Antes de crear un presupuesto

Los presupuestos son herramientas potentes que puedes utilizar en la planificación y la presentación de informes financieros. Muchos informes y paneles de control de Sage Intacct incluyen información sobre el presupuesto que te ayuda a supervisar el progreso de tu negocio a lo largo de un año y a comparar los resultados reales con los previstos.

Planifica un poco antes de crear tu presupuesto. La forma en que configuras el presupuesto afecta a los detalles que puedes ver en los informes. Puedes minimizar la necesidad de editar informes financieros que utilizan datos de presupuesto. Considere cuidadosamente cómo configurar sus presupuestos y cómo prepararlos. Lo más importante es tener en cuenta lo siguiente al planificar sus presupuestos:

• Periodos de informe
• Con qué frecuencia espera actualizar el presupuesto
• Número de presupuestos que utilizas

Además, muchas organizaciones utilizan Gestión de gastos para aplicar la validación de gastos con respecto a los presupuestos, lo que requiere una configuración adicional y una reflexión sobre cómo deseas validar tus gastos.

Requisitos previos

Antes de poder crear o importar un presupuesto, se deben configurar varios artículos en Sage Intacct:

• Periodos de informe que se utilizarán para la elaboración de presupuestos: Los periodos de informe deben existir y deben tener el Uso para presupuestar casilla de verificación seleccionada. Los periodos de informe utilizados para la elaboración de presupuestos suelen ser mensuales. Además, los periodos de informe utilizados para la elaboración de presupuestos no pueden solaparse.

  Por ejemplo, no puedes utilizar todos los siguientes periodos de informe para la elaboración de presupuestos en un año determinado porque se solapan:

  • enero

  • Febrero

  • marzo

  • Primer trimestre

  Más información sobre Periodos de informe.

• Cuentas: Cada cuenta que necesite un presupuesto debe existir en el plan de cuentas. Más información sobre Creación de cuentas.
• Dimensiones: Puedes utilizar dimensiones como Ubicación, Departamento, y Empleado en un presupuesto, pero no se requieren dimensiones. Más información sobre Planificar un presupuesto con dimensiones.

Periodos de informe con presupuestos

Los presupuestos se crean normalmente para Periodos de informe de 1 mes. El periodo de informe mensual te permite acumular meses individuales para crear informes trimestrales, semestrales y anuales.

En función de cómo configures los presupuestos, puedes evitar la necesidad de crear un nuevo presupuesto para cada año. No hay límite para el número de teléfonos móviles incluidos en un presupuesto. Solo tienes que añadir periodos de informe a tus presupuestos y conservar los datos del año anterior. Añadir periodos de informe a un presupuesto existente puede minimizar la necesidad de editar informes financieros más adelante.

Un único presupuesto

Muchas empresas desarrollan un presupuesto anual que permanece intacto durante todo el año. En este caso, puedes crear un único presupuesto que se pueda utilizar durante varios años. Solo tienes que añadir los periodos de informe de cada año subsiguiente al presupuesto existente.

Varios presupuestos

Por el contrario, algunas empresas utilizan varios presupuestos en un ejercicio fiscal. Esto podría deberse a que la sociedad quiere revisar el presupuesto a lo largo del año o considerar múltiples pronósticos.

Si su sociedad necesita varios presupuestos, considere que hará que el proceso de informes sea un poco más complicado. Dado que cada informe financiero (como un informe de datos reales a presupuesto) hace referencia a un presupuesto específico, mantener varios presupuestos puede significar que tengas varias copias de los informes financieros.

Incluso cuando utilizas varios presupuestos en Sage Intacct, debes tener un presupuesto de nivel general designado como predeterminado. Las entradas de presupuesto se pueden realizar en el nivel general o en el nivel de entidad para todos los presupuestos.

Cuando se utilizan varios presupuestos, tienes opciones para respaldar informes eficientes.

Opciones para varios presupuestos	Notas
Varios presupuestos y varias copias de informes financieros	Puedes crear varios presupuestos con diferentes Identificadores de presupuestoy, a continuación, haga copias de todos los informes financieros que incluyan presupuestos. Después, edita cada informe financiero para recuperar el identificador de presupuesto deseado. Ventajas: Ofrece la mayor flexibilidad si se utilizan varios presupuestos. Se pueden ejecutar diferentes informes durante un periodo para mostrar diferentes presupuestos. Incluso puedes ejecutar un único informe que haga referencia a varios presupuestos. Desventajas: Aumenta el número de teléfono móvil de informes financieros en tu sociedad que tienen especificaciones similares, lo que da lugar a una lista más grande y quizás requiera una gestión adicional de los informes.
Un presupuesto predeterminado y copias de presupuestos anteriores con fines históricos	Puedes guardar una copia del presupuesto inicial con una nueva Identificador del presupuesto. Con esta opción, aún puedes modificar el presupuesto predeterminado sin afectar a los informes financieros existentes. Por ejemplo, tienes un presupuesto llamado Presupuesto actual que se utiliza en los informes financieros. Cuando quieras revisar los importes del presupuesto, haz una copia del Presupuesto actual y nómbralo Presupuesto antiguo. A continuación, realiza los cambios deseados en el Presupuesto actual para que los informes hagan referencia a esta información actualizada. Ventajas: Solo requiere 1 copia de los informes financieros, ya que cada informe sigue haciendo referencia al mismo identificador de presupuesto. Desventajas: Solo puedes considerar e informar sobre un único presupuesto en un momento dado. Para guardar el presupuesto inicial con un nuevo nombre, sigue las instrucciones para Crear un presupuesto a partir de uno existente. Asegúrate de seleccionar la opción para crear un nuevo presupuesto a partir de uno existente.

Cuentas con presupuestos

Es posible presupuesto tanto para el extracto de cuenta de ingresos como para el balance general Cuentas, aunque muchas empresas solo incluyen cuentas de extracto de cuenta de resultados en el presupuesto.

Cuentas de resultados

Las cuentas de extracto de cuenta de resultados se informan como la actividad para el período de informe y se pueden describir como "para el período". Introduce la actividad presupuestada para el periodo como entrada de presupuesto.

Por ejemplo, el importe del presupuesto para una cuenta de extracto de cuenta de resultados es de 4.000 para enero, 4.000 para febrero y 4.000 para marzo. El importe informado para el periodo mensual de marzo es de 4.000 y el importe para el primer trimestre es de 12.000.

Cuentas del balance

Intacct informa de los importes del balance a partir de un momento dado, que puede describirse como un balance acumulado siempre que haya un importe de presupuesto para cada periodo. La entrada de presupuesto para un periodo es el cambio en la cuenta del balance.

Por ejemplo:

• El saldo final de la cuenta del presupuesto para enero es de 2.000.

• Se espera que el saldo final de la cuenta del presupuesto para febrero sea de 6.000.

• El importe del presupuesto de febrero se introduce en 4.000.

Cuentas estadísticas

Las cuentas estadísticas también se pueden incluir en un presupuesto, y se pueden definir como "para el periodo" o "acumulativo" cuando se crean.

• Si la cuenta estadística se define como Durante el periodo, introduce el importe del presupuesto como cambio para el periodo.

  Por ejemplo, el saldo inicial de una cuenta de personal es 243. Si esperas que el número de empleados aumente en 10 en un mes concreto, introduce 10 como importe del presupuesto.

• Si la cuenta estadística se define como acumulativo, introduce el saldo final como importe del presupuesto. Por ejemplo, el saldo inicial de una cuenta de personal es 243. Si esperas que el número de empleados aumente en 10, introduce 253 como importe del presupuesto.

Dimensiones con presupuestos

Crear un presupuesto con Dimensiones Ofrece mayor flexibilidad y detalle en la generación de informes. Aunque el uso de dimensiones es opcional, recomendamos encarecidamente incluirlas en los presupuestos para fines de generación de informes. Por ejemplo, tu sociedad quiere comparar los gastos presupuestados con los gastos reales por ubicación o departamento. Si tu presupuesto no incluye esas dimensiones, no podrás ejecutar este informe.

Del mismo modo, su sociedad puede realizar un seguimiento de los ingresos por vendedor utilizando la función Empleado dimensión. Al presupuestar los ingresos, incluida la dimensión Empleado, puedes ejecutar informes que comparen el presupuesto con los datos reales de cada vendedor.

Cualquier dimensión que esté disponible en el Libro Mayor se puede usar con presupuestos.

En el ejemplo siguiente se muestran los datos de presupuesto de una sociedad que incluye dimensiones en su presupuesto.

Ejemplos de datos de presupuesto para una sociedad que incluye dimensiones en su presupuesto

BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID	PROJECTID	ITEMID	Mes finalizado en enero de 2024	Mes finalizado en febrero de 2024
Presupuesto actual	4010	VENTAS	NUEVA YORK	PR-100	WEB	11000	15000
Presupuesto actual	4010	VENTAS	NUEVA YORK	PR-101	LICENCIA	220000	40000
Presupuesto actual	4010	VENTAS	NUEVA YORK	PR-102	WEB	28000	30000
Presupuesto actual	6005	ADMIN	NUEVA YORK			1200	1800
Presupuesto actual	6005	MKTG	SFR			100	120
Presupuesto actual	6010	ADMIN	NUEVA YORK			2500	3200

Los detalles a nivel de dimensión se añaden al presupuesto cuando se añaden detalles al presupuesto.

Presupuestar algunas cuentas con dimensiones y otras sin dimensiones

Puedes utilizar diferentes dimensiones para diferentes cuentas. Además, puedes usar dimensiones para algunas cuentas y no para otras. Tus necesidades de informes determinan el nivel de detalle. Cada cuenta se puede presupuestar con un nivel de detalle diferente.

Utilizar un presupuesto con Gestión de gastos

Presupuestos asociados a Gestión de gastos debe tener un valor, aunque sea cero. Gestión de gastos no validará nada que quede en blanco. Intacct asume que deseas omitir la validación de gastos de esta cuenta. Por lo tanto, cuando desees que una cuenta se utilice para la validación y no tenga ningún importe de presupuesto, establece el importe en 0. Consulte Validación de Gestión de gastos para obtener más información.