Importar plantillas de servicio

Tienes opciones a la hora de crear archivos para importarlos a Sage Intacct. No es necesario que utilices una plantilla cuando utilices el servicio de importación de Sage Intacct. Sin embargo, proporcionamos dos tipos diferentes de plantillas, o puedes crear las tuyas propias.

El servicio de importación no admite formatos de fecha de Excel que comiencen con un asterisco (*). En Excel, estas fechas cambian en función de la configuración regional de fecha y hora en el panel de control de Excel. Intacct recomienda seleccionar formatos de fecha sin asterisco, que no cambiarán.

Suscripción	Sociedad
Disponibilidad por región	Todas las regiones
Tipo de usuario	Negocio
Permisos	Lista de comprobación de configuración de la sociedad: Ejecutar

También necesitas permiso para acceder al área específica de Intacct a la que quieres importar información.

Usa tus propias hojas de cálculo

El servicio de importación utiliza un nuevo proceso. Este nuevo proceso te permite:

Iniciar una importación con cualquier hoja de cálculo de Excel.
Utiliza hojas de cálculo que tengan varias pestañas.
Utiliza hojas de cálculo en las que la información del impuesto armonizado sobre las ventas no coincida con la interfaz de usuario de Intacct o con los encabezados anteriores de la plantilla CSV.
Utiliza hojas de cálculo con fórmulas y cálculos vinculados a otras pestañas o desde ellas.

Para que la importación se realice correctamente, los datos de las hojas de cálculo deben estar estructurados para que Intacct pueda importarlos. Por ejemplo, el impuesto armonizado sobre las ventas y los detalles de línea de un asiento de diario. Sin embargo, los nombres de las columnas de datos no tienen que coincidir con los encabezados de Intacct.

Durante el proceso de importación, Asignarás tus datos en tu hoja de cálculo a los encabezados correspondientes en Intacct. Es importante asignar los datos correctamente a los campos de Intacct adecuados. El servicio de importación revisa y valida los datos con respecto a la lógica de negocios y los campos obligatorios para la importación específica, como una importación de asiento de diario o una importación de activos.

Después Tus datos están validados, el Hoja de revisión del servicio de importación muestra los errores o discrepancias encontrados en los datos. Entonces tienes la oportunidad de Corrija los errores antes de importar a Intacct.

El servicio de importación acepta .XLS, . XLSX y . CSV en este momento.

Crear una plantilla personalizada a partir de una lista exportada

Muchas áreas de Intacct te permiten personalizar las vistas de la lista de fichas. Puedes usar una vista personalizada para exportar una lista y, a continuación, usar ese archivo exportado como plantilla personalizada para importar nuevas fichas.

Al crear la vista personalizada, debes incluir todos los campos obligatorios para el tipo de ficha específico que tienes previsto importar.

Por ejemplo: Crear una plantilla de importación de proveedores

Supongamos que quieres añadir varios proveedores nuevos a Intacct. A continuación, te explicamos cómo puedes crear una plantilla de importación personalizada:

Ve a Cuentas a pagar > Proveedores.
Seleccionar Administrar vistas > Crear nuevas vistas.
Selecciona los campos obligatorios y cualquier otro campo que desees incluir. Los campos obligatorios para una ficha de proveedor son:
- VendorID
- Nombre del proveedor
- Tipo de facturación del proveedor
- Nombre de contacto
- Imprimir como
- Contacto principal
- Contacto de pago
- Contacto de devolución
- Contacto 1099
Puedes incluir cualquier otro campo de proveedor, pero los campos obligatorios son obligatorios si tienes previsto utilizar esta vista para exportar un archivo para su importación. Más información sobre cómo añadir una vista personalizada.
Guardar su punto de vista y darle un nombre claro y descriptivo, como Importar plantilla - Proveedor.
En la lista Proveedores, selecciona Todos los > Importar plantilla - Proveedor para mostrar los proveedores en este formato específico.
Seleccionar Exportar > Excel o bien CSV para exportar los registros de esta vista. Guarde el archivo en su computadora.
Prepara el archivo para usarlo como plantilla:
1. Abre el archivo exportado
2. Elimina todas las fichas existentes del archivo y deja solo la fila del impuesto armonizado sobre las ventas que contiene los nombres de las columnas.
3. Guarde el archivo ahora vacío.

Ahora tienes un archivo de plantilla limpio listo para usar para importar nuevas fichas de proveedores a Intacct.

Más información sobre cómo crear vistas personalizadas.

Utilizar una plantilla de servicio de importación

Intacct proporciona plantillas de servicio de importación listas para usar para todas las importaciones disponibles. Si vas a importar información a una parte de Intacct que es nueva para ti, las plantillas de importación son un buen punto de partida.

Todas las plantillas contienen una fila de impuesto armonizado sobre las ventas y una fila de descripción. La fila de descripción proporciona información que te ayuda a dar formato a los datos correctamente, como los campos obligatorios y los límites de caracteres.

Por ejemplo, los asientos de diario del Libro Mayor requieren un impuesto armonizado sobre las ventas y líneas asociadas con el impuesto armonizado sobre las ventas.

Mantén los encabezados de la plantilla y la fila de descripción en una pestaña independiente. Esto evitará que tengas que borrar la fila de descripción de la importación en el espacio de trabajo.

Las plantillas de servicio de importación se basan en la información más actualizada de sus áreas de Intacct. Cuando se añaden nuevos campos a un área específica de Intacct, como Cuentas a pagar o Gestión del inmovilizado, las plantillas del servicio de importación también se actualizan automáticamente.

Utilizar plantillas CSV

Las plantillas de importación de CSV son compatibles con el nuevo servicio de importación. Por ejemplo, la plantilla CSV para clases o cuentas estadísticas se puede utilizar en el servicio de importación. Estas plantillas están disponibles en la Lista de comprobación de configuración de la Sociedad.

Actualmente, el servicio de importación solo está disponible para un conjunto específico de importaciones. Selecciona las plantillas CSV que se correspondan con las importaciones disponibles con el servicio de importación.

Comprender la correlación de campos

La correlación precisa de campos es clave para el éxito de la importación. Aunque los encabezados de columna del archivo no tienen por qué ser exactos, tendrás que correlacionarlos con los campos correctos en Intacct. Este proceso de correlación garantiza que tus datos lleguen al lugar correcto.

Incluso cuando el servicio de importación te sugiera una asignación, tómate un momento para revisarla detenidamente antes de continuar. Usted tiene la mejor comprensión de sus datos. Ayudas a evitar errores al verificar las correlaciones.

Selecciona el campo adecuado en Intacct que corresponda a cada columna del archivo de datos. Para ayudarte, se muestra una vista previa de tus datos junto con las opciones de correlación. Recomendamos encarecidamente revisar todos los datos asignados antes de importarlos para garantizar su precisión.

Más información sobre Correlación de campos de servicio de importación.

Cómo excluir filas de la importación

Para evitar que se importen filas específicas, como totales o filas de cálculo:

Añade una columna DONOTIMPORT al archivo de importación.

Esta columna debe añadirse antes de cargar el archivo en el servicio de importación.
En la columna DONOTIMPORT, marca las filas que se van a excluir introduciendo un símbolo de almohadilla(#) al principio de la fila.

Filas que comienzan con # están excluidos de la importación y no aparecerán en la hoja de revisión.
Deja la columna DONOTIMPORT sin correlacionar.

Durante el paso de asignación de columnas, no seleccione una asignación para la columna DONOTIMPORT. Esto indica al servicio de importación que ignore esa columna durante el proceso de carga. Las columnas no correlacionadas no aparecen en la hoja de revisión.

Pasos siguientes

Intacct recomienda crear una importación de prueba antes de abordar importaciones grandes y complicadas. La importación de prueba te ayudará a familiarizarte con el proceso y el espacio de trabajo del servicio de importación.

Cuando te sientas más cómodo con las diferencias entre el servicio de importación y el proceso de CSV, Intacct te anima a probar varias de las Importaciones que están disponibles actualmente.