Importación de CSV: Presupuestos

Puedes importar un gran número de teléfono móvil de entradas de presupuesto a Sage Intacct cargando un archivo CSV, lo que puede ahorrar mucho tiempo. Por ejemplo, supongamos que tienes 500 combinaciones de cuenta-departamento-ubicación y dos años de periodos que puedes presupuesto. Puedes añadir fácilmente los datos a una hoja de cálculo de presupuesto e importarlos como un archivo CSV.

Obtén la plantilla de presupuesto

Para obtener un archivo y utilizarlo como punto de partida, puedes exportar un presupuesto existente desde la lista Presupuestos. (Ir a Libro Mayor > Todos > Informes > Presupuesto.). A continuación, puedes realizar cambios en este archivo en Excel y volver a cargarlo, o usarlo como ejemplo para crear presupuestos completamente nuevos, siempre que los identificadores de presupuesto ya existan.

También puedes descargar una plantilla de presupuesto de la Lista de comprobación de ajustes de la Sociedad.

Para descargar una plantilla de presupuesto de la Lista de comprobación de ajustes de la Sociedad:

1. Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Importar datos.

2. En Configurar transacciones del Libro Mayor, seleccione el icono Plantilla enlace.

Utiliza la plantilla de presupuesto

Al abrir la plantilla de presupuesto en una aplicación de hoja de cálculo, la línea de impuesto armonizado sobre las ventas muestra información sobre cada campo y los datos que se pueden introducir en él.

Cada fila horizontal de la hoja de cálculo representa los detalles del presupuesto que combinan una cuenta del Libro Mayor, los detalles opcionales a nivel de dimensión y el importe del presupuesto para cada periodo de informe. Añadirás una fila para cada combinación de cuenta y dimensión que se presupuestará. Los importes de presupuesto se introducen en las columnas Periodo de informe.

Aquí hay algunas notas adicionales sobre el uso de la plantilla:

• BUDGET_ID ya debe existir en Intacct. Aprende a Crear un identificador de presupuesto.
• ACCT_NO es obligatorio y se refiere a la cuenta que se está presupuestando.
• DEPT_ID y LOCATION_ID son opcionales y pueden estar vacíos. Sin embargo, si los utilizas, deben ajustarse a identificadores válidos en Intacct.
• Otras dimensiones también son opcionales. Sin embargo, si se define que una cuenta del Libro Mayor requiere una dimensión, la dimensión debe utilizarse en el presupuesto.
• Puedes añadir cualquier número de teléfono móvil de columnas de periodo para las que desees presupuestos. Los periodos ya deben existir en Intacct y estar configurados para utilizarse en la elaboración de presupuestos, y los encabezados de columna deben contener los nombres de esos periodos tal y como aparecen en Intacct. En las definiciones de campo que siguen, este campo está etiquetado como "(BUDGETABLE PERIOD 1... n)". Sin embargo, en su carga sería algo así como "Mes finalizado en enero de 2016". Si el periodo no existe, se rechaza todo el archivo y recibes un correo electrónico con los errores.

				Cualquier número de teléfono móvil
BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID	PER 1	PER 2	PER 3
Presupuesto 1	1001	HR	CA	100.00	110.00	120.00
	1002	ESP	CA		210.00	220.00
	1003	MFG		300.00	310.00	320.00

En el ejemplo siguiente se muestran los datos del presupuesto de una sociedad que incluye dimensiones en su presupuesto para el año fiscal 2016.

Ejemplos de datos de presupuesto para una sociedad que incluye dimensiones en su presupuesto

BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID	PROJECTID	ITEMID	Mes finalizado en enero de 2024	Mes finalizado en febrero de 2024
Presupuesto actual	4010	VENTAS	NYC	PR-100	WEB	11000	15000
Presupuesto actual	4010	VENTAS	NYC	PR-101	LICENCIA	220000	40000
Presupuesto actual	4010	VENTAS	NYC	PR-102	WEB	28000	30000
Presupuesto actual	6005	ADMIN	NYC			1200	1800
Presupuesto actual	6005	MKTG	SFR			100	120
Presupuesto actual	6010	ADMIN	NYC			2500	3200

Prácticas recomendadas

Las siguientes prácticas recomendadas te ayudarán a preparar el archivo CSV para cargarlo.

1. Desde el Importar lista de datos de la sociedad, descarga una plantilla.
   • Utiliza la plantilla más reciente, especialmente después del lanzamiento de un producto.
   • Utiliza la plantilla correcta para el área en la que deseas cargar información. Diferentes plantillas organizan diferentes tipos de información. Utiliza una plantilla específica para la información que necesitas cargar.
2. Utiliza las descripciones de las columnas como guía para introducir información.
   • Lee las descripciones del impuesto armonizado sobre las ventas en la plantilla.
     La descripción del impuesto armonizado sobre las ventas es la celda situada debajo de la fila del impuesto armonizado sobre las ventas que explica qué tipo de información se acepta para cada columna. Si introduces información en el formato incorrecto o con un valor aceptado incorrecto, se producirá un error en la carga.
   • Introduce la información requerida.
     Algunos datos son obligatorios, mientras que otros no. Lee el campo de descripción para determinar qué información es necesaria. Si no introduces la información requerida, se producirá un error en la carga.
3. Guarda el archivo como un archivo de valores separados por comas o CSV. Si guardas desde Excel, puedes elegir el parámetro Delimitado por comas tipo de archivo.

El archivo tendrá la extensión de archivo .csv después de guardarlo.
Deja el archivo abierto hasta que la importación se realice correctamente. A veces, Excel puede volver a formatear el archivo si lo cierras antes de que la importación se realice correctamente.

Errores comunes

Puedes evitar errores comunes siguiendo las sugerencias de esta tabla:

Recomendación	Instrucciones	Notas
Dar formato a los campos como texto.	En Microsoft Excel: Seleccionar todas las celdas. Haz clic con el botón derecho y seleccionaDar formato a las celdas. En el Número pestaña, seleccione Texto y seleccione Aceptar. Guarda el archivo.
Cambia cualquier fecha a un formato de fecha corto.	En Microsoft Excel: Selecciona una columna de fechas. Haz clic con el botón derecho y seleccionaDar formato a las celdas. En la pestaña Número, selecciona Fecha y seleccione el formato de fecha corta. Guarda el archivo.	Formato de fecha corta: 3/15/2009
Elimina espacios de tus datos.	En Microsoft Excel: Selecciona un rango de celdas. En el Inicio pestaña, en la Edición grupo, seleccione Buscar y seleccionar y seleccione Reemplazar. En el Buscar qué , presione la barra espaciadora una vez. Deja el archivo Reemplazar con Casilla en blanco. Seleccionar Reemplazar todo. Se abre un mensaje que te indica cuántos espacios se han eliminado. Guarda el archivo.	No es necesario eliminar los espacios incluidos en un campo de notas. Sin embargo, asegúrese de que no haya espacios al principio o al final de la nota. Los espacios finales pueden hacer que se produzca un error en la carga.
Elimina todas las comas del archivo.		Dado que el archivo de importación es un CSV, un archivo Separados por comas Archivo de valores (a veces conocido como archivo delimitado por comas) Cualquier coma en los datos cambia automáticamente la información a otros campos. Esto hará que se importe información incorrecta o que se produzca un error en toda la importación. Hay varias formas de evitar este problema: Nunca use comas en cantidades numéricas. No utilices comas en ningún campo de texto. Ponga campos de texto entre comillas si debe usar comas en los campos de texto.
Asegúrate de que todos los encabezados del archivo coincidan exactamente con los encabezados de la plantilla descargada.		No cambies el Contenido del impuesto armonizado sobre las ventas. Los encabezados se asignan a campos de Intacct. Cambiar los encabezados significa que los datos no se cargarán en las ubicaciones correctas. Usted puede cambiar el Pedido de las columnas de la plantilla CSV. Cambiar el orden de las columnas no afecta a la carga.
Los campos de identificador deben contener referencias exactas a clientes o proveedores.		Los campos de identificador distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, el identificador de proveedor "ven100" y el identificador de proveedor "VEN100" no son lo mismo. Debes introducir el identificador tal y como aparece en el sistema de Intacct o corres el riesgo de que las transacciones no coincidan con el proveedor o cliente incorrecto, o de que se produzca un error en la carga.
Al hacer referencia a un proveedor, cliente, plazo, presupuesto, etc., lo que estás haciendo referencia ya debe existir en Intacct.		Por ejemplo, si estás cargando transacciones para un proveedor en particular, si el proveedor no existe como proveedor en Intacct antes de la carga, la carga fallará. Esto no se aplica cuando se crean nuevas entradas para clientes o proveedores mediante el proceso de importación.
Numerar elementos secuencialmente.		Para obtener más información sobre cómo numerar correctamente el número de teléfono móvil de los elementos, consulte Importación de CSV: Ejemplos de números de línea.

Importar un archivo CSV

Ahora que has introducido tus datos y los has revisado en busca de cualquiera de los problemas comunes que pueden tener las importaciones, puedes importar el archivo a Intacct.

Para importar el archivo CSV:

1. Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Importar datos.

2. Busca el tipo de información que deseas importar y selecciona el correspondiente Importar enlace.

3. En el Información de la Sociedad de Importación , establezca lo siguiente y seleccione Importar:

   Información de la Sociedad de importación: opciones

   Descripciones de las opciones de archivo de importación

   Opción	Descripción
   Examinar	Utilice el botón Examinar para localizar y seleccionar el archivo CSV que desea importar.
   Formato de fecha	Al seleccionar un formato de fecha aquí, Sage Intacct intenta importar el archivo utilizando el formato de fecha seleccionado. Si Intacct no puede importar el archivo con el formato de fecha seleccionado, intentará detectar el formato de fecha utilizado en el archivo e importar los datos con ese formato de fecha.
   Codificación de archivos	Deja esta opción configurada en "detección automática" a menos que no puedas importar tu archivo. Dependiendo de su sistema operativo, es posible que deba seleccionar un tipo diferente de codificación de archivos.
   Procesar sin conexión	Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, dependiendo de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que el sistema deba realizar en los datos cargados. Si no estás seguro de cuánto tiempo llevará la carga, selecciona Procesar sin conexión. Cuando el sistema completa el proceso, envía un correo electrónico a la dirección que proporciones en la Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección campo. El sistema también le envía cualquier error que pueda haber ocurrido en el proceso. Si prefieres esperar hasta que se complete el proceso de carga, no selecciones el parámetro Procesar sin conexión casilla de verificación. Las transacciones y otros registros que se procesan sin conexión muestran un origen del sistema en la pista de auditoría, en lugar de la importación de CSV.
   Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección	Dirección de correo electrónico a la que se deben enviar los resultados y errores de la importación. Puedes introducir varias direcciones de correo electrónico, separadas por un punto y coma (;) o una coma (,). Sage Intacct recomienda encarecidamente introducir una dirección de correo electrónico.

Después de una importación, Sage Intacct te informa si la importación se ha realizado correctamente y cuántos registros se han importado.

En una importación completamente exitosa, la página de confirmación te permite verificar que todos los registros de tu archivo inicial se importaron correctamente sin tener que verificarlos manualmente.

Importaciones de CSV sin conexión

Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, dependiendo de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que Intacct deba realizar con los datos. En caso de duda, seleccione Procesar sin conexión en la página de la utilidad de importación.

Cuando se completa el proceso sin conexión, Intacct envía un correo electrónico a la dirección que ingresaste en la Información de la Sociedad de importación (donde importó el archivo).

Gestionar errores

Solucionar errores de importación de presupuestos

Hay varias razones por las que puede fallar la carga de un presupuesto. A continuación se muestran algunos de los mensajes de error comunes que puede encontrar, con los pasos a seguir.

Error	Pasos para resolver
La cuenta del Libro Mayor no es válida	Comprueba que has introducido correctamente el número de teléfono móvil cuenta y que el cuenta se ha creado en el Libro Mayor
Cuentas de presupuesto duplicadas para un periodo	Comprueba que solo se ha introducido un único importe por periodo para cada combinación de cuenta del Libro Mayor/dimensión. Por ejemplo, si se presupuesta solo por cuenta del Libro Mayor, no puedes tener 2 filas para la cuenta 4010. Si presupuestas por cuenta y dimensión, no puedes tener importes en 2 filas para la misma combinación de cuenta/dimensión.
Incorrecto, no "presupuestable" o faltan periodos de informe	Comprueba que los periodos de informe son correctos y se han creado en el periodo, y que los periodos de informe están configurados para utilizarse en la elaboración de presupuestos. Los periodos de informe deben coincidir exactamente con los periodos de informe en Intacct.
Identificador de presupuesto no válido	Comprueba que el identificador de presupuesto se ha creado en Intacct y que el valor introducido en el columna de Budget_ID coincide exactamente con el identificador de presupuesto en Intacct.
La cuenta del Libro Mayor no es válida	Comprueba que has introducido correctamente el número de teléfono móvil cuenta y que el cuenta se ha creado en el Libro Mayor
Cuentas de presupuesto duplicadas para un periodo	Comprueba que solo se ha introducido un único importe por periodo para cada combinación de cuenta del Libro Mayor/dimensión. Por ejemplo, si se presupuesta solo por cuenta del Libro Mayor, no puedes tener 2 filas para la cuenta 4010. Si presupuestas por cuenta y dimensión, no puedes tener importes en 2 filas para la misma combinación de cuenta/dimensión.
Incorrecto, no "presupuestable" o faltan periodos de informe	Comprueba que los periodos de informe son correctos y se han creado en el periodo, y que los periodos de informe están configurados para utilizarse en la elaboración de presupuestos. Los periodos de informe deben coincidir exactamente con los periodos de informe en Intacct.
Identificador de presupuesto no válido	Comprueba que el identificador de presupuesto se ha creado en Intacct y que el valor introducido en el columna de Budget_ID coincide exactamente con el identificador de presupuesto en Intacct.