Importación de CSV: Presupuestos

Puedes importar un gran número de entradas de presupuesto a Sage Intacct cargando un archivo CSV, lo que puede suponer un gran ahorro de tiempo. Por ejemplo, supongamos que tienes 500 combinaciones de cuenta-departamento-ubicación y dos años de periodos que puedes presupuestar. Puedes añadir fácilmente los datos a una hoja de cálculo de presupuesto e importarlos como archivo CSV.

Obtener la plantilla de presupuesto

Para obtener un archivo y utilizarlo como punto de partida, puedes exportar un presupuesto existente de la lista Presupuestos. (Ir a Contabilidad > Todo > Informes > Presupuesto.). A continuación, puede realizar cambios en este archivo en Excel y volver a cargarlo, o usarlo como muestra para crear presupuestos completamente nuevos, siempre que los identificadores de presupuesto ya existan.

También puedes descargar una plantilla de presupuesto de la Lista de comprobación de configuración de la empresa.

Para descargar una plantilla de presupuesto de la lista de comprobación de configuración de la empresa:

1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Importar datos.

2. Debajo Configurar transacciones del Libro Mayor, seleccione el botón Plantilla enlace.

Utilizar la plantilla de presupuesto

Al abrir la plantilla de presupuesto en una aplicación de hoja de cálculo, la línea de encabezado muestra información sobre cada campo y los datos que se pueden introducir en él.

Cada fila horizontal de la hoja de cálculo representa el detalle del presupuesto que combina una cuenta del Libro Mayor, un detalle de nivel de dimensión opcional y el importe del presupuesto para cada periodo de informe. Añadirá una fila para cada combinación de cuenta y dimensión que se vaya a presupuestar. Los importes del presupuesto se introducen en las columnas Periodo de informe.

Aquí hay algunas notas adicionales sobre el uso de la plantilla:

• BUDGET_ID ya debe existir en Intacct. Más información sobre cómo Crear un identificador de presupuesto.
• ACCT_NO es obligatoria y se refiere a la cuenta que se está presupuestando.
• DEPT_ID y LOCATION_ID son opcionales y pueden estar vacíos. Pero si los usas, deben ajustarse a identificadores válidos en Intacct.
• Otras dimensiones también son opcionales. Sin embargo, si una cuenta del Libro Mayor se define como que requiere una dimensión, la dimensión debe utilizarse en el presupuesto.
• Puedes añadir cualquier número de columnas de periodo para las que desees presupuestos. Los periodos ya deben existir en Intacct y estar configurados para utilizarse en la elaboración de presupuestos, y los encabezados de columna deben contener los nombres de esos periodos tal y como aparecen en Intacct. En las definiciones de campo que siguen, este campo está etiquetado como "(BUDGETABLE PERIOD 1... n)". Sin embargo, en su carga sería algo así como "Mes finalizado en enero de 2016". Si el período no existe, se rechaza todo el archivo y recibe un correo electrónico con los errores.

				Cualquier número de periodos
BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID	PER 1	PER 2	PER 3
Presupuesto 1	1001	HR	CA	100.00	110.00	120.00
	1002	ENG	CA		210.00	220.00
	1003	MFG		300.00	310.00	320.00

En el siguiente ejemplo se muestran los datos presupuestarios de una sociedad que incluye dimensiones en su presupuesto para el ejercicio fiscal 2016.

Ejemplos de datos presupuestarios para una sociedad que incluye dimensiones en su presupuesto

BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID	PROJECTID	ITEMID	Mes finalizado en enero de 2024	Mes finalizado en febrero de 2024
Presupuesto actual	4010	VENTAS	NYC	PR-100	WEB	11000	15000
Presupuesto actual	4010	VENTAS	NYC	PR-101	LICENCIA	220000	40000
Presupuesto actual	4010	VENTAS	NYC	PR-102	WEB	28000	30000
Presupuesto actual	6005	ADMIN	NYC			1200	1800
Presupuesto actual	6005	MKTG	SFR			100	120
Presupuesto actual	6010	ADMIN	NYC			2500	3200

Prácticas recomendadas

Las siguientes prácticas recomendadas te ayudarán a preparar el archivo CSV para su carga.

1. Del Importar lista de datos de la empresa, descargue una plantilla.
   • Utilice la plantilla más reciente, especialmente después del lanzamiento de un producto.
   • Utilice la plantilla correcta para el área en la que desea cargar la información. Diferentes plantillas organizan diferentes tipos de información. Utiliza una plantilla específica para la información que necesitas cargar.
2. Utilice las descripciones de las columnas como guía para introducir información.
   • Lee las descripciones de los encabezados de la plantilla.
     La descripción del encabezado es la celda debajo de la fila del encabezado que explica qué tipo de información se acepta para cada columna. Si ingresa información en el formato incorrecto o con un valor aceptado incorrecto, se producirá un error en su carga.
   • Introduce la información requerida.
     Algunos datos son obligatorios, mientras que otros no. Lea el campo de descripción para determinar qué información es obligatoria. Si no introduces la información requerida, se producirá un error en la carga.
3. Guarde el archivo como un archivo de valores separados por comas o CSV. Si guarda desde Excel, puede elegir la opción delimitado por comas tipo de archivo.

El archivo tendrá la extensión de archivo .csv después de guardarlo.
Deja el archivo abierto hasta que la importación se realice correctamente. A veces, Excel puede volver a formatear el archivo si lo cierra antes de que la importación se realice correctamente.

Errores comunes

Puede evitar errores comunes siguiendo las sugerencias de esta tabla:

Recomendación	Indicaciones	Notas
Dar formato a los campos como texto.	En Microsoft Excel: Selecciona todas las celdas. Haga clic con el botón derecho y seleccioneDar formato a las celdas. En el Número , seleccione Mensaje de texto y seleccione De acuerdo. Guarde el archivo.
Cambia cualquier fecha a un formato de fecha corta.	En Microsoft Excel: Selecciona una columna de fechas. Haga clic con el botón derecho y seleccioneDar formato a las celdas. En la pestaña Número, seleccione Fecha y seleccione el formato de fecha corta. Guarde el archivo.	Formato de fecha corta: 3/15/2009
Elimina espacios de tus datos.	En Microsoft Excel: Seleccione un rango de celdas. En el Hogar , en la pestaña Corrección Grupo, seleccione Buscar y seleccionar y seleccione Reemplazar. En Encuentra lo que , presione la barra espaciadora una vez. Deja el archivo Reemplazar con casilla en blanco. Escoger Reemplazar todo. Se abrirá un mensaje que le indicará cuántos espacios se han eliminado. Guarde el archivo.	No es necesario eliminar los espacios incluidos en un campo de notas. Sin embargo, asegúrese de que no haya espacios al principio o al final de la nota. Los espacios finales pueden provocar un error en una carga.
Elimine todas las comas del archivo.		Dado que el archivo de importación es un CSV, un archivo Separados por comas Archivo de valores (a veces conocido como archivo delimitado por comas), cualquier coma en los datos desplaza automáticamente la información a otros campos. Esto hará que se importe información incorrecta o que se produzca un error en toda la importación. Hay varias formas de evitar este problema: Nunca use comas en cantidades numéricas. No utilices comas en ningún campo de texto. Coloque los campos de texto entre comillas si debe usar comas en los campos de texto.
Asegúrate de que todos los encabezados del archivo coincidan exactamente con los encabezados de la plantilla descargada.		No cambies el Contenido del encabezado. Los encabezados se asignan a campos en Intacct. Cambiar los encabezados significa que los datos no se cargarán en las ubicaciones correctas. Tú enlatar Cambie el parámetro orden de las columnas de la plantilla CSV. Cambiar el orden de las columnas no afecta a la carga.
Los campos de identificador deben contener referencias exactas a clientes o proveedores.		Los campos de identificador distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, el identificador de proveedor "ven100" y el identificador de proveedor "VEN100" no son lo mismo. Debes introducir el identificador tal y como aparece en el sistema Intacct, o corres el riesgo de que las transacciones no coincidan con el proveedor o cliente equivocado, o de que se produzca un error en la carga.
Al hacer referencia a un proveedor, cliente, término, presupuesto, etc., lo que estás haciendo referencia ya debe existir en Intacct.		Por ejemplo, si estás cargando transacciones para un proveedor en particular, si el proveedor no existe como proveedor en Intacct antes de la carga, se producirá un error en la carga. Esto no se aplica cuando se crean nuevas entradas para clientes o proveedores mediante el proceso de importación.
Numerar los elementos de forma secuencial.		Para obtener más información sobre cómo numerar correctamente los elementos, consulte Importación de CSV: Ejemplos de números de línea.

Importar un archivo CSV

Ahora que has introducido tus datos y los has revisado en busca de cualquiera de los problemas comunes que pueden tener las importaciones, estás listo para importar tu archivo a Intacct.

Para importar tu archivo CSV:

1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Importar datos.

2. Busque el tipo de información que desea importar y seleccione el Importación enlace.

3. En Importar información de la empresa cuadro de diálogo, establezca lo siguiente y seleccione Importación:

   Importar información de la empresa: opciones

   Importar descripciones de las opciones de archivo

   Opción	Descripción
   Examinar	Utilice el botón Examinar para localizar y seleccionar el archivo CSV que desea importar.
   Formato de fecha	Al seleccionar un formato de fecha aquí, Sage Intacct intenta importar el archivo con el formato de fecha seleccionado. Si Intacct no puede importar el archivo con el formato de fecha seleccionado, intentará descubrir el formato de fecha utilizado en el archivo e importar los datos con ese formato de fecha.
   Codificación de archivos	Deja esta opción configurada en "detección automática" a menos que no puedas importar tu archivo. Dependiendo de su sistema operativo, es posible que deba seleccionar un tipo diferente de codificación de archivos.
   Procesar sin conexión	Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, dependiendo de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que el sistema deba realizar en los datos cargados. Si no estás seguro de cuánto tiempo tardará la carga, selecciona Procesar sin conexión. Cuando el sistema completa el proceso, envía un correo electrónico a la dirección que proporciones en el Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección campo. El sistema también le envía cualquier error que pueda haber ocurrido en el proceso. Si prefieres esperar hasta que se complete el proceso de carga, no selecciones el icono Procesar sin conexión casilla de verificación. Las transacciones y otros registros que se procesan sin conexión muestran un origen del sistema en la pista de auditoría, en lugar de la importación de CSV.
   Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección	Dirección de correo electrónico a la que se deben enviar los resultados y errores de la importación. Puede introducir varias direcciones de correo electrónico, separadas por un punto y coma (;) o una coma (,). Sage Intacct recomienda encarecidamente introducir una dirección de correo electrónico.

Después de una importación, Sage Intacct te informa si la importación se ha realizado correctamente y cuántos registros se han importado.

En una importación completamente exitosa, la página de confirmación le permite verificar que todos los registros de su archivo original se importaron correctamente sin tener que verificarlos manualmente.

Importaciones de CSV sin conexión

Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, en función de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que Intacct deba realizar con los datos. En caso de duda, seleccione Procesar sin conexión en la página Utilidad de importación.

Una vez finalizado el proceso sin conexión, Intacct envía un correo electrónico a la dirección que has introducido en el Importar información de la empresa (donde importó el archivo).

Controlar errores

Solucionar errores de importación de presupuestos

Hay varias razones por las que se puede producir un error al cargar un presupuesto. A continuación se muestran algunos de los mensajes de error comunes que puede encontrar, con los pasos para resolverlos.

Error	Pasos para resolverlo
Cuenta del Libro Mayor no válida	Comprueba que has introducido el número de cuenta correctamente y que la cuenta se ha creado en el Libro Mayor
Cuentas de presupuesto duplicadas para un periodo	Comprueba que solo se ha introducido un único importe por periodo para cada combinación de cuenta del Libro Mayor/dimensión. Por ejemplo, si presupuesta solo por cuenta del Libro Mayor, no puede tener 2 filas para la cuenta 4010. Si presupuestas por cuenta y dimensión, no puedes tener importes en 2 filas para la misma combinación de cuenta/dimensión.
Períodos de informe incorrectos, no "presupuestables" o faltantes	Comprueba que los periodos de informe sean correctos y que se hayan creado en el periodo, y que los periodos de informe estén configurados para utilizarse en la elaboración de presupuestos. Los periodos de informe deben coincidir exactamente con los periodos de informe en Intacct.
Identificador de presupuesto no válido	Comprueba que el identificador de presupuesto se haya creado en Intacct y que el valor introducido en la columna Budget_ID coincida exactamente con el identificador de presupuesto en Intacct.
Cuenta del Libro Mayor no válida	Comprueba que has introducido el número de cuenta correctamente y que la cuenta se ha creado en el Libro Mayor
Cuentas de presupuesto duplicadas para un periodo	Comprueba que solo se ha introducido un único importe por periodo para cada combinación de cuenta del Libro Mayor/dimensión. Por ejemplo, si presupuesta solo por cuenta del Libro Mayor, no puede tener 2 filas para la cuenta 4010. Si presupuestas por cuenta y dimensión, no puedes tener importes en 2 filas para la misma combinación de cuenta/dimensión.
Períodos de informe incorrectos, no "presupuestables" o faltantes	Comprueba que los periodos de informe sean correctos y que se hayan creado en el periodo, y que los periodos de informe estén configurados para utilizarse en la elaboración de presupuestos. Los periodos de informe deben coincidir exactamente con los periodos de informe en Intacct.
Identificador de presupuesto no válido	Comprueba que el identificador de presupuesto se haya creado en Intacct y que el valor introducido en la columna Budget_ID coincida exactamente con el identificador de presupuesto en Intacct.