Importación de CSV: Importar y exportar información de proveedores

Con las funciones de importación y exportación de la lista de proveedores, puedes:

• Exporta tu lista de proveedores en uno de los varios formatos estándar (CSV, Excel, Word, PDF) para que puedas imprimir o utilizar la información en otra aplicación
• Actualiza rápidamente tu lista de proveedores exportando los datos seleccionados, realizando cambios y, a continuación, importando los cambios

Para mostrar la lista de proveedores, ve a Cuentas a pagar > Todos > Proveedores.

Exportar información de proveedores

Puedes exportar todo lo que puedas mostrar en la lista Proveedores. Esto te permite controlar con precisión lo que se exporta, incluidas las columnas de datos, la visualización y el criterio de clasificación, y la lista de proveedores que se incluye.

Crear una nueva vista

Para controlar lo que se exporta, puedes crear una vista personalizada de la lista Proveedores que incluya solo los datos que deseas ver.

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Proveedores.

2. Seleccionar Nuevo Desde el Administrar vista menú desplegable en la parte superior de la lista Proveedores.
3. En Ver nombre, proporciona el nombre que quieres que aparezca en la lista de vistas.

4. En Columnas, añadir, eliminar y reordenar columnas para seleccionar los datos que deseas incluir.

   Puedes elegir entre los campos estándar del proveedor (como el nombre y el identificador), los campos de la ficha de contacto del proveedor, así como los campos personalizados que hayas creado para tu sociedad.

5. En Filtros, selecciona cómo deseas que se filtren los datos de forma predeterminada.

   Si vas a crear la vista en el nivel general, selecciona Incluir fichas de entidad Si deseas incluir proveedores creados a nivel de entidad.

6. En Ordenar, selecciona la ordenación predeterminada que deseas utilizar.
7. En Compartido, deja la vista establecida en Privada o selecciona Compartido para que esté disponible para otros usuarios.
8. Haz clic en Guardar.

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Proveedores.

2. Localiza el archivo Administrar vistas menú desplegable situado en la parte superior de la lista Proveedores y selecciona Crear una vista nueva.

3. En Paso 1 de la Crear una vista nueva , selecciona las columnas de datos que deseas incluir.

   Puedes elegir entre los campos estándar del proveedor (como el nombre y el identificador), los campos de la ficha de contacto del proveedor, así como los campos personalizados que hayas creado para tu sociedad.

4. Realiza los cambios pertinentes.

   Con el asistente, puedes:

   • Selecciona el orden en el que aparecen las columnas.
   • Filtra la lista de proveedores, por ejemplo, filtra por proveedores que se encuentran en un estado o territorio específico o proveedores cuyo método de pago preferido es ACH.
   • Elija el criterio de ordenación de las columnas; Por ejemplo, ordenar a los proveedores por apellidos.

Exportar la lista de proveedores

1. Selecciona la vista de lista que incluye los datos que deseas exportar, si aún no está seleccionada.

   Intacct exporta los datos que se muestran en la lista en el momento en que seleccionas Exportar. Asegúrate de que está ordenado y filtrado de la manera que deseas, y de que se incluyen todas las columnas necesarias.

   También puedes personalizar la vista existente para ordenar y filtrar los datos como quieras, en lugar de seleccionar una vista guardada.

2. Seleccionar Exportar en la parte superior de la página y seleccione un formato de exportación en el menú desplegable.

   Descripciones de las opciones de formato de exportación

   Formato de exportación	Descripción
   CSV	Archivo de valores separados por comas (.csv) que se puede abrir en la mayoría de las aplicaciones de hojas de cálculo.
   Excel	Archivo de Microsoft Excel (.xls).
   Word	Archivo de Microsoft Word (.doc).
   PDF	Archivo PDF de Adobe (.pdf).
   CSV para la importación	Archivo de valores separados por comas (.csv) que incluye proveedores y campos en un formato que puedes utilizar para actualizar tus lista de proveedores. Con CSV para importación, si la vista actual de la lista Proveedores contiene campos que no se pueden actualizar a través de un proceso de importación, esos campos no se incluirán en el archivo de exportación.

1. Si aún no lo has hecho, elige la vista de lista que incluye los datos que deseas exportar o personaliza las columnas de la vista existente.

   • En la parte superior de la lista Proveedores, selecciona el icono Todos y, a continuación, elija el nombre de la vista que creó anteriormente.
   • Si no seleccionas una vista antes de exportar la lista de proveedores, el archivo de exportación incluirá la lista de proveedores y las columnas que ves actualmente en la lista de proveedores.

2. Seleccionar Exportar en la parte superior de la página y seleccione un formato de exportación en el menú desplegable.

   Descripciones de las opciones de formato de exportación

   Formato de exportación	Descripción
   CSV	Archivo de valores separados por comas (.csv) que se puede abrir en la mayoría de las aplicaciones de hojas de cálculo.
   Excel	Archivo de Microsoft Excel (.xls).
   Word	Archivo de Microsoft Word (.doc).
   PDF	Archivo PDF de Adobe (.pdf).
   CSV para la importación	Archivo de valores separados por comas (.csv) que incluye proveedores y campos en un formato que puedes utilizar para actualizar tus lista de proveedores. Con CSV para importación, si la vista actual de la lista Proveedores contiene campos que no se pueden actualizar a través de un proceso de importación, esos campos no se incluirán en el archivo de exportación.

Utiliza la importación de CSV para actualizar la información de los proveedores

Puedes actualizar rápidamente la información de varios proveedores a la vez exportando los datos de los proveedores en formato "CSV para importación", editando la hoja de cálculo resultante y, a continuación, importando los cambios.

Una importación de CSV funciona bien para:

• Actualización de información para varios proveedores a la vez: Con una importación de CSV, puedes actualizar los datos seleccionados para varios proveedores. Por ejemplo, puedes exportar la lista Proveedores con el campo Dirección de correo electrónico incluido, añadir o modificar las direcciones de correo electrónico en una aplicación de hoja de cálculo y, a continuación, importar los cambios.
• Añadir nuevos proveedores a tu lista de proveedores existentes: Con una importación de CSV, puedes añadir rápidamente nuevos proveedores sin tener que crearlos de uno en uno. Cualquier fila de hoja de cálculo que contenga un identificador de proveedor único se añadirá como una nueva ficha de proveedor, siempre que hayas incluido toda la información requerida.

Exporta la lista de proveedores en formato "CSV para importación"

Antes de comenzar este proceso, se recomienda crear una vista personalizada de la lista de proveedores que incluya los proveedores y las columnas que deseas actualizar. De este modo, cuando exportes la lista de proveedores, tendrás una hoja de cálculo adaptada a la información que deseas cambiar.

1. Si aún no lo has hecho, elige la vista de lista que incluye los datos que deseas exportar.

   • En la parte superior de la lista Proveedores, selecciona el icono Todos y elija el nombre de la vista que creó anteriormente.
   • Si no seleccionas una vista antes de exportar la lista de proveedores, el archivo de exportación incluye la lista de proveedores y las columnas que ves actualmente en la lista Proveedores.
2. Exporta la lista de proveedores en CSV para la importación formato.

Actualizar el archivo CSV

1. Abre el archivo CSV en una aplicación de hoja de cálculo.

2. Actualiza la hoja de cálculo.

   • Puedes actualizar la información de los proveedores existentes. Por ejemplo, puede corregir las direcciones de los proveedores o añadir direcciones de correo electrónico para los proveedores seleccionados.
   • También puedes añadir nuevos proveedores. Si el identificador de proveedor que especificas aún no existe en Intacct, se creará una nueva ficha de proveedor.
3. Cuando hayas terminado, guarda la hoja de cálculo en formato CSV.

Importa los cambios

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Proveedores.

2. Seleccionar Importar en la parte superior derecha de la lista Proveedores.

3. En el Información de la Sociedad de Importación , establezca lo siguiente y seleccione Importar:

   Información de la Sociedad de importación: opciones

   Descripciones de las opciones de archivo de importación

   Opción	Descripción
   Examinar	Utilice el botón Examinar para localizar y seleccionar el archivo CSV que desea importar.
   Formato de fecha	Al seleccionar un formato de fecha aquí, Sage Intacct intenta importar el archivo utilizando el formato de fecha seleccionado. Si Intacct no puede importar el archivo con el formato de fecha seleccionado, intentará detectar el formato de fecha utilizado en el archivo e importar los datos con ese formato de fecha.
   Codificación de archivos	Deja esta opción configurada en "detección automática" a menos que no puedas importar tu archivo. Dependiendo de su sistema operativo, es posible que deba seleccionar un tipo diferente de codificación de archivos.
   Procesar sin conexión	Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, dependiendo de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que el sistema deba realizar en los datos cargados. Si no estás seguro de cuánto tiempo llevará la carga, selecciona Procesar sin conexión. Cuando el sistema completa el proceso, envía un correo electrónico a la dirección que proporciones en la Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección campo. El sistema también le envía cualquier error que pueda haber ocurrido en el proceso. Si prefieres esperar hasta que se complete el proceso de carga, no selecciones el parámetro Procesar sin conexión casilla de verificación. Las transacciones y otros registros que se procesan sin conexión muestran un origen del sistema en la pista de auditoría, en lugar de la importación de CSV.
   Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección	Dirección de correo electrónico a la que se deben enviar los resultados y errores de la importación. Puedes introducir varias direcciones de correo electrónico, separadas por un punto y coma (;) o una coma (,). Sage Intacct recomienda encarecidamente introducir una dirección de correo electrónico.

Directrices para actualizar a los proveedores

Lo más importante que debe recordar al actualizar las fichas de proveedores a través de la importación de CSV es que los cambios que realice en la hoja de cálculo afectarán a las fichas de sus proveedores.

• Si actualizas los datos de la hoja de cálculo de un proveedor, la información que especifiques sobrescribirá los datos de la ficha de proveedor existente.
• Si eliminas datos de la hoja de cálculo, la información correspondiente se eliminará de la ficha del proveedor.

Consejos para añadir nuevos proveedores

Campos obligatorios para nuevos proveedores

Cuando añadas nuevos proveedores, incluye al menos las siguientes columnas:

• Identificador de proveedor: Asegúrate de introducir un identificador de proveedor único que aún no se haya utilizado en Intacct.
• Nombre del proveedor: Introduce el nombre del proveedor.
• Imprimir como: Introduce el nombre del proveedor tal y como debería aparecer en los pagos e informes.
• País: Introduce el país del proveedor que corresponde a la ubicación de la cuenta corriente del proveedor.
• Campos personalizados obligatorios: Si has creado campos personalizados obligatorios, incluye estas columnas.

Campos recomendados para nuevos proveedores

También se recomienda incluir las siguientes columnas:

• Número de cuenta del proveedor

• Información de contacto

  • Nombre
  • Apellido
  • Teléfono
  • Correo electrónico
  • URL
  • Dirección
  • Ciudad
  • Estado o territorio
  • Código postal o código postal
  • País