Importación de CSV: Restricciones de proveedores multientidad

Puedes importar restricciones de proveedor cargando un archivo CSV, en lugar de introducirlas individualmente en la aplicación Cuentas a pagar.

Tres tipos de restricción permiten especificar qué miembros de una estructura de varias entidades pueden ver y contabilizar transacciones por proveedor, de la siguiente manera:

  • Cliente sin restricciones: El nivel general y todas las entidades dentro de la estructura de varias entidades
  • Restringido solo al nivel general: Solo el nivel general de la estructura de varias entidades
  • Cliente restringido: Solo las ubicaciones, los grupos de ubicaciones, los departamentos o los grupos de departamentos especificados dentro de la estructura de varias entidades
Suscripción Cuentas a pagar
Tipo de usuario Negocio, Empleado
Permisos

Proveedores: enumerar, ver

Se requieren permisos de Añadir y Editar para importar fichas de restricción de proveedores.

Descargar una plantilla

Suscripción

Sociedad
Disponibilidad por región

Todas las regiones
Tipo de usuario

Negocio
Permisos

Lista de comprobación de configuración de la sociedad: Ejecutar

Descarga una nueva plantilla en blanco desde el archivo Lista de comprobación de ajustes de la Sociedad cada vez que importas información a Sage Intacct. El uso de una plantilla descargada es importante porque:

  • Las plantillas de la lista de comprobación de ajustes de la Sociedad se personalizan automáticamente en función de la configuración de la sociedad, incluidas las dimensiones y los campos personalizados que hayas creado.
  • Intacct puede actualizar las plantillas en cualquier momento, especialmente cuando se lanza una nueva versión de Intacct. Si Intacct actualiza una plantilla, es posible que una plantilla anterior no funcione durante la importación.
Algunas páginas de importación de Intacct incluyen un enlace que te permite descargar una plantilla en blanco directamente (en lugar de obtener la plantilla de la Lista de comprobación de ajustes de la Sociedad).

Para descargar una plantilla de la carpeta Lista de comprobación de ajustes de la Sociedad:

  1. Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Importar datos.

    El Lista de comprobación de ajustes de la Sociedad se abre. Encontrarás una lista de áreas en las que puedes importar información a Intacct.

  2. Decide el tipo de información que quieres subir y selecciona el icono Plantilla asociado a esa información.
Si no ves la plantilla que deseas en la carpeta Lista de comprobación de ajustes de la Sociedad, ve a Descargar una plantilla de importación de CSV. Algunas plantillas no se mantienen en el archivo Lista de comprobación de ajustes de la Sociedad.

Preparar un archivo CSV para su importación

Al descargar una plantilla, los encabezados correctos ya están en la plantilla. Todo lo que tiene que hacer es completar las columnas con sus datos, guardarlos como un archivo CSV y cargar el archivo.

Los títulos del impuesto armonizado sobre las ventas de la plantilla que descargas se correlacionan con los campos de Intacct. Si los títulos del impuesto armonizado sobre las ventas son incorrectos, se producirá un error de carga.

Para obtener más información sobre el proceso de carga de CSV, incluidas las prácticas recomendadas, los errores comunes y cómo cargar el archivo CSV, consulta Preparar el archivo para la importación de CSV.

Prácticas recomendadas

Las siguientes prácticas recomendadas te ayudarán a preparar el archivo CSV para cargarlo.

Descarga una plantilla de la lista de comprobación de configuración de la Sociedad o de una página de lista de objetos.

  • Utiliza la plantilla más reciente, especialmente después del lanzamiento de un producto.
  • Utiliza la plantilla correcta para el área en la que deseas cargar información. Diferentes plantillas organizan diferentes tipos de información. Utiliza una plantilla específica para la información que necesitas cargar.
  • No cambies los títulos en la fila del impuesto armonizado sobre las ventas. Los títulos del impuesto armonizado sobre las ventas se correlacionan con los campos de Intacct. Si los títulos del impuesto armonizado sobre las ventas son incorrectos, se producirá un error de carga. Al descargar una plantilla de la lista de comprobación de configuración de la Sociedad, se incluyen los encabezados correctos en la plantilla.
  • Lee las descripciones del impuesto armonizado sobre las ventas en la plantilla. La descripción del impuesto armonizado sobre las ventas es la celda situada debajo de la fila del impuesto armonizado sobre las ventas que explica qué tipo de información se acepta para cada columna. Si introduces información en el formato incorrecto o con un valor aceptado incorrecto, se producirá un error en la carga. Las descripciones del impuesto armonizado sobre las ventas de la plantilla te muestran cómo debe verse la información. Por ejemplo, el impuesto armonizado sobre las ventas de la plantilla de asientos de diario del Libro Mayor para JOURNAL Muestra que permite hasta cuatro caracteres, es obligatorio y no tiene valores predeterminados. El impuesto armonizado sobre las ventas de la plantilla Periodos de informe muestra que el STATUS solo permite los valores 1 o 2, que se correlacionan con Verdadero y Falso, y no es un campo obligatorio.
  • Introduce la información requerida. Algunos datos son obligatorios, mientras que otros no. Lee el campo de descripción para determinar qué información es necesaria. La información necesaria es necesaria para que la carga se realice correctamente.

Guarda el archivo como un archivo de valores separados por comas o CSV. Si guardas desde Excel, puedes elegir el tipo de archivo delimitado por comas.

El archivo tendrá la extensión de archivo .csv después de guardarlo. Deja el archivo abierto hasta que la importación se realice correctamente. A veces, Excel puede volver a formatear el archivo si lo cierras antes de que la importación se realice correctamente.

Evita errores comunes de importación

Intacct recomienda seguir estas directrices para evitar errores de importación.

En Microsoft Excel:

  1. Seleccionar todas las celdas.
  2. Haga clic con el botón derecho en las celdas y seleccioneDar formato a las celdas.
  3. En el Número pestaña, seleccione Texto y, a continuación, seleccione Aceptar.
  4. Guarda el archivo.

El formato de fecha corta tiene el siguiente formato: 3/15/2021

En Microsoft Excel:

  1. Selecciona una columna de fechas.
  2. Haz clic con el botón derecho del ratón en la columna y seleccionaDar formato a las celdas.
  3. En la pestaña Número, selecciona Fecha y seleccione el formato de fecha corta.
  4. Guarda el archivo.

Si bien se permiten espacios dentro de los campos de notas, asegúrate de que no haya espacios iniciales o finales en ningún campo (no solo en las notas). Los espacios iniciales y finales pueden provocar errores de importación. Para todos los demás campos, elimine los espacios innecesarios al principio o al final de los datos.

En Microsoft Excel:

  1. Selecciona un rango de celdas.
  2. En el Inicio pestaña, en la Edición grupo, seleccione Buscar y seleccionar y seleccione Reemplazar.
  3. En el Buscar qué , introduce un espacio. Deja el archivo Reemplazar con Casilla en blanco.
  4. Seleccionar Reemplazar todo. Se abre un mensaje que te indica cuántos espacios se han eliminado.
  5. Guarda el archivo.

Las comas se utilizan para separar campos en los archivos CSV.

Para evitar que los datos se desplacen a columnas incorrectas, evite usar comas en campos numéricos y de texto.

Si debe incluir una coma en un campo de texto, siempre rodee el campo con comillas dobles, por ejemplo, "Smith, John".

Los encabezados del archivo CSV deben coincidir exactamente con la plantilla, incluida la ortografía, las mayúsculas y el espaciado. Incluso pequeños cambios (como añadir un espacio o cambiar las mayúsculas y minúsculas de una letra) harán que la importación falle. Utiliza siempre la plantilla oficial proporcionada por Sage Intacct.

Los campos de identificador deben contener referencias exactas a clientes o proveedores.

Los campos de identificador deben coincidir exactamente, incluidas las mayúsculas. Por ejemplo, ven100 y VEN100 no coinciden.

Introduce el identificador tal y como aparece en Intacct, o corres el riesgo de hacer coincidir las transacciones con el proveedor o cliente incorrecto, o de que se produzca un error en la carga.

Si haces referencia a un proveedor, cliente, plazo, presupuesto, etc., en un archivo CSV, lo que sea que estés haciendo referencia ya debe existir en Intacct.

Por ejemplo, si estás cargando transacciones para un proveedor, ese proveedor ya debe existir en Intacct antes de iniciar la carga. Si el proveedor no existe, se producirá un error en la carga.

Esto no se aplica cuando se crean nuevos clientes o proveedores mediante el proceso de importación.

Para obtener más información sobre cómo numerar correctamente el número de teléfono móvil de los elementos, consulte Importación de CSV: Ejemplos de números de línea.

En el caso de los campos con entradas válidas predefinidas (como Verdadero/Falso), utiliza mayúsculas iniciales. Por ejemplo Verdadero, no VERDADERO o bien verdadero. Los identificadores requieren coincidencias exactas entre mayúsculas y minúsculas, mientras que las entradas predefinidas requieren capitalización inicial.

Si la plantilla de importación contiene un campo de país, por ejemplo, para una dirección, asegúrate de que este campo tenga una entrada.

Si tu sociedad ha habilitado los códigos de país ISO, debes especificar el código de país en el campo de país para cada ficha. Si no estás seguro de si los códigos ISO están habilitados, consulta con tu administrador o prueba una importación de muestra para confirmar el formato requerido.

Importar un archivo CSV

Ahora que has introducido tus datos y los has revisado en busca de cualquiera de los problemas comunes que pueden tener las importaciones, puedes importar el archivo a Intacct.

Para importar el archivo CSV:

  1. Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Importar datos.

  2. Busca el tipo de información que deseas importar y selecciona el correspondiente Importar enlace.

  3. En el Información de la Sociedad de Importación , establezca lo siguiente y seleccione Importar:

    Descripciones de las opciones de archivo de importación
    Opción Descripción

    Examinar

    Utilice el botón Examinar para localizar y seleccionar el archivo CSV que desea importar.

    Formato de fecha

    Al seleccionar un formato de fecha aquí, Sage Intacct intenta importar el archivo utilizando el formato de fecha seleccionado. Si Intacct no puede importar el archivo con el formato de fecha seleccionado, intentará detectar el formato de fecha utilizado en el archivo e importar los datos con ese formato de fecha.

    Codificación de archivos

    Deja esta opción configurada en "detección automática" a menos que no puedas importar tu archivo. Dependiendo de su sistema operativo, es posible que deba seleccionar un tipo diferente de codificación de archivos.

    Procesar sin conexión

    Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, dependiendo de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que el sistema deba realizar en los datos cargados. Si no estás seguro de cuánto tiempo llevará la carga, selecciona Procesar sin conexión. Cuando el sistema completa el proceso, envía un correo electrónico a la dirección que proporciones en la Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección campo. El sistema también le envía cualquier error que pueda haber ocurrido en el proceso. Si prefieres esperar hasta que se complete el proceso de carga, no selecciones el parámetro Procesar sin conexión casilla de verificación.

    Las transacciones y otros registros que se procesan sin conexión muestran un origen del sistema en la pista de auditoría, en lugar de la importación de CSV.

    Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección

    Dirección de correo electrónico a la que se deben enviar los resultados y errores de la importación. Puedes introducir varias direcciones de correo electrónico, separadas por un punto y coma (;) o una coma (,).

    Sage Intacct recomienda encarecidamente introducir una dirección de correo electrónico.

Después de una importación, Sage Intacct te informa si la importación se ha realizado correctamente y cuántos registros se han importado.

En una importación completamente exitosa, la página de confirmación te permite verificar que todos los registros de tu archivo inicial se importaron correctamente sin tener que verificarlos manualmente.

Importaciones de CSV sin conexión

Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, dependiendo de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que Intacct deba realizar con los datos. En caso de duda, seleccione Procesar sin conexión en la página de la utilidad de importación.

Cuando se completa el proceso sin conexión, Intacct envía un correo electrónico a la dirección que ingresaste en la Información de la Sociedad de importación (donde importó el archivo).

Intacct recomienda que selecciones Procesar sin conexión al importar archivos CSV, y Proporciona tu dirección de correo electrónico. Si se produce un error en la importación, siempre se te notificará y los registros con errores se enviarán a tu correo electrónico.

Gestionar errores

Si experimentas errores de importación, revisa los consejos de importación y los errores comunes.

Se producen errores de importación cuando intentas importar información que no coincide con los requisitos de la plantilla. Cada plantilla tiene un conjunto de información necesaria que debes introducir para importar el archivo correctamente, así como los formatos que se deben seguir para determinados tipos de información. Lee las descripciones de la plantilla para determinar la forma más precisa de introducir los datos.

Si las transacciones individuales tienen errores, las filas de la transacción que tienen errores se guardan en un archivo CSV junto con un código de error para cada fila. Revisa tu correo electrónico para obtener información sobre errores específicos. Ver Buscar y corregir errores de importación de CSV para obtener más información.

Para obtener más información sobre el proceso de carga de CSV, lee Preparar el archivo para la importación de CSV.

Descripciones de campos

Las definiciones de campo de la plantilla explican qué tipo de información es necesaria para cada campo y cómo introducir información válida. Siempre es una buena idea leer las definiciones de campo antes de realizar entradas.

Puedes reordenar las columnas del archivo CSV para facilitar su uso. Sin embargo, el impuesto armonizado sobre las ventas de la columna debe contener el nombre del campo tal y como aparece en la plantilla inicial.

Si has descargado una plantilla de la Lista de comprobación de ajustes de la Sociedad o de una página de la lista de objetos, la plantilla contiene los encabezados y las dimensiones específicos de tu sociedad. Los encabezados en un Plantilla estándar Es posible que no contenga definiciones de campo específicas de tu sociedad.

Para importar valores de dimensión, introduce la información en la columna de dimensión correspondiente de la hoja de cálculo de importación. De lo contrario, no aparece ninguna información para esa dimensión.

Si ha vuelto a etiquetar alguna dimensión (consulte Terminología para obtener más información), el nombre de la dimensión no aparece en la plantilla CSV, pero el El nombre de la dimensión inicial de Intacct lo hace.

Al importar datos, los nombres en el archivo FIELDLa columna puede diferir de la terminología utilizada en tu ubicación. Para obtener información sobre las condiciones que pueden diferir según tu ubicación, consulta Terminología en todas las configuraciones regionales.

Nombre del campo: DONOTIMPORT

#

Cualquier fila que comience con # se ignora durante la importación.
Nombre del campo: VENDOR_ID

Nombre del campo:

VENDOR_ID

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Vendor_ID

Tipo de campo:

Carácter

Obligatorio:

Sí

Descripción:

Identificador único del proveedor
Nombre del campo: VISIBILITY

Nombre del campo:

VISIBILIDAD

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Visibilidad

Tipo de campo:

Carácter

Valores válidos:

Sin restricciones, Solo raíz, Restringido

Obligatorio:

Sí

Descripción:

Visibilidad
Nombre del campo: Location_1

Nombre del campo:

Location_1

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Location_1

Tipo de campo:

Carácter

Valores válidos:

Un nombre de ubicación o grupo de ubicaciones

Obligatorio:

No

Descripción:

Puedes añadir tantas columnas de ubicación como sea necesario: Location_2, Location_3, Location_....
Nombre del campo: Department_1

Nombre del campo:

Department_1

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Department_1

Tipo de campo:

Carácter

Valores válidos:

El nombre de un departamento o grupo de departamentos

Obligatorio:

No

Descripción:

Puedes añadir tantas columnas de departamento como sea necesario: Department_2, Department_3, y así sucesivamente.