en la que se aplica la validación, las transacciones del archivo de importación deben estar dentro del presupuesto especificado. Esto es válido tanto si tienes la aplicación establecida en Detener o bien Advertir porque la intervención es necesaria. Para importar estas transacciones, Ajusta tu presupuesto antes de ejecutar la importación. Ver Formación: Presupuestos para obtener más información sobre cómo trabajar con presupuestos en Intacct. |
| Transacciones recurrentes |
Si la Gestión de gastos está habilitada y existen transacciones recurrentes en una aplicación en la que se aplica la validación, las transacciones recurrentes solo se generan si están dentro del presupuesto especificado. Esto es válido tanto si tienes la aplicación establecida en Detener o bien Advertir porque la intervención es necesaria. Para importar estas transacciones, Ajusta tu presupuesto antes de ejecutar la importación. Ver Formación: Presupuestos para obtener más información sobre cómo trabajar con presupuestos en Intacct. |
| Excepciones: Gestión de gastos no valida estos elementos | |
| Transacciones de compra generadas a partir de Procesar transacciones |
Las transacciones de proceso en Compras se utilizan para fusionar o dividir documentos de compra. Gestión de gastos no admite transacciones generadas con este método. Si las transacciones se convierten posteriormente a otro tipo de transacción, Gestión de gastos puede validarlas. |
| Reversiones | Para admitir la capacidad de introducir correcciones, Gestión de gastos no valida las transacciones generadas al introducir una reversión. |
¿Qué pasa si cambia el presupuesto?
Si tu presupuesto cambia, Gestión de gastos se encarga del cambio en el futuro. Las transacciones anteriores contabilizadas en aplicaciones validadas por Gestión de gastos no se ven afectadas por el cambio, pero las transacciones nuevas o revisadas se validan con el presupuesto actualizado.
Por ejemplo, si un departamento tiene un presupuesto de 5000 USD para un periodo de validación, las transacciones se validarán con respecto a ese valor de presupuesto. Si el presupuesto se cambia a mitad del periodo y el presupuesto del departamento es ahora de 8.000, las nuevas transacciones se validan con el presupuesto de 8.000. Además, si se edita y guarda una transacción que supera el límite de 5.000 presupuestos, la transacción actualizada se valida con el presupuesto actualizado, no con el inicial.
Realiza un seguimiento de tus gastos
Puedes ver el impacto en el presupuesto de una transacción tanto antes como después de contabilizarla o enviarla.
- Información sobre el gasto Te permite comprobar de forma proactiva el gasto de la transacción actual con los fondos del presupuesto disponibles al crear una transacción. Seleccionar Mostrar información de gastos en una transacción admitida para ver el impacto de la transacción en el presupuesto. Información sobre el gasto es la única parte de Gestión de gastos que tiene un permiso asociado. Para conceder el permiso, abre el archivo Suscripciones ventana en una función o usuario y, a continuación, ve a la Sociedad Ventana Permisos. Conceder o denegar el Información sobre el gasto: ejecutar permiso desde allí. El permiso se otorga a los usuarios de forma predeterminada.
- Historial de gastos realiza un seguimiento de la validación de gastos de cada transacción en el momento de la contabilización en el Pista de auditoría. Consulta la pista de auditoría de cada transacción para ver si el gasto se ha ajustado al presupuesto o si ha superado el presupuesto.
